Wie wir bereits in einem anderen Artikel zur ERP-Integration dargelegt haben, kann die korrekte Verknüpfung Ihrer verschiedenen Unternehmenssoftwaresysteme mit Ihrem operativen Datensystem zahlreiche Vorteile bieten, darunter:
- Steigerung der betrieblichen Effizienz und Abbau von Abteilungssilos,
- verbesserte Genauigkeit und reduzierte Fehlerquoten, die für eine reibungslosere Verarbeitung und schnellere Ergebnisse sorgen,
- schnellere Entscheidungsfindung dank der Verfügbarkeit aktueller Daten in Echtzeit.
In diesem Artikel erläutern wir einige dieser Vorteile genauer und zeigen auf, wie eine optimale ERP-Integration dazu beitragen kann, diese umzusetzen. Dabei liegt unser Fokus insbesondere auf Finanzprozessen sowie den typischen Arbeitsabläufen in den Bereichen der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR), Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) und des Zahlungsverkehrs.
Warum spielt ERP-Integration eine so wichtige Rolle?
Moderne Geschäftsprozesse werden immer komplexer und erfordern eine einheitliche operative Infrastruktur, damit Ihre Teams schnell und effizient arbeiten können.
Finanzfunktionen blieben von einem Teil dieser Komplexität weitgehend verschont, da ERP-Systeme traditionell für zentralisierte Funktionen wie den Finanzbereich konzipiert wurden. Daher befinden sich viele der Daten, auf die Finanzteams angewiesen sind, bereits im ERP-System.
Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungsdaten, einschließlich (oder zumindest wünschenswert) Scans von Originaldokumenten in Papierform oder Kopien von digitalen Originaldokumenten,
- Zahlungsdaten, einschließlich einer revisionssicheren Aufzeichnung der verschiedenen Konten, Zahlungssysteme und Bankpartner, die im Prozess eingebunden wurden,
- allgemeine Buchhaltungsdaten, einschließlich des Hauptbuchs,
- Aufzeichnungen über die Gesamtinvestitionskosten (CAPEX) und Betriebskosten (OPEX),
- Bestandsunterlagen und Planungsdaten (sofern in Ihrem Sektor zutreffend).
Jeder, der schonmal mit einem Finanz-ERP-System gearbeitet hat, weiß, dass sie zwar alle oben genannten Daten und Abläufe zuverlässig speichern und verwalten können, sie jedoch keine Allzwecklösung für die Erstellung und Vereinfachung von Prozessen darstellen.
Auch wenn Ihr Datenverwaltungssystem alle für Finanzteams erforderlichen Daten speichern und verarbeiten kann, geschieht dies selten mit nur einem einzigen System. Verschiedene Teams nutzen ergänzend unterschiedliche Tools und Online-Portale. Dabei müssen sie die Einschränkungen verschiedener Zusatzprogramme, Lösungen von Bankpartnern sowie eine Vielzahl von Sonderfällen berücksichtigen, die sich nicht einfach in Datenbankfeldern abbilden lassen.
Angesichts all dessen bleiben Ihnen eigentlich nur zwei Möglichkeiten:
- Sie nutzen Excel, um die Lücken zu füllen (und hoffen, dass Ihre Teams nicht unter der Last mehrerer Dateneingabeschleifen für jede einzelne ein- und ausgehende Transaktion Ihres Unternehmens zusammenbrechen).
- Sie finden einen Weg, andere Tools in das ERP-System zu integrieren, um eine kohärente Landschaft für Ihre Finanzdaten zu schaffen.
Option 2 ist dabei offenkundig die nachhaltigere Alternative. Wie wir bereits im Zusammenhang mit der Einführung von KI bei ERP-Migrationen gezeigt haben, können automatisierte Prozesse, die das Potenzial Ihres ERP-Systems voll ausschöpfen, Abstimmungszeiten um bis zu 70 % reduzieren. Zudem senken sie Abstimmungsfehler um bis zu 50 %, minimieren Compliance-Risiken und stellen sicher, dass Ihre Unterlagen revisionssicher sind.
Welche Vorteile bietet die ERP-Integration im Finanzbereich?
Führende ERP-Anbieter, wie:
- SAP (via ECC und S/4HANA),
- Oracle (via NetSuite),
- Microsoft (via Dynamics 365)
sowie kleinere, spezialisierte Anbieter wie Infor, Workday, Epicor und Acumatica bieten allesamt robuste Integrationsarchitekturen. Doch erst die spezialisierten Lösungen, die Sie in diese zentralen Systemen integrieren, ermöglichen eine durchgängige Prozessautomatisierung und -optimierung.
