Der Nachweis für die Effektivität einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung (auch Accounts Payable; AP) liegt klar auf der Hand: ROI (Return of Investment). Selbst die leistungsfähigsten Kreditorenbuchhaltungen können die Kosten ineffizienter und veralteter, manueller Arbeitsabläufe nicht vollständig kontrollieren. Tatsächlich werden Effizienz und Kosten in der Kreditorenbuchhaltung primär durch den Grad der manuellen Arbeit in Ihren Prozessen bestimmt. Je mehr Automatisierung, desto effizienter.
Warum die automatische Kreditorenbuchhaltung die manuelle überholt (und zwar mit Leichtigkeit!)
Der Grund hierfür ist offensichtlich: Finanzvorstände weltweit sehen die Kreditorenbuchhaltung als den zeitintensivsten, aufwendigsten und papierlastigsten Prozess im Finanzwesen an. Dafür gibt es einige wichtige Gründe:
1. Manuelle Bearbeitung treibt die Kreditorenkosten in die Höhe
Untersuchungen haben ergeben, dass die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Lieferantenrechnung bis zu 15 US-Dollar betragen können. Wenn Unternehmen die Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung einführen, sinken ihre Kreditorenkosten hingegen um 60 bis 80 %, wodurch die durchschnittlichen Rechnungskosten auf 5 US-Dollar oder weniger sinken.
2. Manuelle AP-Prozesse führen dazu, dass Rabattchancen verpasst werden
Unternehmen können in weniger als 20 % der Fälle Rabatte bei ihren Lieferanten geltend machen. Zudem können die Kosten für Betrugsfälle, die durch manuelle Verfahren entstehen, die Budgets erheblich belasten.
Je höher der Anteil manueller Prozesse ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsbetrug betroffen zu sein. Es ist schlichtweg unmöglich, dass Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung alle Unstimmigkeiten erkennen, insbesondere wenn sie wöchentlich Hunderte oder Tausende von Lieferantenanfragen bearbeiten müssen.
3. Manuelle AP-Prozesse bedeuten längere Genehmigungszeiten und höhere Ausnahmequoten
Leistungsineffizientere Unternehmen, die Rechnungen mehrheitlich manuell bearbeiten, verzeichnen längere Rechnungsfreigabezeiten und mehr Ausnahmen als vergleichbare Unternehmen.
4. Manuelle Arbeitsabläufe sind nicht skalierbar – selbst mit mehr Personal
Der fehlende Automatisierungsgrad wirkt sich nicht nur auf den Personalbedarf aus, sondern beeinträchtigt auch die Qualität der gewonnenen Talente. Viele Arbeitnehmende bevorzugen zunehmend Stellen bei zukunftsorientierten Unternehmen, die digitales Knowhow und Innovationen aktiv umsetzen.
5. Manuelle Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung führen zu schlechteren Lieferanten- und Kundenbeziehungen
Ohne einen optimierten und effizienten Kreditorenprozess lässt sich die pünktliche Bezahlung Ihrer Lieferanten nicht sicherstellen. Fragmentierte und unzusammenhängende Abläufe mit mehreren Genehmigungsebenen beeinträchtigen zudem das Geschäft Ihrer Kunden, gefährden zukünftige Kooperationsmöglichkeiten und verringern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Aufgrund der stark prozessorientierten Struktur des Accounts Payable-Bereichs bietet sich jedoch eine vergleichsweise einfache Automatisierung an. Die AP-Automatisierung führt zu einem eindeutigen ROI, der sich anhand mehrerer leicht messbarer Kennzahlen nachweisen lässt.
1. AP-Automatisierungslösungen sind schneller als selbst der fleißigste Mensch
67 % aller Teams erfassen Rechnungen manuell in ihrer ERP-/Buchhaltungssoftware – und benötigen durchschnittlich 10 Tage für die Bearbeitung einer Rechnung.
Durch die Abschaffung sich wiederholender und manueller Prozesse sparen Ihre Kreditorenteams viel Zeit – von der Erfassung von Rechnungen über die Datenvalidierung, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen bis hin zur Buchung von Rechnungen, damit Lieferanten bezahlt werden können.
Jede Minute, die durch die Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung eingespart werden kann, erhöht Ihren potenziellen ROI im Bereich der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (auch „AP Automation ROI.“).
