Direkt zum Inhalt

Jabil: Das Geheimnis der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Success Story

 

  • 2 Millionen verarbeitete Rechnungen pro Jahr
  • 1 Echtzeit-Ansicht von Lieferantenrechnungen über seinen drei Servicezentren
  • 70 Prozent Zuwachs bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung in Bezug auf bestimmte Lieferanten 
  • 2000 Stunden Einsparung bei der Erstellung von Lieferantenkontenauszügen

 

Unternehmen: Global diversifizierte und elektronische Fertigungsdienstleistungen

Umsatz: 27,3 Milliarden Dollar

Mitarbeiter: 260,000 

Hauptsitz: St. Petersburg, FL, USA

Auszeichnung: Beste AP-Lösung von TMI, 2021

Herausforderungen

Das Hightech- und Fertigungsunternehmen Jabil bearbeitet in seinen drei Servicezentren in Mexiko, Malaysia und der Ukraine rund zwei Millionen Rechnungen pro Jahr. An jedem Standort gab es verschiedene Bearbeitungsverfahren mit unterschiedlich hohem Automatisierungsgrad. Das erschwerte einen unternehmensweiten Echtzeit-Überblick über Rechnungen und Zahlungen der Lieferanten.

Jabil wandte sich an Serrala mit der Bitte um Unterstützung bei der Einführung eines einheitlichen globalen Prozesses zur Rechnungserfassung und -bearbeitung. Mit einer AP-Automatisierungs-Lösung (Accounts Payable) wollte das Unternehmen folgende Ziele erreichen:

  • Standardisierte AP-Workflows auf Basis modernster Best Practices
  • Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in den SAP ECC- und SAP S/4HANA-Systemen
  • Steigerung der Automatisierungsquote in der Rechnungsverarbeitung in allen Servicezentren
  • Korrekte und pünktliche Bezahlung der weltweiten Lieferanten
  • Management des rasant zunehmenden Rechnungsumfangs, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen

Lösungen

Jabil wollte so viele Rechnungen wie möglich automatisch verarbeiten. Mithilfe der vollständig digitalisierten Lösung FS² AccountsPayable von Serrala hat das Unternehmen heute sämtliche repetitiven und nicht wertschöpfenden Bearbeitungsschritte automatisiert. Rechnungen, bei denen eine automatische Buchung nicht möglich ist, werden sofort zur weiteren Bearbeitung an zuständige Mitarbeiter weitergeleitet. Das minimiert die Anzahl der Kontakte mit ein und derselben Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung. Die Lösung enthält die folgenden Funktionen:

  • Extrem genaue, cloud-basierte digitale Rechnungserfassung mit Serrala SmartEye
  • Erfassen elektronischer Rechnungsformate einschließlich Fappio und CFDI
  • Automatischer Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellungen und Lieferantenstammdaten
  • Schnelle Erkennung und Aussortierung doppelter Lieferantenrechnungen
  • Automatische Weiterleitung von Rechnungen zur Freigabe oder Ausnahmebehandlung
  • Auto-Kontierung von Rechnungen ohne Bestellung auf Grundlage einer festgelegten Kontierungsmatrix, KI und maschinellem Lernen
  • Flexible Rechnungsfreigaben in SAP sowie per E-Mail, Internet oder mobilen Endgeräten
  • Geführte Workflows bei der Ausnahmebehandlung, ergänzt durch KI und maschinelles Lernen
  • Infocenter zum Filtern und Sortieren der Rechnungen nach Lieferant, Status, verfügbaren Rabatten oder sonstigen Kriterien
  • Möglichkeit zur flexiblen Weiterleitung von Rechnungen zwischen den internationalen Servicezentren, um die Bearbeitung zu beschleunigen
  • Automatisiertes Erstellen von Kontenübersichten der Lieferanten
  • Echtzeit-Berichte zur Leistungsanalyse, insbesondere in Bezug auf digitale Erfassung, automatisierte Verarbeitung, Workload-Analyse, Ausgaben pro Lieferant und vieles mehr

Ergebnisse

Jabil konnte den Rechnungsverarbeitungsprozess vollständig digitalisieren und umfassend automatisieren. Mit der innovativen Lösung ist das Unternehmen heute in der Lage, mit den internen Prozessbeteiligten und seinen Lieferanten an der weiteren Verbesserung und Optimierung zu arbeiten kann. Roberto Bayon, Senior Director für Shared Services bei Jabil, erklärt: 
"Durch die Digitalisierung sind wir flexibler und agiler geworden. (...) Wir können Lieferantenrechnungen schneller von einem Posteingang zu einem anderen umleiten und sorgen für eine ausgeglichenere Arbeitsbelastung. Außerdem haben wir die cloud-basierte Rechnungserfassung mit SmartEye eingeführt, um weniger Papierrechnungen bearbeiten zu müssen."
Darüber hinaus ist die Serrala Lösung sehr flexibel und lässt sich problemlos an neue Geschäftserfordernisse anpassen. So gingen zum Beispiel selbst während der Unterbrechungen der globalen Lieferketten in den Jahren 2020 und 2021 Lieferantenzahlungen ein. Weitere Verbesserungen:

  • Durchschnittliche Automatisierungsquote von 40 Prozent bei der Rechnungsverarbeitung
  • 70 Prozent Zuwachs bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung in Bezug auf bestimmte Lieferanten 
  • Deutliche Reduktion von Papierrechnungen in allen Servicezentren
  • Weniger doppelte Rechnungen von Lieferanten 
  • Einsparung von rund 2.000 Arbeitsstunden durch automatisches Erstellen von Kontoübersichten der Lieferanten
  • Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden und Genehmigenden 

Der Erfolg gibt Jabil Recht. Erst vor kurzem wurde das Unternehmen vom Magazin „Treasury Management International (TMI)“ mit dem „Corporate Recognition Award“ für die „Beste AP-Lösung“ ausgezeichnet. Das AP-Team von Jabil benötigt nun weniger Zeit für die Rechnungsbearbeitung. Zeit, die etwa in die Analyse von Problemen und deren Vermeidung investiert werden kann. Laut Bayon schätzen Mitarbeitende diesen Gewinn an Freiraum für interessantere Tätigkeiten sehr. Weil besonders arbeitsintensive Aufgaben mithilfe der Lösung von Serrala automatisiert wurden, rücken wertschöpfende Tätigkeiten in den Fokus. Dazu gehören beispielsweise die Analyse von Kontenübersichten, die Klärung von Ausnahmefällen und der Aufbau guter Beziehungen zu Lieferanten und zum Einkauf.

Jabils Geheimnis der automatisierten Rechnungsverarbeitung

In dieser Erfolgsgeschichte: Wie Jabil globale AP-Prozesse transformiert und so eine hohe Automatisierungsquote bei der Rechnungsverarbeitung erzielt hat. 

Kontaktieren Sie uns!