Die Vorteile der Anbindung anderer Lösungen an diese monolithischen Betriebssysteme liegen in der Leistungsfähigkeit eines vernetzten Datenverkehrs. Das ERP-System fungiert als zentraler „Data Lake“ (d. h. als Speicherort für alle Daten Ihres Unternehmens im Originalformat), auf den andere Systeme zugreifen können, um die für jeden Teil Ihres operativen Workflows benötigten Informationen bereitzustellen.
Im Finanzwesen umfasst dies z. B. Folgendes:
- Rechnungen, die von AR- und AP-Automatisierungssystemen aufgerufen werden können, um Genehmigungs-, Inkasso- und Abstimmungsaufgaben durchzuführen.
- Transaktionsdatensätze, die von Tools zur Zahlungsautomatisierung mit einem sicheren, prüffähigen Pfad ergänzt und bearbeitet werden (und die die Zuordnung verschiedener Zahlungen zu verschiedenen Systemen erheblich vereinfachen und die einzelnen Zahlungsdienstleister entlasten).
- Kontoauszüge, die direkt von verschiedenen Konten abgerufen werden, sodass Ihre Teams Cashflows und Liquiditätsreserven verwalten und überwachen können, ohne manuell Informationen von externen Partnern anfordern zu müssen.
Ein zentrales Daten-Repository ermöglicht allen damit verbundenen Systemen den sofortigen und sicheren Zugriff auf alle für die Ausführung einer Aufgabe erforderlichen Informationen. Dabei erzeugen sämtliche Änderungen vollständig transparente und prüfbare Pfade, und alle Aktionen werden gemäß global festgelegten Richtlinien gesteuert, die eine informierte Entscheidungsfindung in jedem Schritt unterstützen.
Dies vereinfacht sämtliche Finanzprozesse, erleichtert die Automatisierung und beschleunigt die Navigation. Dazu gehören komplexe FP&A-Workflows und -Reporting, die gesetzliche elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), funktionsübergreifende Aufgaben sowie das Lieferanten- und Kundenbeziehungsmanagement.
Die ERP-Integration ist außerdem ein wesentlicher Bestandteil bei der Nutzung von KI, um autonome Finanzprozesse zu ermöglichen. Wie bereits erläutert, ist eine KI-basierte Finanzfunktion per se datenbasiert. KI verhält sich wie jede andere Softwarelösung: Was man hineingibt, kommt auch wieder heraus. Egal wie intelligent die KI ist, sie kann einer mangelhafte Datenbasis nicht entgegenwirken. Setzt man KI in fragmentierten, veralteten und falsch getaggten Datenquellen ein, landet man wieder am Anfang (nur um einige empfindliche Zusatzkosten ärmer).
Fallbeispiele erfolgreicher ERP-Integrationen in spezialisierten Finanzsystemen
Je nach strukturellen Grundvoraussetzungen, Geschäftsbedürfnissen oder Betriebskomplexität, profitieren Organisationen ganz unterschiedlich von einer ERP-Integration. Die folgenden drei Fallstudien veranschaulichen die Vorteile, die unsere Kunden durch die Integration unserer Finanzautomatisierungslösungen in ihre ERP-Systeme erzielt haben.
Der globale Kosmetikriese, der zuvor auf mehr als 35 Banken und mehr als 550 Konten angewiesen war, sah sich mit hohen Gebühren, manuellen Ineffizienzen und begrenzter Transparenz bei monatlichen Abrechnungen in Höhe von 650 Millionen US-Dollar konfrontiert.
Durch die Zentralisierung ihrer Treasury-Aktivitäten in drei globalen IHB-Zentren hat Estée Lauder entscheidende Erfolge erzielt: automatisierte konzerninterne Abrechnungen, ein konsolidiertes Cash Management und die signifikante Reduzierung redundanter Bankgebühren. Zudem optimierten „Payments On Behalf Of“ (POBO), Straight-Through-Processing (STP) und ein zentrales SWIFT-Gateway die Lieferanten- und Treasury-Zahlungen, wodurch Kosten und Risiken gesenkt werden konnten.
Die Transformation ermöglichte die monatliche Saldierung von mehr als 200.000 Rechnungen, die Echtzeitabwicklung vom FX-Hedging sowie ein vollautomatisiertes globales Cash Pooling, das 25 Währungen und 163 Teilnehmer umfasst. Dadurch konnte Estée Lauder externe Kreditaufnahmen reduzieren, die Liquidität optimieren und Finanzkontrollen in Echtzeit verbessern – ein neuer Maßstab für die Automatisierung des Treasury-Managements war gesetzt.