2. Fehlerraten sinken durch die AP-Automatisierung rapide
Selbst fehlerfreie, manuelle Dateneingaben sind zeitaufwendig und binden Ressourcen, die anderweitig eingesetzt werden könnten. Automatisierte Systeme reduzieren nicht nur Fehlerquoten, sondern ermöglichen auch die direkte Verarbeitung zahlreicher Rechnungen, die im manuellen Verfahren sonst eine Ausnahmebehandlung erfordern würden.
Eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung mit flexiblen Regeln lässt sich sofort aktualisieren, ohne dass Kommunikationsfehler oder Unklarheiten auftreten. Dadurch werden Rechnungen stets korrekt zugeordnet oder zur weiteren Prüfung markiert, sofern sie die festgelegten Anforderungen nicht erfüllen, verdächtige Merkmale aufweisen oder von anderen Datenquellen abweichen.
3. Eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung verhindert, dass es zu Problemen mit doppelten Rechnungen kommt
Lieferanten sind sich durchaus bewusst, dass Kreditorenprozesse häufig langsam ablaufen. Viele von ihnen senden daher dieselbe Rechnung über verschiedene Kanäle, z.B. per E-Mail und Post, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie wahrgenommen und bearbeitet wird.
Dieses Vorgehen führt jedoch zu zusätzlichem Zeitaufwand und verschärft die Ineffizienz des Kreditorenprozesses. Automatisierung löst dieses Problem, indem sie die Erkennung von Duplikaten erleichtert, diese korrekt kennzeichnet und das Bearbeitungsvolumen deutlich reduziert.
Wie KI die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf ein neues Niveau hebt
Künstliche Intelligenz verbessert bereits die Effizienz und Genauigkeit von Systemen in der Kreditorenbuchhaltung. Kunden von Serrala im Bereich der AP-Automatisierung berichten, dass die KI-gestützten Funktionen ihrer Lösungen deutliche Verbesserungen in Bezug auf Geschwindigkeit, Effizienz, Kosteneffektivität sowie Transparenz und Kontrolle im Kreditorenprozess und beim strategischen Working Capital auf Unternehmensebene erwirken.
KI in der Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsautomatisierung ist keine theoretische Vision, sondern bereits Realität. Im Folgenden stellen wir bewährte Anwendungsfälle vor, bevor wir uns den fortgeschrittenen und experimentellen Einsatzmöglichkeiten zuwenden, mit denen Sie Ihre Kreditorenprozesse weiter optimieren können.
Wie viele Organisationen setzen bereits AP-Automatisierungen ein?
Aktuell nutzen die meisten Unternehmen, die KI in der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, diese für folgende Zwecke:
1. Daten aus Dokumenten und Rechnungen extrahieren
Prinzipien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) machen KI-gestützte Kreditorensysteme zu einer wertvollen Stütze bei der Beschleunigung der manuellen Dateneingabe und -neueingabe. Dies gilt insbesondere für die Rechnungsverarbeitung.
KI, und insbesondere die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), kann relevante Informationen wie Lieferanten-IDs, Bestellaufträge, Rechnungsbeträge, usw. mit höchster Genauigkeit extrahieren. Die IDP-Technologie übertrifft die Genauigkeit der OCR-Technologie bei Weitem und beschleunigt die manuelle Eingabe von Rechnungsdetails erheblich, für die ein Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung mehrere Minuten benötigen würde.
Dies ist mit Abstand die häufigste Anwendung von KI im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Wir betrachten den Mehrwert und die Zuverlässigkeit dieses Anwendungsfalls mittlerweile als erwiesen – ebenso wie viele unserer Kunden.
2. Intelligente Betrugserkennung
KI-gestützte Betrugserkennungssysteme können verdächtige Rechnungen und Zahlungsanforderungen sofort erkennen und zur Überprüfung weiterleiten. Dadurch wird die Fähigkeit Ihres Unternehmens, pünktliche und korrekte Zahlungen abzuwickeln, erheblich verbessert. Dies ist eine der wichtigsten Anwendungen von maschinellem Lernen in der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die derzeit weltweit von Unternehmen eingeführt wird.
Organisationen mit hohem Zahlungsvolumen und komplexen Finanzsystemen profitieren besonders davon, da es nahezu unmöglich ist, alle Rechnungen und Anfragen manuell und effizient zu prüfen. Dies gilt insbesondere, da AP-Betrug immer häufiger und raffinierter wird – laut dem AFP Payments Fraud and Control Survey Report 2024 sind bereits 80 % der Unternehmen betroffen.
