Leitfaden: Wie funktioniert die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung?

Leitfaden: Wie funktioniert die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung (auch „Accounts Receivable“ oder AR) umfasst alle Prozesse eines Unternehmen, um Zahlungen von Kunden für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren einzutreiben. Umso mehr man über Debitorenprozesse und die dazugehörigen Systeme weiß, und umso effizienter diese Systeme laufen, desto schneller und leichter lässt sich ein zuverlässiger Cashflow für ein Unternehmen generieren.

Unser Leitfaden stellt alle Aspekte der Debitorenbuchhaltung vor und geht dabei folgenden Fragen nach: Wie kann eine Automatisierungssoftware für den Debitorenbereich die Genauigkeit und Effizienz des Finanzbetriebs erhöhen? Wie trägt sie zur Optimierung des Working Capital bei? Wie kann sie sowohl die strategische Entscheidungsfindung als auch kurz- und langfristige Investitionsplanungen und Wachstumskurse stärken?

1. Was versteht man unter Accounts Receivable / Debitorenprozessen?

Accounts Receivable beinhaltet die Debitorenprozesse Ihres Unternehmens, um Geld von Ihren Kunden einzufordern. Oder anders formuliert: Es ist das Geld, dass man Ihnen für einen Einkauf auf Kreditbasis schuldet.

Ihr Debitorenteam ist dafür verantwortlich, dieses Geld nachzuverfolgen, den Empfang zu sichern und es ausstehenden Salden anzurechnen.

Bis ein Kreditverkauf Ihren Debitorenprozess erreicht hat, kann Ihr Unternehmen keinen Nutzen aus dem daraus generierten Umsatz ziehen und kann ihn folglich auch nicht für andere Zwecke wie weitere Verkäufe, Geschäftsinvestitionen oder operative Aktivitäten neu einsetzen.

Die wichtigsten Gradmesser für eine reibungslose Debitorenbuchhaltung sind wie folgt definiert:

• Forderungslaufzeiten bzw. „Days Sales Outstanding” (DSO):Maß zur Beurteilung der Gesamtgröße Ihrer Forderungsmenge, basierend auf den durchschnittlichen Verkaufszahlen pro Tag. Ein Beispiel: Falls Ihre typischen Verkaufseinnahmen 15.000 € pro Tag betragen und Sie dazu unbezahlte Rechnungen in Höhe von 120.000 € haben, so errechnet sich eine Forderungslaufzeit von 8 Tagen für Ihr Unternehmen.

DSO = [Komplette Forderungsmenge ÷ Komplette Kreditverkäufe] x Tage eines festgelegten Zeitraums (z.B. 365 Tage)

• Working Capital: Maß zur Beurteilung der Unternehmensliquidität, basierend auf dem Umlaufvermögen abzüglich kurzfristiger Verbindlichkeiten. Umso besser Ihr Debitorenteam den Eingang ausstehender Verkäufe belegen kann, desto besser wird ihr Working Capital i.d.R. abschneiden.
• Collections Effectiveness Index (CEI):Vergleich zwischen der Menge, die Ihrem Unternehmen geschuldet wird und den tatsächlichen Forderungseinnahmen in einem bestimmten Zeitraum. Umso näher dieser Wert an 100 % kommt, desto robuster und effektiver sind Ihre Debitorenprozesse. Obwohl er auf dem ersten Blick dem DSO ähnelt, misst der CEI die Effektivität des Forderungsprozesses für Rechnungen statt der Zeit, die dieser durchschnittlich benötigt.

CEI = [Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsbeginn) + monatliche Kreditverkäufe – Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsende Gesamt)] ÷ [Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsbeginn) + monatliche Kreditverkäufe – Tatsächliche Verkaufseinnahmen (Monatsende Aktuell)] x 100

• Verhältnis von fälligen Forderungen zu debitorischem Umsatz: Maß zur Beurteilung, wie schnell Sie ausstehende Forderungen einholen. Eine niedrige Umsatzrate kann auf einen Bedarf nach einem stärkeren Forderungsmanagement oder strafferen Kreditrichtlinien hinweisen. Ein hoher AR-Umsatz verweist auf einen agilen Cashflow.

Debitorischer Umsatz = Kreditverkäufe netto ÷ Durchschnittliche Forderungsmenge

• Überfällige Forderungen: Beschreibt die Anzahl ausstehender, überfälliger Rechnungen (wie in Ihren Zahlungskonditionen definiert). Umso größere Ihre Schulden nach dem Fälligkeitsdatum, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Forderungsprozess nicht effizient genug verwaltet wird und Optimierungen bedarf.
• Ausbuchung von Forderungsausfällen: Umso mehr Forderungsausfälle (uneinbringliche Mittel) Ihr Unternehmen verzeichnet, desto höher das Kreditrisiko und die Wahrscheinlichkeit für Einnahmeverluste. Eine niedrige Quote an Forderungsausfällen sollte zu Ihren Prioritäten gehören, denn jeder Euro, den Sie aufgrund von Ausfällen ausbuchen, bedarf in Folge erfolgreicherer Forderungen zur Kompensation.
• Cash-Asset-Ratio: Maß des aktuellen Nettovermögens abzüglich aktueller Nettoverbindlichkeiten. Es drückt aus, ob Sie in der Lage sind, kurzfristige Verbindlichkeiten zu begleichen, wie effizient Ihr Betriebszyklus ist und wie Ihre Liquiditätssituation zu beurteilen ist.
• Kreditkosten („cost of credit“): Wenn Sie Ihr Unternehmen auf der Grundlage eines Kreditverkaufsmodells betreiben, müssen Sie wahrscheinlich selbst einen Kredit aufnehmen, um einen Teil Ihrer Geschäfte zu finanzieren. Die Kreditkosten sind das Geld, das Sie Ihren Banken für die Bereitstellung dieses Kredits zahlen. Ein reibungsloser Debitorenprozess bedeutet niedrigere Kreditkosten, da Sie zur Sicherung Ihrer Liquidität auf weniger Kredite angewiesen sind.
• Finanzkosten („cost of finance“): Auch als Finanzbetriebskosten bezeichnet, sind ein Maß für die Gesamtausgaben, die dem Unternehmen für die Abwicklung von Finanzaufgaben entstehen. Je niedriger sie sind, desto schlanker und effizienter sind i.d.R. Ihre Debitorenprozesse.
• Zahlungsfehlerrate („payment error rate”): Maß für die Menge an Zahlungen, die nicht durchgängig von Rechnung bis Zuordnung verarbeitet werden konnten. Umso mehr fehlerhafte oder unterbrochene Zahlungen bearbeitet werden müssen, desto eingenommener werden Ihre Debitorenteams sein und desto weniger einsatzfähige Geldmitteln werden dem Unternehmen zur Verfügung stehen.

