Der vollständige Leitfaden zur Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung (auch „Accounts Receivable“ oder AR) umfasst alle Prozesse eines Unternehmens, um Zahlungen von Kunden für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren einzutreiben. Je effizienter Debitorenprozesse und die dazugehörigen Systeme laufen, desto schneller und leichter lässt sich ein zuverlässiger Cashflow für ein Unternehmen generieren.

Unser Leitfaden stellt alle Aspekte der Debitorenbuchhaltung vor und geht dabei den folgenden Fragen nach:

• Wie funktioniert der Debitorenprozess und welche Funktionen erfüllt er im Unternehmen?

• Wie kann Automatisierung im Debitorenbereich die Genauigkeit und Effizienz des gesamten Finanzbetriebs erhöhen?

• Wie kann eine automatisierte Debitorenbuchhaltung sowohl die strategische Entscheidungsfindung als auch kurz- und langfristige Investitionsplanungen und Wachstumskurse stärken?

 

Was versteht man unter Accounts Receivable?

Die Debitorenbuchhaltung (auch „Accounts Receivable“ oder AR) zielt darauf ab, Geld von Ihren Kunden einzufordern. Oder anders formuliert: Es ist das Geld, das man Ihnen für einen Einkauf auf Kreditbasis schuldet.

Bis ein Kreditverkauf Ihren Debitorenprozess erreicht hat, kann Ihr Unternehmen keinen Nutzen aus dem daraus generierten Umsatz ziehen und kann ihn folglich auch nicht für andere Zwecke wie weitere Verkäufe, Geschäftsinvestitionen oder operative Aktivitäten neu einsetzen.

 

Welche Aufgaben umfasst das Debitorenmanagement?

Ihre Accounts Receivable-Abteilung erfüllt gleich mehrere Funktionen in den Bereichen der Rechnungsstellung, des Kreditmanagements, der Zahlungseingangsverarbeitung sowie des Forderungsmanagements. Debitoren- und Forderungsteams sorgen dafür, dass alle Zahlungen, die Ihrem Unternehmen zustehen, pünktlich eingehen und so schnell wie möglich zur Anwendung kommen können.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Das Erstellen und Versenden von Rechnungen nach Verkaufsabschluss

• Die Nachverfolgung ausstehender Zahlungen, um deren Empfang zu sichern und sie den ausstehenden Salden anzurechnen, um sie schließlich in verfügbares Working Capital umzuwandeln

• Zahlungszuordnung: Das Debitorenteam verifiziert Zahlungseingänge und gleicht sie mit Rechnungen oder Bestellaufträgen ab.

• Erstellen monatlicher Geschäftsberichte: Die Mitarbeitenden stimmen Bankkonten für den monatlichen Abschlussbericht ab und stellen dadurch sicher, dass die Bilanzen im Hauptbuch vollständig und korrekt sind. Dadurch schaffen sie einen genauen Überblick über den Cashflow und aktuelle Posten.

 

Schritt für Schritt: Wie funktioniert der Debitorenprozess?

In der Regel setzt sich der gesamte Debitorenprozess aus den folgenden 10 Schritten zusammen:

 

1. Kunden-Onboarding und Vertragsabschluss

Der Debitorenprozess beginnt mit dem Vertragsschluss zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden. Dabei werden die Unternehmensinformationen des Kunden in Ihre Systeme eingepflegt, um Verbindlichkeiten, Pflichten, Konditionen sowie empfangene Gebühren und Zahlungen nachzuverfolgen. Wie genau dieser Prozessschritt aussieht, hängt von Ihren internen Praktiken und Ihrer eingesetzten Software ab.

2. Genehmigung des Kundenkredits

Bevor Sie mit der Warenlieferung oder dem Rechnungsversand beginnen können, müssen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden überprüfen, um sicherzustellen, dass diese sich Ihre Waren und Dienstleistungen auch leisten können. Dies ist besonders relevant, wenn Sie mit langfristigen Zahlungszielen oder sehr hohen Geldsummen arbeiten.

Je nach Kreditrichtlinie und Risikobereitschaft können Sie den Kundenkredit genehmigen oder ablehnen. Alternativ können Sie auf strengere Zahlungskonditionen setzen, um möglichen Nachteilen entgegenzuwirken.

3. Rechnungserstellung

Sobald die Verkaufskonditionen vereinbart worden sind (und Ihr Kunde ggf. einen Bestellauftrag eingereicht hat), kann Ihr Debitorenteam eine Rechnung erstellen.

Bei der Rechnung handelt es sich um ein rechtliches Dokument, das die Vereinbarung zwischen Unternehmen und Kunden finalisiert, und dabei definiert, dass der Kunde einen festgelegten Betrag für ein festgelegtes Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt. Es ist der endgültige Beleg über den Einkauf Ihres Kunden bei Ihnen.

Die Rechnungserstellung kann entweder manuell erfolgen (i.d.R. in Form eines PDF-Dokuments) oder durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen oder Buchhaltungssysteme.