3. Automatisierung von kontaktloser Validierung, Abgleich und Rechnungsbuchung
Diese weitere bewährte Anwendung von KI in der Kreditorenbuchhaltung trägt entscheidend dazu bei, die aufwendige manuelle Verarbeitung von Rechnungen zu eliminieren. Dadurch kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung für eine Vielzahl an Lieferantentransaktionen weitgehend automatisiert erfolgen.
Moderne Softwares für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verwenden KI-gestützte Tools zur Rechnungskodierung. Diese Systeme lernen anhand historischer Daten, wie Rechnungen korrekt kodiert, zugeordnet und verbucht werden sollen – ohne manuelle Eingaben. Dies ist auch dann möglich, wenn Bestellaufträge und andere üblicherweise für die durchgängige Verarbeitung erforderliche Informationen fehlen.
Auch hier handelt es sich nicht nur um reine Spekulation: In zahlreichen Bereichen hat KI bereits für Tausende von Unternehmen weltweit Vorteile in der Kreditorenbuchhaltung und im Zahlungsverkehr erbracht. Doch obwohl diese Anwendungsfälle weiterhin den höchsten ROI aller KI-Anwendungen in der Kreditorenbuchhaltung aufweisen, ist das Potenzial der KI-Technologie noch längst nicht ausgeschöpft.
Fortgeschrittene KI-Anwendungsfälle für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
Einige unserer Kunden sowie weitere innovative Organisationen und große Anbieter von Unternehmenssoftware, darunter Microsoft, setzen bereits deutlich fortschrittlichere Anwendungen künstlicher Intelligenz ein.
Bei Serrala sehen wir die Rolle der KI in der Zukunft der Kreditorenbuchhaltung wie folgt:
1. Genehmigungen durch intelligente App-Integrationen beschleunigen
KI unterstützt nicht nur die Verarbeitung von Kreditorendaten, sondern bildet auch die Basis für wesentliche Optimierungen aller AP-Workflows. Serrala entwickelt derzeit Micro-Services, die die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Kreditorenbuchhaltung und Benutzern optimieren und ihnen einen einfachen Zugriff auf Informationen aus den bereits im Arbeitsalltag integrierten Anwendungen ermöglichen.
Zum Beispiel Serralas Die MS Teams-App ermöglicht es allen am Kreditorenprozess Beteiligten, Rechnungen einzusehen, Notizen hinzuzufügen und Rechnungen zu genehmigen – genau wie in ihrer zentralen SAP-Workstation. Ausnahmen und Eskalationen lassen sich dadurch auch für Benutzer wie den Finanzvorstand und andere Führungskräfte, die nicht regelmäßig mit der zentralen Finanzplattform arbeiten, leichter handhaben.
2. Bessere Daten für leistungsfähigere Analysen mobilisieren
KI ist der ideale Partner für die Bereinigung, Organisation und das Reporting der historischen AP-Daten Ihres Unternehmens. Doch die Prinzipien des maschinellen Lernens machen sie auch zu einem leistungsstarken Tool für prädiktive Analysen auf Basis dieser Daten.
Der Einsatz von KI zur Automatisierung des Reportings und der Analysen in der Kreditorenbuchhaltung hilft Unternehmen, die Lücke zwischen Daten und praktischen Maßnahmen zu schließen. So lassen sich präzisere und zeitnahe Berichte, Prognosen und Empfehlungen auf Basis eines absolut verlässlichen und stets aktuellen Stammdatensatzes erstellen.
3. Generative KI für Echtzeit-Einblicke nutzen
Generative KI ist mittlerweile so weit fortgeschritten, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung und Ihre Finanzverantwortlichen sofortige Einblicke erhalten können, ohne dass Sie maßgeschneiderte Reports erstellen müssen. Große KI-Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs), die auch die Grundlage für Tools wie ChatGPT bilden, ermöglichen Ihnen jetzt die Echtzeit-Kommunikation mit Ihren Daten. Möchten Sie beispielsweise erfahren, welche Rabatte demnächst auslaufen, ob Ihre Ausgaben höher oder niedriger als üblich sind, ob strategisch wichtige Anforderungen an das Working Capital bestehen oder ob aktuelle Rechnungen aufgrund von Ausnahmen wie Betrug oder zusätzlichen Genehmigungen beanstandet wurden? Dann fragen Sie einfach nach. Um sicherzustellen, dass Ihre Kreditorenbuchhaltung den wachsenden Anforderungen gerecht wird und die Rolle des CFO als strategischer Berater und Geschäftspartner Ihres Unternehmens optimal unterstützt, ist eine entsprechende Anpassung unerlässlich.
