Was Unternehmen über die neuen Rechnungsstellungsgesetze in Spanien wissen müssen
E-Invoicing-Mandate werden zurzeit nach und nach EU-weit eingeführt, wobei alle Mitgliedstaaten ihre eigenen Gesetze im Einklang mit unionsweiten Standards verabschieden. Dieser Prozess begann bereits 2024 mit der Einführung der Directive 2014/55/EU.
Die elektronische Rechnungsstellung bringt vielerlei Vorteile für Unternehmen und Aufsichtsbehörden mit sich. Für die ausstellenden Unternehmen erleichtern die E-Rechnungen (mithilfe der richtigen Parameter) die finanzielle Buchführung erheblich.
Transparenz im Zahlungsstatus erleichtert zudem auch die Nachverfolgung von Fortschritten und Verzögerungen. Für den Empfänger wird es hingegen einfacher, seine Lieferanten zu bezahlen. Und für Aufsichtsbehörden (und Compliance-Beauftragte) wird es unkomplizierter, Transaktionen zu verfolgen, um Steuerverpflichtungen berechnen zu können.
Allerdings gibt es auch Unterschiede in den E-Invoicing-Regeln der europäischen Staaten. Es ist entscheidend für Ihr Unternehmen, sich mit den relevanten Gesetzen der Länder auseinander zu setzen, in denen Sie Ihr Geschäft betreiben.
In diesem Artikel werden wir uns auf die E-Invoicing-Vorschriften in Spanien konzentrieren. Lesen Sie weiter, um mehr über die gesetzlichen Grundlagen, deren Bedeutung für Ihr Unternehmen und die notwendigen Vorbereitungsschritte zu erfahren. Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, von der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren und dabei Ihre operative Effizienz in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zu verbessern.
E-Invoicing in Spanien: Die Grundlagen
Spanien hat die Direktive der Europäischen Kommission für die elektronische Rechnungsstellung bei B2G-Transaktionen (Business-To-Government) bereits 2013 übernommen. Seit 2025 ist diese nun auch Pflicht in Spanien.
Nach einem neuen Gesetz in 2022 wird die Pflicht nun bald auf alle B2B-Rechnungen (Business-To-Business) erweitert, zusammen mit anderen Verbraucherdienstleistern (z.B. Telekommunikation, Finanzservices, Versorgungsunternehmen, u.a.).
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen mit einem Jahreseinkommen von über 8 Mio. EUR in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen, zu versenden und zu empfangen. Diese Pflicht wird ab Januar 2026 auch auf kleinere Unternehmen ausgeweitet.
Die Verordnung sieht vor, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen an andere Unternehmen zu senden und zu empfangen, auf Anfrage Informationen über den Status und die Bezahlung von Rechnungen bereitzustellen und den Zugang der Empfänger zu elektronischen Rechnungen mindestens vier Jahre lang aufrechtzuerhalten (bzw. drei Jahre, wenn es sich nicht mehr um aktive Kunden handelt).
Da alle Rechnungen in den staatlich zugelassenen Systemen generiert werden, haben sie ein autorisiertes, strukturiertes Format und verwenden fortschrittliche, elektronische Signaturen, die Echtheit garantieren und Betrug verhindern. Empfänger müssen dem Sender und dem Regierungssystem zudem Informationen zukommen lassen, um Zahlungen ausführen lassen zu können.
Alle Dienstleister sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Vernetzung und Interoperabilität zwischen allen Beteiligten herzustellen. Dies bedeutet, dass Empfänger nicht in der Lage sein werden, den Rechnungsteller zu Verwendung einer bestimmten Softwarelösung o.ä. zu drängen. Die Staaten sind für die Akkreditierung von Lieferanten und Plattformen verantwortlich, um Compliance sicherzustellen.
E-Invoicing in Spanien: Was es für Sie bedeutet
In Kürze bedeutet es, dass Sie seit Januar 2025 (oder ab 2026, je nach Unternehmensgröße) keine PDFs mehr verwenden können, um Kunden in Spanien Ihre Rechnungen zu stellen. Stattdessen müssen Sie dies via der öffentlichen oder zertifizierten, privaten Plattformen für das E-Invoicing tun.