Auf einer Rechnung befinden sich üblicherweise folgende Angaben:

• Aufgegliederte Liste der Waren oder Dienstleistungen, die Sie Ihrem Kunden verkauft haben, gemäß der Verkaufsvereinbarung

• Kosten pro Artikel oder Serviceposten

• Verweis auf die bevorzugte Zahlungsmethode

• Verweis auf die Zahlungskonditionen, einschließlich der vertraglichen oder gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungsfristen

 

4. Rechnungsbuchung

Sobald die Rechnung an Ihren Kunden versandt wurde, wird sie auch in Ihr internes Buchhaltungssystem aufgenommen. An dieser Stelle kann Ihr AR-Team den Betrag als „Forderung“ und als Gutschrift in Ihrem Vertriebssystem erfassen.

Eine verbuchte Rechnung gilt als final und sollte nachträglich nicht mehr bearbeitet werden. Infolgedessen erzeugen alle Fehler, die erst nach der Rechnungsbuchung entdeckt werden, einen hohen Mehr- und Zeitaufwand zur Behebung.

5. Forderungsmanagement

Basierend auf den Zahlungskonditionen oder in Folge der erfolgreichen Lieferung würde Ihr Kunde den ausstehenden Rechnungsbetrag idealerweise fristgerecht begleichen. Wenn dies jedoch nicht geschieht, bedarf es eines sorgfältig implementierten Forderungsprozesses, in dem Ihre Teams überfällige Rechnungen nachverfolgen können. Dies reicht von anfänglichen Erinnerungen (bei z.B. einem Verzug von einer Woche) bis hin zu formelleren Ansätzen, wie z.B. dem Einsatz von Rechtsberatungen oder Inkassobüros, sofern sich die offenen Forderungen häufen.

Eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Debitorenteams besteht darin, dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden ihre Beträge innerhalb des vorab definierten Zeitrahmens begleichen. Wenn dies nicht geschieht, werden Rechnungen als verspätet gekennzeichnet, wodurch das Risiko eines Forderungsausfalls steigt und Ihr frei verfügbares Working Capital sinkt.

6. Zahlungsempfang und -verarbeitung

Kundenzahlungen können in verschiedenen Formen bei Ihnen eingehen; z.B. via Überweisung oder als Debit-, Kredit- oder elektronische Zahlung. Eine effektive Verarbeitung verschiedener Bezahlmethoden ist nicht nur für die Zahlungseingangsverarbeitung entscheidend, sondern auch für die Erstellung präziser Finanzreports.

Bei elektronischen Überweisungen bedarf es eines Zahlungsabwicklers und -portals, mindestens eines Händlerkontos sowie einer Self-Service-Plattform. Ganzheitlich entwickelte Softwarelösungen können all diese Funktionen aber auch in einem System, oder modular und flexibel erweiterbar bereitstellen.

7. Zahlungseingangsverarbeitung (auch „Cash Application“)

Sobald Sie die Zahlung Ihres Kunden erhalten haben, können Sie sie mit den betreffenden Rechnungen abgleichen. Dieser Prozess der Zahlungseingangsverarbeitung ist jedoch nicht immer geradlinig und Abweichungen zwischen der eingegangenen Zahlung und den Rechnungsinformationen (sowie fehlende Zahlungsavise) können zu Verzögerungen führen, wenn Ihr Debitorenteam mit der Kontaktierung des Kunden beschäftigt ist, oder andere Abteilungen daran arbeiten müssen, Informationen abzugleichen.

Solange die Zahlungseingangsverarbeitung nicht formell in Ihren Systemen abgeschlossen ist, läuft auch Ihre Forderungslaufzeit noch weiter – eine oft unterschätzte Quelle für einen hohen DSO-Wert.

8. Klärungsfallbearbeitung

Im Falle von Problemen oder Beschwerden klärt ein Team für Klärungs- und Streitfälle die Einwände Ihrer Kunden unter Einbezug der abgeschlossenen Vereinbarung. Ziel ist es, ein einvernehmlich positives Ergebnis zu erwirken, sodass die Einnahmen so schnell wie möglich erfasst werden können.

9. Mahnungen

Bei verspäteten Zahlungen kann Ihr Unternehmen einen Mahnprozess einleiten, in welchem Sie Erinnerungen oder Mahnbriefe versenden können, um eine schnelle Zahlung zu erwirken. Dabei können auch angekündigte Verzugsgebühren oder andere Konsequenzen für Kunden zum Einsatz kommen.

10. Reporting and Analytik

Die typischen Reporting-Kennzahlen der Debitorenbuchhaltung, darunter DSO und CEI (s. unten im Glossary), sind entscheidend, um eine effektive Finanzplanung und eine Evaluation Ihres Debitorenprozesses vornehmen zu können. Dies erfolgt gewöhnlich im Zuge des Monatsabschlusses, wenn Ihr Debitorenteam alle erfassten Transaktionen überprüft und eine Rohbilanz auf Grundlage aller Hauptbuchkonten erstellt.

 

Was sind die größten Herausforderungen in der Debitorenbuchhaltung?

