Privacy Notice
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns, der Serrala Group GmbH (im Folgenden wechselweise bezeichnet als „Serrala Group GmbH“, „wir“ oder „uns“) ein wichtiges Anliegen und wir halten uns strikt an die Regeln der geltenden Datenschutzgesetze.
Bei der Nutzung der Serrala App (nachfolgend „Serrala App“ oder „App“ genannt) werden personenbezogene Daten nur dann erhoben, wenn dies technisch oder zur Bereitstellung der zugrunde liegenden Dienste erforderlich ist. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeiten, wenn es eine angemessene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gibt. Die erhobenen Informationen werden vertraulich behandelt und ausschließlich für den angegebenen Zweck verwendet.
Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über ihre Rechte aufgeklärt.
Datenschutzerklärung für die „Serrala App“
Version: 1.0, 09.04.2025
1. Allgemeines
Anbieter der Serrala App ist die Serrala Group GmbH, Südportal 7, 22848 Norderstedt.
Mit der Serrala App, welche in Microsoft Teams (MS Teams) als Add-On integriert ist, können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens mit fortschrittlicher Finanztransaktionsverarbeitung beschleunigen. Sie können:
– Finanztransaktionen verwalten, überprüfen, genehmigen oder ablehnen
– Zusätzliche Notizen hinzufügen oder Belegdokumente für Audit-Zwecke anzeigen
– den Status von Finanztransaktionen in Echtzeit verfolgen
Zudem können Sie auf alle notwendigen Details und Anhänge zugreifen, ohne zu einer anderen Plattform wechseln zu müssen – inklusive der Möglichkeit Informationen in Echtzeit zu aktualisieren (alles über die Chat-Oberfläche).
Sie können zwischen zwei Add-ons wählen: der MS-Teams Serrala App ohne Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und der erweiterten, KI-gestützten MS-Teams Serrala App mit generativer KI.
A. MS-Teams Serrala App ohne Einsatz von KI
Mit der MS-Teams Serrala App können Sie schnell erkennen, welche Transaktionen ihre Aufmerksamkeit erfordern, beispielsweise die Genehmigung einer Lieferantenrechnung oder einer Kreditlimitanfrage. Die relevanten Details und unterstützenden Dokumente werden direkt im Microsoft Teams-Chat angezeigt. Es ist nicht erforderlich, sich in eine separate Lösung einzuloggen, um Daten zu korrigieren, Notizen oder Dokumente hinzuzufügen oder zusätzliche Prüfer oder Genehmiger vorzuschlagen. Diese App verbessert die Zusammenarbeit zwischen der Finanzabteilung und den Geschäftsbereichen, die für eine schnelle Bearbeitung von Finanztransaktionen benötigt werden.
B. Erweiterte KI-gestützte MS-Teams Serrala App
Mit der erweiterten KI-gestützten MS-Teams Serrala App können Sie Fragen in natürlicher Sprache stellen und Antworten direkt in Microsoft Teams erhalten. Die Nutzung der Add-ons ist nur möglich, wenn das entsprechende Add-on erworben wurde. Die App kann in MS-Teams hinzugefügt werden, aber die Berechtigungen werden über das Serrala Support erteilt, d.h. nach dem die App aus dem MS Teams Store zum Teams-Client hinzugefügt wurde, erscheint ein Text mit den Kontaktdaten von Serrala Support. Der Nutzer muss Serrala Support kontaktieren, damit Serrala Support prüfen kann, ob die App gekauft wurde und die Nutzung der App aktiviert werden kann. Sobald dies Prüfung abgeschlossen ist und die Nutzung der App aktiviert wurde, können die Nutzer die App verwenden.
Die Serrala App ist nur Benutzer verfügbar, die Serrala Produkte verwenden. Um die App nutzen zu können, müssen Sie ein aktives Abonnement haben.
2. Art der Information
Im Rahmen der Nutzung der Serrala App erheben, speichern und verarbeiten wir bei regelmäßiger Nutzung die folgenden Informationen:
A. Kontaktdaten
Name, Nachname und E-Mail-Adresse
B. Finanzdaten (soweit sie personenbezogene Daten enthalten oder damit in Verbindung stehen)
Zeitpunkt der Kommunikation zwischen der Serrala-App und dem Produktportal sowie Informationen zu Rechnungen – Rechnungsnummer, Lieferantennummer, Name des Lieferanten, Firmencodenummer, Rechnungsanhänge, Rechnungsbetrag, Genehmigungsgründe, Rabatte, Fälligkeitsdaten der Rechnung, Rabatte-Fälligkeitsdaten, G/L-Konto, Kostenstelle, Profit-Center und Kommentare von Nutzern im Produktportal.
