Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das klingt nach einem überschaubaren technischen Schritt, und viele Finanzabteilungen haben ihn auch bereits vollzogen. Aber die eigentliche Frist, die strategische Konsequenzen hat, kommt erst: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro auch selbst B2B E-Rechnungen ausstellen. Wer jetzt noch auf Abwarten setzt, wird die Umstellung unter Zeitdruck durchführen müssen.
Dieser Artikel erklärt, was das Wachstumschancengesetz genau vorschreibt, welche Formate akzeptiert werden, welche Risiken bei Nichtkonformität entstehen und wie CFOs die Umstellung so angehen, dass sie nicht nur Pflicht erfüllen, sondern echte Prozessvorteile erzielen.
Was schreibt das Wachstumschancengesetz zur E-Rechnung vor?
Das Wachstumschancengesetz, vom Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet, ändert den § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes und definiert neu, was rechtlich als Rechnung gilt. Ab Januar 2027 ist eine E-Rechnung für inländische B2B-Transaktionen keine gescannte PDF-Datei und kein per E-Mail versandtes Word-Dokument mehr, sondern muss als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz vorliegen und dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat diesen Rahmen in einem ausführlichen Schreiben konkretisiert. Danach gelten als E-Rechnungen nur Formate, die auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Alle anderen Formate, also klassische PDFs, Papierrechnungen oder nicht-normkonforme XML-Dateien, gelten als „sonstige Rechnungen“ und verlieren schrittweise ihre Rechtsgültigkeit im B2B-Bereich.
Die Regelung betrifft ausschließlich inländische B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU fallen unter das ViDA-Programm der Europäischen Kommission (VAT in the Digital Age) und werden voraussichtlich ab 2030 separat geregelt.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht, und für wen?
Die E-Rechnungspflicht gilt gestaffelt in drei Phasen, abhängig von Unternehmensgröße und Rolle im Rechnungsprozess.
Phase 1 (seit 1. Januar 2025)
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein gewöhnliches E-Mail-Postfach, sofern es strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD entgegennehmen kann. „Empfangen können“ bedeutet aber nicht dasselbe wie „verarbeiten können“. Wer eingehende E-Rechnungen manuell aus dem Postfach zieht und manuell ins ERP-System eingibt, erfüllt zwar formal die gesetzliche Mindestanforderung, lässt aber den operativen Mehrwert vollständig liegen.
Phase 2 (ab 1. Januar 2027)
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr müssen E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Transaktionen ausstellen. Papierrechnungen und nicht-konforme Formate sind für diese Unternehmen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.
Phase 3 (ab 1. Januar 2028)
Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Umsatzgröße. Einzige Ausnahmen: Kleinstbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
Für Unternehmen, die die 800.000-Euro-Schwelle überschreiten, bleiben weniger als zwei Jahre, um ihre Ausgangsrechnungsprozesse umzustellen. Wer SAP oder ein anderes komplexes ERP-System betreibt, weiß, dass Integrationsvorhaben dieser Art selten in wenigen Monaten abgeschlossen werden.
Welche Formate sind ab 2027 für die B2B E-Rechnung zulässig?
Zulässig sind ab 2027 ausschließlich Formate, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. In der Praxis kommen vor allem drei Formate zum Einsatz.
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format, das ursprünglich für den B2G-Bereich entwickelt wurde. Es enthält keine für Menschen lesbare Darstellung, ist dafür aber vollständig maschinenverarbeitbar. XRechnung wird bereits heute für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes vorgeschrieben und gilt als etablierter Standard.
ZUGFeRD (ab Version 2.1) ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Der PDF-Teil ist für Mitarbeitende lesbar, der XML-Teil für ERP-Systeme verarbeitbar. ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die den Übergang schrittweise gestalten möchten, ohne sofort auf rein maschinenlesbare Formate umzustellen. Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3 ist vollständig EN-16931-konform.
Weitere EN-16931-konforme Formate, etwa Peppol BIS Billing 3.0 oder EDI-basierte Formate, sind ebenfalls zulässig, sofern beide Parteien dem Format zustimmen und es dem europäischen Standard entspricht.
Wichtig für die Systemauswahl: Das Format allein entscheidet nicht über die Compliance. Die korrekte Archivierung der Original-XML-Datei über zehn Jahre in unveränderbarer Form ist ebenfalls gesetzliche Pflicht, die sich aus den GoBD-Grundsätzen ergibt.
Was droht Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht erfüllen?
Die direkteste Konsequenz einer nicht-konformen Rechnung ist der Verlust des Vorsteuerabzugs. Eine Rechnung, die nicht dem vorgeschriebenen Format entspricht, gilt steuerrechtlich nicht als gültig. Für den Empfänger bedeutet das: Er kann die ausgewiesene Mehrwertsteuer nicht geltend machen, bis eine korrigierte, konforme Rechnung vorliegt. Das blockiert den Vorsteuerabzug und belastet die Liquidität.
Für den Rechnungssteller hat das direkte Folgen für den Zahlungseingang. Gut aufgestellte Einkaufsabteilungen werden ab 2027 berechtigt sein, nicht-konforme Rechnungen zurückzuweisen. Wer dann kurzfristig keine konforme Ausstellung sicherstellen kann, riskiert verzögerte Zahlungen und gestörte Lieferantenbeziehungen.
Zusätzlich erhöht eine nachweislich nicht-konforme Rechnungsverarbeitung das Risiko einer intensiven Betriebsprüfung. Das Finanzamt wird E-Invoicing-Compliance nach dem Ende der Übergangsfristen aktiv prüfen, da die strukturierten Daten eine automatisierte Auswertung erst ermöglichen.
Reicht es aus, E-Rechnungen nur empfangen zu können?
