Erfolgsgeschichte: Erdgasexporteur zentralisiert Kreditorenprozesse und Reporting
Company
Natural gas exporter
Branche
Öl & Gas
Umsatz
$40Mio.
Mitarbeiter
201-500
Hauptsitz
Houston, TX
Ziele / KPIs:
- Bessere Entscheidungsfindung: Erhöhte Kontrolle über ausgehende Cashflows sowie effektivere Entscheidungsfindungen durch präzise, konsistente Daten und Zugang zu Verbindlichkeiten und Zahlungen in Echtzeit.
- Kosteneffizienz: Erhebliche Kosteneinsparungen durch die Beseitigung manueller Aufgaben und dem verringerten Bedarf an zusätzlichem Personal.
- Präzise Daten und Transparenz: Höhere Datenintegrität und Transparenz durch optimierte Datenvalidierung und Automatisierung mit detaillierter Statusverfolgung.
- Globale Prozessstandardisierungen: Standardisierte und automatisierte Prozesse in der Rechnungsfreigabe und Ausnahmebehandlung für weniger Bearbeitungsschleifen im Kreditorenbereich.
Die siebtgrößte Flüssigerdgas-Exportanlage weltweit und die zweitgrößte in den USA hatte ein klares Ziel vor Augen: vollständige Transparenz und Kontrolle über ausgehende Zahlungen. Sie wandten sich an Serrala, um sie bei der zügigen Automatisierung von Prozessen in ihrem SAP-Bestandssystem zu unterstützen. Dabei war es wichtig, dass die ausgewählte Lösung auch eine zukünftige Migration in ein neues System zulassen würde, sodass auch langfristige Unternehmensanforderungen erfüllt werden können.
Das Unternehmen verarbeitete zwar eine relativ kleine Anzahl an monatlichen Rechnungen, jedoch beliefen diese sich auf hohe Summen und folgten einem komplizierten Genehmigungsprozess. Durch den internationalen Rahmen des Geschäfts war es zudem erforderlich, genaue Angaben zu Steuer- und Frachtkosten auf den Rechnungen machen zu können, um korrekte Zahlungen zu gewährleisten.
Sie standen vor folgenden Herausforderungen, als sie sich an Serrala wandten:
- Zeitaufwendige und fehleranfällige händische Datenvalidierung und -eingaben nach der Rechnungserfassung
- Komplexe und ineffiziente Genehmigungsprozesse für hochwertige Rechnungen
- Sensible Rechnungen sollten direkt an die Rechts- oder Steuerabteilung weitergeleitet werden, ohne die Kreditorenbuchhaltung zu durchlaufen
- Probleme bei der Erstellung und Genehmigung von Leistungserfassungsblätter für dienstleistungsbezogene Rechnungen
- Joint-Venture-Projekte benötigten Einzelposten auf einer Rechnung, um von unterschiedlichen Bankkonten beglichen werden zu können
- Manuelle Prozesse erschwerten eine standardisierte Handhabung internationaler Steuervorgaben und Frachtkosten
- Anspruchsvolle Anforderungen für Audits und Reporting
Das Unternehmen hatte es sich fest zum Ziel gemacht, eine Lösung zu finden, die all diese Herausforderungen meistern würde und dabei mehr Kontrolle und Transparenz über Bearbeitung, Reporting und Cashflow-Prognosen zu gewinnen. Dieses strategische Ziel hatte absolute Priorität.
Der Naturgasexporteur entschied sich für die Serrala AP-Automatisierungslösung („AP“, auch Accounts Payable, Kreditorenbuchhaltung) aufgrund der ausgefeilten Funktionen in der Datenvalidierung, automatisierten Ausnahmebehandlung und -genehmigung sowie für ein zuverlässiges Reporting. Vor allem die Option, Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellaufträgen auf Grundlage von Geschäftsregeln abzugleichen, war eine wichtige Kernkomponente der angefragten Lösung. Durch die Automatisierung bestand weniger Risiko für manuelle Fehler und sie lieferte zudem rollenspezifischen Zugang zu Rechnungsinformationen für Prüfer und Genehmiger in Echtzeit.
Alle Rechnungen, die den Validierungsregeln folgten und das 3-Wege-Matching bestanden, wurden automatisch gebucht. Bei Dienstleistungsrechnungen wurde es für Einkäufer außerdem einfacher, Leistungserfassungsblätter auf Basis von Bestellaufträgen zu erstellen. Dadurch konnten im System detaillierte Aufzeichnungen über empfangene Services via Bestellaufträgen erstellt werden, wodurch dazugehörige Rechnungen abgeglichen und automatisch gebucht werden konnten – ohne ein Eingreifen der Kreditorenbuchhaltung. Für persönliche Bearbeitungen und Ausnahmebehandlungen wurden die zuständigen Mitarbeiter automatisch via Email inklusive Handlungsempfehlungen benachrichtigt.