Trotzdem müssen Sie im ersten Jahr der neuen Vorschriften auch eine lesbare PDF-Version Ihrer Rechnung beilegen, sodass auch Unternehmen, die das neue E-Invoicing-System noch nicht nutzen, diese lesen und verarbeiten können.
Daneben gibt es natürlich auch eine finanzielle „Abschreckungsmaßnahme“, für jeden, der sich nicht an die Vorgaben hält – und zwar in Form einer Strafgebühr von 10.000 EUR. Falls Sie ein öffentliches Dienstleistungsunternehmen sind oder besonders hohe Rechnungsvolumina haben, ist es sogar wahrscheinlicher, dass man Sie bei Regelverstoß abstraft.
Langfristig bedeutet all dies, dass spanische Unternehmen sehr viel leichter Zahlungen anfragen, ausführen und empfangen können. Doch wie mit jeder großen, technischen Veränderung geht dies mit einigen Anfangskosten und Mehraufwand einher. Um angemessen reagieren zu können, empfehlen wir, folgende Kriterien zu beachten:
1. Überlegen Sie, wie sich die Umstellung auf Ihre IT-Systeme auswirkt
Der Übergang zum E-Invoicing wird einige zusätzliche Belastungen für Ihre IT-Landschaft bedeuten. Ihre Systeme müssen in der Lage sein, die Anforderungen an die Interoperabilität und die E-Rechnungsformate zu erfüllen. Auch Ihre Teams werden dies kurzfristig zu spüren bekommen, vor allem wenn es um die Integration neuer Systeme in Ihre bestehenden Stacks geht. Möglicherweise müssen Sie sich ein System anschaffen, mit dem Sie die Erstellung, den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen verwalten können, und das für alle Steuerzwecke über spanische und internationale B2B-B2G-und-B2C-Transaktionen hinweg regelkonform operiert (einschließlich Mehrwertsteuererklärungen). Darüber hinaus bedeutet es auch, dass Sie ein E-Invoicing-System sorgfältig danach auswählen müssen, ob es mit Ihren bestehenden Systemen (insbesondere mit Ihrem System of Record (SOR)) zusammenarbeiten kann.
2. Machen Sie Ihre Hausaufgaben bezüglich Lösungsoptionen und Implementierungsanforderungen
Setzen Sie so früh wie möglich die Vorbereitungen auf das E-Invoicing um (falls Sie nicht schon dabei sind) und beachten Sie dabei jegliche IT-Ausfallzeiten, Change Management und benötigte Schulungen.
Sie werden in der Lage sein, sowohl neue Compliance-Hürden zu meistern als auch von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung zu profitieren, wenn Sie Ihr neues System bereits vor dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes implementiert haben. Darüber hinaus werden Sie dadurch auch Engpässe während der Implementierung vermeiden können.
3. Bereiten Sie Ihre Kunden und Lieferanten auf Veränderungen vor
Bereiten Sie die Kommunikation Ihrer E-Invoicing-Pläne sorgsam vor, um Ihre Kunden- und Partnerbeziehungen zu pflegen. Ihr Kunden werden mehr über Ihre Compliance-Pläne wissen wollen, um Sie weiterhin bezahlen können. Ihre Lieferanten werden hingegen wissen wollen, wann Sie in der Lage sein werden, ihre Rechnungen im erforderlichen Format empfangen zu können.
Wenn Sie signalisieren, dass Sie bereit sind, Ihren Verpflichtungen nachzukommen, trägt dies zur Stärkung der Beziehungen und zur Förderung Ihres Geschäftsablaufs bei. Dies trifft besonders dann zu, wenn Sie bereits in der Vergangenheit Probleme mit Abrechnungen, Rechnungsstellungen und Ihrem Kreditorenprozess aufgrund von PDF- oder papiergestützten Rechnungsverfahren hatten.
4. Führen Sie Ihre Systeme so weit wie möglich zusammen
Es ist am einfachsten, mit dieser Art von Systemunterbrechung umzugehen, wenn Sie dabei eine „Single Source of Truth“ für Ihre Finanzdaten verwenden. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Prozesse und Systeme umgestalten können, um eine einheitlichere Übersicht auf Ihren gesamten Finanzbetrieb zu gewinnen – über Prozesse in der Kreditoren– und Debitorenbuchhaltung bis hin zum Treasury– und Liquiditätsmanagement.
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