Nein. Empfangen und verarbeiten sind zwei verschiedene Dinge, und dieser Unterschied hat erhebliche operative und finanzielle Konsequenzen.
Viele Unternehmen haben die Phase-1-Anforderung technisch erfüllt, aber operativ nicht wirklich umgesetzt. Sie können XRechnung-Dateien entgegennehmen, verarbeiten diese aber noch manuell oder durch mangelhafte Schnittstellen zu ihren ERP-Systemen. Das ist eine fragile Ausgangslage für die Phase-2-Verpflichtung.
Ein vollständig automatisierter E-Rechnungseingang erfasst strukturierte Daten direkt aus dem XML-Datensatz, validiert sie automatisch gegen Stammdaten und Bestellungen, leitet Abweichungen gezielt in Genehmigungsworkflows weiter und bucht regelkonforme Rechnungen ohne manuelle Eingriffe. Die Einsparpotenziale bei automatisierter Rechnungsverarbeitung sind dabei keine theoretischen Größen: Serrala-Kunden berichten von bis zu 80% höherer AP-Effizienz und bis zu 50% niedrigeren Kosten je Rechnung.
Wer die Umstellung auf B2B E-Rechnung nur als Compliance-Übung behandelt, verschenkt den eigentlichen Wert des strukturierten Datenformats.
Wie sollten CFOs die Umstellung auf E-Rechnung konkret angehen?
Die Umstellung gelingt am besten in drei aufeinanderfolgenden Schritten, die sowohl technische als auch organisatorische Aspekte berücksichtigen.
Systemfähigkeit prüfen
Kann Ihr ERP-System XRechnung und ZUGFeRD nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen? Viele SAP-Instanzen benötigen hier ein Update oder eine Erweiterung. Gleiches gilt für Cloud-Lösungen, die möglicherweise noch nicht alle deutschen Formatanforderungen abdecken. Diese Bestandsaufnahme ist der notwendige erste Schritt, bevor ein Implementierungsplan entstehen kann.
Lieferanten und Kunden einbeziehen
Eine E-Rechnung muss vom Empfänger entgegengenommen werden können. Gerade bei langjährigen Lieferanten, die noch auf PDF-Basis arbeiten, ist frühzeitige Kommunikation sinnvoll. Wer jetzt bereits auf E-Rechnung umstellt, kann Lieferanten dabei unterstützen und baut damit den Grundstein für einen reibungsloseren Prozess 2027.
Archivierungsstrategie festlegen
Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht der Original-XML-Datei in unveränderbarer Form ist eine GoBD-Anforderung, die oft unterschätzt wird. Wer hier auf unstrukturierte Ablage setzt, schafft ein Prüfrisiko. Eine revisionssichere digitale Archivierung sollte Teil jeder E-Invoicing-Implementierung sein.
Für Unternehmen mit internationalem Rechnungsvolumen kommt eine weitere Anforderung hinzu: Mehr als 50 Länder weltweit haben bereits E-Invoicing-Mandate eingeführt, viele mit abweichenden Formaten und Berichtspflichten. Eine Lösung, die nur den deutschen Markt abdeckt, wird mittelfristig nicht ausreichen. Unsere E-Invoicing-Lösung unterstützt konforme Rechnungsverarbeitung in über 60 Ländern und lässt sich in bestehende SAP- und Cloud-ERP-Umgebungen integrieren.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Start?
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt. Typische Implementierungsprojekte in mittelständischen und großen Unternehmen brauchen sechs bis zwölf Monate, manchmal mehr. Wer 2026 mit der Planung beginnt, wird unter Zeitdruck implementieren und dabei wahrscheinlich mehr zahlen, da die Nachfrage nach Implementierungspartnern und Softwareanbietern mit näher rückendem Datum steigt.
Die B2B E-Rechnung ist keine isolierte Compliance-Aufgabe. Sie ist der Startschuss für eine vollständig digitalisierte Purchase-to-Pay-Kette. Wer sie als solche behandelt, investiert einmal und profitiert dauerhaft.
Sprechen Sie mit unseren Experten darüber, wie Ihre Organisation die Umstellung gestalten kann. Das Kontaktformular finden Sie hier.
Häufig gestellte Fragen zur B2B E-Rechnung in Deutschland
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja, ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe, E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro gilt die Ausstellungspflicht bereits ab dem 1. Januar 2027.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch zulässig?
Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist nicht mehr. PDFs gelten nach dem neuen § 14 UStG als „sonstige Rechnungen“ und nicht als E-Rechnungen im gesetzlichen Sinne, da sie nicht dem strukturierten Format EN 16931 entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Beide Formate sind EN-16931-konform und ab 2027 zulässig. ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die einen schrittweisen Übergang bevorzugen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Original-XML-Datei einer E-Rechnung muss gemäß GoBD zehn Jahre lang in unveränderter, revisionssicherer Form archiviert werden. Eine bloße Speicherung als PDF oder in einem nicht-gesicherten Dateiverzeichnis erfüllt diese Anforderung nicht.
Gilt die Pflicht auch für grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU?
Nein, die deutsche Regelung betrifft ausschließlich inländische B2B-Transaktionen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende EU-Transaktionen werden voraussichtlich ab 2030 durch das ViDA-Programm der Europäischen Kommission geregelt.
Was passiert, wenn eine nicht-konforme Rechnung ausgestellt wird?
Der Empfänger verliert das Recht auf Vorsteuerabzug für diese Rechnung. Zudem ist er ab 2027 berechtigt, die Rechnung zurückzuweisen. Für den Aussteller bedeutet das verzögerte Zahlungen und ein erhöhtes Risiko einer Betriebsprüfung.