Das Ziel bestand darin, die Komplexität in den Kreditorenprozessen abzubauen und einen globalen Rechnungshub mit folgenden Eigenschaften einzurichten:
- Echtzeit-Informationen über aktuelle Verbindlichkeiten und ausstehende Zahlungen
- Fähigkeit, den Rechnungsstatus zu überwachen – von Erfassung bis Zahlung
- Verstärkte Datenvalidierung unter Einbezug von Informationen zu Lieferanten, Bestellaufträgen und Buchhaltung in SAP-Systemen
- Standardisierte, automatisierte Prozesse in der Rechnungsfreigabe und Ausnahmebehandlung, um die Bearbeitungsschleifen in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren
- Vermehrt automatische Buchungen für Fixkosten und wiederkehrende Rechnungen (z.B. Miete)
- Ausnahmeeinrichtung für automatische Buchungen auf Grundlage von ausgewählten Buchungskreisen, Hauptbuchkonten und Kostenstellenkombinationen
- Einrichtung eindeutiger Regeln für Rechnungsweiterleitungen und Freigaben für hochwertige Rechnungen oder Rechnungen mit vertraulichen Informationen
- Regeldefinitionen, um geplante und ungeplante Frachtkosten einheitlich für jede Rechnung zu verwalten
- Auftrennung von Joint-Venture-Rechnungen, um sie von verschiedenen Konten bezahlen zu können
- Gesicherte Prüfung jeder Rechnung außerhalb der USA seitens der Steuerabteilung
Die Serrala AP Automation Solution ermöglichte es dem Unternehmen, all seine Kreditorenprozesse und das Reporting innerhalb eines einzigen Systems zu zentralisieren und einzusehen. Es hatte dadurch die vollständige Kontrolle über seinen Kreditorenprozess und konnte dadurch die Anzahl der automatisch gebuchten Rechnungen erheblich erhöhen.
Weitere Highlights:
- Kosteneffizienz: Hohe Kosteneinsparungen durch die Beseitigung manueller Aufgaben und den verringerten Bedarf an Personalressourcen
- Präzise Daten und Transparenz: Höhere Datenintegrität und Transparenz durch verbesserte Datenvalidierung und Automatisierung mit detaillierter Statusverfolgung
- Bessere Entscheidungsfindung: Erhöhte Kontrolle über ausgehende Cashflows sowie effektivere Entscheidungsfindungen durch präzise, konsistente Daten und Zugang zu Verbindlichkeiten und Zahlungen in Echtzeit
- Operative Geschwindigkeit: Schnellere Zahlungen an Lieferanten und leichtere Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse durch automatisierte Rechnungsverbuchungen und vereinfachtem Reporting
- Höhere Sicherheit: Bessere Maßnahmen in den Bereichen Sicherheit und Betrugskontrolle durch die vollständig in SAP-eingebettete Automatisierungslösung
Die Herausforderungen
Ziele / KPIs:
- Bessere Entscheidungsfindung: Erhöhte Kontrolle über ausgehende Cashflows sowie effektivere Entscheidungsfindungen durch präzise, konsistente Daten und Zugang zu Verbindlichkeiten und Zahlungen in Echtzeit.
- Kosteneffizienz: Erhebliche Kosteneinsparungen durch die Beseitigung manueller Aufgaben und dem verringerten Bedarf an zusätzlichem Personal.
- Präzise Daten und Transparenz: Höhere Datenintegrität und Transparenz durch optimierte Datenvalidierung und Automatisierung mit detaillierter Statusverfolgung.
- Globale Prozessstandardisierungen: Standardisierte und automatisierte Prozesse in der Rechnungsfreigabe und Ausnahmebehandlung für weniger Bearbeitungsschleifen im Kreditorenbereich.
Die siebtgrößte Flüssigerdgas-Exportanlage weltweit und die zweitgrößte in den USA hatte ein klares Ziel vor Augen: vollständige Transparenz und Kontrolle über ausgehende Zahlungen. Sie wandten sich an Serrala, um sie bei der zügigen Automatisierung von Prozessen in ihrem SAP-Bestandssystem zu unterstützen. Dabei war es wichtig, dass die ausgewählte Lösung auch eine zukünftige Migration in ein neues System zulassen würde, sodass auch langfristige Unternehmensanforderungen erfüllt werden können.
Das Unternehmen verarbeitete zwar eine relativ kleine Anzahl an monatlichen Rechnungen, jedoch beliefen diese sich auf hohe Summen und folgten einem komplizierten Genehmigungsprozess. Durch den internationalen Rahmen des Geschäfts war es zudem erforderlich, genaue Angaben zu Steuer- und Frachtkosten auf den Rechnungen machen zu können, um korrekte Zahlungen zu gewährleisten.