In Kombination ermöglichen diese Anwendungsfälle Organisationen Folgendes:
1. Maximale AP-Geschwindigkeit und -Genauigkeit
Durch automatisierte Workflows in der Rechnungsverarbeitung reduzieren Unternehmen manuelle Tätigkeiten und sparen dadurch Zeit und Aufwand. Gleichzeitig steigen die Erfolgsquoten beim 3-Wege-Abgleich sowie beim Straight-Through Processing (STP).
2. Aufbau eines globalen Zentrums für die Rechnungsverarbeitung
Die KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht Ihrem Unternehmen, einen einheitlichen, standardisierten Prozess für die Bearbeitung aller Rechnungen weltweit zu etablieren. Dadurch werden die Effizienz gesteigert, die Compliance gestärkt und globale Shared-Service-Center effektiv unterstützt.
3. Höhere Rechnungsvolumina bewältigen
Die intelligente Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht Unternehmen, eine größere Anzahl von Rechnungen schneller und präziser zu verarbeiten sowie neue Geschäftsbereiche zügig zu integrieren. Zusätzliche Anwendungen künstlicher Intelligenz erweitern diese Fähigkeiten, indem sie den Prozess kontinuierlich optimieren und durch vorausschauende sowie präskriptives Monitoring einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.
Darüber hinaus lässt sich die KI-gestützte Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung an jedes von Ihrem Unternehmen benötigte Volumen anpassen, wobei sich die Prozesse mit dem Unternehmen weiterentwickeln und wachsen.
4. Rechnungen flexibel zur Genehmigung weiterleiten
Das Finanzteam kann Rechnungen mithilfe flexibler Geschäftsregeln direkt an zuvor festgelegte Personen zur Bearbeitung weiterleiten. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand pro Rechnung erheblich, während die Effizienz gesteigert wird. Zusätzlich dient dieses Verfahren als wertvoller Schutzmechanismus gegen betrügerische Rechnungen, da verdächtige Vorgänge umgehend zur eingehenden Prüfung weitergeleitet werden.
5. Rechnungsinformationen in Echtzeit einsehen
Ihre Teams können die Leistung des Kreditorenprozesses auf Ebene einzelner Rechnungen überwachen sowie Probleme rasch identifizieren und beheben. Dies erfolgt über ein zentrales Dashboard, das detaillierte Informationen zum Rechnungsstatus bereitstellt und eine tiefgehende Analyse bis hin zu einzelnen Transaktionsdetails ermöglicht.
6. Compliance sicherstellen
Die Prozesskontrolle für rechtliche, steuerliche und branchenspezifische Anforderungen, einschließlich länderspezifischer E-Rechnungspflichten, Datenschutzbestimmungen und anderer Standards, wird in einem automatisierten System deutlich vereinfacht. Eine zusätzliche KI-Ebene bietet zudem mehr Transparenz hinsichtlich der Compliance-Kosten und zeigt Wege auf, wie Ihre Teams ihre Effizienz steigern und den Aufwand minimieren können.
Häufig gestellte Fragen
F: Warum ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable Automation) für ein Unternehmen wichtig?
A: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist für Unternehmen unverzichtbar, da sie den Prozess optimiert, manuelle Tätigkeiten reduziert und die Effizienz erhöht. Dadurch werden Kosten gesenkt, Fehler minimiert und die Finanzkontrolle verbessert. Unternehmen können Rechnungen schneller bearbeiten, ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und erhalten Echtzeit-Einblicke in ihre Finanzdaten. Darüber hinaus unterstützt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verringert die Umweltbelastung durch einen reduzierten Papierverbrauch.
F: Für wen ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geeignet?
A: Jedes Unternehmen mit einem hohen Rechnungs- oder Zahlungsvolumen profitiert von einem vollständig optimierten Prozess zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Die AP-Automatisierung ist insbesondere für Unternehmen von Vorteil, die ein schnelles Wachstum anstreben, ohne den Personalbestand entsprechend erhöhen zu müssen. Kurz gesagt: Jedes Unternehmen, das seine finanzielle Effizienz steigern, Kosten senken und die Genauigkeit verbessern möchte, kann von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung profitieren.
F: Verbessert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung den Rechnungsfreigabeprozess?
