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Johns Hopkins: Kreditorenrechnung buchen leicht gemacht

Success Story
  • ~50 % aller Rechnungen werden automatisch gebucht 
  • 80-90 % der elektronischen Rechnungen werden automatisch gebucht 
  • 50 % weniger doppelte Rechnungen  
  • 50-prozentige Senkung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung von 3 USD auf 1,50 USD

Das Unternehmen: Forschung, Lehre und Patientenversorgung mit Universität und Krankenhaus als eigenständigen Geschäftsbereichen 

Umsatz: 6,41 Mrd. USD 

Mitarbeiter: 40.000 

Standort: Baltimore (Maryland), USA 

Herausforderungen

An dem weltweit führenden Forschungsstandort werden pro Monat 30.000 Rechnungen in einem Shared Service Center (SSC) bearbeitet, das für die Johns Hopkins Universität und das Krankenhaus zuständig ist. Das SSC wurde mit Papier überschwemmt, da nahezu die Hälfte aller eingehenden Rechnungen per Post einging und händisch bearbeitet werden musste. Die Folge war, dass die Kreditorenbuchhaltung nur zwei Drittel der eingehenden Rechnungen bearbeiten konnte, wodurch pro Monat ein Rückstau von 7.000 Rechnungen auflief. 

Die Kreditorenbuchhaltung stand insbesondere vor den folgenden Herausforderungen: 

  • Überwiegend papierbasierte Prozesse, bei denen die Mitarbeiter nahezu jede erhaltene Rechnung manuell bearbeiten mussten. Eine Kreditorenrechnung buchen? Bedeutete hohen Aufwand.
  • Eine hohe Anzahl an doppelten Rechnungen, da die Rechnungen häufig in mehreren Formaten versandt wurden (z. B. in Papierform, als pdf-Datei und digital über das GHX-Netz), weil Lieferanten sich dadurch eine schnellere Zahlung erhofften 
  • Die große Anzahl an Rechnungsgenehmigern (ca. 8.000) machte den Prozess noch komplexer 
  • Unterschiedliche Vorschriften und Zuständigkeiten für Genehmigungen, den Umgang mit Sonderfällen und die Verwaltung von Aktualisierungen der Stammdaten oder Lieferantenanfragen in den einzelnen Geschäftsbereichen 
  • Komplexe Bearbeitung von Sonderfällen bei Rechnungen von internationalen Forschungspartnern  
  • Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung bei komplexeren Projekten 

Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, um diese Herausforderungen zu bewältigen und ein größeres Maß an Kontrolle und Übersicht über die Rechnungsbearbeitung für die beiden Geschäftsbereiche zu erlangen. 

Kreditorenrechnung buchen leicht gemacht - aber wie?

Lösungen

Johns Hopkins entschloss sich, die SAP-integrierte Lösung FS2 AccountsPayable von Serrala einzuführen, um die Rechnungsbearbeitung so weit wie möglich zu automatisieren. Mit dieser Lösung konnten die Rechnungen unter Verwendung festgelegter Geschäftsregeln den Bestellungen zugeordnet und automatisch gebucht werden. Für bestellungsbasierte Rechnungen konnte man einen automatischen 3-Wege-Abgleich auf Grundlage der Geschäftsregeln einführen, wenn zu einer Rechnung sowohl eine Bestellung als auch ein Wareneingang vorhanden waren. Außerdem ließen sich Regeln für die automatisierte Buchung verschiedener Rechnungen mit einem 2-Wege-Abgleich festlegen, beispielsweise bei einem Preis- oder Mengenunterschied zwischen Rechnung und Bestellung. 

Das Ziel lautete:  

  • Reduzierung der Kontakte der Kreditorenbuchhaltung mit allen Kreditorenrechnungen mit dem Ziel, jede Rechnung nur einmal anzufassen, quasi Kreditorenrechnung buchen als one-touch Vorgang.  
  • Automatisierung der Rechnungsprüfung zur frühestmöglichen Erkennung ungültiger Rechnungen, auf denen wichtige Angaben fehlen, oder anderer Ausnahmen 
  • Zentralisierte digitale Speicherung von Rechnung und elektronische Rechnung einschließlich einer lesbaren Version von EDI-Rechnungen, um Genehmigungen und die Bearbeitung von Ausnahmen zu beschleunigen 
  • Automatisierte Genehmigungs- und Ausnahme-Workflows, um ein hohes Maß an kontaktloser Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen 

Ergebnisse

Durch AP-Automatisierung und die neu strukturierten Prozesse konnte das SSC bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl den regelmäßigen Rückstau in der Rechnungsbearbeitung auf nahezu null senken. Durch die Umstrukturierung mit der neuen intelligenten Lösung konnten nicht nur verzögerungsbedingte Defizite beseitigt, sondern auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten optimiert werden.  Viele Lieferanten stellten auf elektronische Rechnung um.

  • 50 % aller Rechnungen werden automatisch verarbeitet und 80-90 % aller elektronischen Rechnungen automatisch gebucht 
  • 50 % weniger doppelte Rechnungen  
  • 50-prozentige Senkung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung von 3 USD auf 1,50 USD 
  • Kreditorenrechnung buchen erleichtert: Abbau des Rückstaus, weil die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung mehr Rechnungen bearbeiten konnten  
  • Eine größere Anzahl an Lieferanten hat auf elektronische Rechnung umgestellt  

Durch die Optimierung der Zahlungsvorgänge kann das Unternehmen jetzt besser mit Änderungen der Geschäftslage umgehen als es in der Vergangenheit möglich gewesen wäre. So konnte es beispielsweise in kürzester Zeit viele neue internationale Lieferanten von Schutzausrüstung (PPE) aufnehmen und so sicherstellen, dass das Krankenhaus und die Universität während der Coronavirus-Pandemie ausreichend versorgt wurden.

Renee Genco dazu: „Ich bin dankbar, dass wir mit der Rechnungsautomatisierung begonnen haben, bevor die Pandemie kam. Ich möchte gar nicht darüber nachdenken, wie wir all die Papierrechnungen hätten verarbeiten sollen.“ 

Kreditorenrechnung buchen leicht gemacht!

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