2. MEG modernisierte seine Finanzprozesse mit der SAP-integrierten Cash Application-Lösung von Serrala
MEG, einer der größten deutschen Großhändler für Maler- und Bauprodukte, setzte bisher auf veraltete Systeme und manuelle Prozesse. Das Unternehmen wählte Serrala als Integrationspartner, um einen skalierbaren Automatisierungsansatz zur Unterstützung seiner digitalen Transformation und der anstehenden Migration zu SAP S/4HANA zu entwickeln.
Mit Serrala FS² AutoBank erreichte MEG eine Automatisierungsrate von nahezu 90 % bei der Zahlungserkennung, optimierte seine Kontoauszugsverarbeitung und reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand deutlich. Das Ergebnis waren eine höhere operative Effizienz, verbesserte Genauigkeit und eine zukunftsfähige Finanzfunktion, die auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.
Angesichts der zunehmenden Herausforderungen bei der Abstimmung von Zahlungen verschiedener Zahlungsdienstleister (Payment Service Providers, PSPs) strebte das Unternehmen danach, manuelle Eingriffe bei allen Clearing-Transaktionen vollständig zu eliminieren. Daneben führten die zunehmenden Schwierigkeiten bei der Bewältigung des hohen Transaktionsvolumens sowie die eingeschränkte Transparenz bei PSP-Aktivitäten zu einer erhöhten Komplexität. Dies steigerte schließlich das Fehlerrisiko und verlängerte die Finanzabschlusszyklen.
Das Unternehmen entschied sich für Serrala als zertifizierten SAP-Integrationspartner mit Garantie für eine zuverlässige Systemanbindung. Unsere umfassende PSP-Abdeckung und der vollautomatisierte Abstimmungsprozess machten unsere FS² AutoBank-Lösung zur idealen Lösung für ihre Anforderungen. Ebenso konnten wir durch unsere nachweisbare Erfolgsbilanz bei der Erreichung hoher Automatisierungsraten und der Reduzierung manueller Arbeitsschritte in Finanzteams überzeugen.
Nach der Implementierung erreichte das Unternehmen alle im ursprünglichen Projektumfang festgelegten Ziele. Die Teams des Unternehmens konnten zudem eine Reihe von Best Practices zur Überwachung und Steuerung ihrer Abstimmungsprozesse und PSP-Gebühren im Hinblick auf Genauigkeit, Kontrolle und kontinuierliche Verbesserung einführen.
NB: Die obigen Beispiele beziehen sich alle speziell auf Integrationen mit SAP ERP-Systemen. Serrala bietet jedoch auch hochentwickelte Software und Methoden zur Erstellung nahtloser Oracle NetSuite-Integrationen, Dynamics 365-Integrationen, Sage Intact-Integrationen sowie Integrationen für kleinere, spezialisiertere ERP-Lösungen an.
Für wen sind ERP-Integrationen geeignet?
Größere und komplexere Organisationen werden mit größerer Wahrscheinlichkeit deutliche Vorteile in Bezug auf Transparenz, Effizienz und Kontrolle feststellen, wenn sie spezialisierte Finanztools in ihre ERP-Systeme integrieren.
Allerdings können auch kleinere Unternehmen – und Unternehmen mit großen Wachstumsambitionen – durch frühzeitige ERP-Integrationen enorme strategische Vorteile erzielen, da diese reibungslosere und kostengünstigere Skalierungsprozesse ermöglichen und viele der Wachstumsschmerzen beseitigen, die mit manuellen Finanzprozessen einhergehen. Letztere stoßen mit zunehmendem Kunden-, Lieferanten- und Transaktionsvolumen schnell an ihre Leistungsgrenzen.
ROI und Effizienz maximieren: Die ERP-integrierten Automatisierungslösungen von Serrala
Die ERP-Integration spielt eine entscheidende Rolle für die Steigerung der betrieblichen Effizienz und den Aufbau nachhaltiger Wettbewerbsvorteile. Durch die Zusammenführung von Finanz-, Treasury- und Vertriebssystemen kann Ihr Unternehmen Datensilos auflösen, manuelle Arbeitsabläufe automatisieren und Echtzeit-Transparenz über alle Geschäftsprozesse hinweg erreichen.