A: Ja, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbessert den Rechnungsfreigabeprozess deutlich. Sie steuert die Freigabeworkflows automatisch, wodurch Rechnungen schneller bearbeitet werden können. Dadurch werden Engpässe bei den Genehmigungen verringert und pünktliche Zahlungen gewährleistet. Das System kann außerdem automatische Erinnerungen und Eskalationen an Einkäufer senden, die Rechnungen anschließend über einen Webbrowser oder eine mobile App prüfen und freigeben können. Die Möglichkeit, Rechnungen jederzeit und von jedem Ort aus freizugeben, erhöht die Effizienz und Transparenz des gesamten Prozesses.
F: Wie verhindert die AP-Automatisierung doppelte Zahlungen?
A: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt einen automatischen Datenabgleich, um Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abzugleichen. Erkennt das System eine doppelte Rechnung, markiert es diese und sendet sie an den Lieferanten zurück, um Doppelzahlungen zu verhindern. Darüber hinaus verringert die automatische Duplikaterkennung den Arbeitsaufwand im Kreditorenteam.
F: Können Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auch währungsübergreifende und internationale Zahlungen abwickeln?
A: Ja, viele Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglichen die Abwicklung von Währungs- und internationalen Zahlungen. Sie rechnen Währungen automatisch um und gewährleisten die Einhaltung internationaler Vorschriften. Dadurch sind sie besonders geeignet für Unternehmen mit globaler Geschäftstätigkeit oder Lieferanten in verschiedenen Ländern.
F: Was kostet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
A: Die Kosten für die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung hängen von der Größe Ihres Unternehmens und dem Volumen der verarbeiteten Rechnungen ab. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse ist unerlässlich, um die genauen Kosten und die potenziellen Einsparungen für Ihr Unternehmen zu ermitteln. Wir empfehlen Ihnen, den AP Automation Savings Calculator von Serrala zu verwenden, um den potenziellen ROI der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu bewerten.
F: Was ist der Unterschied zwischen der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung?
A: Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbessert und beschleunigt Abläufe, indem sie Aufgaben wie die Rechnungsverarbeitung und das Zahlungsmanagement automatisiert. Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) auf die Abwicklung der Zahlungseingänge von Kunden. Während die AP-Automatisierung ausgehende Zahlungen bearbeitet, umfasst die AR-Automatisierung die Prozesse der Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, Gutschriftverarbeitung und des Inkassos.
Beide Prozesse sind für die Optimierung der Finanzabläufe eines Unternehmens unerlässlich, wobei sich die AP auf Verbindlichkeiten und die AR auf Forderungen konzentriert.
F: Wie verbessert KI die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
A: KI-gestützte Workflows erhöhen die Effektivität der AP-Automatisierung, indem sie die automatisierte Datenextraktion aus unterschiedlichen Rechnungsformaten vereinfachen und optimieren. Dadurch wird eine höhere Automatisierungsrate bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen erreicht. Zudem erhöhen sie die Raten für die automatisierte Validierung, den Abgleich und Genehmigungen, bieten einen stärkeren Schutz vor Betrug und optimieren in fortgeschritteneren Anwendungsfällen die Transparenz sowie den Einblick in die Performance durch generative Erkenntnisse zur Prozessverbesserung und -optimierung.
Wie können die Softwarelösungen von Serrala Ihrem Unternehmen helfen, die Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren?
Serralas Lösungen zur KI-gestützten Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden von mehr als 2.800 weltweit führenden Unternehmen genutzt, um eine maximale Automatisierungsrate zu erreichen. Dabei reduzieren sie über 80 % der manuellen Arbeitsschritte in der Kreditorenbuchhaltung, sparen dadurch mehrere Wochen Arbeitszeit ein und schaffen dadurch neuen Raum für strategische Entscheidungen sowie die Steigerung des Unternehmenserfolgs.
Serralas Lösungen ermöglichen eine vollständig kontaktlose Verarbeitung und verbessern die Verfügbarkeit des Working Capitals durch eine intelligente Cashflow-Optimierung. Dadurch können globale Unternehmen wichtige, strategische Investitionsvorhaben informiert und selbstbewusst umsetzen.
Die Softwarelösungen für die AP-Automatisierung von Serrala sind als eigenständige Cloud- oder Hybrid-Implementierungen mit mehreren ERP-Systemintegrationen erhältlich. Alternativ stehen sie auch als vollständig integrierte Erweiterungen für SAP S/4HANA und SAP EEC zur Verfügung.
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