Wie gestalten sich Debitorenprozesse?

Ein Debitorenprozess wird geschaffen, wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit an einen Kunden verkauft. Der Kunde zahlt dafür zu einem späteren Zeitpunkt und die Transkation resultiert in einen ausstehenden Betrag, den das Unternehmen zeitversetzt einzuziehen plant. Dieser Prozess erfordert Rechnungsstellungen, welche die Zahlungskonditionen definieren und eine Nachverfolgung der Zahlungen umfassen.

Debitorenprozesse in der Bilanz

Debitoren- bzw. Forderungsprozesse erscheinen in der Unternehmensbilanz als Umlaufvermögen. Es repräsentiert die von Kunden schuldige Summe für Waren oder Dienstleistungen auf Kredit. Debitorenprozesse sind entscheidend, um kurzfristige Liquidität sowie den Cashflow nachvollziehen zu können. Sobald Kunden bezahlen, sinkt die debitorische Bilanz und das gezahlte Geld kann für den Betrieb oder für Investitionen eingesetzt werden. Eine effiziente Debitorenbuchhaltung ermöglicht rechtzeitige Forderungsausgleiche und unterstützt dadurch einen gesunden Cashflow.

2. Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?

Debitorenbuchhaltung (auch: „Accounts Receivable”, AR) und Kreditorenbuchhaltung (auch: „Accounts Payable“, AP) repräsentieren die zwei Seiten von Finanztransaktionen in einem Unternehmen:

• Debitorenbuchhaltung: Geld, das Ihrem Unternehmen von Kunden für erbrachte Waren oder Dienstleistungen geschuldet wird. Es wird in der Bilanzaufstellung als Umlaufvermögen behandelt mit Fokus auf den eingehenden Cashflow.
• Kreditorenbuchhaltung: Geld, das Ihr Unternehmen anderen Anbietern oder Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schuldet. Es wird als Verbindlichkeit behandelt mit Fokus auf den ausgehenden Cashflow.

Eine effektive Debitorenbuchhaltung schafft eine gesunde Ertragslage, wohingegen eine effektive Kreditorenbuchhaltung positive Lieferantenbeziehungen und ein gutes Kostenmanagement sicherstellt.

Obwohl die beiden Finanzeinheiten unterschiedliche Zwecke erfüllen, haben sie zahlreiche Gemeinsamkeiten. Beide haben direkte Auswirkungen auf den Cashflow – AR betrifft eingehende Zahlungen, AP ausgehende Zahlungen. Beide ergeben sich aus kreditbasierten Transaktionen – für AR aus Verkauf, für AP aus Einkauf. Beide tragen jedoch auch Risiken, denn während sich Debitorenprozesse mit Forderungshindernissen auseinandersetzen müssen, sind Kreditorenprozesse auf pünktliche Zahlungen angewiesen, um finanzielle Belastungen zu vermeiden. Die Rechnungsstellung ist für beide von zentraler Bedeutung, da durch sie Unternehmen und ihre Geschäftspartner detaillierte Transaktionsprotokolle austauschen, um Genauigkeit und Rechenschaftspflicht zu gewährleisten.

3. Schritt für Schritt: Wie funktioniert der Debitorenprozess?

Im Allgemeinen besteht der Debitorenprozess aus folgenden Schritten:

1) Kunden-Onboarding und Vertragsabschluss

Der Debitorenprozess beginnt mit dem Vertragsschluss zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden. Dabei werden die Unternehmensinformationen des Kunden in Ihre Systeme eingepflegt, um Verbindlichkeiten, Pflichten, Konditionen sowie empfangene Gebühren und Zahlungen nachzuverfolgen

Wie genau dieser Prozessschritt aussieht, hängt von Ihren internen Praktiken sowie Ihrer eingesetzten Software ab. Die Verwaltung des Prozesses kann in verschiedenen Formaten erfolgen.

2) Genehmigung des Kundenkredits

Bevor Sie mit der Warenlieferung oder dem Rechnungsversand beginnen können, müssen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden überprüfen, um sicherzustellen, dass diese sich Ihre Waren und Dienstleistungen auch leisten können. Dies ist besonders relevant, wenn Sie mit langfristigen Zahlungszielen oder sehr hohen Geldsummen arbeiten.

Je nach Kreditpolitik und Risikobereitschaft können Sie den Kundenkredit genehmigen oder ablehnen oder alternativ auf strengere Zahlungskonditionen setzen, um möglichen Nachteilen entgegenzuwirken.