Dies reduziert nicht nur Kosten und Fehler, sondern beschleunigt auch Reporting-Zyklen, erhöht die Compliance und versetzt Unternehmen in die Lage, agil und sicher in neue Märkte zu expandieren. Unternehmen, die die ERP-Integration nutzen, verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil durch schnellere, datengestützte Entscheidungen und ein positives Kundenerlebnis. Zudem bereiten sie sich auf die beschleunigte Einführung von KI vor, indem sie Finanzfunktionen schaffen, die autonome Arbeitsabläufe vollständig integrieren können.
Serralas Expertise im Bereich intelligenter Finanzautomatisierung gewährleistet, dass Ihre ERP-Integration maximalen Nutzen bringt, Komplexität reduziert und gleichzeitig Wachstum ermöglicht wird.
Um einen besseren Eindruck davon zu erhalten, wie Serrala Ihr Unternehmen bei der Schaffung einer vollständig integrierten, hochautomatisierten Finanzfunktion unterstützen kann, lesen Sie unser Whitepaper über die aktuelle Entwicklungslandschaft, Vorteile und Anforderungen einer modernen autonomen Finanzfunktion oder kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren .
Key Takeaways: Das Wichtigste zusammengefasst
- Die ERP-Integration verbindet Ihr zentrales Kernsystem mit spezialisierten Finanztools, beseitigt Datensilos und automatisiert Prozesse in den Bereichen Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Treasury.
- Integrierte Systeme synchronisieren Daten automatisch, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand sinkt, Fehler reduziert werden und die Dokumentatinen jederzeit prüfbereit sind.
- Echtzeitdaten über alle vernetzten Systeme hinweg erhöhen die Geschwindigkeit und Qualität von Entscheidungen – von der täglichen Cashflow-Transparenz bis hin zur strategischen Finanzplanung und -analyse (FP&A).
- Die ERP-Integration bildet die Grundlage für den Einsatz von KI im Finanzwesen. Ohne eine saubere, vernetzte Datenebene sind autonome Workflows nicht möglich.
- Die Vorteile nehmen mit der Komplexität zu, doch auch kleinere und wachstumsstarke Unternehmen profitieren in gleichem Maße davon, wenn sie frühzeitig integrieren und so manuelle Engpässe vermeiden, die mit steigendem Transaktionsvolumen entstehen.
ERP-Integration: Häufig gestellte Fragen
Was ist ERP-Integration?
Die ERP-Integration ist der Prozess der Verbindung eines ERP-Systems mit anderen Geschäftsanwendungen, wie beispielsweise Finanzautomatisierungs- und Buchhaltungslösungen, Personalwesen, Lagerverwaltung und E-Commerce-Plattformen. Dadurch wird ein automatischer Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglicht und eine einheitlichere Geschäftsumgebung geschaffen.
Warum ist die ERP-Integration wichtig?
ERP-Integrationen beseitigen Datensilos, reduzieren den Aufwand für die manuelle Dateneingabe und verbessern die Datengenauigkeit. Dies hilft Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren und schnellere, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Wie verbessert die ERP-Integration die Effizienz?
Durch die Automatisierung von Datenübertragungen und Arbeitsabläufen reduzieren ERP-Integrationen wiederkehrende Aufgaben und minimieren Fehler. Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit der Datenverwaltung und können sich stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Was sind die größten Herausforderungen bei der ERP-Integration?
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen Probleme mit der Datenqualität, Kompatibilitätsschwierigkeiten zwischen Systemen, komplexe Arbeitsabläufe und dem Change Management. Eine sorgfältige Planung kann helfen, diese Hindernisse zu überwinden.
Wie unterstützt die ERP-Integration das Unternehmenswachstum?
Die ERP-Integration schafft eine vernetzte Technologie-Landschaft, das mit dem Unternehmen skalieren kann. Integrationen verbessern die Transparenz, unterstützen die Automatisierung und erleichtern das Hinzufügen neuer Systeme, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern.
Wie erhöht die ERP-Integration die Datengenauigkeit?
Integrierte Systeme synchronisieren Informationen automatisch, wodurch der Bedarf an manuellen Aktualisierungen reduziert und das Risiko von doppelten, veralteten oder inkonsistenten Daten minimiert wird.
Woran lässt sich festmachen, dass ein Unternehmen eine ERP-Integration benötigt?
Zu starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen (insbesondere in zentralen operativen Bereichen wie Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung und im Zahlungsmanagement in der Finanzabteilung), unzusammenhängende Systeme, inkonsistente Berichte, verzögerte Prozesse und begrenzte Transparenz hinsichtlich Cashflow, Liquidität und Working Capital.