Der Debitorenprozess ist äußerst komplex und umfangreich, daher hat Ihr Debitorenteam wahrscheinlich mit mindestens einer der folgenden Hürden zu kämpfen:

 

• Fehleranfällige Prozesse: Manuell ausgeführte Debitorenprozesse können zu vielen menschlichen Fehlern führen. Zu fehleranfälligen Aktivitäten gehören z. B. die regelmäßige Aktualisierung von Kundenkonten, die Erstellung und der Versand von Rechnungen, die Erfassung und Zuordnung von Zahlungen sowie etliche Vorgänge bei der Nachverfolgung überfälliger Rechnungen (z. B. beim Tracking von Fristen oder dem Verfassen von Mahnungen). Dies hat einen messbaren Einfluss auf die Effizienz Ihres Teams und ist schwer zu beheben ohne die richtigen Automatisierungslösungen.

• Ausnahmebehandlungen: Da es vielen Teams an routinierten Prozessen oder verknüpften Stammdaten- und Finanzsystemen fehlt, gehören Ausnahmen leider häufig zur Regel. Durch die zeitaufwendige Bearbeitung kommt es zu Ineffizienzen und Fehlern in potenziell jedem Workflow-Schritt.

• Verzögerte Zahlungszuordnung: Umso mehr Zeit Ihr AR-Team für die Verarbeitung von Zahlungseingängen benötigt, desto länger dauert es, bis Ihr Working Capital aus dem Verkaufsumsatz dem Unternehmen zur freien Verfügung steht. Auch Cashflow-Prognosen werden ungenauer. Durch eine langsame oder fehlerhafte Cash Application verringert sich daher Ihre Flexibilität sowie Ihr Spielraum für strategische Entscheidungen im gesamten Unternehmen.

• Fehlende Transparenz in wichtigen KPIs: Ohne Echtzeit-Reporting und detaillierten Analysen wird es Ihren Teams stets an aktuellen Kennzahlen wie DSO oder Working Capital fehlen. In isolierten Systemen oder Prozessen ist die Datengenerierung und -erfassung häufig lückenhaft, veraltet oder möglicherweise fehlerhaft. Dadurch wird die Zusammentragung notwendiger Informationen für das Reporting erschwert, wodurch dieses im schlimmsten Fall nicht so häufig und umfassend stattfindet, wie es für fundierte strategische Entscheidungen erforderlich wäre. Veraltete Daten dienen kaum der Lösung aktueller Probleme oder einer agilen Entscheidungsfindung.

• Prozessfragmentierung: Wenn Ihr Prozess für die Zahlungseingangsverarbeitung die Daten aus den Phasen der Rechnungsstellung oder Kreditprüfung nicht abrufen kann, beanspruchen Übergaben sehr viel mehr Zeit, bedürfen mehr manueller Prüfungen und schaffen damit mehr Raum für Fehler.

• Burnout: Die Verantwortung für die Vielzahl an Prozessen und das hohe Volumen manueller Tätigkeiten hat für einige Mitarbeitenden einen hohen Preis. Nicht nur ihre Gesundheit kann erheblich und nachhaltig beeinträchtigt werden, es kann außerdem zu verringerter Produktivität, Motivation und Zufriedenheit führen. Für Ihr Unternehmen kann es letztendlich auch Personalabgänge oder Wissensverluste in Ihrem Team bedeuten.

 

Dazu kommt, dass diese Herausforderungen auch auf andere Finanzteams, Ihre IT-Abteilung und andere Prozessverantwortliche Auswirkungen haben können. Auch Kundenbeziehungen können unter Missverständnissen im Rechnungs- oder Zahlungsprozess leiden oder wenn Mahnverfahren zu früh ausgelöst werden, was im schlimmsten Fall sogar zu Kundenabwanderungen führen kann.

Für die IT bedeutet es mehr Risiken in den Bereichen Datensicherheit und Privatsphäre, erhöhten Overhead-Kosten durch Datenwachstum, mehr Wartungsaufwand diverser, unverbundener Altsysteme, langer Bearbeitungszeiten durch den Mangel an Datentransparenz und zu guter Letzt ein höheres Ticketvolumen aus dem Unternehmen.

Insgesamt führen die aufgeführten Hürden zu einem Mangel an Transparenz, der nicht nur die Einhaltung von Compliance- und Security-Vorschriften erschwert, sondern auch Ihre Fähigkeiten beeinträchtigt, potenzielle Optimierungschancen zur Effizienzsteigerung analysieren und identifizieren zu können.

 

Warum sind AR-Prozesse so fehleranfällig?

Der Debitorenprozess ist von Natur aus fehleranfällig, da er Informationen aus zahlreichen Quellen in unterschiedlichen Formaten verarbeiten muss.

Anfragen zur Rechnungserstellung kommen i.d.R. aus dem Vertriebsteam oder von anderen Unternehmensabteilungen. Sofern Sie kein unternehmensweites Softwaresystem oder standardisierte Dokumentformate nutzen, können die Anfragen auf unterschiedlichen Wegen zu Ihrem Debitorenteam gelangen. Wenn Ihre Teams in Excel arbeiten, könnten Fehler sogar bereits vor dem Eingang bei der Debitorenabteilung entstanden sein.