3) Rechnungserstellung

Sobald die Verkaufskonditionen vereinbart worden sind (und, falls zutreffend, Ihr Kunde einen Bestellauftrag aufgegeben hat), kann Ihr Debitorenteam eine Rechnung erstellen.

Die Rechnung ist ein rechtliches Dokument, welches die Vereinbarung zwischen Unternehmen und Kunden finalisiert, und dabei definiert, dass der Kunde einen festgelegten Betrag für ein festgelegtes Produkt oder Service bezahlt. Es stellt den endgültigen Beleg über den Einkauf Ihres Kunden bei Ihnen dar.

Die Rechnungserstellung kann manuell erfolgen (i.d.R. in Form eines Word-Dokuments) oder durch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen oder Buchhaltungssystemen.

Auf einer Rechnung befinden sich üblicherweise folgende Angaben:

• Eine aufgegliederte Liste der Waren oder Dienstleistungen, die Sie Ihrem Kunden verkauft haben, gemäß der Verkaufsvereinbarung.
• Die Kosten pro Artikel oder Serviceposten.
• Ein Hinweis auf die bevorzugten Zahlungsmethode.
• Eine Erinnerung oder eine Notiz zu den Zahlungskonditionen, einschließlich der vertraglichen oder gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungsfristen.

4) Rechnungsbuchung

Sobald die Rechnung an Ihren Kunden versandt wurde, wird sie auch in Ihr internes Buchhaltungssystem aufgenommen („Invoice posting“). Zu diesem Zeitpunkt bewertet Ihr Debitorenteam die Rechnung als Schuldbetrag und Kredit in Ihrem Vertriebssystem.

Eine verbuchte Rechnung gilt als final und sollte nachträglich nicht mehr verändert werden. Infolgedessen erzeugen alle Fehler, die erst nach der Rechnungsbuchung entdeckt werden, einen hohen Mehr- und Zeitaufwand zur Behebung.

5) Forderungsmanagement

Basierend auf den Zahlungskonditionen oder der erfolgreichen Lieferung wird Ihr Kunde (hoffentlich) den ausstehenden Rechnungsbetrag begleichen. Wenn dies jedoch nicht geschieht, bedarf es eines etablierten Forderungsprozesses, in dem Ihre Teams überfällige Rechnungen nachverfolgen können. Dies reicht von anfänglichen Erinnerungen (bei z.B. einem Verzug von einer Woche) bis hin zu formelleren Ansätzen, wie z.B. dem Einsatz von Rechtsberatungen oder Inkassobüros, sofern sich die offenen Forderungen häufen.

Eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Debitorenteams besteht darin, dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden ihre Beträge innerhalb des vorab definierten Zeitrahmens begleichen. Wenn dies nicht geschieht, werden Rechnungen als verspätet gekennzeichnet, wodurch das Risiko eines Forderungsausfalls steigt. Was dann geschieht, erfahren Sie weiter unten.

6) Zahlungsempfang

Zahlungen können in verschiedenen Formen bei Ihnen eingehen; als Scheck, durch Überweisungen sowie Debit-, Kredit,- oder elektronische Zahlungen. Die effektive Verarbeitung verschiedener Bezahlmethoden zu gewährleisten ist nicht nur für die Zahlungseingangsverarbeitung entscheidend, sondern auch für die Erstellung präziser Finanzbücher.

Bei elektronischen Überweisungen bedarf es eines Zahlungsabwicklers und eines Zahlungsportals, mindestens eines Händlerkontos sowie einer Self-Service-Plattform.

Falls Sie, wie viele andere B2B-Unternehmen auch, noch immer eine große Menge an Papierschecks akzeptieren, werden Sie zudem wahrscheinlich auch ein Bankschließfach („Lockbox“) benötigen, durch welches Ihre Bank eingehende Schecks für Sie weiterverarbeitet. Je nach Schließfachkondition kann es jedoch sein, dass sich Ihr Debitorenteam auch hierfür noch maßgeblich mit einbringen muss.

7) Zahlungseingangsverarbeitung (auch „Cash Application“)

Sobald Sie die Zahlung Ihres Kunden erhalten haben, können Sie sie mit den betreffenden Rechnungen abgleichen. Dieser Prozess der Zahlungseingangsverarbeitung ist jedoch nicht immer einfach und Abweichungen zwischen der eingegangenen Zahlung und den Rechnungsinformationen (sowie fehlende Zahlungsavisen) können zu Verzögerungen führen, wenn Ihr Debitorenteam mit der Kontaktierung des Kunden beschäftigt ist, oder andere Abteilungen daran arbeiten müssen, Informationen abzugleichen.

8) Klärungsfallbearbeitung

Im Falle von Problemen oder Beschwerden klärt ein Team für Streitfragen die Einwände Ihrer Kunden unter Einbezug der geschlossenen Vereinbarung. Ziel ist es, ein einvernehmlich positives Ergebnis zu erwirken, sodass die Einnahmen so schnell wie möglich erfasst werden können.

9) Mahnungen

Bei verspäteten Zahlungen kann Ihr Unternehmen einen Mahnprozess einleiten, in welchem Sie Erinnerungen oder Mahnbriefe versenden können, um eine schnelle Zahlung zu erwirken. Dabei können auch angekündigte Verzugsgebühren oder andere Konsequenzen zum Einsatz kommen.

10) Reporting and Analytik

Die typischen Reporting-Kennzahlen der Debitorenbuchhaltung, darunter DSO und CEI (s. oben), sind entscheidend, um eine effektive Finanzplanung und eine Evaluation Ihres Debitorenprozesses vornehmen zu können. Dies erfolgt gewöhnlich im Zuge des Monatsabschlusses, wenn Ihr Debitorenteam alle erfassten Transaktionen überprüft und eine Rohbilanz auf Grundlage aller Hauptbuchkonten erstellt.

