Johns Hopkins behebt Rechnungsrückstand durch automatisierte Kreditorenbuchhaltung

Johns Hopkins entschied sich für Serralas FS² Accounts Payable, einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung (auch „AP“, Accounts Payable), aufgrund ihrer Fähigkeiten, die Rechnungserfassung zu digitalisieren und Genehmigungsworkflows zu automatisieren. Darüber hinaus liefert sie erweiterte Compliance-Funktionen. Mithilfe vorab definierter Geschäftsregeln und Auto-Postings konnten Rechnungen nun mit Bestellaufträgen abgeglichen werden.  

Durch die Anwendung der Geschäftsregeln konnte die Organisation einen 3-Wege-Abgleich für Rechnungen mit Bestellaufträgen und Wareneingängen erzielen. Außerdem definierte es Regeln für die automatische Buchung von Rechnungen im 2-Wege-Abgleichverfahren, zum Beispiel im Falle einer Preis- oder Mengenabweichung zwischen Rechnung und Bestellauftrag. 

Die Projektziele wurden wie folgt definiert: 

• Insgesamt weniger, idealerweise nur einmalige Berührungspunkte zwischen Rechnung und Kreditorenteam. 
• Automatisierung der Validierung, um ungültige Rechnungen mit fehlenden Informationen oder anderen Ausnahmen schnellstmöglich zu erfassen. 
• Zentralisierter Digitalspeicher für Rechnungen, einschließlich menschlich lesbarer Versionen für alle EDI-Rechnungen, um Freigaben und Ausnahmebehandlungen zu beschleunigen.   
• Automatisierte Workflows für Genehmigungen und Ausnahmebehandlungen mit einem hohen Grad an kontaktloser Rechnungsbearbeitung.  

Durch FS² Accounts Payable und der neuen Bearbeitungsweise konnte das Shared Service Center den Rechnungsrückstand beinahe komplett abbauen, ohne dafür den Personalstand erhöhen zu müssen. Die Umstrukturierung beseitigte nicht nur die durch Verzögerungen verursachten Defizite, sondern verbesserte auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Zudem optimierte die automatisierte Ausnahmebehandlung den Kreditorenprozess. 

• 50% aller Rechnungen wurden automatisch verarbeitet und 80-90% aller elektronischen Rechnungen konnten automatisch gebucht werden;  
• 50% weniger Rechnungsduplikate; 
• 50% niedrigere Rechnungsbearbeitungskosten von $3 auf $1,50; 
• Abbau des Rechnungsrückstandes, da die Kreditorenmitarbeiter nun mehr Rechnungen verarbeiten konnten; 
• Viele Lieferanten reichen inzwischen elektronische Rechnungen ein; 
• Sofortige Einblicke in alle Rechnungen, deren Status, beigefügte Kommentare, etc. 

Die Optimierung des Zahlungsverkehrs ermöglichte es der Organisation, sich schneller denn je an Geschäftsänderungen anzupassen. So war es zum Beispiel möglich, zahlreiche neue Lieferanten aus der PSA-Branche (Arbeitsschutzmaterialien, etc.) zügig anzudocken, sodass sie die Universität und JHHS während der Corona-Pandemie zuverlässig beliefern konnten. 

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