All das in Kombination mit dem sehr hohen Multitasking-Niveau, das Ihrer Debitorenabteilung abverlangt wird (bei Rechnungsstellung, Buchungen, Forderungsmanagement, usw.), erhöht die Wahrscheinlichkeit für manuelle Fehler in individuellen Transaktionen erheblich.

Ihr Unternehmen zählt für solche Fehler buchstäblich einen hohen Preis. Im Ergebnis verdoppelt jeder Fehler den Zeitaufwand, den es benötigt, eine Rechnung von Anfang bis Ende zu verarbeiten. Zudem erhöht es den Aufwand für Kunden, Zahlungen zu tätigen und verringert dadurch die Wahrscheinlichkeit für Wiederholungsaufträge.

 

Welche Optimierungen sind im AR-Prozess möglich?

Das wichtigste Ziel Ihres Debitorenteams ist die Maximierung Ihrer Zahlungseingänge für die Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen verkauft hat. Dies wird meist im DSO (Forderungslaufzeit) ausgedrückt. Umso niedriger der DSO-Wert, desto effizienter der Debitorenprozess.

Um den DSO zu senken und Zahlungseingänge zu beschleunigen, können bereits einfache Optimierungspraktiken sowie Prozesse und Technologien zum Einsatz kommen. Vor allem in folgenden Bereichen greifen Automatisierungsprinzipien besonders gut, aufgrund der repetitiven Natur der Aufgaben in diesen Prozessschritten:

 

• Einheitliche Rechnungsbearbeitung durch einen einfachen, klaren und transparenten Workflow und eine automatisierte Datenerfassung

• Schnellere, präzise Zuordnung von Zahlungen, um zu verhindern, dass Zahlungen im System „verloren gehen“.

• Stärkere Compliance, indem Zahlungs-, Reporting- und Steuerabführungsprozesse automatisch unter Berücksichtigung vorab definierter Standards ausgeführt werden. So vermeiden Ihre AR-Teams Bußgelder und beugen Fehlern vor, die zu Überzahlungen oder falschen Angaben führen könnten.

• Standardisiertes Mahnungs- und Forderungsmanagement mit direkten Kommunikationskanälen und einem abteilungsübergreifenden Datenaustausch, um Kundeninformationen auszutauschen, sowie mit den Kunden selbst, um Zahlungsprobleme zu klären, Erinnerungen zu verschicken und gemeinsam einvernehmlich faire Zahlungspläne zu erstellen.

• Mehr Bezahloptionen für Kunden, denn umso leichter es für Kunden ist, zu zahlen, desto schneller werden sie es tun – und desto zufriedener werden sie sein. Dafür sollte Ihr Debitorenteam Prozesse und Technologien implementieren, wie z.B. mithilfe eines Kundenportals, mit denen Zahlungen so komfortabel und transparent wie möglich werden.

• Überfällige Zahlungen nachverfolgen, um Kunden anhand ihres bisherigen Zahlungsverhaltens zu analysieren, Kreditrisiken zu senken, potenziell oder bereits säumige Kunden schnell zu identifizieren und zu guter Letzt bereits proaktiv Schritte zur Forderung überfälliger Rechnungen einzuleiten.

 

Wie kann Automatisierung Debitorenprozesse vereinheitlichen und den DSO senken? 

„Automatisierung“ ist im Grunde genommen jeder digitalisierte Prozess, der die Lasten des manuellen Arbeitens beseitigt, z. B. das Auffinden fehlender Zahlungsavisen oder die Prüfung und Abstimmung von Daten aus verschiedenen Systemen. Durch die Beseitigung manueller Aktivitäten sparen Sie Kosten ein, da Prozesse einheitlich und standardisiert ausgeführt werden. Dadurch werden schließlich die Forderungslaufzeiten verkürzt, der Cashflow beschleunigt und das Working Capital gestärkt.

Die KI-gestützte Automatisierung der Debitorenbuchhaltung kann in jedem Prozessschritt erhebliche Produktivitätssteigerungen erwirken:

 

• Die Rechnungsstellung wird schneller und einfacher: Ihre Teams können Rechnungen schnell generieren und buchen, sobald Bestellaufträge bestätigt worden sind. Die Kommunikation mit den Kunden wird klarer und Zahlungen werden beschleunigt. Zudem stellt eine AR-Automatisierungssoftware, die Rechnungen nachverfolgen kann, Erinnerungen automatisch versendet, Forderungsfälle priorisiert und Zugang zu relevanter Dokumentation ermöglicht, eine effektive Lösung zur Sicherung pünktlicher Zahlungen dar.

• Forderungen verwalten sich wie von selbst: Eine intelligente Lösung für den Forderungsprozess kann jeden Schritt automatisieren: Von Regeldefinitionen für die Priorisierung von Konten und der Automatisierung von Zahlungserinnerungen bis zur Weiterleitung von Ausnahmefällen an Mitarbeitende. Der gesamte Prozess wird reibungsloser und leichter für Ihr Team, sodass Forderungsausfällen vorgebeugt werden kann und auch der DSO deutlich sinkt. So können sich Ihre Teams schließlich auf die Verwaltung des Working Capital – statt der Verfolgung fehlenden Kapitals – konzentrieren.

