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Gesucht: Working Capital - Die Invoice-to-Cash-Herausforderung

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Eva-van-der-Grijn-author

Eva van der Grijn

11-07-2022 7 Minuten lesen

Wie die Optimierung von Invoice-to-Cash-Prozessen Ihnen hilft, mehr Working Capital zu fassen zu bekommen 

Working Capital ist eine wichtige Größe in Unternehmen, scheint sich aber häufig gut zu verstecken. Wie und wo lässt die Liquidität also am besten auffinden? 
Als CFO benötigen Sie fundierte Daten und KPIs, um das Working Capital optimal einzusetzen und den Liquiditätsbedarf zu planen. Geht es Ihnen ähnlich wie vielen CFOs und verbringen Sie 80 % Ihrer Zeit damit, diese Daten aus Debitorensystemen und anderen Quellen manuell und mühsam zusammenzutragen? Fehlt Ihnen daher die nötige Transparenz über Zahlungseingangsprozesse und verfügbare Liquidität? Dann sind Sie nicht allein! Die manuelle Datenerfassung und die Komplexität von Finanzprozessen wurden in unserer jüngsten Umfrage unter Finanzmanagern als die beiden größten Herausforderungen genannt.
Das Problem dabei? Man kann nicht managen, was man nicht misst! Komplexe Prozesse und manuelle Datenerfassung kosten Sie also Zeit und Geld – im wahrsten Sinne des Wortes. Ineffiziente und fehlerbehaftete Prozesse entlang des Invoice-to-Cash Prozesses führen häufig dazu, dass das wertvolle Working Capital in der Debitorenbuchhaltung schlummert und dort gebunden ist. Zudem erhalten Sie statt Echtzeitdaten oft nur einen um 2-3 Tage verzögerten Blick auf den Cashflow. Mit einem Blick in den Rückspiegel lässt sich das Working Capital aber nur schwer finden. 

Wie bringen Sie also Licht ins Dunkel Ihrer Invoice-to-Cash-Daten und finden das Gesuchte: die Liquidität? 

An erster Stelle sollten Sie analysieren, wo die größten Schwachstellen bei den Zahlungseingangsprozessen liegen. An zweiter Stelle sollten Sie das Augenmerk auf die Buchhaltungssoftware richten. Haben Sie schon die richtigen Strategien und Systeme, um alle wichtigen Schritte im Invoice-to-Cash-Zyklus so effizient wie möglich zu managen? Sind die Prozesse im Rechnungswesen schon voll automatisiert, um die nötigen Daten zu liefern?

  • Kredit- und Risikomanagement
  • Forderungsmanagement und Klärungsfälle 
  • Rechnungsabgleich

Drittens müssen Sie überlegen, wie Sie vorgehen, wenn Sie die Finanzprozesse- und -systeme optimieren wollen. Ist es Ihnen wichtig, eine Verbesserung des Cashflow-Managements in einem großen Wurf für den gesamten Invoice-to-Cash-Zyklus herbeizuführen? Oder gehen Sie lieber Schritt für Schritt vor? Im Endeffekt hängt die Vorgehensweise von Ihren Prioritäten und Kapazitäten ab. Später dazu mehr. 
 
Aber beginnen wir mit dem Wichtigsten, den Daten.

Wenn „Cash is King“, dann sind die Daten die Königin.

Schauen wir also auf die wichtigsten Daten entlang des Debitorenprozesses. Welche KPIs helfen Ihnen bei der „Schatzsuche“ nach dem Working Capital? 


Kredit- und Risikomanagement 

Wie kreditwürdig sind Ihre Kunden? Wie sieht deren Zahlungsverhalten aus? Sind Ihre Zahlungsbedingungen passend ausgerichtet oder kommen Sie Ihren Kunden vielleicht zu sehr entgegen? 

Risikominderung ist besser als Forderungsausfall. Um die obigen Fragen zu beantworten, brauchen Sie volle Transparenz über sämtliche Kundeninformationen, sowohl von Ihren internen Angaben zu DSO, Zahlungsbedingungen oder Kreditlimits, als auch von externen Quellen wie Auskunfteien und Kreditversicherern. 
Nur eine 360°-Ansicht ermöglicht es Ihnen, das Gesamtbild zu überblicken und Details zu Branchen, Regionen oder sogar einzelnen Kunden wirkungsvoll aufzuschlüsseln. Nur so können Sie wichtige Zusammenhänge erkennen und die richtigen Entscheidungen treffen. Wenn ein Kundenkonto beispielsweise einen DSO von 122 aufweist, mag das viel erscheinen. Wenn die Zahlungsbedingungen für diesen Kunden jedoch 120 Tage für die Begleichung seiner Rechnungen vorsehen, ist der DSO-Wert dieses Kunden ziemlich gut. Nur mit einem vollständigen Echtzeit-Überblick über Ihre Kunden können Sie die richtigen Schlüsse ziehen. 

