AP- und Zahlungsprozesse revolutionieren: Die neuen Hybrid-Cloud-Lösungen

Weshalb Sie bei Ihren AP- und Zahlungsprozessen auf Hybrid-Cloud-Verfahren setzen sollten

Auch in der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist der Prozess der Bezahlung von Lieferanten in vielen Unternehmen nach wie vor eine manuelle, papierintensive Aufgabe. Dieses herkömmliche Verfahren bringt zahlreiche Probleme mit sich: überhöhte Kosten, die komplexe Aufgabe, zahlreiche Lieferanten und Bankkonten zu managen, die Gefahr, Vorschriften nicht einzuhalten, sowie eine erhöhte Anfälligkeit für Betrug. Doch genau diese Herausforderungen bergen auch die Chance für eine Transformation.

Fachkräfte im Finanzbereich verbringen laut einer Umfrage des Instititue of Finance and Management (IOFM) 84 Prozent ihrer Zeit mit der Erledigung endloser manueller Aufgaben wie der Eingabe von Rechnungsdaten, dem Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Versandpapieren und der Suche nach verlorenen und fehlgeleiteten Rechnungen, um nur einige zu nennen.

Cloudbasierte Lösungen sind ein vielversprechender Weg, um die Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu verschlanken. Mit Cloudlösungen lassen sich komplexe Verwaltungsaufgaben vereinfachen und die Kosten senken. Darüber hinaus bieten Cloudlösungen bei der Integration in ERP-Systeme ein beispielloses Potenzial, da sie allen Nutzern einfachen Zugriff auf zentrale Daten sowie sichere, standardisierte und unternehmensweit einheitliche Workflows ermöglichen..

Cloudbasierte Invoice-to-Pay-Lösungen dienen als Innovationstreiber

Die Nutzung cloudbasierter Invoice-to-Pay-Lösungen nimmt zu und bietet Skalierbarkeit, Standardisierung und verbesserte Sicherheit. Unternehmen können diese Lösungen jetzt schnell implementieren und dadurch den Bedarf an umfangreicher IT-Infrastruktur und Wartung beseitigen.  Darüber hinaus ermöglicht die Cloud den Remote-Zugriff, so dass die Beteiligten jederzeit und von jedem Ort die betreffenden Rechnungen und Zahlungen verwalten können.

Immer aktuelle Cloud-Lösungen können potenziellen Zahlungsbetrug schnell erkennen und verhindern, wie es laut einer aktuellen Umfrage der Association for Finance Professionals im Jahr 2023 knapp zwei Drittel (65 %) erlebt haben. Cloud-Lösungen können zudem Organisationen helfen, die durchschnittlichen Zahlungsausstände (Days Payables Outstanding, DPO) zu reduzieren. Durch eine schnelle Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlungs-Prozesses mit einer Cloud-Lösung kann ein durchschnittliches F100-Unternehmen mehr als 25 Mio US-Dollar pro Tag an liquiden Mitteln einsparen.

Hybride AP- und Zahlungs-Clouds – das Beste aus beiden Welten

Hybride AP- und Zahlungs-Clouds vereinen die Stärken von  On-Premise- und Cloud-basierten Systemen und bieten eine umfassende Lösung für Finanzfachkräfte.

Das Konzept beinhaltet die Einrichtung eines zentralen Hubs für die Rechnungsbearbeitung und Zahlungen, der eng mit dem ERP-System verzahnt ist. Wer nicht das ERP-System nutzt, kann über die Cloud auf die Lösung zugreifen. So gelingt eine nahtlose Integration ohne komplexe Schnittstellen. Das System verknüpft sichere cloudbasierte Workflows und manuelle Zahlungsfunktionen mit soliden ERP-Funktionen. So wird ein umfassender Überblick über Zahlungen, Aktivitäten und Statusmeldungen gewährleistet. Durch die Nutzung von ERP-Integration und Cloud-Funktionalitäten erreichen Unternehmen operative Exzellenz und senken gleichzeitig die Risiken.

Vorteile einer hybriden Zahlungs-Cloud

Durch eine hybride Invoice-to-Pay-Lösung werden die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und die Zahlungsabwicklung enger zusammengeführt, so dass sie nahezu ohne menschliche Eingriffe auskommen.