4. Wer verwendet Debitorenprozesse?

Debitorenprozesse sind entscheidend für Unternehmen, die kreditbasierte Transaktionen anbieten sowie für solche, die Produkte und Dienstleistungen auf Ratenzahlungen verkaufen. Kleinere Unternehmen und Selbstständige kümmern sich vor allem in der Aufbauphase oft noch selbst um ihre Debitorenprozesse, wohingegen Großunternehmen normalerweise eine komplette Abteilung für die Debitorenbuchhaltung beschäftigen. Branchen wie Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen und Logistik sind stark auf Debitorenprozesse angewiesen, um Kundensalden nachzuverfolgen und pünktliche Zahlungen zu sichern, sodass ein reibungsloser Cashflow und eine hohe Betriebseffizienz erreichet werden können.

5. Was sind die Hauptfunktionen der Debitorenbuchhaltung?

Wofür genau ist die Debitorenbuchhaltung da? Einfach gesagt: Sie sorgt dafür, dass alle Zahlungen, die Ihrem Unternehmen zustehen, pünktlich eingehen und so schnell wie möglich zur Anwendung kommen können.

Egal ob groß oder klein, Ihr Debitorenteam spielt eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen. Zu seinen Aufgaben gehört:

• Erstellen von Rechnungen und Kontoauszügen: Debitorenteams erstellen Rechnungen als rechtlichen Nachweis für erbrachte Waren oder Dienstleistungen und versenden sie an Kunden. Daraufhin stimmen sie Rechnungsbeträge ab und fügen sie in der Bilanzaufstellung als Verkaufsumsatz, Geldmittel, oder offene Forderung hinzu, je nachdem, ob die Zahlung bei Lieferung oder auf Kredit erfolgt.
• Erstellen monatlicher Geschäftsberichte: Das Debitorenteam verifiziert Zahlungseingänge und stimmt Bankkonten für den monatlichen Abschlussbericht ab. Dadurch schaffen sie einen genauen Überblick über den Cashflow und aktuelle Posten.
• Kontoabgleich: Am Ende jeder Rechnungslegungsperiode gleichen die Buchhalter im Debitorenteam Konten ab, um sicherzustellen, dass die Bilanzen in Ihrem Hauptbuch vollständig und korrekt sind.
• Verwaltung des Abrechnungssystems: Ihr Abrechnungssystem beschreibt den Prozess, mit dem Sie Kundenrechnungen zustellen. Dies umfasst digitale Rechnungsvorlagen, wiederkehrende Workflows, Software zur Zahlungsautomatisierung sowie die Nachverfolgung und Überwachung von Vorgängen und Lösungen für Ausgaben und Rechnungen.

6. Was ist das Hauptziel der Debitorenbuchhaltung?

Das wichtigste Ziel Ihres Debitorenteams ist die Maximierung Ihrer Zahlungseingänge für die Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen verkauft hat. Dies wird meist als DSO (Forderungslaufzeit) gemessen, d.h. als durchschnittliche Anzahl an Tagen, die es von der Rechnungsbuchung bis zum Zahlungseinzug benötigt. Umso niedriger der DSO-Wert, desto effizienter der Debitorenprozess bei der Erreichung seines Hauptziels. Um den DSO zu senken, bedarf es Implementierungsstrategien sowie Prozesse und Technologien, welche die Zahlungsforderungen so weit wie möglich vereinheitlichen.

Auf Grundlage dieser Zielausrichtung muss sich Ihr Debitorenteam mit den folgenden Schritten auseinandersetzen:

• Vereinheitlichung der Rechnungsbearbeitung: Die Rechnungsbearbeitung gehört zu den grundlegendsten Aufgaben der Debitorenbuchhaltung. Sie übernimmt die Verantwortung für die Rechnung von Erstellung bis Begleichung. Durch die Aufstellung eines Prozesses, der diesen Ablauf einfacher, klarer und transparenter macht, werden nicht nur Cashflow und finanzielle Stabilität verbessert, sondern auch Transkationen reibungsloser gestaltet. Insgesamt hilft es dabei, das Vertrauensverhältnis zwischen Unternehmen und Kunden zu stärken.
• Schneller und präziser Abgleich von Rechnungen: Eine weitere Schlüsselkomponente der Debitorenbuchhaltung ist die Zuführung eingehender Zahlungen zum Working Capital. Dies erfordert eine effiziente Zahlungseingangsverarbeitung, um neue Ressourcen für das Unternehmen schnell verfügbar zu machen und um zu verhindern, dass Zahlungen im System „verloren gehen“.
• Gewährleistung von Compliance: Ihr Debitorenteam stellt die Einhaltung von Regularien und Reporting gemäß vorab definierter Standards sicher und rechnet alle relevanten Steuern und Abzüge von Ihren Kundenzahlungen ab. Diese Prozesse müssen regulatorische Pflichten berücksichtigen, um Bußgelder zu vermeiden und Fehlern vorzubeugen, die zu Überzahlungen oder falschen Angaben führen könnten.
• Reibungsloses Mahnungs- und Forderungsmanagement: Das effektive Einholen ausstehender Forderungen stellt eine weitere wichtige Funktion zur Optimierung des Working Capital dar und hält zudem Ihre DSO niedrig. Dafür ist eine intensive Abstimmung mit dem Vertriebsteam notwendig, um Kundeninformationen auszutauschen, sowie mit den Kunden selbst, um Zahlungsprobleme zu klären, Erinnerungen zu verschicken und gemeinsam einvernehmlich faire Zahlungspläne zu erstellen.
• Schaffung eines besseren Kundenerlebnisses: Umso leichter es für Kunden ist, zu zahlen, desto schneller werden sie es tun – und desto zufriedener werden sie sein. Dafür sollte Ihr Debitorenteam Prozesse und Technologien implementieren, mit denen Zahlungen so komfortabel und transparent wie möglich werden.
• Überfällige Zahlungen nachverfolgen und sichern; Forderungsausfälle minimieren: Sich gegen Forderungsausfälle abzusichern ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihrer Debitorenabteilung und fördert das finanzielle Wohlergehen Ihres gesamten Unternehmens. Dies bedarf Maßnahmen, die Kreditrisiken senken, säumige Kunden schnell identifizieren und proaktive Schritte zur Forderung überfälliger Rechnungen einleiten.
• DSO senken: Ein niedriger DSO ist ein entscheidender Gradmesser für die finanzielle Fitness des Unternehmens und fällt ebenfalls in den Verantwortungsbereich Ihres Debitorenteams.

