Drei Gründe Content Management bei der digitalen Transformation Priorität

Befindet sich Ihr Unternehmen bereits auf dem Weg zur digitalen Transformation oder sind Sie dabei, auf eines neues ERP-System umzustellen, z. B. SAP S/4HANA? Dann sollte die Einrichtung eines ECM-Systems (Enterprise-Content-Management) unbedingt Teil dieser Transformation sein.

Ein modernes Content-Management-System ist ein wichtiger Teil der IT-Landschaft Ihres Unternehmens. Die darin enthaltenen Informationen sind entscheidend für das Zusammenspiel von Mitarbeitern, Prozessen und Technologien. Im Folgenden erfahren Sie drei Gründe, weshalb das Content-Management bei Ihrer digitalen Transformation Priorität haben sollte:

1. Ihr Geschäft lebt von Informationen – die Einhaltung von Vorgaben für die Aufbewahrung von Informationen ist dabei unerlässlich
2. Der Informationsbedarf der Nutzer ändert sich – ist Ihr Content-Repository darauf ausgelegt?
3. Neue Sicherheits- und Datenschutzvorschriften erfordern neue ECM-Lösungen

Ihr Geschäft lebt von Informationen – die Einhaltung von Vorgaben für die Aufbewahrung von Informationen ist dabei unerlässlich

Maßnahmen im Rahmen der digitalen Transformation sind häufig auf neue Funktionen wie KI-gesteuerte Geschäftsprozesse, prädiktive Analytik und Kundenkontakt über alle Kanäle ausgerichtet. Dabei wird jedoch häufig nicht berücksichtigt, welche Auswirkungen die Transformation auf die Daten und Dokumente hat, von denen Ihr Geschäft lebt. Dieser Bereich wird deshalb oft vergessen, weil ein Großteil der entsprechenden Informationen in separaten Enterprise-Content-Management-Systemen gespeichert ist, die nicht Teil der geplanten Transformation sind. Dabei sollte die Transformation des Content-Managements zu den wichtigsten Elementen in jedem Plan gehören.

Es ist noch nicht allzu lange her, dass es in Unternehmen große Archive mit Aktenschränken gab, um sämtliche Unterlagen aufzubewahren. Fleißige Archivmitarbeiter suchten bei Bedarf die benötigen Dokumente heraus. Die Aktenschränke gibt es nicht mehr, doch Ihr Unternehmen muss noch immer in der Lage sein, Informationen effizient zu speichern und digital bereitzustellen. Heute werden Content-Management-Systeme für die digitale Dokumentenspeicherung verwendet. Wenn Sie Ihre Unternehmenssysteme weiterentwickeln, sollten die Content-Management-Systeme sich also ebenfalls weiterentwickeln.

Denken Sie darüber nach, welche Wege Informationen in Ihrem Unternehmen durchlaufen, und wie Ihr ECM-System die transformierten Prozesse unterstützen kann. Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen:

• Welche Art von Informationen müssen Sie erfassen (Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Diagramme, Fotos usw.)?
• Wo werden diese Informationen erzeugt? Kommen sie aus dem Unternehmen selbst, oder werden sie von Dritten wie Lieferanten, Kunden, Banken, Versicherungsunternehmen usw. bereitgestellt?
• Wie erhalten Sie die Informationen (mit der Post, per E-Mail, FTP) und in welchem Format (PDF, DOC, XLS, XML, sonstige)?
• Wo bewahren Sie diese Informationen auf, und welche Vorschriften für die Aufbewahrung von Informationen müssen Sie dabei beachten?
• Wer sollte über die gesamte Nutzungsdauer der Informationen Zugriff auf diese haben? Wie erhalten die zuständigen Mitarbeiter Zugriff?
• Welche Art von Zugriff benötigen sie? Sollten sie nur Lesezugriff haben, oder dürfen sie die Informationen auch bearbeiten oder löschen?
• Müssen sie Informationen entnehmen und weiterleiten (z.B. an einen Prüfer)?

