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Den Finanzabschluss zu automatisieren lohnt sich – 5 Fragen rund um die Automatisierung von Journalbuchungen integriert in SAP

23-03-2022 5 mins read

Die Beschleunigung des Finanzwesens in Kombination mit dem Trend zu kontinuierlichen Abschlussprozessen bedeutet, dass die Buchhaltung den Finanzabschluss nicht mehr mit manuell aktualisierten Tabellen und E-Mail-basierten Genehmigungen verwalten kann - das ist einfach zu langsam, zu undurchsichtig und zu fehleranfällig. Wenn sie einen schnellen, präzisen Abschluss mit dem erforderlichen Maß an Transparenz und Kontrolle gewährleisten wollen, müssen sie digitalisieren und automatisieren.

Dieser Blog beantwortet einige der häufigsten Fragen, die uns gestellt werden, wie die Automatisierung manueller Journaleinträge in SAP zu einem schnelleren Finanzabschluss führen kann.

  1. Warum sollte ich den Abschlussprozess automatisieren? 
  2. Wo sollte ich mit der Automatisierung des Finanzabschlusses in SAP-Systemen beginnen?
  3. Wenn ich den manuellen Journalbuchungsprozess in SAP automatisiere, kann ich dann immer noch Tabellenkalkulationen verwenden?
  4. Wie funktioniert der Prozess der Genehmigung von Journalbuchungen?
  5. Wie kann ich die Vorteile von Echtzeitinformationen nutzen, um meinen Finanzabschluss zu beschleunigen?

1. Warum sollte ich den Abschlussprozess automatisieren?

Laut einem Bericht von SAPinsider aus dem Jahr 2021 sehen 58 % der Unternehmen den Finanzabschluss als den größten Schmerzpunkt bei der Finanzverarbeitung. Der Bericht zeigt, dass nur 30 % der Unternehmen Lösungen zur Automatisierung des Finanzabschlusses implementiert haben, was weit unter den Automatisierungsraten in anderen Finanzbereichen wie der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung liegt.

Die Automatisierung des Jahresabschlusses beseitigt die regelbasierten, sich wiederholenden Aufgaben, die so viel Zeit beim Abschluss in Anspruch nehmen. Dadurch hat die Buchhaltung mehr Zeit für die Optimierung des Prozesses, um die Unternehmensziele zu unterstützen:

  • Unterstützung neuer Geschäftsmodelle oder Betriebsstrukturen
  • Steigende Transaktionsvolumina automatisch zu bewältigen
  • Orchestrierung des Abschlussprozesses über mehrere juristische Einheiten und Finanzsysteme hinweg
  • Finanzberichte in Echtzeit zu ermöglichen
  • Verbesserung der Compliance und der Auditbereitschaft
  • Unterstützung der Fernarbeit

Ein weiterer Vorteil der Automatisierung des Finanzabschlusses besteht darin, dass die digitalisierten Informationen in Ihrem Unternehmen sofort transparent sind. Plötzlich können Sie ab dem Zeitpunkt, an dem Sie eine Journalbuchung vornehmen, Echtzeitinformationen über mehrere Geschäftseinheiten oder Finanzsysteme abrufen.

Noch größer sind die Vorteile, wenn Sie den Abschlussprozess in SAP-Systemen automatisieren, wie Sie anhand der folgenden Fragen feststellen werden.

2. Wo sollte ich mit der Automatisierung des Finanzabschlusses in SAP-Systemen beginnen?

Die Eingabe von Journalbuchungen gehört zu den ersten Aufgaben im Abschlussprozess, und je nach Unternehmen müssen Sie möglicherweise Hunderte von manuellen Journalbuchungen pro Periode in SAP eingeben. Jede Verzögerung bei diesem Schritt verzögert alle nachfolgenden Aktivitäten. Daher sind manuelle Journalbuchungen ein guter Ausgangspunkt für die Automatisierung des Jahresabschlusses.

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Enable faster financial close Process

Mit einer intelligent automatisierten Lösung wie Serrala FS² JournalEntry können Sie den manuellen Journalbuchungsprozess deutlich verbessern und:

  • Beschleunigung der Dateneingabe durch intelligenten Spreadsheet-Upload und Datenvalidierung
  • Automatisches Buchen von Journalbuchungen, die alle erforderlichen Kriterien erfüllen
  • Intelligente Weiterleitung von Genehmigungen für Journalbuchungen direkt an die richtige Person
  • den webbasierten Zugriff auf Informationen für die Bearbeitung zu jeder Zeit und an jedem Ort ermöglichen
  • Echtzeit-Berichterstattung und -Warnungen, um sicherzustellen, dass alle Journalbuchungen pünktlich verbucht werden
  • Durchsetzung von Compliance-Anforderungen, einschließlich Belegdokumentation
  • Generierung eines detaillierten Prüfpfads für jede Journalbuchung von der Erstellung bis zur Buchung

Die Automatisierung des Journalbuchungsprozesses bringt unmittelbare Vorteile für den gesamten Finanzabschluss und erleichtert es, das Team davon zu überzeugen, in Zukunft komplexere Automatisierungsinitiativen in Angriff zu nehmen.

