AP verschiebt die Prioritäten bei der digitalen Transformation und setzt auf Remotezugriff

Zahlreiche Kreditoren-Abteilungen hatten bereits vor Beginn der Pandemie Initiativen zur Digitalisierung eingeleitet. Solche Projekte waren entweder Teil größerer Unternehmensinitiativen oder eine Reaktion auf Studien, die eine sofortige Modernisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nahelegten. Bei Gartner Inc heißt es dazu „Bei der Automatisierung von Rechnungen gibt es eine Reihe klarer Anwendungsfälle für künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um konkrete Ergebnisse im gesamten Prozess zu erzielen.“

Als Accounts-Payable-Abteilungen im März 2020 plötzlich zwangsläufig auf Home-Office umstellen mussten, war schnell klar, dass die digitale Transformation unvermeidbar war. Dennoch gibt es Anzeichen dafür, dass sich das Digitalisierungstempo in der Kreditorenbuchhaltung durch die Situation erhöht hat. Laut SAPinsider war zwischen Juni und Dezember 2020 ein Anstieg der Automatisierungsprojekte um 22 % zu verzeichnen. Der Automatisierungs­grad war in der Kreditorenbuchhaltung deutlich höher als in anderen Finanzbereichen: 46 % der Unternehmen hatten bereits eine Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung eingeführt oder waren gerade dabei, sie einzuführen.

Zudem rückte die Umstellung auf Home-Office die Notwendigkeit eines effektiven Managements von Zahlungen an Lieferanten sowie  der von der Kreditorenbuchhaltung ausgehenden Finanzströme in den Fokus. Laut SAPinsider suchten 42 % der Unternehmen bereits nach Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsverwaltung und/oder Beschaffungsprozesse. Damit nimmt dieser Bereich im Bericht 2020 die zweithöchste Priorität für die Automatisierung von Finanzprozessen ein. Diese Verschiebung der Prioritäten von Finanzabteilung auf AP bei der Digitalisierung lässt sich vermutlich auf die durch die Pandemie verursachten Unterbrechungen der globalen Lieferketten die Unternehmen zurückführen.

Die Daten aus der Serrala „Future of Finance“-Umfrage geben Aufschluss über die besonderen Anforderungen von Kreditorenbuch­haltungen, die jetzt remote arbeiten. Dabei überrascht es nicht, dass die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen mit 41 % weiterhin die größte Herausforderung in der Kreditorenbuchhaltung darstellt und etwa ein Drittel der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Erfassung von Rechnungen (32 %) oder der rechtzeitigen Rechnungsfreigabe (32 %) hat.

Auf dem Serrala User Summit schilderte Dan Lyjack von Zurich North America (Zürich) ein Beispiel dafür, wie die Umstellung auf Home-Office der Accounts-Payable-Abteilung neue Erkenntnisse geliefert hat, wie sie Rechnungen bearbeiten.

„Unsere Kreditoren--Abteilung hatte bereits zu Beginn des Lockdowns im März 2020 die Möglichkeit, bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Als unser Büro dann geschlossen wurden, konnten wir komplett ins Home-Office wechseln und ohne Unterbrechung effizient weiterarbeiten. Diesen Vorteil hatten unsere BPO-Partner (Business Process Outsourcing) in Indien und Polen leider nicht.

Für einen Zeitraum von etwa vier Wochen nach Beginn des Lockdowns waren unsere BPOs nicht in der Lage, die Rechnungen und Zahlungen zu bearbeiten, die wir an unsere Kunden, Versicherer und Makler übermitteln mussten. Daher mussten wir innerhalb unserer AP-Abteilung schnell ein Team zusammenstellen, das vorübergehend alle wesentlichen Aufgaben übernehmen sollte, die von unseren BPOs nicht erledigt werden konnten.

Dabei sind uns einige ineffiziente Prozesse aufgefallen. Wir erkannten, dass wir unter Einhaltung der geltenden Vorschriften mehrere Schritte in unseren Workflows ein­sparen konnten. Diese Erkenntnis half uns dabei, die Art und Weise der Bearbeitung unserer Verbindlichkeiten neu zu überdenken. Wir suchen jetzt also nach Wegen, wie wir unsere Prozesse effizienter gestalten und beleuchten dabei , wer welche Tätigkeiten ausführt.. Ist es ein Mensch oder ein Roboter, ein Vollzeitmitarbeiter oder Teil einer technischen Software? Ich kann mir vorstellen, dass sich die Art und Weise, wie wir die Dinge angehen, aufgrund dieser Erfahrung grundsätzlich ändern wird.“

Niemand hätte genau vorhersagen können, wie sich die globale Krise auf die AP-Teams auswirken würde, aber aus den vorliegenden Informationen können wir erkennen, dass der Wechsel zum Home-Office eine Verschiebung der Prioritäten bei der digitalen Transformation bewirkt hat. Auf der Basis der Home-Office-Erfahrungen sollten sich Kreditoren--Abteilungen für die digitale Arbeitswelt der Zukunft wappnen, indem sie neue Prioritäten bei der Verbesserung ihrer Arbeitsprozesse setzen und ihre täglichen Aufgaben mithilfe von Technologien effizienter gestalten.