7. Warum ist der Debitorenprozess so fehleranfällig?

Der Debitorenprozess ist von Natur aus fehleranfällig, denn er arbeitet mit Informationen aus einer Vielzahl von Quellen in unterschiedlichen Formaten.

Anfragen zur Rechnungserstellung kommen i.d.R. aus dem Vertriebsteam oder von anderen Unternehmensabteilungen. Sofern Sie kein unternehmensweites Softwaresystem oder standardisierte Dokumentformate nutzen, können die Anfragen auf unterschiedlichen Wegen zu Ihrem Debitorenteam gelangen. Wenn Ihre Teams in Excel arbeiten, könnten Fehler sogar bereits vor dem Eingang bei der Debitorenabteilung entstanden sein.

Dies in Kombination mit dem sehr hohen Multitasking-Niveau, dass Ihrer Debitorenabteilung abverlangt wird (darunter Rechnungsstellung, Buchungen, Forderungsmanagement, usw.), erhöht die Wahrscheinlichkeit für manuelle Fehler in individuellen Transaktionen erheblich.

Obwohl diese Dynamik mehr als verständlich ist, zahlt Ihr Unternehmen buchstäblich einen hohen Preis für solche Fehler. Im Ergebnis verdoppelt jeder Fehler den Zeitaufwand, den es benötigt, eine Rechnung von Anfang bis Ende zu verarbeiten. Zudem erhöht es den Aufwand für Kunden, Zahlungen zu tätigen und verringert dadurch die Wahrscheinlichkeit für Wiederholungsaufträge.

8. Was sind die größten Herausforderungen in der Debitorenbuchhaltung?

Ihr Debitorenteam hat wahrscheinlich mit mindestens eine der folgenden Hürden zu kämpfen:

• Fehleranfällige Prozesse: Wie bereits oben aufgeführt, können manuell ausgeführten Debitorenprozesse zu vielen Fehlern führen. Zu fehleranfälligen Aktivitäten gehören z. B. die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Kundenkonten, die Erstellung und der Versand von Rechnungen, die Erfassung und Zuordnung von Zahlungen sowie etliche Vorgänge bei der Nachverfolgung überfälliger Rechnungen (z. B. die Einhaltung von Fristen oder das Verfassen von Mahnungen). Dies hat einen messbaren Einfluss auf die Effizienz Ihres Teams und ist schwer zu beheben ohne die richtigen Automatisierungslösungen.
• Ausnahmebehandlungen: Da es vielen Teams an routinierten Prozessen fehlt, ist die Bearbeitung von Ausnahmefällen eher Regel statt Ausnahme. Dadurch kommt es zu Ineffizienzen und Fehlern in potenziell jedem Workflow-Schritt.
• Verzögerte Zahlungszuordnung: Umso festgefahrener Ihre Teams im Prozessmanagement sind, desto länger dauert es, bis Ihr Working Capital dem Unternehmen zur freien Verfügung steht. Durch eine fehlende oder fehlerhafte Zahlungseingangsverarbeitung verringert sich Ihre Flexibilität sowie Ihr Spielraum für strategische Entscheidungen im gesamten Unternehmen.
• Fehlende Transparenz in wichtigen KPIs: Ohne Reporting und Analysen in Echtzeit wird es Ihren Teams stets an aktuellen Kennzahlen wie dem DSO oder dem Working Capital fehlen. In isolierten Systemen oder Prozessen ist die Datengenerierung und -erfassung häufig lückenhaft, veraltet oder möglicherweise fehlerhaft. Dadurch wird die Zusammentragung notweniger Informationen für das Reporting erschwert, wodurch dieses im schlimmsten Fall nicht so häufig und umfassend stattfindet, wie es für fundierte strategische Entscheidungen erforderlich wäre. Veraltete Daten können kaum für die Lösung aktueller Probleme und eine agile Entscheidungsfindung eingesetzt werden.
• Prozessfragmentierung: Wenn Ihr Prozess für die Zahlungseingangsverarbeitung die Daten aus den Phasen der Rechnungsstellung oder Kreditprüfung nicht abrufen kann, beanspruchen Übergaben sehr viel mehr Zeit, benötigen mehr manuelle Prüfungen und schaffen mehr Raum für Fehler.
• Burnout: Die Verantwortung für die Vielzahl an Prozessen und das hohe Volumen manueller Tätigkeiten hat für einige Mitarbeiter einen hohen Preis. Nicht nur ihre Gesundheit kann erheblich und nachhaltig beeinträchtigt werden, es kann außerdem zu verringerter Produktivität, Motivation und Zufriedenheit führen – und letztendlich zu häufigen Personalwechseln.