Mithilfe dieser Fragen können Sie deutlich machen, welche Personen und Ressourcen, Orte und Zeitpunkte für die Aufbewahrung von Informationen in Ihrem Unternehmen wichtig sind. Die sich daraus ergebenden Anforderungen können Sie dann in die Planung für Ihre digitale Transformation aufnehmen.

Der Informationsbedarf der Nutzer ändert sich – ist Ihr Content-Repository darauf ausgelegt?

Der Erfolg sämtlicher Maßnahmen zur digitalen Transformation hängt von einer guten Einbeziehung der Nutzer ab. Wenn Unternehmen ihre vorhandenen Enterprise-Content-Management-Systeme beibehalten, aber gleichzeitig neue digitale Funktionalitäten nutzen, gehen sie dabei das Risiko ein, dass die Nutzer die Systeme nicht vollumfänglich nutzen, wenn ihnen notwendige Informationen nicht zur Verfügung stehen.   

Die Erwartungen der Nutzer an die Bereitstellung von Informationen haben sich seit der Einführung von Internet-Suchmaschinen drastisch geändert. Das Content-Repository eines Unternehmens, das vor zehn Jahren eingeführt wurde, kann nicht die schnellen, effizienten Suchfunktionen bieten, die heutige Nutzer erwarten. Wenn Nutzer ältere Systeme nach Informationen durchsuchen müssen, die nicht mit ihren Geschäftsanwendungen verbunden sind, eine separate Anmeldung erfordert oder keine relevanten Ergebnisse ausgeben, sind sie schnell frustriert. Diese Frustration steigert sich nur noch mehr, wenn sich die Suche nach Informationen über mehrere, nicht verbundene Datenquellen erstreckt.

Die IT-Abteilungen unterstützen meist die hohen Erwartungen der Nutzer an die Informationsbereitstellung; sie stehen jedoch gleichzeitig unter enormem Druck, die umfassenden Maßnahmen der digitalen Transformation zu unterstützen. So haben sie nur wenig Zeit für die Unterstützung der Nutzer. Wenn Sie bei jedem Projekt im Rahmen der digitalen Transformation die Informationsanforderungen der Nutzer prüfen, kennt die IT-Abteilung die Erwartungen der Nutzer und das Content-Repository kann darauf ausgerichtet werden.

Damit Ihr Content-Repository die Anforderungen erfüllt, sollte es folgende Eigenschaften aufweisen:

• Zentralisiert: Eine zentralisierte Lösung für die Dokumentenspeicherung erleichtert es Nutzern, die benötigten Informationen schnell zu finden. Falls es mehrere Dokumentenablagen gibt, können Sie diese vielleicht konsolidieren, um den Zugriff der Nutzer zu optimieren und einheitliche Standard-Funktionen bereitzustellen. 
• Cloudbasiert: Unendlich skalierbarer Cloud-Speicherplatz ist ideal für die kostengünstige Speicherung großer Mengen an Informationen. Außerdem werden Cloud-Lösungen von Ihrem Serviceanbieter gepflegt. Sie brauchen also keine IT-Teams, die sich um die Datensicherung und Wartung der für ältere ECM-Systeme erforderlichen lokalen Hardware und Software kümmern.
• Kollaborativ: Zur Erleichterung der Zusammenarbeit und Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit sollte Ihre Content-Management-Lösung die gemeinsame Nutzung von Informationen durch interne und externe Nutzer ermöglichen. Die IT-Abteilung sollte den Nutzern einen sicheren, rollenbasierten Zugriff ermöglichen und die Aktivitäten zentral überwachen können. Außerdem sollten wichtige Funktionen vorhanden sein, zum Beispiel eine flexible Suche, ein nutzerfreundlicher Web-Zugang und die Möglichkeit, Dokumente mit den entsprechenden Vorgängen oder der entsprechenden Kommunikation zu verknüpfen (nicht anzuhängen). Durch kollaborative Lösungen können die Nutzer leichter Best Practices im Informationsmanagement anwenden, und es findet keine unnötige und kostspielige Ansammlung von Informationen in Ihren Systemen statt.  

