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Wie revolutioniert der automatisierte Rechnungsabgleich die Effizienz in der Buchhaltung?  

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Nils Strachanowski

30-01-2023 4 min lesen

Nils Strachanowski, VP Cash Application bei Serrala, erörtert, wie Mensch und KI zusammenarbeiten können, um AR Prozesse zu optimieren und die Effizienz in Unternehmen zu steigern.    

  
In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ist ein optimiertes Debitorenmanagement wichtiger denn je. Welches sind die größten Herausforderungen, mit denen sich Unternehmen im Bereich Cash Application konfrontiert sehen? Und wie werden diese Herausforderungen durch die aktuelle Krise noch verschärft?  

Der Cash Application Prozess wird durch eine Reihe von Herausforderungen bestimmt, die wir in praktisch jedem Unternehmen sehen. An erster Stelle steht die manuelle Datenverarbeitung, die den Rechnungsabgleich und den Cashflow verlangsamen - ein Problem vor allem in Zeiten knapper Liquidität. Eine langsame Zahlungseingangsverarbeitung ist häufig eine Folge träger Prozesse. Mangelnde Transparenz ist ein weiteres Problem, was in Krisenzeiten, in denen man seine verfügbare Liquidität kennen muss, noch problematischer ist. Darüber hinaus hindern fragmentierte Prozesse und leistungsschwache Lösungen Finanzabteilungen daran, das volle Potenzial ihres Cash Application Prozesses auszuschöpfen.  

Wie können Organisationen diese Herausforderungen meistern?  

Nun, manuelle und sich wiederholende Tätigkeiten lassen sich mit intelligenten automatisierten Cash Application Lösungen leicht bewältigen. Unsere Lösungen erreichen einen höchstmöglichen Automatisierungsgrad von nahezu 100 % und reduzieren manuelle Tätigkeiten in allen Bereichen auf ein Minimum. Sie senken die Zahl der ausstehenden Rechnungen erheblich, aktualisieren Kundenkonten „first thing in the morning“ und helfen bei der Überwachung wichtiger KPIs. Mit einer solchen Lösung, die alle eingehenden Formate verarbeiten kann und intelligente Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) unterstützt, profitieren Unternehmen auch von einem höheren Standardisierungsgrad und können so bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.    

Wie sieht der automatisierte Rechnungsabgleich genau aus?  

Es gibt drei Schlüsselbereiche für einen erfolgreichen Cash Application Prozess:  

  1. Ein integrierter End-to-End-Prozess ist der Schlüssel. Alle gängigen Formate von Banken, wie Kontoauszüge und Lockbox-Dateien, Zahlungsavise von Kunden und Informationen von Zahlungsdienstleistern werden automatisch akzeptiert. Zahlreiche vorgefertigte Reporting-KPIs und KYC-Funktionen sorgen für Transparenz, und die User können ihre eigenen Buchungsregeln erstellen, während integrierte Workflows die Prozessqualität verbessern.    

  2. Entscheidend ist es, auf zukunftssichere Technologien zu setzen, wie KI und ML für den Abgleich ausstehender Rechnungen und die Unterstützung der digitalen Transformation über einen hybriden Cloud-Ansatz, der die Vorteile von On-Premise mit der Agilität der Cloud verbindet.    

  3. Mensch und Technologie erzielen gemeinsam bestmögliche Ergebnisse. Durch diese Symbiose können Unternehmen eine höhere Automatisierungsrate erreichen und manuelle, repetitive Aufgaben im Durchschnitt um 85 % reduzieren. Das Ergebnis: Abgleich offener Posten am selben Tag, Reduktion nicht zugeordneter Zahlungen, geringere DSO und mehr Effizienz in den vor- und nachgelagerten Order-to-Cash-Prozessen.  

Sie haben künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen erwähnt. Diese werden aufgrund ihrer selbstlernenden und selbsttätigen Fähigkeiten manchmal auch als "kognitive Technologie" bezeichnet. Können Sie ein Beispiel dafür geben, wie kognitive und automatisierte Cash Application in der Praxis funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren?  

Der wichtigste Ansatz besteht darin, Mensch und KI zusammenarbeiten zu lassen, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Indem man seinen Mitarbeitern Werkzeuge an die Hand gibt, um repetitive und manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren, können sie sich wertschöpfenderen Aufgaben widmen. Unsere Cash Application Lösung bietet einfach einzurichtende Buchungsregeln - selbst für komplexe Szenarien. Auf diese Weise können Sie alle Informationen aus Kontoauszügen, Zahlungsavisen, Abrechnungs- und Lockbox-Dateien nutzen und vorkonfigurierte Regelvorlagen innerhalb von Sekunden anpassen. Unsere AI-Match-Funktion bietet Ihnen einen AI-basierten Abgleich ohne manuell erstellte Regeln. Das Zahlungsverhalten der Kunden wird durch KI analysiert und wirkt sich auf das Scoring und die Entscheidungsfindung aus, und unsere ML-Funktionalität wird auf Kundennamen und Bankdaten angewendet. Zudem können kognitive Technologien Ausnahmen leicht erkennen und so die Klärung von Ausnahmen beschleunigen.  

Erwarten Sie aufgrund Ihrer Erfahrung und des Feedbacks Ihrer Kunden, dass kognitive Technologien in Zukunft eine wichtige Rolle im Order-to-Cash-Prozess spielen werden?  

Auf jeden Fall. Wir sehen schon seit langem, dass es in diese Richtung geht. Und die neue Remote Work bzw. Homeoffice Kultur hat die Bedeutung einer soliden digitalen Infrastruktur noch einmal unterstrichen. Wir bei Serrala unterstützen unsere Kunden auf ihrem Weg der digitalen Transformation. So haben wir zum Beispiel neben unserer neuen Cloud-Lösung für den automatisierten Rechnungsabgleich auch cloudbasierte Lösungen für automatisiertes Request-to-Pay und PSP-Abstimmung im Portfolio. Sie ergänzen unsere Lösungen im Bereich Cash Application perfekt und folgen einmal mehr unserem End-to-End-Ansatz bei der Automatisierung von Order-to-Cash Prozessen. Wir glauben, dass dies die Zukunft im Finanz- und Rechnungswesen ist, und unsere Kunden und die allgemeine Marktentwicklung belegen dies.

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