• Zahlungen werden beschleunigt und unmittelbar bearbeitet: Ein vollfunktionales, digitales Bezahlportal macht es nicht nur Ihren Kunden leichter zu bezahlen, sondern ermöglicht auch Ihnen, Zahlungen sofort zu erfassen und Datensätze in Echtzeit zu aktualisieren. Eingehende Zahlungen werden automatisch den dazugehörigen Rechnungen zugeordnet, und zwar auch dann, wenn die Zahlungsavise noch nicht verfügbar sind. Dazu kommt, dass eine Bereitstellung von einfachen Zahlungsverfahren es wahrscheinlicher macht, dass Kunden pünktlich bezahlen und nicht säumig werden. Ein einheitliches Portal für die Bearbeitung von Zahlungsaufforderungen reduziert dadurch Streitfälle, stärkt Kundenbeziehungen und fördert Folgeaufträge. Durch die verbesserten Konditionen für Ihre Mitarbeitenden kommt es außerdem zu weniger Fehlern und Burnout-Fällen.

• Informationen werden zentralisiert und automatisch abgeglichen: Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen und Eingangskanälen auf einer einzigen Plattform wird der Aufwand beseitigt, der bei der Einholung von Kundeninformationen, beim Abgleich verschiedener Vertragsversionen und bei der Nachverfolgung diverser Gesprächsverläufe zur Streitschlichtung entsteht. Die Zahlungseingangsverarbeitung wird ebenfalls optimiert, da eingehende Zahlungen automatisch den entsprechenden Rechnungen und Konten zugeordnet werden. Die Automatisierung der dazugehörigen Prozesse kann sowohl in SAP als auch in cloudbasierten Systemen ausgeführt werden.

• Buchführung, Reporting und Analysen erfolgen in Echtzeit: Automatisierung stellt sicher, dass alle Transaktionen und Handlungen ohne menschliche Intervention dokumentiert werden. Zeitaufwendige Aufgaben wie die Zuordnung von Rechnungen zu Zahlungen werden vereinfacht; Reporting und Analytik in Echtzeit ermöglicht. Dadurch können prädiktive Analysen über das Zahlungsverhalten von Kunden, den Cashflow und potenzielle Forderungsausfälle erstellt werden – für eine zuverlässigere Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Aufträgen.

• Transparenz und Zusammenarbeit werden gefördert: Durch Automatisierung muss sich nicht mehr auf verschiedene Subsysteme, Tabellenkalkulationen oder widersprüchlichen Datensets aus unterschiedlichen Quellen verlassen werden. Dank der Transparenz in Echtzeit, einschließlich über den Status aller offenen und abgeschlossenen Rechnungen, kann jeder stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens, aber auch mit Ihren Kunden, wird dadurch zuverlässiger und reibungsloser.

• Ihr Unternehmen kann schneller wachsen, während es Kosten spart: Durch die Reduzierung manueller Aufgaben in Debitorenprozessen sparen Sie viel Geld und erhalten die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitende anderweitig einzusetzen, z.B. für strategischere Aufgaben wie die Verwaltung und Zuweisung von Working Capital. Zudem können wachsenden Bestellvolumina ohne Effizienzeinbußen begegnet werden, sodass Skalierungsvorhaben schneller gelingen. Dies in Kombination mit freieren Investitionsressourcen kann Ihrem Unternehmen ganz neue Wachstumschancen einräumen.

 

Welche Ergebnisse kann die AR-Automatisierung erzielen?

Serrala hat bereits mehr als 2.800 Unternehmen weltweit bei der Automatisierung ihrer Order-to-Cash-Prozesse unterstützt. Wir haben dadurch einen unvergleichbaren Einblick in die konkreten Auswirkungen von Automatisierungsprojekten auf die Effektivität von Debitorenprozessen, Unternehmensleistungen sowie Kunden- und Mitarbeitererfahrungen.

 

Hier die wichtigsten Erfolge aus unseren Automatisierungsprojekten:

• Automatisierungsraten von mehr als 99 % in AR-Prozessen, darunter 90 % aller eingehenden Zahlungsströme. 60 % der Automatisierungsraten konnten in nur 3 Monaten erreicht werden.

• Automatisierungsraten in Forderungsprozessen von bis 85 %.

• Automatisierung von globalen elektronischen Rechnungsprozessen (E-Invoicing)

• Forderungsausfälle um mind. 10 % gesenkt.

• 3-mal höhere Trefferraten bei Abstimmungen.

• DSO um 1-2 Tage verkürzt.

• Inkassokosten um 30-50 % gesenkt.

• Bearbeitungszeiten für Zahlungen um bis zu 80 % verkürzt.

• Produktivitätssteigerung in Forderungsteams um bis zu 50 %.

• Zahlungseingangsverarbeitung in weniger als 24 Stunden ab Zahlung.

• Echtzeit-Einsicht in KPIs.