Neue Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften erfordern neue ECM-Lösunge

Aus der ständig steigenden Zahl an Cyberangriffen und Meldungen über Datenlecks lässt sich erahnen, dass es eine große Herausforderung ist, für die Sicherheit sensibler Daten zu sorgen. Laut einer Untersuchung von IBM Security im Jahr 2021 haben Datenverluste weltweit durchschnittliche Kosten von 4,24 Mio. US-Dollar und in den USA Kosten von durchschnittlich 9,05 Mio. US-Dollar verursacht. Internationale Betrüger denken sich ständig neue, kreative Angriffe aus, die schwer zu erkennen und abzuwehren sind, insbesondere wenn Ihr Unternehmen nicht ständig die neusten Updates und Sicherheits-Patches für seine Systeme installiert.

Auch die Anzahl der Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften weltweit nimmt zu. Laut Harvard Business Review wurden 2021 mindestens 27 Gesetze über den Datenschutz im Internet in verschiedenen US-Bundesstaaten und anderen Ländern vorgelegt oder verabschiedet. Die neuen Vorschriften sehen vor, dass die Unternehmen für den Schutz der von ihnen aus geschäftlichen Gründen erhobenen, erstellten oder aufbewahrten Daten verantwortlich sind. Daher müssen die Nutzer in Unternehmen gemeinsam mit den IT-Abteilungen dafür sorgen, dass sämtliche personenbezogenen oder sensiblen Daten gemäß den einschlägigen Vorschriften (DSGVO, PCI, HIPPA, ITAR usw.) geschützt werden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch noch ein älteres Enterprise-Content-Management-System nutzt, kann es ziemlich schwer sein, Datenschutz auf dieser Ebene zu gewährleisten.

Anbieter von Cloud-ECM-Systemen bieten moderne Lösungen und spezielle Systemmanagement-Ansätze und haben Erfahrung mit den internationalen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Moderne ECM-Lösungen bieten viele Vorteile:

• Unendlich skalierbarer Speicherplatz
• Hohe Verfügbarkeit
• Jederzeit aktuelle Software
• Einfacher Zugang über Web-Oberflächen und Mobilgeräte
• Gesetzeskonforme Speicherung an sicheren Standorten und in geographisch verteilten Rechenzentren
• Kostensparende, am tatsächlichen Bedarf ausgerichtete Preisgestaltung
• Integrierte Konzepte für Geschäftskontinuität und Disaster Recovery

Die Lösungen werden professionell verwaltet, sind kosteneffizient und machen den Aufwand der IT-Abteilungen für Datensicherung und Wartung der für lokale ECM-Systeme benötigten Hardware und Software überflüssig. Daher sind diese Systeme bestens geeignet, wenn Sie personenbezogene oder sensible Daten über längere Zeiträume aufbewahren müssen.

Das effizienteste Content-Repository für SAP-Systeme – Serrala Corestone Archive

Serrala Corestone Archive unterstützt Unternehmen, die SAP-Systeme nutzen, beim Übergang von alten ECM-Systemen zu einer modernen, einfachen Cloudspeicher-Lösung. Mit unserer hardwarefreien Lösung verringern Sie die Komplexität in Ihrer SAP-Landschaft. Es stellt Unternehmen eine sichere, gesetzeskonforme und kostengünstige Daten- und Dokumentenspeicherung bei dem von ihnen ausgewählten Cloud-Anbieter bereit.

Vorteile durch die Nutzung von Corestone Archive:

• Verringerung von IT-Kosten und Komplexität: Zentralisierte Speicherung von Daten und Dokumenten zur Verringerung der Komplexität Ihrer IT-Landschaft und Abschaffung der kostspieligen Wartung.
• Steigerung der Effizienz: Flexible Cloudspeicher-Optionen sorgen dafür, dass Nutzer jederzeit und an jedem Ort auf Informationen zugreifen können, ohne sich in separaten ECM-Systemen anmelden zu müssen. 
• Verbesserung der Sicherheit und Compliance: Steigen Sie auf moderne Speicherlösungen um, mit denen Sie die neuesten Sicherheits- und Compliance-Standards erfüllen.