Forderungsmanagement und Klärungsfälle

Haben Ihre Kunden die Angewohnheit, zu spät zu zahlen? Haben die Kunden den Rechnungsbetrag angefochten? Oder haben sie zwar bezahlt, aber einen Betrag vom Gesamtbetrag abgezogen? 

Solche Aktivitäten sollten Sie genau im Blick behalten und anhand der KPIs Ihre Forderungsstrategien anpassen. So könnten Sie mit Skonti beispielsweise Anreize für eine frühzeitige Zahlung schaffen. Damit kommen Sie einerseits Ihren Kunden entgegen und andererseits erhöhen Sie damit die Wahrscheinlichkeit für einen pünktlichen und vollständigen Zahlungseingang. 
Dabei müssen Sie natürlich prüfen, wie viel es Sie tatsächlich kostet, Ihren Kunden solche Rabatte anzubieten. Zahlen die Rabatte sich aus oder entstehen dadurch zu hohe Kosten? Wäre es vielleicht besser, Ihrem Risikokunden einen Zahlungsplan anzubieten? Was auch immer dabei hilft, dass Ihre Zahlungseingänge nicht abreißen: Sie brauchen genaue Daten darüber, wie wirksam die gewählten Forderungsstrategien sind und ob sie kosteneffizient sind. 

Rechnungsabgleich 

Wie lange sind Ihre offenen Posten schon offen? Wie hoch ist die Effizienz Ihrer Cash-Application-Prozesse? 

Manuelle Prozesse verzögern die Zahlungseingangsprozesse oft erheblich, was sich stark auf das Cashflow-Management auswirkt. Häufig müssen Finanzchefs dann Entscheidungen auf Grundlage unvollständiger oder veralteter Daten, die ins Cash Forecasting fließen, treffen. Es ist daher sehr wichtig, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren – und darauf zu achten, dass der automatische Abgleich stets nach den neuesten Maßstäben funktioniert. Die Automatisierungsquote im Zeitverlauf, die automatische Abgleichsrate nach Kriterien wie Bank/Buchungskreis/Geschäftspartner/Kontotyp, der Prozentsatz der abgeglichenen offenen Posten, Cashflow-Salden und andere Kennzahlen geben Ihnen wertvolle Einblicke in die Effizienz Ihrer Zahlungseingangsprozesse, die Sie für die Verbesserung Ihres Cashflow-Managements nutzen sollten.  

Wir haben oben einige der wichtigsten KPIs entlang des Invoice-to-Cash-Zyklus‘ beleuchtet, auf die Sie besonders achten sollten. Die Frage ist nun: Wie kommen Sie an diese Daten? Sicherlich haben Sie nicht die Kapazitäten, diese manuell zu erfassen. Sonst verlieren Sie auf der Jagd nach dem Working Capital wertvolle Zeit und Ressourcen.


Auf welche KPIs sollte man bei der Optimierung von Zahlungseingangsprozessen achten?

Wie kann die richtige Buchhaltungssoftware Debitorenprozesse effizienter machen? 
In einer Umfrage des amerikanischen Credit Research Forums sagten nur 12 % der Finanzmanager, dass ihre Order-to-Cash-Prozesse hochgradig synchronisiert und nahtlos von Anfang bis Ende integriert sind. Gleichzeitig ist die Automatisierung für 98 % der befragten Mitarbeiter wichtig oder sehr wichtig. 
Bei den Invoice-to-Cash-Prozessen sind komplexe und fragmentierte Systeme eher die Regel als die Ausnahme. Das ist ein großer Bremsklotz für CFOs auf der Suche nach Working Capital. Denn dadurch fehlen die dringend benötigten Echtzeitdaten, die für ein zielgenaue Working Capital Management und die weitere Liquiditätsplanung ist. 