Dazu kommt, dass diese Herausforderungen auch auf andere Finanzteams, Ihre IT-Abteilung und andere Prozessverantwortliche Auswirkungen haben können. Für Prozesseigner kann es zur verringerter Mitarbeitereffizienz und -anzahl sowie zu erhöhten Betriebskosten führen, die typisch für komplexe und leicht replizierbare Prozesse sind. In Folge kann es zu einer schlechteren Kundenerfahrung und vermehrten Abgängen kommen. Für die IT bedeutet es mehr Risiken in den Bereichen Datensicherheit und Privatsphäre, erhöhten Overhead-Kosten durch Datenwachstum, mehr Wartungsaufwand diverser Altsysteme, langer Bearbeitungszeiten durch den Mangel an Datentransparenz und zu guter Letzt ein höheres Ticketvolumen aus dem Unternehmen.

Insgesamt führen die aufgeführten Hürden zu einem Mangel an Transparenz, die nicht nur für die Einhaltung von Compliance- und Security-Vorschriften entscheidend ist, sondern auch, um die potenziellen Möglichkeiten zur Optimierung und Effizienzsteigerung in Ihre Debitorenprozessen erkennen können.

9. Wie kann Technologie dabei helfen, die Debitorenbuchhaltung zu standardisieren,…

…Fehler zu reduzieren und Herausforderungen zu überwinden?

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung reduziert den Druck, der auf vielerlei Debitorenaktivitäten lastet – wie auch Fehler, die durch manuelle Abwicklung dieser Aktivitäten entstehen – durch folgende 4 Prinzipien:

1. Verringert Arbeitslasten: Eine Software, die Rechnungen nachverfolgen kann, Erinnerungen automatisch versendet, Forderungsschritte priorisiert und Zugang zu relevanter Dokumentation ermöglicht, stellt eine einfache und effektive Lösung zur Sicherung pünktlicher Zahlungen dar.
2. Gleicht Informationen ab: Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen und Eingangskanälen auf einer einzigen Plattform wird der Aufwand beseitigt, der bei der Einholung von Kundeninformationen, beim Abgleich verschiedener Vertragsversionen und bei der Nachverfolgung diverser Gesprächsverläufe zur Streitschlichtung entsteht. Die Zahlungseingangsverarbeitung wird ebenfalls optimiert, da eingehende Zahlungen automatisch den entsprechenden Rechnungen und Konten zugeordnet werden. Die Automatisierung der dazugehörigen Prozesse kann sowohl in SAP als auch in cloudbasierten Systemen ausgeführt werden.
3. Vereinheitlichte und einfachere Prozesse: Eine digitalisierte, automatisierte Lösung für Debitorenteams eliminiert Inkonsistenzen durch die Schaffung regelbasierter Prozesse für jede Phase Ihrer wichtigsten Workflows. Dadurch wird der Einzug von Zahlungen einfacher und vorhersehbarer für Ihr Team.
4. Erhöhte Kommunikation und Transparenz: Die richtige Lösung vereinfacht nicht nur die Nutzererlebnis für Ihr Debitorenteam, sondern auch für Ihre Kunden und weitere Mitarbeiter. Ein einheitliches Portal für die Bearbeitung von Zahlungsaufforderungen reduziert Streitfälle, erhöht die Wahrscheinlichkeit pünktlicher Zahlungen, stärkt Kundenbeziehungen und fördert Folgeaufträge. Durch die verbesserten Konditionen für Ihre Mitarbeiter kommt es außerdem zu weniger Fehlern und Burnout-Fällen.

10. Wie funktioniert die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

– und welche Teams profitieren von ihr?

„Automatisierung“ ist im Grunde genommen jeder digitalisierte Prozess, der die Lasten des manuellen Arbeitens beseitigt, z. B. das Auffinden fehlender Zahlungsavisen oder die Prüfung und Abstimmung von Daten aus verschiedenen Systemen. Durch die Beseitigung manueller Aktivitäten sparen Sie Kosten ein, da Prozesse einheitlich und standardisiert ausgeführt werden, dadurch den Druck auf Mitarbeiter mindern sowie letztendlich den Cashflow beschleunigen.

Hier einige Bereich, in denen die Automatisierung Sie unterstützen kann:

Für Finanzteams:

• Verbessert die Prozess- und Mitarbeitereffizienz durch die Standardisierung von Debitorenprozessen.
• Reduziert manuelle Tätigkeiten und erlaubt es den Teams, sich auf komplexere Fälle und Ausnahmen konzentrieren zu können.
• Reduziert nicht zugewiesene Zahlungen und aktualisiert Kundenkonten automatisch über Nacht, sodass neue Maßnahmen direkt am nächsten Morgen ergriffen werden können.
• Ermöglicht die Überwachung wichtiger KPIs (z. B. DSO, Working Capital) in Echtzeit für volle Transparenz in Ihre Prozesse und Ihren Cashflow.
• Führt alle Bearbeitungsabläufe für eingehende Zahlungsformate zusammen und reduziert dadurch den Bedarf manueller Eingaben.
• Unterstützt bei der Formulierung neuer Forderungsstrategien.
• Erkennt das Zahlungsverhalten von Kunden.

