Stärkere Finance-Workflows und entlastete Mitarbeiter durch die Einbindung der meistgenutzten Business App
Workflows im Finanzbereich sind heute komplexer und schwerfälliger denn je. Nehmen wir zum Bespiel die Kreditorenbuchhaltung (auch „Accounts Payable“, AP): Erfolgreiche Unternehmen bearbeiten jährlich Tausende oder Millionen von Rechnungen und Zahlungsaufforderungen, doch trotz der Fortschritte unseres digitalen Zeitalters haben sie dabei immer wieder mit Prozesslücken zu kämpfen, die zu Verzögerungen in Freigaben oder zeitaufwendigen Ausnahmebehandlungen führen.
Ein Grund für solche Prozesslücken ist, dass viele der Mitarbeiter, die in den Kreditoren-Workflow eingebunden sind, gar nicht Teil einer Finanzabteilung sind. Es ist bereits schwierig genug, Geschäftsanwender zur Priorisierung abteilungsfremder Aufgaben zu bewegen, und dann von jenen auch noch zu erwarten, dass sie sich dafür jedes Mal in separate Systeme einloggen. Dadurch kommt es zu Unterbrechungen, die einer schnellen und effizienten Bearbeitung im Weg stehen.
Falls auch Sie Erfahrungen in den Hürden von Kreditorenprozessen sammeln konnten, dann wissen Sie bereits, wie frustrierend all das sein kann. Kreditorenteams bearbeiten Rechnungen wahrscheinlich innerhalb Ihres ERP- oder Finanzsystems, von wo aus sie jederzeit Zugang zu Rechnungen sowie zu Lieferanten-, Buchhaltungs-, und Zahlungsinformationen haben. Wohingegen andere Mitarbeiter – z.B. aus dem Einkauf, Stammdatenmanagement, Zahlungsteams oder der Führungsebene – Benachrichtigungen eher aus anderen digitalen Kanälen oder via E-Mail empfangen, wo sie Handlungsanweisungen für Systeme oder Apps erhalten, die sie sonst gar nicht nutzen.
Dies mag logisch erscheinen, sofern es keine echte Alternative gibt. Allerdings werden E-Mails schnell mal übersehen, v.a. von Führungskräften mit vollem Postfach. Und selbst wenn diese Kollegen und Kolleginnen die E-Mails berücksichtigen, müssten sie sich trotzdem noch ins ERP oder einer Web-App einloggen, um ihre Genehmigung zu erteilen. Dies führt zu einem signifikanten Zeitaufwand in diesem eigentlich sehr einfachen Prozess. Das Ganze kann sogar noch länger dauern, sobald mehrere Genehmiger gefordert sind oder falls das Kreditorenteam zunächst noch andere Aufgaben erledigen muss, bevor sie eine Rechnung buchen und bezahlen können.
Diese Prozesslücken führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern erhöhen auch die Arbeitslasten von bereits vielbeschäftigten Geschäftsanwendern. In der Welt der Kreditorenbuchhaltung sind diese Verzögerungen inakzeptabel, denn verschwendete Zeit bedeutet verschwendetes Geld. Rechnungen, die nicht pünktlich bezahlt werden, können in Mahngebühren, verpassten Rabattoptionen oder geschädigten Lieferantenbeziehungen resultieren. Im Laufe der Zeit summieren sich diese Minuten oder Stunden pro verzögerter Aktion zu einem enormen Engpass in Ihrer Effizienz – und werden zur grundlegenden Ursache für immense Kosten in der Rechnungsverarbeitung.
Die einfache Lösung: Schneller Zugang zu Finance-Workflows in Microsoft Teams
Microsoft Teams ist Teil der neuesten Generation moderner Unternehmenstechnologie. Mit mehr als einer Millionen Unternehmenskunden weltweit, der Möglichkeit unbegrenzter Skalierbarkeit in der Cloud sowie fortschrittlichster KI-Technologie liefert es Kreditorenteams eine elegante Lösung für wohl bekannte Probleme.
Anstatt Geschäftsanwender zu zwingen, sich bei einem monolithischen Datensystem oder einer Web-App anzumelden, mit der sie nicht vertraut sind, warum nicht einen Zugang zu AP-Workflows und -Informationen in MS Teams ermöglichen, wo ohnehin bereits gearbeitet wird?