C. Absturzprotokolldaten
Zusätzlich zu den oben genannten personenbezogenen Daten kann bei einem Absturz der App ein anonymisierter Absturzprotokollbericht an Serrala von Microsoft übermittelt werden (keine personenbezogenen Daten sind in den Absturzprotokollen enthalten, die an Serrala gesendet werden).
D. Sonstige Daten
Sprache
3. Nutzung der Daten
Alle für die Funktionalität der App erforderlichen Informationen werden während der Sitzung im Produkt und in der Serrala-App (verschlüsselt in MS Teams) gespeichert. Die Kommunikation zwischen der App und dem entsprechenden Produkt ist ebenfalls verschlüsselt.
4. Löschfristen
Die Serrala Group GmbH verarbeitet und, gegebenenfalls, speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Sobald der Zweck erfüllt ist und die entsprechende Aufbewahrungsfrist nach geltendem Recht abläuft, werden die personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen Bestimmungen gelöscht.
Die Daten werden nach Beendigung des Abonnements oder auf Anfrage des zuständigen Datenverantwortlichen zeitnah gelöscht.
5. Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte und Standorte außerhalb des EWR
Die erhobenen personenbezogenen Daten können an Dritte weitergegeben werden, die an der Erbringung der Dienstleistung beteiligt und für uns und Ihr Unternehmen zum Zweck der Bereitstellung und Verwaltung des Produktportals zugänglich sind.
Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Serrala-Gruppe sowie an andere Unternehmen, die an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt sind, übermittelt werden. Da die Empfänger außerhalb des EWR ansässig sein können, kann eine internationale Datenübermittlung stattfinden. In diesem Fall werden wir immer sicherstellen, dass entsprechenden Schutzmaßnahmen gemäß Kapitel V der DSGVO vorhanden sind (insbesondere der Abschluss von Standardvertragsklauseln).
6. Technische Sicherheit
Wir prüfen und aktualisieren fortlaufend unsere technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Maßnahmen sollen unberechtigte Zugriffe, widerrechtliche Löschung oder Manipulation und den versehentlichen Verlust der Daten bestmöglich verhindern.
7. Rechte der betroffenen Person
Als betroffene Person im Sinne der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Widerruf der Einwilligung (jederzeit). Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns unter dataprotection@serrala.com kontaktieren. Die im Zusammenhang mit der Serrala App verarbeiteten Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling verwendet.
Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (Postfach 71 16, 24171 Kiel).
8. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Serrala App ist zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
Darüber hinaus basiert die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6(I)(f) DS-GVO, da die Verarbeitung für die Zwecke der von uns und dem entsprechenden Unternehmen verfolgten berechtigten Interessen erforderlich ist; diese Rechtsgrundlage wird akzeptiert, sofern die Interessen, Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen. In diesem Zusammenhang ist das berechtigte Interesse von Serrala die Durchführung unserer Geschäftstätigkeiten, d. h. die Bereitstellung der zugrunde liegenden Dienstleistungen für unsere Kunden; dies wurde in Erwägungsgrund 47(2) der DSGVO anerkannt. Wie oben erwähnt, werden wir, wenn Art. 6(I)(a) DS-GVO unsere Rechtsgrundlage für eine Verarbeitungstätigkeit ist, zuvor die Einwilligung der betroffenen Person für diesen spezifischen Zweck/diese spezifische Tätigkeit einholen.
9. Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr.7 DSGVO sind, soweit zutreffend, Serrala Group GmbH und das Unternehmen der betroffenen Person.
10. Ansprechpartner
Alle Anfragen, Erklärungen und Rückfragen zur Datenverarbeitung in der App richten Sie bitte per E-Mail an dataprotection@serrala.com.
Wenn sich Anfragen, Klarstellungen und/oder Fragen auf die Verarbeitung der im Produktportal enthaltenen personenbezogenen Daten beziehen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Kontaktstelle Ihres Unternehmens. Bitte beachten Sie, dass Anfragen an dataprotection@serrala.com, die die Verarbeitung personenbezogener Daten betreffen, für die Ihr Unternehmen im Sinne von Art. 4(7) DS-GVO verantwortlich ist, nicht beantwortet werden.