• Vollständige Cashflow-Transparenz.

 

Dank all dieser Erfolgsparameter kann eine Skalierbarkeit für sehr hohe Rechnungs- und Zahlungsaufforderungsvolumina mit Leichtigkeit sichergestellt werden. Zudem werden Fehlerraten erheblich gesenkt und Zahlungen “kontaktfrei” verarbeitet.

Lesen Sie außerdem mehr Erfolgsgeschichten aus der Praxis hier (80 % automatisierte Cash Application) und hier (Automatisierungsprojekt vor S/4HANA-Migration).

 

Wie profitieren Teams vom automatisierten Accounts Receivable?

 

Vorteile für Finanzteams:

• Verbessert die Prozess- und Mitarbeitereffizienz durch die Standardisierung von Debitorenprozessen.

• Reduziert manuelle Tätigkeiten und erlaubt es den Teams, sich auf komplexere Fälle und Ausnahmen zu konzentrieren.

• Reduziert nicht zugewiesene Zahlungen und aktualisiert Kundenkonten automatisch über Nacht, sodass neue Maßnahmen direkt am nächsten Morgen ergriffen werden können.

• Ermöglicht die Überwachung wichtiger KPIs (z. B. DSO, Working Capital) in Echtzeit für volle Transparenz in Ihre Prozesse und Ihren Cashflow.

• Führt alle Bearbeitungsabläufe für eingehende Zahlungsformate zusammen und reduziert dadurch den Bedarf manueller Eingaben.

• Unterstützt bei der Formulierung neuer Forderungsstrategien.

• Erkennt das individuelle Zahlungsverhalten von Kunden.

 

Vorteile für Prozessmanager:

• Erhöht den Gewinn durch eingesparte Betriebskosten.

• Skaliert Prozesse zügig, wenn Auftragsvolumina durch organisches Wachstum oder M&As steigen.

• Vereinheitlicht Prozesse über Regionen und Teams hinweg und schafft eine globale Landschaft für das Debitorenmanagement.

• Erhöht die Produktivität über verschiedene Regionen hinweg.

• Ermöglicht einen optimierten Einsatz von Mitarbeiterressourcen, da weniger Zeit für Routineaufgaben aufgewendet werden muss und Ihr Team sich stattdessen strategischeren Aktivitäten und Ausnahmefällen widmen kann.

 

Vorteile für die IT-Abteilung:

• Minimiert Sicherheitsrisiken und verbessert die Sicherheitslage gemäß Standardvorgaben/-regeln.

• Standardisiert das IT-System, um Kosteneinsparungen und Kürzungen im Wartungs-Overhead zu ermöglichen.

• Ermöglicht einen nahtlosen Übergang in neue Technologien und fördert Innovation im gesamten Unternehmen.

• Fördert den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) und ML (Machine Learning), die Skalierungen vereinfachen und die Produktivität steigern.

• Vereinfacht Updates und optimiert Debitorenprozesse in Vorbereitung auf die Migration nach S/4HANA.

• Hilft dem Unternehmen bei der Einführung von Lösungen, die intern gewartet und verantwortet werden können und senkt dadurch Ticketvolumina.

 

Zusammenfassung & Key Takeaways

 

• Die Debitorenbuchhaltung ist entscheidend für den Cashflow: Effiziente AR-Prozesse sorgen dafür, dass offene Forderungen schneller eingezogen werden und die Liquiditätslage stabil bleibt.

• Der AR-Prozess ist komplex und fehleranfällig: Viele manuelle Schritte, fragmentierte Systeme und Datenquellen erhöhen das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

• DSO ist die wichtigste Leistungskennzahl: Je niedriger die Days Sales Outstanding (DSO), desto effizienter sind Forderungsmanagement und Zahlungseingänge. Bereits mit einfachen Optimierungsschritten lässt sich der DSO nachhaltig senken.

• KI-gestützte Automatisierung reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse, senkt Kosten und verbessert die Datenqualität. Der Einsatz von KI unterstützt zudem Predictive Analytics, automatische Zuordnung von Zahlungen und intelligente Priorisierung von Forderungsfällen.

• Zentralisierte Daten und integrierte Plattformen erhöhen die Transparenz und reduzieren den Abstimmungsaufwand. Zudem verbessern sie das Kundenerlebnis, da diesen mehr Zahlungsoptionen und zentralisierte Kommunikationskanäle geboten werden.

• Automatisierung fördert das Wachstum: Unternehmen können wachsende Volumina verarbeiten, ohne proportional mehr Ressourcen aufwenden zu müssen. Zeitgleich stehen ihnen mehr Investitionsmittel für Wachstumsinitiativen zur Verfügung.

 

Wie kann Serrala Sie unterstützen?

Serralas KI-gestützte Automatisierungslösungen werden von mehr als 2.800 Unternehmen weltweit genutzt, um Automatisierungsraten von bis zu 99 % in Debitorenprozessen zu erreichen. Wir unterstützen Sie dabei, manuelle Aufgaben zu reduzieren und damit erhebliche Zeiteinsparungen über die Debitorenbuchhaltung hinaus zu erzielen.