Die Einbindung der allgegenwärtigen Business-App zur Workflow-Beschleunigung ist eine der vielversprechendsten Ansätze, um die Effizienz der für jedes Unternehmen wichtigen, wenn auch wenig glamourösen Finanzprozesse zu stärken. Teams erfüllt alle Kriterien: benutzerfreundlich, sicher, und praktisch zugänglich überall und jederzeit.
Und genau deshalb integriert Serrala seine Prinzipien der Finanzprozessautomatisierung in Microsoft Teams.
Für Zusammenarbeit gemacht: Microsoft Teams verringert Bearbeitungszeit und – aufwand für alle Beteiligten
Millionen von Unternehmen verlassen sich auf Microsoft Teams als primäre Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Im Durchschnitt nutzen die App monatlich schätzungsweise 320 Millionen Menschen mit ca. 5 Milliarden Meeting-Minuten pro Tag. Darüber hinaus wird sie auch zunehmend für das Teilen von Dateien genutzt – mit einem Anstieg von 75 % in den letzten Monaten.
Doch warum ist das so? Weil jeder weiß, dass jede Person dort erreichbar ist, schnell und einfach. Bereits jetzt wird die App für viele tägliche Aufgaben genutzt, und umso mehr Personen davon Gebrauch machen, desto nützlicher wird sie.
Eine App mit vielen Wegen zur Finanzautomatisierung
Unsere MS Teams App unterstützt Sie bei der Standardisierung von Workflows unter der Einbindung anderer Serrala-Lösungen.
In Kreditorenprozessen kann die App die Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen beschleunigen. Dafür liefert sie GenAI-gestützte Einblicke, welche Benutzern Zeit sparen, wenn sie nach Informationen in Standardberichten oder Dashboards suchen. Autorisierte Benutzer können neue Erkenntnisse über Rechnungsstatus oder Lieferantenausgaben gewinnen, indem sie Fragen nach „menschlicher Sprechweise“ stellen und dann sofort Antworten im Teams Chat erhalten.
Die Genehmigung von Kreditlimits wird ebenfalls schneller und einfacher. Kreditmanager und -genehmiger erhalten Benachrichtigungen, sobald ein Kunde eine Erhöhung beantragt. Mit einem vereinfachten Zugang zu Kreditinformationen können Geschäftsanwender solche Anfragen zügig beantworten und damit die Verkäufe in Gang halten. Schützen Sie Ihr Unternehmen vor potenziellen Zahlungsausfällen und sichern Sie zeitgleich neue Einnahmequellen.
Für jeden Prozessverlauf sind die notwendigen Daten und Belege per Knopfdruck für alle Beteiligten verfügbar. Dies macht die App zum perfekten Tool, um abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und zu schnellen, effizienten Entscheidungen zu gelangen. Serrala wird die App in den kommenden Monaten noch um weitere Szenarien der Transaktionsbearbeitung erweitern.
Stärken Sie Mitarbeiter & machen Sie sie bereit für die Zukunft der Finanzen
Unsere Anwender haben angegeben, dass sie durch die Nutzung der Serrala Microsoft Teams App bis zu 90 % Zeit für die Prüfung und Freigabe von Transaktionen sparen. In Kombination mit Serralas anderen, leistungsstarken Produkten zur Finanzautomatisierung kann die App zu einer Gesamteffizienzsteigerung von bis zu 80 % beitragen.
Die App verknüpft Finanzteams mit anderen, unternehmensinternen Geschäftsanwendern und stärkt dabei ihre Zusammenarbeit, um maximale Prozesseffizienz bei maximaler Flexibilität zu sichern.
Sie möchten mehr darüber erfahren, was die Serrala Microsoft Teams App auch für Ihre Organisation leisten kann?
Kontaktieren Sie Serrala noch heute, um unsere präzisionsgefertigte, preisgekrönte Lösungssuite zur Finanzautomatisierung kennenzulernen. Wir automatisieren alle mit dem Working Capital verbundenen Prozesse: Von Order-to-Cash, Procure–to-Pay, Cashflow Management bis hin zu Treasury. Besuchen Sie unser Knowledge Center oder klicken Sie hier, um eine Demo zu buchen.