Sie standen vor folgenden Herausforderungen, als sie sich an Serrala wandten:
- Zeitaufwendige und fehleranfällige händische Datenvalidierung und -eingaben nach der Rechnungserfassung
- Komplexe und ineffiziente Genehmigungsprozesse für hochwertige Rechnungen
- Sensible Rechnungen sollten direkt an die Rechts- oder Steuerabteilung weitergeleitet werden, ohne die Kreditorenbuchhaltung zu durchlaufen
- Probleme bei der Erstellung und Genehmigung von Leistungserfassungsblätter für dienstleistungsbezogene Rechnungen
- Joint-Venture-Projekte benötigten Einzelposten auf einer Rechnung, um von unterschiedlichen Bankkonten beglichen werden zu können
- Manuelle Prozesse erschwerten eine standardisierte Handhabung internationaler Steuervorgaben und Frachtkosten
- Anspruchsvolle Anforderungen für Audits und Reporting
Das Unternehmen hatte es sich fest zum Ziel gemacht, eine Lösung zu finden, die all diese Herausforderungen meistern würde und dabei mehr Kontrolle und Transparenz über Bearbeitung, Reporting und Cashflow-Prognosen zu gewinnen. Dieses strategische Ziel hatte absolute Priorität.
Die Lösung
Der Naturgasexporteur entschied sich für die Serrala AP-Automatisierungslösung („AP“, auch Accounts Payable, Kreditorenbuchhaltung) aufgrund der ausgefeilten Funktionen in der Datenvalidierung, automatisierten Ausnahmebehandlung und -genehmigung sowie für ein zuverlässiges Reporting. Vor allem die Option, Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellaufträgen auf Grundlage von Geschäftsregeln abzugleichen, war eine wichtige Kernkomponente der angefragten Lösung. Durch die Automatisierung bestand weniger Risiko für manuelle Fehler und sie lieferte zudem rollenspezifischen Zugang zu Rechnungsinformationen für Prüfer und Genehmiger in Echtzeit.
Alle Rechnungen, die den Validierungsregeln folgten und das 3-Wege-Matching bestanden, wurden automatisch gebucht. Bei Dienstleistungsrechnungen wurde es für Einkäufer außerdem einfacher, Leistungserfassungsblätter auf Basis von Bestellaufträgen zu erstellen. Dadurch konnten im System detaillierte Aufzeichnungen über empfangene Services via Bestellaufträgen erstellt werden, wodurch dazugehörige Rechnungen abgeglichen und automatisch gebucht werden konnten – ohne ein Eingreifen der Kreditorenbuchhaltung. Für persönliche Bearbeitungen und Ausnahmebehandlungen wurden die zuständigen Mitarbeiter automatisch via Email inklusive Handlungsempfehlungen benachrichtigt.
Das Ziel bestand darin, die Komplexität in den Kreditorenprozessen abzubauen und einen globalen Rechnungshub mit folgenden Eigenschaften einzurichten:
- Echtzeit-Informationen über aktuelle Verbindlichkeiten und ausstehende Zahlungen
- Fähigkeit, den Rechnungsstatus zu überwachen – von Erfassung bis Zahlung
- Verstärkte Datenvalidierung unter Einbezug von Informationen zu Lieferanten, Bestellaufträgen und Buchhaltung in SAP-Systemen
- Standardisierte, automatisierte Prozesse in der Rechnungsfreigabe und Ausnahmebehandlung, um die Bearbeitungsschleifen in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren
- Vermehrt automatische Buchungen für Fixkosten und wiederkehrende Rechnungen (z.B. Miete)
- Ausnahmeeinrichtung für automatische Buchungen auf Grundlage von ausgewählten Buchungskreisen, Hauptbuchkonten und Kostenstellenkombinationen
- Einrichtung eindeutiger Regeln für Rechnungsweiterleitungen und Freigaben für hochwertige Rechnungen oder Rechnungen mit vertraulichen Informationen
- Regeldefinitionen, um geplante und ungeplante Frachtkosten einheitlich für jede Rechnung zu verwalten
- Auftrennung von Joint-Venture-Rechnungen, um sie von verschiedenen Konten bezahlen zu können
- Gesicherte Prüfung jeder Rechnung außerhalb der USA seitens der Steuerabteilung
Die Ergebnisse
Die Serrala AP Automation Solution ermöglichte es dem Unternehmen, all seine Kreditorenprozesse und das Reporting innerhalb eines einzigen Systems zu zentralisieren und einzusehen. Es hatte dadurch die vollständige Kontrolle über seinen Kreditorenprozess und konnte dadurch die Anzahl der automatisch gebuchten Rechnungen erheblich erhöhen.
Weitere Highlights:
- Kosteneffizienz: Hohe Kosteneinsparungen durch die Beseitigung manueller Aufgaben und den verringerten Bedarf an Personalressourcen
- Präzise Daten und Transparenz: Höhere Datenintegrität und Transparenz durch verbesserte Datenvalidierung und Automatisierung mit detaillierter Statusverfolgung
- Bessere Entscheidungsfindung: Erhöhte Kontrolle über ausgehende Cashflows sowie effektivere Entscheidungsfindungen durch präzise, konsistente Daten und Zugang zu Verbindlichkeiten und Zahlungen in Echtzeit
- Operative Geschwindigkeit: Schnellere Zahlungen an Lieferanten und leichtere Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse durch automatisierte Rechnungsverbuchungen und vereinfachtem Reporting
- Höhere Sicherheit: Bessere Maßnahmen in den Bereichen Sicherheit und Betrugskontrolle durch die vollständig in SAP-eingebettete Automatisierungslösung
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