Unsere Lösungen FS² AutoBank, FS² Collections und FS² Credit decken den gesamten Debitorenprozess ab und integrieren dabei modernste Automatisierungstools mit fortschrittlichen KI- und ML-Innovationen. Die Serrala Finance Platform vereint alles in einem, inklusive integrierter Workflow- und Datensysteme über Debitoren-, Kreditoren- und Zahlungsabteilungen hinweg.  

Unsere Lösungen lassen sich in jedes ERP-System integrieren – unabhängig davon, ob es On-Premise oder in der Cloud betrieben wird. Auch die nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme (S/4HANA oder Vorgängerversionen wie ECC) ist problemlos möglich.

Falls Sie mehr über unsere Produkte und Automatisierungsoptionen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute und buchen Sie eine Demo.

 

Glossary: Die wichtigsten KPIs in Accounts Receivable

Um die Performance Ihrer AR-Abteilung akkurat abbilden und schließlich verbessern zu können, benötigen Sie aktuelle und präzise Daten, die mit den einzelnen Prozessschritten Ihres Debitorenmanagements korrespondieren.

Dazu gehören:

Forderungslaufzeiten bzw. „Days Sales Outstanding” (DSO): 

• Maß zur Beurteilung der Gesamtgröße Ihrer Forderungsmenge, basierend auf den durchschnittlichen Verkaufszahlen pro Tag.

• Zum Beispiel: Falls Ihre typischen Verkaufseinnahmen 15.000 € pro Tag betragen und Sie dazu unbezahlte Rechnungen in Höhe von 120.000 € haben, so errechnet sich eine Forderungslaufzeit von 8 Tagen für Ihr Unternehmen.

• Formel: DSO = [Summe Forderungsmenge ÷ Summe Kreditverkäufe] x Tage eines festgelegten Zeitraums (z.B. 365 Tage)

 

Working Capital:
Das Working Capital dient der Beurteilung der Unternehmensliquidität, basierend auf dem Umlaufvermögen abzüglich kurzfristiger Verbindlichkeiten. Umso besser Ihr Debitorenteam den Eingang ausstehender Verkäufe belegen kann, desto besser wird ihr Working Capital i.d.R. abschneiden.

Collections Effectiveness Index (CEI):

• Vergleich zwischen der Menge, die Ihrem Unternehmen geschuldet wird und den tatsächlichen Forderungseinnahmen in einem bestimmten Zeitraum. Umso näher dieser Wert an 100 % herankommt, desto robuster und effektiver sind Ihre Debitorenprozesse. Obwohl er auf den ersten Blick dem DSO ähnelt, misst der CEI die Effektivität des Forderungsprozesses für Rechnungen statt der Zeit, die dieser durchschnittlich benötigt.

• Formel: CEI = [Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsbeginn) + monatliche Kreditverkäufe – Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsende Gesamt)] ÷ [Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsbeginn) + monatliche Kreditverkäufe – Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsende Aktuell)] x 100

 

Verhältnis von fälligen Forderungen zu debitorischem Umsatz:

• Drückt aus, wie schnell Sie ausstehende Forderungen einholen. Eine niedrige Umsatzrate kann auf einen Bedarf nach einem stärkeren Forderungsmanagement oder strafferen Kreditrichtlinien hinweisen. Ein hoher AR-Umsatz verweist auf einen agilen Cashflow.

• Formel: Debitorischer Umsatz = Kreditverkäufe netto ÷ Durchschnittliche Forderungsmenge

 

Überfällige Forderungen:
Beschreibt die Anzahl ausstehender, überfälliger Rechnungen (gemäß Ihrer Zahlungskonditionen). Umso größer das Volumen Ihrer Forderungen nach dem Fälligkeitsdatum, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Forderungsprozess nicht effizient genug verwaltet wird und Optimierungen bedarf.

Ausbuchungen von Forderungsausfällen:
Umso mehr Forderungsausfälle (uneinbringliche Mittel) Ihr Unternehmen verzeichnet, desto höher das Kreditrisiko und die Wahrscheinlichkeit für Einnahmeverluste. Eine niedrige Quote an Forderungsausfällen sollte zu Ihren Prioritäten gehören, denn jeder Euro, den Sie aufgrund von Ausfällen ausbuchen, bedarf in Folge erfolgreicherer Forderungen zur Kompensation.

Cash-Asset-Ratio:
Wert des aktuellen Nettovermögens abzüglich aktueller Nettoverbindlichkeiten. Das Verhältnis drückt aus, ob Sie in der Lage sind, kurzfristige Verbindlichkeiten zu begleichen, wie effizient Ihr Betriebszyklus ist und wie Ihre Liquiditätssituation zu beurteilen ist.

Kreditkosten („cost of credit“):
Wenn Sie Ihr Unternehmen auf der Grundlage eines Kreditverkaufsmodells betreiben, müssen Sie wahrscheinlich selbst einen Kredit aufnehmen, um einen Teil Ihrer Geschäfte zu finanzieren. Die Kreditkosten sind das Geld, das Sie Ihren Banken für die Bereitstellung dieses Kredits zahlen. Ein reibungsloser Debitorenprozess bedeutet niedrigere Kreditkosten, da Sie zur Sicherung Ihrer Liquidität auf weniger Kredite angewiesen sind.

