Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns, der Serrala Group GmbH (im Folgenden wechselweise bezeichnet als „Serrala Group GmbH“, „wir“ oder „uns“) ein wichtiges Anliegen und wir halten uns strikt an die Regeln der geltenden Datenschutzgesetze.
Bei der Nutzung von Alevate AP (nachfolgend „Alevate AP“ oder „Alevate Lösung“ genannt) werden personenbezogene Daten an verschiedenen Stellen verarbeitet. Die Daten werden erhoben, wenn dies erforderlich ist, um die Alevate Lösung zu ermöglichen und die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeiten, wenn es eine angemessene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gibt.
Die Informationen werden streng vertraulich behandelt und ausschließlich für den angegebenen Zweck verwendet
Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über ihre Rechte aufgeklärt.
Datenschutzerklärung für Alevate AP
1. Allgemeines
Anbieter von Alevate AP ist Serrala Group GmbH, Südportal 7, 22484 Norderstedt, Deutschland.
Alevate AP ist eine cloudbasierte Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, die speziell dafür entwickelt wurde, sich nahtlos in jedes Buchhaltungssystem zur Unternehmensressourcen-Planung (ERP) zu integrieren und so die Effizienz von Buchhaltungsteams zu steigern. Bei der Nutzung dieser Alevate Lösung werden Ihre personenbezogenen Daten von Serrala im Namen Ihres Unternehmens für die Zwecke der Erbringung der Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erfasst, gespeichert oder verarbeitet; darüber hinaus können Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeitet werden, wenn Sie sich an unser Global Support Team wenden.
2. Art der Information
Im Rahmen der Nutzung von Alevate AP erhaben, speichern und verarbeiten wir bei regelmäßiger Nutzung die folgenden Informationen:
• Vorname, Name (eventuell in der Nutzer ID)
• E-Mail Adresse (falls in der Nutzer ID verwendet)
• E-Mail Inhalt (Konversation, Überweisungsdaten, Strukturdaten des Dokuments)
• Telefondaten (falls enthalten)
• Uhrzeit des Log-Ins
• IP Adresse
• Rechnungsdaten
• Gutschriften
Hinweis: Zusätzlich zu den oben genannten Daten können Ihnen auch personenbezogene Daten von Personen zur Verfügung stehen, die Ihr Unternehmen in die Alevate Lösung einbezieht (z. B. Kunden, Lieferanten usw.); denken Sie daher bitte daran, dass Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen sowie die Anweisungen Ihres Unternehmens zum Umgang mit solchen Daten beachten müssen.
3. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)
Unsere Lösung nutzt KI in Form von Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP), um Dokumente automatisch zu analysieren, relevante Informationen zu extrahieren und Arbeitsabläufe effizient zu automatisieren. Dies wird durch eine Kombination aus maschinellem Lernen, Computer Vision und der Verarbeitung natürlicher Sprache erreicht. Wir verwenden keine persönlichen Daten für Trainingszwecke.
4. Nutzung der Daten
Alle für die Funktionalität von Alevate AP erforderlichen Informationen werden nur für die von Ihrem Unternehmen genutzten Lösung verwendet und verschlüsselt. Die Kommunikation zwischen dieser Alevate Lösung und Ihren Systemen (falls zutreffend) ist ebenfalls verschlüsselt.
5. Löschfristen
Serrala verarbeitet und, gegebenenfalls, speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, denen Serrala oder Ihr Unternehmen unterliegen, vorgesehen ist.
Sobald der Zweck erfüllt ist und die entsprechende Aufbewahrungsfrist nach geltendem Recht abläuft, werden die personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen Bestimmungen gelöscht. Die Daten werden nach der Beendigung oder auf Verlangen des für die Verarbeitung Verantwortlichen rechtzeitig gelöscht.
6. Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte und Standorte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)
Die erhobenen personenbezogenen Daten können an Dritte weitergegeben werden, die an der Erbringung der Dienstleistung beteiligt und für uns und Ihr Unternehmen zum Zweck der Bereitstellung und Verwaltung des Alevate AP Portals zugänglich sind.
Ihre personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Serrala-Gruppe sowie an andere Unternehmen, die an der Erbringung von Dienstleistungen beteiligt sind, übermittelt werden. Da die Empfänger außerhalb des EWR ansässig sein können, kann eine internationale Datenübermittlung stattfinden. In diesem Fall werden wir immer sicherstellen, dass entsprechenden Schutzmaßnahmen gemäß Kapitel V der DSGVO vorhanden sind (insbesondere der Abschluss von Standardvertragsklauseln).
7. Technische Sicherheit
Wir prüfen und aktualisieren fortlaufend unsere technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Maßnahmen sollen unberechtigte Zugriffe, widerrechtliche Löschung oder Manipulation und den versehentlichen Verlust der Daten bestmöglich verhindern.
8. Rechte der betroffenen Person
Als betroffene Person im Sinne der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit und auf Widerruf der Einwilligung (jederzeit). Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns unter dataprotection@serrala.com kontaktieren. Die im Zusammenhang mit Alevate AP verarbeiteten Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling verwendet.
Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (Postfach 71 16, 24171 Kiel).
9. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten für Alevate AP ist zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.
Darüber hinaus basiert die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Art. 6(I)(f) DS-GVO, da die Verarbeitung für die Zwecke der von uns und dem entsprechenden Unternehmen verfolgten berechtigten Interessen erforderlich ist; diese Rechtsgrundlage wird akzeptiert, sofern die Interessen, Grundrechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen. In diesem Zusammenhang ist das berechtigte Interesse von Serrala die Durchführung unserer Geschäftstätigkeiten, d. h. die Bereitstellung der zugrunde liegenden Dienstleistungen für unsere Kunden; dies wurde in Erwägungsgrund 47(2) der DSGVO anerkannt.
10. Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr.7 DSGVO , ist Ihr Unternehmen; aus Gründen der Klarheit betreibt Serrala die Alevate Lösung als Auftragsverarbeiter im Namen Ihres Unternehmens.
11. Ansprechpartner
Bei Anfragen, Unklarheiten und/oder Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie sie in dieser Alevate Lösung enthalten sind, durch Sie oder Ihr Unternehmen, wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner für Datenschutz in Ihrem Unternehmen.
Anfragen an dataprotection@serrala.com, die sich auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beziehen, für die Ihr Unternehmen verantwortlich ist, werden im Sinne von Art. 4(7) GDPR, werden an die zuständige Kontaktstelle Ihres Unternehmens weitergeleitet, sofern ausreichende Informationen vorliegen, die die Identifizierung Ihres Unternehmens ermöglichen. Dies gilt nicht für die Ausübung von Rechten der betroffenen Personen, für die Ihr Unternehmen der für die Verarbeitung Verantwortliche ist, im Sinne von Art. 4(7) GDPR; in diesem Fall nutzt Ihr Unternehmen das entsprechende Modul dieser Alevate Lösung, um solche Anfragen zu bearbeiten.