"Als CFO müssen Sie den Mumm haben, beherzt den Weg der Digitalisierung einzuschlagen, der berücksichtigt, wo Ihre Daten aufeinander treffen und wo Ihre Prozesse integriert werden können. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie am Ende Ihre gesamten Kräfte darauf verwenden, die Schnittstellen zwischen Ihren digitalen und manuellen Prozessen aufzuarbeiten. Damit werden Sie nur einen Bruchteil der Effizienz erreichen, die Sie mit vollständig integrierten Daten und Prozessen hätten erzielen können."

Axel Rebien, CFO, Serrala

Eine integrierte Buchhaltungssoftware ist der Schlüssel zu mehr Effizienz. Sie helfen dabei, Silos von vereinzelten Lösungen aufzubrechen und die Transparenz für den gesamten Debitorenprozess zu verbessern. Lösungen für sämtliche Prozessschritte in einem Paket von nur einem Anbieter zahlen sich meist aus, da die Schritte von Anfang bis Ende ineinander greifen und eine höhere Automatisierung ermöglichen. Sie ermöglichen Ihnen, in einer einheitlichen Systemumgebung zu arbeiten und Prozesse zu harmonisieren und zu standardisieren. Zudem müssen Sie sich nicht mit mehreren Systemen vertraut machen. Der Schulungsaufwand bleibt dadurch gering, die Qualität der Daten wird gestärkt und die Prozesse laufen rund. Damit sind Sie bestens auf die Jagd nach Working Capital vorbereitet. 


Wie lässt sich ein nahtloser Invoice-to-Cash-Prozess am besten umsetzen – mit einem Big Bang oder Schritt für Schritt? 

Die einfache Antwort darauf ist: Es kommt darauf an. Es kommt auf die Höhe der Investitionen an, die Sie zu tätigen bereit sind, ebenso wie auf Ihre Ziele, Ressourcen und Kapazitäten für ein solches Projekt.

Wenn Sie sich für einen „Big Bang“ entscheiden, werden alle Implementierungsprozesse gleichzeitig eingeleitet. Das ermöglicht eine zeitgleiche Umstellung aller Prozesse auf einmal. Ein solch radikaler Umbruch ist sicherlich am aufwändigsten, verkürzt aber den gesamten Implementierungszeitraum. Sie profitieren von dem schnellsten Return on Investment und hocheffizienten Invoice-to-Cash Prozessen vom ersten Tag an. 
Bei einem schrittweisen Ansatz hingegen können Sie sich gezielt auf die Kernprozesse und Ihre größten Baustellen konzentrieren. Die Auswirkungen eines solchen Ansatzes sind zwar geringer als bei einem "Big Bang"-Ansatz, nehmen aber dennoch einen Teil des Drucks vom Finanzmanagement. Indem Sie die Effizienz in einem Teil des Prozesses von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang steigern, können Sie erste Ressourcen freisetzen und aus der ersten Phase gewonnenen Erkenntnisse in die nächsten Schritte integrieren. 

Beide Ansätze haben also ihre Vorzüge. 


Fazit – Bereit für die Jagd

Verlässliche Daten sind für CFOs wichtig für das Working Capital Management und die Liquiditätsplanung. Nahtlose und automatisierte End-to-End-Finanzprozesse sind eine wichtige Basis, um die benötigten Daten in Echtzeit zu erhalten. Ein integrierte Digitalisierung des Invoice-to-Cash-Zyklus ist eine zeitgemäße Umstellung, um die man heute kaum noch herum kommt. Die Transformation spart Zeit, verbessert die Prozessabläufe und liefert schneller Daten für das Cashflow-Management. Und das Gute daran ist: Es führen mindestens zwei Wege zum Ziel. Sie müssen die Umstellung nicht zwangsläufig als Großprojekt durchführen. Sie können auch Schritt für Schritt vorgehen und bei den dringendsten Baustellen zuerst ansetzen. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie andere Unternehmen nahtlose Invoice-to-Cash-Prozesse aufgebaut und davon profitiert haben, nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir geben gerne unsere Erkenntnisse aus erfolgreichen Kundenprojekten weiter. 

Wenn Sie eher zu einer schrittweisen Optimierung tendieren, dann ist vielleicht unser Test „Wie fit ist Ihr Debitorenmanagement“ etwas für Sie. Machen Sie den kurzen Test, um zu erfahren, in welchem Bereich Sie zuerst ansetzen sollten, ob im Kreditmanagement, Forderungsmanagement oder beim Rechnungsabgleich.

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