• Höhere Sicherheit und Kontrolle: Unternehmen sind mit zahllosen Bedrohungen der Sicherheit konfrontiert, z. B. Viren, Angriffen auf die Server, Ransomware, Phishing und Malware. Mit einer Cloudlösung lassen sich diese Risiken begrenzen, weil sie durch strenge Zugriffskontrollen, eine starke Verschlüsselung und detaillierte Prüfungen Schutz bietet. Das schließt die Mehrfaktor-Authentifizierung, eine automatische Betrugserkennung und die durchgängige Überwachung auf verdächtige Aktivitäten ein. Darüber hinaus werden keine lokal installierten Arbeitsplätze für das elektronische Banking mehr benötigt – das erhöht die Transparenz und erleichtert die Wartung.
• Mehr Effizienz: Durch die Zentralisierung werden Rechnungs- und Zahlungsprozesse vereinfacht, so dass sich die Datenströme zwischen Lieferanten, Käufern und Banken besser verwalten lassen. Das stellt zudem sicher, dass die Daten jederzeit aktuell sind und so die Transaktionen pünktlich und sicher durchgeführt werden können.
• Geringere Kosten: Eine Hybrid-Cloud-Lösung vereinfacht die operativen Abläufe, weil weniger Zeit und Aufwand für die Implementierung und Wartung von Lösungen benötigt wird. Außerdem wird die Gesamtdauer für die Verarbeitung und Zahlung von Rechnungen verkürzt. So fallen keine Mahngebühren an und verfügbare Skonti können in Anspruch genommen werden.
• Größere Flexibilität: Flexible Workflows, die zu den Unternehmensstrategien passen, bieten bessere Analysen und Sicherheit und sorgen durch Aufgabentrennung gleichzeitig für ein geringeres Betrugsrisiko. Das schafft Vorteile wie eine zentrale Sichtbarkeit von Daten und Kontrollereignissen für die dezentralisierten Geschäfte der Unternehmen. Darüber hinaus bieten Cloudlösungen eine dynamische Skalierbarkeit, um sich an das Wachstum oder Veränderungen des Unternehmens anpassen zu können.
• Besseres Working-Capital-Management: Durch den automatischen Abruf von Bankinformationen und Echtzeitinformationen bei der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung wird für ein korrektes Reporting, eine schnelle Fehlerbehebung und einen nahtlosen Datentransfer bei der Zusammenführung von Informationen gesorgt.
• Erhöhte Transparenz: Die Zusammenführung von Daten in einer Hybrid-Cloud-Lösung ermöglicht einen Echtzeitüberblick über Zahlungen, Liquiditätspositionen und Prognosen. Entscheidungsträger können nahtlos auf aktuelle, zuverlässige Informationen zugreifen, wobei die Zahlungs- und ERP-Systeme so miteinander verbunden sind, dass sie einen umfassenden Überblick über sämtliche Geschäfte bieten. So können Zahlungen manuell über die Cloud oder ERP-Systeme mit synchronisierten Daten eingegeben werden, was zu mehr Transparenz und Kontrolle über die Liquidität führt.
• Optimierte Zahlungen: Die Konsolidierung und Automatisierung der Verwaltung von Zahlungsdateien aus verschiedenen ERP-Systemen in einer Cloud-Lösung ermöglicht neben Compliance-Maßnahmen gemäß den Unternehmensrichtlinien die Validierung, Genehmigung und Betrugsüberwachung. Währung, Format und komplexe Vorschriften werden in weltweit tätigen Unternehmen standardisiert gehandhabt, und die Kommunikation mit Bank wird über SWIFT oder Host-to-Host-Verfahren erleichtert. Die Nutzer können die Prüf- und Genehmigungsprozesse abhängig von der Höhe der Zahlung oder den Unternehmensrichtlinien individuell anpassen.

Unternehmen können es sich nicht leisten, die Kosten, Ineffizienzen, Fehler, mangelnde Transparenz und Risiken zu ignorieren, die durch fragmentierte Verfahren bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen entstehen. Durch die Einführung von Hybrid-Cloud-Lösungen lässt sich der gesamte Invoice-to-Pay-Prozess revolutionieren, und Sie erhalten die perfekte Mischung aus Flexibilität und Sicherheit. Durch die Nutzung von Cloud-Technologien und ERP-Integration können Unternehmen ihren Betrieb verschlanken, die Transparenz erhöhen und die Kosteneffizienz verbessern. Mit den richtigen Verfahren sind Unternehmen in der Lage, ihre Zahlungsprozesse zukunftssicher aufzustellen und sich einen Wettbewerbsvorteil in der heutigen dynamischen Geschäftswelt zu verschaffen.