Für Prozesseigner:

• Erhöht den Gewinn durch eingesparte Betriebskosten.
• Vereinheitlicht Prozesse über Regionen und Teams hinweg und schafft ein gemeinsames, globales Ökosystem für Ihr Debitorenmanagement.
• Vereinfacht Prozesse und fördert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
• Skaliert Prozesse zügig, wenn Auftragsvolumina durch organisches Wachstum oder M&As steigen.
• Verbessert die Produktivität über verschiedene Regionen hinweg und schafft gleichwertige Verhältnisse.
• Ermöglicht einen optimierten Einsatz von Mitarbeiterressourcen, da weniger Zeit für Routineaufgaben aufgewendet werden muss und Ihr Team sich stattdessen strategischeren Aktivitäten und Ausnahmefällen widmen kann.

Für die IT-Abteilung:

• Minimiert Sicherheitsrisiken und verbessert die Sicherheitslage gemäß Standardvorgaben/-regeln.
• Standardisiert das IT-System, um Kosteneinsparungen und Kürzungen im Wartungs-Overhead zu ermöglichen.
• Ermöglicht nahtlosen Übergang in neue Technologien und fördert Innovation im gesamten Unternehmen.
• Fördert den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) und ML (Machine Learning), um Geschäftsbedürfnissen nachzukommen.
• Vereinfacht Updates und Migrationen.
• Hilft dem Unternehmen bei der Einführung von Lösungen, die intern gewartet und verantwortet werden können und senkt dadurch Ticketvolumina.

11. Was sind die Vorteile einer automatisierten Debitorenbuchhaltung?

Die Rechnungsstellung wird schneller und einfacher: Ihre Teams können Rechnungen schnell generieren und buchen, sobald Bestellaufträge bestätigt worden sind. Die Kommunikation mit den Kunden wird klarer und Zahlungen werden beschleunigt.

Forderungen verwalten sich wie von selbst: Eine intelligente Lösung für den Forderungsprozess kann jeden Schritt automatisieren: Von Regeldefinitionen für die Priorisierung von Konten und der Automatisierung von Zahlungserinnerungen bis zur Weiterleitung von Ausnahmefällen an Mitarbeiter. Der gesamte Prozess wird reibungsloser und leichter für Ihr Team, sodass sich diese mehr auf die Verwaltung des Working Capital – statt der Verfolgung fehlenden Kapitals – konzentrieren können.

Zahlungen werden beschleunigt und unmittelbar bearbeitet: Ein vollfunktionales, digitales Bezahlportal macht es nicht nur Ihren Kunden leichter zu bezahlen, sondern ermöglicht auch Ihnen, Zahlungen sofort zu erfassen und Datensätze in Echtzeit zu aktualisieren. Eingehende Zahlungen werden automatisch den dazugehörigen Rechnungen zugeordnet, und zwar auch dann, wenn die Zahlungsavise noch nicht verfügbar ist. Dazu kommt, dass eine Bereitstellung von einfachen Zahlungsverfahren es wahrscheinlicher macht, dass Kunden pünktlich bezahlen und nicht säumig werden.

Prozesse sind einfacher und lassen sich mühelos skalieren: Dank standardisierter und automatisierter Debitorenprozesse kann Ihr Unternehmen trotz erhöhter Prozessaufkommen in den Bereich Zahlungsforderung und -zuordnung wachsen. Jeder in Ihrem Order-to-Cash-Zyklus ist auf dem gleichen Stand, auch außerhalb des Debitorenteams. Es entfällt der Bedarf, abteilungsübergreifend nach fehlenden Informationen zu suchen und ermöglicht eine bessere Einsicht in aktuelle und zukünftige Cashflows.

Buchführung, Reporting und Analysen werden sofort erstellt: Automatisierung stellt sicher, dass alle Transaktionen und Handlungen ohne menschliche Intervention dokumentiert werden. Beschwerliche Aufgaben wie die Zuordnung von Rechnungen zu Zahlungen werden vereinfacht; Reporting und Analytik in Echtzeit ermöglicht. Dadurch können prädiktive Analysen über das Zahlungsverhalten von Kunden, den Cashflow und potenzielle Forderungsausfälle erstellt werden – für eine zuverlässigere Entscheidungsfindung bei der Auswahl von Aufträgen.

Kunden sind zufriedener, Beziehungen stärker: Self-Service-Optionen sowie klare, einfache Prozesse erlauben es Kunden, unkompliziert Anfragen zu stellen, Erwartungen zu verstehen und Zahlungen anzuweisen. Konfliktsituationen und Geschäftsabbrüche können dadurch erheblich reduziert werden, da alle betroffenen Seiten jederzeit den Status von Rechnungen und Bestellung einsehen können.

Ihr Unternehmen spart Kosten und schafft Mehrwert: Durch die Reduzierung manueller Aufgaben in Debitorenprozessen sparen Sie viel Geld und erhalten die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter anderweitig einzusetzen, z.B. für strategischere Aufgaben wie die Verwaltung und Zuweisung von Working Capital.

Daten sind jederzeit verfügbar: Durch Automatisierung muss sich nicht mehr auf verschiedene Subsysteme, Tabellenkalkulationen oder widersprüchlichen Datensets aus unterschiedlichen Quellen verlassen werden. Dank der Transparenz in Echtzeit, einschließlich über den Status aller offenen und abgeschlossenen Rechnungen, kann jeder stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens, aber auch mit Ihren Kunden, wird dadurch zuverlässiger und reibungsloser.

12. Statistische Eckdaten: Wozu ist ein automatisierter Debitorenbereich fähig?

Serrala hat bereits mehr als 2.800 Unternehmen weltweit bei der Automatisierung ihrer Invoice-to-Cash-Prozesse unterstützt. Wir haben dadurch einen unvergleichbaren Einblick in die konkreten Auswirkungen von Automatisierungsprojekten auf die Effektivität von Debitorenprozessen, Unternehmensleistungen sowie Kunden- und Mitarbeitererfahrungen.