Finanzkosten („cost of finance“):
Auch als Finanzbetriebskosten bezeichnet, sind ein Maß für die Gesamtausgaben, die dem Unternehmen für die Abwicklung von Finanzaufgaben entstehen. Je niedriger sie sind, desto schlanker und effizienter sind i.d.R. Ihre Debitorenprozesse.

Zahlungsfehlerrate („payment error rate”):
Maß für die Menge an Zahlungen, die nicht durchgängig von Rechnung bis Zuordnung verarbeitet werden konnten. Umso mehr fehlerhafte oder unterbrochene Zahlungen bearbeitet werden müssen, desto eingenommener werden Ihre Debitorenteams sein und desto weniger einsatzfähige Geldmitteln werden dem Unternehmen zur Verfügung stehen.

 

FAQ – Häufig gestellte Fragen über die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

 

Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung der Automatisierung in der Debitorenbuchhaltung?

Unternehmen sind häufig mit Hürden wie Integrationen in bestehende ERP-Systeme, Datensilos und Änderungswiderständen seitens der Mitarbeitenden konfrontiert. Die Einführung wird zudem durch die Gewährleistung präziser Daten, die Angleichung von Automatisierungstools mit Kreditvorgaben sowie durch anfängliche Einrichtungskosten verlangsamt. Um diese Herausforderungen zu überwinden und einen nahtlosen Übergang zu schaffen, bedarf es einer effektiven Planung, gründlicher Implementierung und interner Schulungen.

Wie kann die Automatisierung von Debitorenprozessen in bestehende ERP-Systeme integriert werden?

Die Automatisierung von Debitorenprozessen lässt sich nahtlos in ERP-Systeme einführen, indem die Kernfunktionen der Buchhaltung, Rechnungsbearbeitung und des Auftragsmanagement miteinander verbunden werden. Dadurch werden alle Daten aus der Debitorenbuchhaltung zentralisiert und für jeden zugänglich gemacht, wodurch der Bedarf an manuellen Eingaben gesenkt und die Zusammenarbeit verbessert wird.

Welche Rolle spielt KI im Forderungsmanagement der Debitorenbuchhaltung?

KI-gestützte Tools können die prädikative Analytik automatisieren, Muster im Zahlungsverhalten erkennen und Hochrisikokonten priorisieren. KI stärkt dabei den Forderungsprozess, indem sie die Nachverfolgung von Rechnungen automatisiert, mithilfe von maschinellem Lernen (ML, „Machine Learning“) verspätete Zahlungen vorhersieht und Echtzeitdaten zur Optimierung der Forderungsstrategie zur Verfügung stellt. Die Genauigkeit und Geschwindigkeit erfolgreicher Forderungen werden dabei signifikant erhöht.

Welchen Einfluss hat die Automatisierung von Debitorenprozessen auf Kundenbeziehung und Kundenzufriedenheit?

Automatisierung vereinfacht und vereinheitlicht Kundeninteraktionen durch Self-Service-Optionen wie Online-Zahlungsportale, durch Streitfallminderungen und durch die Bereitstellung einer schnelleren Rechnungsbearbeitung. Sie können dadurch die Transparenz für Ihre Kunden erhöhen, Ihre Kommunikation effizienter gestalten und die Kundenzufriedenheit insgesamt erhöhen, da Ihre Kunden klare, zügige Updates und Erinnerungen zum Zahlungsstatus erhalten.

Wie kann Automatisierung meinen Cashflow über die Debitorenbuchhaltung hinaus verbessern?

Die Automatisierung vereinheitlicht zwar in erster Linie Debitorenprozesse, doch sie stärkt auch den Cashflow, die Rechnungsbearbeitung beschleunigt und das Forderungsmanagement effizienter macht. Durch die Automatisierung von Zahlungserinnerungen und dem Datenabgleich in Echtzeit können Unternehmen Ihre eingehenden Zahlungen beschleunigen, überfällige Zahlungen reduzieren und das Working Capital optimieren. Dadurch erhalten Sie schnelleren Zugang zu freien Geldmitteln und können Ihre Ressourcen effizienter in Wachstums- und Betriebsinvestitionen verlagern.

Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung (auch: „Accounts Receivable”, AR) und Kreditorenbuchhaltung (auch: „Accounts Payable“, AP) repräsentieren die zwei Seiten von Finanztransaktionen in einem Unternehmen:

• Debitorenbuchhaltung: Geld, das Ihrem Unternehmen von Kunden für erbrachte Waren oder Dienstleistungen geschuldet wird. Es wird in der Bilanzaufstellung als Umlaufvermögen behandelt mit Fokus auf den eingehenden Cashflow.

• Kreditorenbuchhaltung: Geld, das Ihr Unternehmen anderen Anbietern oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schuldet. Es wird als Verbindlichkeit behandelt mit Fokus auf den ausgehenden Cashflow.