GNS: Mehr Kosteneffizienz im Invoice-to-Pay-Prozess

Erfolgsgeschichte
  • 1 Invoice-to-Pay Prozess über 4 Kontinente 
  • 24x7 Digitale Rechnungserfassung  
  • 100 % Transparenz über Rechnungen und Zahlungen 

Unternehmen: Weltweit führender Anbieter von abgeschirmten Transport- und Lagerbehältern 

Umsatz: 200 Millionen Euro (2021) 

Mitarbeiter: 700  

Hauptsitz: Essen, Deutschland 

Herausforderungen

Als GNS, der weltweit führende Anbieter von Behältern für abgebrannte Brennelemente, seine Zahlungskosten eindämmen wollte, wandte sich das Unternehmen an Serrala. GNS hatte sich Folgendes zum Ziel gesetzt:  

  • Ein unternehmensweiter Überblick über Zahlungen auf allen vier Kontinenten 
  • Optimierung der Kosten und des Zahlungszeitpunktes für Lieferantenzahlungen  
  • Schnellere und genauere Bearbeitung von Kreditorenrechnungen  
  • Frühzeitiger Überblick über alle ausstehenden Zahlungen 
  • Mehr Genauigkeit für die Liquiditätsvorschau und -planung 

Lösungen

GNS implementierte die in SAP S/4HANA integrierten Lösungen FS² AccountsPayable und FS² Payments von Serrala, um einen durchgehenden Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung zu schaffen.  

 

Automatisierte Zahlungsprozesse sowie erhöhte Sicherheit und Compliance 

GNS begann seine Prozessumstellung mit FS² Payments, da die Automatisierung der Zahlungsfreigabeprozesse vergleichsweise einfach zu bewerkstelligen ist und sich als Startpunkt anbot. Die Vorteile der Lösung zeigten sich schnell, denn GNS konnte Folgendes erreichen:  

  • Schnellere Zahlungsfreigaben: Zahlungen werden automatisch zur Genehmigung an die richtige Person im Unternehmen weitergeleitet. Die Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams sind über die Serrala-Lösungen jetzt direkt miteinander verbunden, so dass automatisch eine Benachrichtigung an den Freigabeberechtigten versendet wird, sobald eine Rechnung als zahlungsbereit eingestuft wurde. 
  • Genaue und effiziente manuelle Zahlungen: Der Prozess für das Bearbeiten von manuellen Zahlungen ist nun deutlich einfacher und zuverlässiger. GNS gibt die Kreditorennummer in FS² Payments ein und das System zieht sich darüber alle weiteren Daten. Dadurch entstehen weniger Fehler und die Zahlungseffizienz wird erhöht.  
  • Erhöhte Sicherheit und Compliance: Personalzahlungen können nun getrennt von Kreditorenzahlungen verarbeitet werden, was die Sicherheit aller Zahlungen erhöht und die Daten der Mitarbeiter besser schützt. GNS kann separate Berechtigungshierarchien für HR- und Kreditoren-Zahlungen einrichten, so dass nur autorisierte Personen die entsprechenden Zahlungsdetails einsehen können. 

 

Digitale Kreditorenprozesse mit vollständiger Transparenz und Kontrolle  

In einem zweiten Schritt wurde FS² AccountsPayable, die ebenfalls in SAP S/4HANA integrierte Kreditorenlösung von Serrala, implementiert. GNS konnte damit diese Vorteile erreichen:  

  • Digitale Rechnungserfassung: GNS kann nun Lieferantenrechnungen digital erfassen, was den manuellen Aufwand für das Einscannen und Eingeben der Rechnungen in das System drastisch reduziert. Mit Hilfe der Serrala SmartEye-Technologie können Rechnungsinformationen 24x7 erfasst und in Echtzeit an SAP übermittelt werden. Jeder Lieferant hat einen digitalen Fingerabdruck. Dieser stellt sicher, dass Rechnungen, die im PDF-, DOC-, XLS-, XML- oder einem anderen digitalen Format eingehen, schnell und genau erfasst werden können. Die Rechnungsinformationen sind daher für das Kreditorenbuchhaltungsteam sofort sichtbar.  
  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Die Rechnungsverarbeitung wird durch eine Kombination aus konfigurierbaren Geschäftsregeln und Robotic Process Automation (RPA), künstlicher Intelligenz (AI) und Machine-Learning-Technologie so weit wie möglich automatisiert. Rechnungen mit einem 3-Wege-Matching können automatisch verarbeitet werden, ohne dass die Buchhaltung die Rechnungen anfassen muss. Andere Rechnungen werden auf intelligente Weise zur weiteren Genehmigung oder zur Behandlung von Ausnahmen im Unternehmen weitergeleitet.  
  • Unternehmensweite Übersicht der Rechnungen: Ein zentrales Infocenter bietet GNS Einblick in den Status aller Rechnungen – von der ersten Erfassung bis zur Zahlung. Die Analysten der Kreditorenbuchhaltung können nach Rechnungen filtern und suchen, die Rechnungen sortieren und und sich die Rechnungsdetails, Bestellungen oder die Kommunikation mit dem Lieferanten anzeigen lassen. Dadurch lassen sich schnell Maßnahmen ergreifen, um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten.  

Der Geschäftsführung gefällt besonders, dass alle Accounts-Payable-Informationen im Infocenter komprimiert sind, und laut Jennifer Schurai schafft es "eine schöne Schnittstelle zwischen der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzabteilung, in der die Zahlungstransaktionen stattfinden." 

Ergebnisse

GNS ist mit der Lösung sehr zufrieden, da sie eine vollständige Übersicht über  ausgehende Zahlungen bietet. Das Unternehmen konnte den Zahlungsprozess über den gesamten Zyklus vom Rechnungseingang bis zur Zahlung optimieren, die Kosten senken, die Zahlungssicherheit erhöhen und die Einhaltung der Regularien auf allen vier Kontinenten, die das Unternehmen bedient, gewährleisten. 

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