Hier in Kürze ein paar Erfolge aus unseren Automatisierungsprojekten:

• Automatisierungsraten von mehr als 99 %, darunter 90 % aller eingehenden Zahlungsströme. 60 % der Automatisierungsraten konnten in nur 3 Monaten erreicht werden.
• Verbesserte operative Effizienz um bis zu 89 %.
• 3-mal höhere Trefferraten bei Abstimmungen.
• DSO um 85-95 % verkürzt.
• Bearbeitungszeiten für Zahlungen um bis zu 80 % verkürzt.
• Produktivitätssteigerung im Debitorenteam um bis zu 50 % gesteigert.
• Zahlungseingangsverarbeitung in weniger als 24 Stunden ab Zahlung.
• Echtzeit-Einsicht in KPIs.
• Vollständige Cashflow-Transparenz.

Dank all dieser Erfolgsparameter kann eine Skalierbarkeit für sehr hohe Rechnungs- und Zahlungsaufforderungsvolumina mit Leichtigkeit sichergestellt werden. Zudem werden Fehlerraten erheblich gesenkt und Zahlungen “kontaktfrei” verarbeitet.

Wie kann Serrala Sie unterstützen?

Serralas KI-gestützte Automatisierungslösungen werden von mehr als 2800 Unternehmen weltweit genutzt, um Automatisierungsraten von bis zu 99 % in Debitorenprozessen zu erreichen. Wir unterstützen Sie dabei, manuelle Aufgaben zu reduzieren und damit erhebliche Zeiteinsparungen über die Debitorenbuchhaltung hinaus zu erzielen, darunter z.B. auch in Ihren Order-to-Cash-Prozessen. Verbessern Sie Ihr Working Capital, um es schneller und zuverlässiger in strategischere Investments und Entscheidungen umwandeln zu können. Unsere Lösungen können in Ihr aktuelles SAP-System integriert werden (S/4HANA oder Vorgängerversionen wie ECC) und sind als Erweiterung für Ihr Auftragsmanagement verfügbar, d.h. Sie können Daten in SAP in Echtzeit buchen und aktualisieren.

Falls Sie mehr über unsere Produkte und Automatisierungsoptionen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns noch heute und buchen Sie eine Demo.

Häufig gestellte Fragen über die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Was sind die größten Herausforderungen bei der Implementierung der Automatisierung in der Debitorenbuchhaltung?

Unternehmen sind häufig mit Hürden wie Integrationen in bestehende ERP-Systeme, Datensilos und Änderungswiderständen seitens der Mitarbeiter konfrontiert. Die Einführung wird zudem durch die Gewährleistung präziser Daten, die Angleichung von Automatisierungstools mit Kreditvorgaben sowie durch anfängliche Einrichtungskosten verlangsamt. Um diese Herausforderungen zu überwinden und einen nahtlosen Übergang zu schaffen, bedarf es einer effektiven Planung, gründlicher Implementation und Mitarbeitertrainings.

Wie kann die Automatisierung von Debitorenprozessen in bestehende ERP-System integriert werden?

Die Automatisierung von Debitorenprozessen lässt sich nahtlos in ERP-System einführen, indem die Kernfunktionen der Buchhaltung, Rechnungsbearbeitung und des Auftragsmanagement miteinander verbunden werden. Dadurch werden alle Daten aus der Debitorenbuchhaltung zentralisiert und für jeden zugänglich gemacht, wodurch der Bedarf an manuellen Eingaben gesenkt und die Prozesseffizient gesteigert wird.

Welche Rolle spielt KI im Forderungsmanagement der Debitorenbuchhaltung?

KI-gestützte Tools können die prädikative Analytik automatisieren, Muster im Zahlungsverhalten erkennen und Hochrisikokonten priorisieren. KI stärkt dabei den Forderungsprozess, indem sie die Nachverfolgung von Rechnungen automatisiert, mithilfe von maschinellem Lernen (ML, „Machine Learning“) verspätete Zahlungen vorhersieht und Echtzeitdaten zur Optimierung der Forderungsstrategie zur Verfügung stellt. Die Genauigkeit und Geschwindigkeit erfolgreicher Forderungen werden dabei signifikant erhöht.

Welchen Einfluss hat die Automatisierung von Debitorenprozessen auf Kundenbeziehung und Kundenzufriedenheit?

Automatisierung vereinfacht und vereinheitlicht Kundeninteraktionen durch Self-Service-Optionen wie Online-Zahlungsportalen, durch Streitfallminderungen und durch die Bereitstellung einer schnelleren Rechnungsbearbeitung. Sie können dadurch die Transparenz erhöhen, Ihre Kommunikation effizienter gestalten und die Kundenzufriedenheit insgesamt erhöhen, da Ihre Kunden klare, zügige Updates und Erinnerungen zum Zahlungsstatus erhalten.

Wie kann Automatisierung meinen Cashflow über die Debitorenbuchhaltung hinaus verbessern?

Die Automatisierung vereinheitlicht Debitorenprozesse, doch es stärkt auch den Cashflow, indem sie manuelle Fehler reduziert, die Rechnungsbearbeitung beschleunigt und das Forderungsmanagement effizienter macht. Durch die Automatisierung von Zahlungserinnerungen und dem Datenabgleich in Echtzeit können Unternehmen Ihre eingehenden Zahlungen zudem beschleunigen, überfällige Zahlungen reduzieren und das Working Capital optimieren. Dadurch erhalten Sie schnelleren Zugang zu freien Geldmitteln und können Ihre Ressourcen effizienter in Wachstums- und Betriebsinvestitionen verlagern.

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