3. Wenn ich den manuellen Journalbuchungsprozess in SAP automatisiere, kann ich dann immer noch Tabellenkalkulationen verwenden?

Auch wenn Sie den Journalbuchungsprozess automatisieren, können Sie weiterhin Details aus Tabellenkalkulationen in eine SAP-Transaktion hochladen, wenn Sie das möchten. Die Serrala FS² JournalEntry Lösung bietet weitere Möglichkeiten für das Hochladen von Tabellenkalkulationen, da sie mit spezifischen Geschäftsregeln, die Sie konfigurieren können, und kontrollierter Speicherung ausgestattet ist.

Die Lösung extrahiert automatisch die Kopf- und Positionsinformationen aus der Kalkulationstabelle und überprüft sie anhand Ihrer Buchhaltungskonfiguration und Geschäftsregeln. Sie prüft, ob alle Pflichtfelder und die erforderlichen Belege (d. h. das Arbeitsblatt und die Notizen) vollständig sind, und stellt eventuelle Fehler fest. Durch eine frühzeitige, automatische Validierung der Journalbuchungsdaten wird sichergestellt, dass die Einträge schnell korrigiert werden können, bevor sie zur weiteren Überprüfung und Genehmigung gesendet werden. Außerdem wird sichergestellt, dass alle Personen, die die Journalbuchung überprüfen oder genehmigen müssen, Zugang zu allen benötigten Informationen haben.

Journalbuchungsdaten können auf der Grundlage Ihrer bestehenden Tabellenkalkulationsformate validiert werden, so dass Sie Ihre Geschäftsabläufe nicht ändern müssen. Sie können spezifische Upload-Vorlagen für jeden SAP FI-Transaktionscode definieren, um sicherzustellen, dass Sie ein Höchstmaß an Prozessgeschwindigkeit und Genauigkeit erreichen.

4. Wie funktioniert der Prozess der Genehmigung von Journalbuchungen?

Sobald manuelle Journalbuchungen von FS² JournalEntry validiert sind, werden sie automatisch zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Die Lösung verwendet standardmäßige SAP-Workflows, so dass Sie schnell Genehmigungsketten unter Verwendung der in Ihrem SAP-System bereits eingerichteten Berechtigungsebenen und Berechtigungen erstellen können. Geschäftsanwender können das Workflow-Verhalten in der Lösung einfach und ohne IT-Unterstützung anpassen.

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Journal Entry Workflow process

Dieser SAP-zentrierte Ansatz für die Genehmigung von Journalbuchungen ist effizienter, weil er:

  • Flexibel:  Genehmigungen können auf der Grundlage der Genehmigungshierarchiestruktur Ihres Unternehmens flexibel weitergeleitet werden. Sie können verschiedene Genehmigungsketten definieren, die auf dem Typ der Journalbuchung, der rechtlichen Einheit oder anderen Kriterien basieren, die bereits in Ihrem SAP-System eingerichtet sind. Genehmigungen sind daher immer mit den Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens abgestimmt. So können Sie beispielsweise unterschiedliche Hierarchien für Transaktionen verwenden, die sich auf Ihre Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung auswirken. Es können Mahnungen oder Eskalationen ausgelöst werden, wenn die Genehmigung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfolgt, oder es können Ersatzgenehmiger eingesetzt werden, wenn der ursprüngliche Genehmiger nicht verfügbar ist. Die Konfiguration Ihrer Geschäftsregeln stellt sicher, dass eine angemessene Aufgabenteilung beibehalten wird.
     
  • Sicher: Alle Journalbuchungsdaten werden zentral und sicher in Ihrem SAP-System aufbewahrt, anstatt in Tabellenkalkulationen oder in persönlichen E-Mail-Postfächern zu verschwinden. Die SAP-Berechtigungen der Benutzer können verwendet werden, um die Informationen einzuschränken, die sie einsehen dürfen. So können beispielsweise Journaleinträge, die vertrauliche Informationen enthalten, wie z. B. juristische Journaleinträge, nur von autorisierten Personen eingesehen werden. Ein zentralisiertes Dashboard und ein detaillierter Prüfpfad stellen sicher, dass die Buchhaltung immer weiß, wer eine Journalbuchung von der Erstellung bis zur Verbuchung berührt hat, und dass sie diese Informationen auf Wunsch problemlos an Auditoren weitergeben kann.
     
