Stapeln sich in Ihrer Debitorenbuchhaltung offene Rechnungen? Automatisieren Sie!

In den heutigen wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist Effizienz der Schlüssel

Für Debitorenbuchhalter ist es daher frustrierend, wenn stapelweise nicht-zugeordnete Zahlungen die Produktivität behindern. Eine einfache Lösung für dieses Problem liegt in der Automatisierung. Sie bietet Finanzteams die Möglichkeit, manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren und die Produktivität wesentlich zu erhöhen. Strategische Entscheidungen werden erleichtert, indem wichtige Key Performance Indicators (KPIs) wie Days Sales Outstanding (DSO) sofort zur Verfügung stehen. Langfristig steigert dies nicht nur die Effizienz der Prozesse in einem Unternehmen, sondern unterstützt auch das Wachstum.  

Heutzutage automatisieren Unternehmen bereits ein Großteil ihrer Funktionen, sei es im Vertrieb, Marketing oder im Personalwesen. Die Automatisierung von Prozessen in der Debitorenbuchhaltung, wie z. B. Cash Application, sollte ganz oben auf der Agenda von Finanzmanagern stehen. 

Manuelle Dateneingabe und verzögerter Abgleich offener Rechnungen? Automatisierung ist die Lösung 

Die Anzahl der Tätigkeiten, die in Finanzabteilungen nach wie vor manuell ausgeführt werden, ist enorm. Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung ist die Zahlungseingangsverarbeitung – der Abgleich von Zahlungseingängen zu offenen Posten. Aufgrund des schieren Volumens offener Rechnungen und der vielen verschiedenen Zahlungsmethoden können manuelle Tätigkeiten den Cash Application Prozess stark beeinträchtigen und zu Fehlern und Verzögerungen führen.   

Die Automatisierung von Debitorenbuchhaltungsprozessen, wie z.B. die automatische Verarbeitung von Kontoauszügen, Zahlungsavisen, PSP-Abrechnungen und Lockbox-Dateien, kann den Aufwand stark reduzieren und führt zu einem schnelleren Abgleich offener Rechnungen. Das bedeutet, dass weniger Zeit für lästige manuelle Aufgaben verschwendet wird und mehr Zeit für wichtigere strategische Aufgaben zur Verfügung steht. Darüber hinaus können Automatisierungslösungen menschliche Fehler vermeiden, indem sie Diskrepanzen in Rechnungsdatensätzen identifizieren und automatisch Anfragen für die Behandlung von Ausnahmen versenden, wodurch gleichzeitig wertvolle Ressourcen innerhalb des Unternehmens freigesetzt werden.  

Das größte Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter  

Wenn Unternehmen wachsen wollen, werden qualifizierte Mitarbeiter umso wichtiger. Die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern ist allerdings eine ständige Herausforderung. Laut Qualtrics, 2023, leidet mehr als ein Drittel (38 %) der Arbeitnehmer unter Burnout-Symptomen und ist infolgedessen weniger produktiv. Ineffektive Prozesse und Systeme werden hierbei als Hauptursachen genannt, die schließlich zu Frustration führen.  

Wenn Mitarbeiter tagein, tagaus monotone, sich wiederholende Aufgaben erledigen müssen, kann dies bei einem hohen Arbeitsvolumen zu Stress und Demotivation führen. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter schwindet, die Arbeitsqualität leidet und dadurch die Produktivität.  

Es ist wichtig, dass Führungskräfte im Finanzwesen dieses Problem erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Automatisierungslösungen werden häufig nur als Tool zur Steigerung der Effizienz angesehen, aber sie bieten Mitarbeitern auch ein besseres Arbeitsumfeld. Die Automatisierung manueller Tätigkeiten trägt nicht nur zur Verringerung der Arbeitsbelastung bei, sondern kann sich positiv auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken, da sie mehr Zeit für anspruchsvollere, strategische Aufgaben und Fortbildungen haben.  