  • Zugänglich: Die Benutzer können wählen, ob sie die Daten der Journalbuchung, die begleitenden Informationen sowie die gesamte Genehmigungskette und die Kommentare innerhalb von SAP, in einer E-Mail oder in einem Webbrowser anzeigen möchten. Sie können Journaleinträge, die ihre Genehmigung erfordern, in einem zentralen Infocenter sortieren und filtern und sofort Maßnahmen ergreifen. Durch den flexibleren Zugriff auf Informationen können die Benutzer Transaktionen von jedem beliebigen Ort aus - im Büro oder zu Hause - überprüfen und genehmigen, so dass die Genehmigungen rechtzeitig erfolgen.

5. Wie kann ich die Vorteile von Echtzeitinformationen nutzen, um meinen Finanzabschluss zu beschleunigen?

Echtzeitinformationen sind für Unternehmen, die den zeitkritischen Finanzabschlussprozess auf Kurs halten wollen, unerlässlich. In FS² JournalEntry können Anwender den aktuellen Status manueller Journalbuchungen in SAP einsehen. Ein zentrales Infocenter, detaillierte Berichte und Dashboards machen es möglich:

  • Identifizieren und Beheben von Fehlern: Der Benutzer kann den detaillierten Status und Unterstatus für jede Transaktion verfolgen, um Fehler zu erkennen und schnell Maßnahmen zu ergreifen. Die frühzeitige Erkennung von Fehlern verhindert fehlerhafte Buchungen und reduziert den Bedarf an Stornierungen.
     
  • Workloads ausgleichen: Mit einem umfassenden Überblick über alle manuellen Journalbuchungen, einschließlich konzerninterner Journalbuchungen, ist es viel einfacher zu erkennen, wo die Arbeitsbelastung am höchsten ist. Echtzeitberichte ermöglichen es Managern, die Arbeit im Team zu verteilen, um eine rechtzeitige Bearbeitung zu gewährleisten.
     
  • Optimieren Sie die Leistung: Die Möglichkeit, die Zykluszeit von Prozessen genau zu messen, verpasste Fristen zu überprüfen und Trends bei der Arbeitsbelastung in jeder Finanzperiode zu analysieren, kann Teams dabei helfen, ihre Leistung zu optimieren. Die Benutzer können genau sehen, wann und wie es zu Verzögerungen kommt, so dass sie neue Strategien zur Verbesserung der Prozesseffizienz und -effektivität entwickeln können.
     
  • Audits vereinfachen: Die Erstellung von Prüfungsberichten ist viel einfacher, wenn Sie über detaillierte Informationen zu Journalbuchungen verfügen. Detaillierte Prüfungsberichte können von der Buchhaltung mit einem Mausklick sofort erstellt werden. Außerdem können Sie den Prüfern einen Self-Service-Zugang zu den Informationen gewähren, so dass sie die Transaktionen, die Belegdokumente und die Details des Prüfpfads direkt im SAP-System einsehen können. So spart die Buchhaltung Zeit bei der Beschaffung von Informationen für die Prüfer und die Prüfer erhalten einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen.

FS² JournalEntry bietet Ihnen Echtzeitinformationen zu manuellen Journalbuchungen in einer Lösung für alle Standorte, Geschäftseinheiten oder Systeme - auch für Nicht-SAP-Systeme. Diese detaillierten Nachverfolgungsinformationen sind äußerst wertvoll, um Prozessverbesserungen voranzutreiben und Bereiche zu identifizieren, in denen die Effizienz oder Effektivität im gesamten Unternehmen verbessert werden kann.

Schlussfolgerung

Der vergleichsweise niedrige Automatisierungsgrad, der derzeit im Finanzabschlussprozess eingesetzt wird, bietet ein großes Potenzial für Verbesserungen. Für Unternehmen, die SAP-Systeme einsetzen, kann die Automatisierung der Erstellung, Prüfung und Genehmigung manueller Journalbuchungen mit der vollständig in SAP eingebetteten Serrala-Lösung erhebliche Vorteile bringen: schnellere Dateneingabe, höhere Datenqualität, größere Transparenz, schnellere Genehmigungen, weniger verpasste Fristen oder Stornierungen und bessere Revisionssicherheit. Die Automatisierung verbessert auch die Arbeitszufriedenheit, da hochqualifizierte Buchhalter von repetitiven, manuellen Arbeiten entlastet werden. Infolgedessen haben sie mehr Zeit, ihr Wissen zur Unterstützung des Unternehmens einzusetzen, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des sich schnell verändernden Geschäftsumfelds gerecht werden kann.

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