Die Motivation und das Engagement Ihrer Teams zu erhalten und ihnen zu helfen, sich auch persönlich weiterzuentwickeln, ist wichtig, um den Unternehmenserfolg langfristig zu gewährleisten. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, eine kollaborative und gesunde Arbeitsweise unter den Mitarbeitern zu fördern, wodurch diese zufriedener und produktiver arbeiten können. Kognitive Cash Application Lösungen unterstützen Debitorenprozesse und automatisieren die Zahlungseingangsverarbeitung durch die schnelle Zuordnung eingehender Zahlungen zu offenen Posten. Sie beschleunigen den Abgleich offener Rechnungen und helfen, ihre Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten zu befreien und sie für strategische, wichtigere Aufgaben einzusetzen, für die sie sich stärker engagieren und motiviert sind, zum Wachstum des Unternehmens beizutragen.

Wie automatisierte Cash Application Lösungen zu Effizienz und Wachstum eines Unternehmens beitragen können 

Wachstum ist zweifellos eine der wichtigsten Ziele für Unternehmen weltweit, unabhängig von ihrer Größe und Branche. Wenn interne Prozesse unübersichtlich und ineffizient sind, stellt die Transparenz der Daten eine große Herausforderung dar. Ohne Echtzeit-Daten über die wichtigsten finanziellen Kennzahlen, wie z. B. das Working Capital, können CFOs bei kurzfristigen Forderungsmanagement-Entscheidungen und langfristigen Investitionsentscheidungen, auf der Stelle treten. Kurz gesagt, was Finanzverantwortliche und CFOs für die Wachstumsplanung benötigen, ist ein Echtzeit-Zugang zum Finanzstatus.  

In diesem Szenario gewinnt die Automatisierung und KI immer mehr an Bedeutung, da Unternehmen verstärkt Technologien einsetzen, um Effizienz und Wachstum zu fördern. Laut McKinsey ist der Einsatz von KI von 20 % im Jahr 2017 auf 50 % im Jahr 2022 gestiegen. Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) ist hierbei die am häufigsten eingesetzte Technologie. Durch die Implementierung von Automatisierung und KI in den Cash Application Prozess können Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Finanzdaten gewinnen, indem sie die Zahlungseingangsverarbeitung täglich gleich morgens abschließen können.  

Intelligente Cash Application Software automatisiert Ihr Debitorenmanagement, senkt die Kosten und minimiert DSO-bezogene Risiken. 

Lassen Sie nicht zu, dass ausstehende Rechnungen Ihren Zielen im Wege stehen. Automatisieren Sie noch heute! 

Das Hauptziel von Finanzabteilungen besteht heutzutage darin, Kosten zu senken, Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Eine automatisierter Rechnungsabgleich optimiert die Prozesse im Debitorenmanagement, indem manuelle und sich wiederholende Aufgaben beim Abgleich offener Rechnungen reduziert werden. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung sollten als Zusatznutzen für die Mitarbeiter und nicht als Ersatz angesehen werden. Die Unterstützung der Buchhaltungs-Teams mit digitalen Tools kann dazu beitragen, ihre Tätigkeiten zu optimieren und ihre Rolle aufzuwerten, indem es sie von der manuellen Dateneingabe befreit und sie dazu motiviert, strategischere Aufgaben zu übernehmen. Durch Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) trägt eine intelligente Cash Application Software dazu bei, fehleranfällige AR-Prozesse zu optimieren und einen besseren Einblick in das Working Capital zu erhalten, so dass fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können.   

Nutzen Sie das Kontaktformular, um mehr über unsere ausgezeichnete FS² AutoBank-Lösung zu erfahren.   

FS² AutoBank automatisiert Ihre Cash Application Prozesse und reduziert den manuellen Aufwand in Ihrer AR-Abteilung auf ein Minimum. Unsere Lösungen sind vollständig in Ihre aktuelle SAP-Umgebung (S/4HANA oder frühere Systeme wie ECC) integriert und in SAP eingebettet, so dass Sie Daten in SAP in Echtzeit buchen und aktualisieren können.