Kingpolis digitalisiert Zahlungsanforderungen und senkt DSO um 46%
- Firma: Kingpolis
- Branche: Versicherungen
- Umsatz: 5 Mio. EUR
- Mitarbeiter: 10-50
- Hauptsitz: Lemmer, Niederlande
Die Herausforderungen
Die Herausforderungen
Digitalisierung über die Rechnungsstellung hinaus
Kingpolis ist ein niederländisches Versicherungsunternehmen, das sich ursprünglich auf den boomenden E-Bike-Markt in den Niederlanden spezialisierte und seitdem stark wachsen konnte. Sieben Jahre in Folge wurde das Unternehmen vom niederländischen Verbraucherverband zum besten Fahrradversicherer des Landes gewählt.
In den Anfangsjahren waren die Kredit- und Forderungsprozesse des Unternehmens noch stark durch manuelle Workflows geprägt. Weder das Zahlungsmanagement noch das Mahnwesen waren digitalisiert. Kunden, die nicht per Lastschrift zahlten oder bei denen eine Lastschrift fehlgeschlagen war, erhielten Rechnungen und Mahnungen mit der Aufforderung, Beträge, Referenznummern oder Zielkontonummern zu korrigieren, ausschließlich in Papierform.
Insgesamt mangelte es dem Prozess an Effizienz, Effektivität und schließlich auch an Kundenorientierung. Viele Kunden zahlten verspätet oder gar nicht. Zudem gingen Zahlungen häufig mit falschen Beträgen oder Referenzen ein. Dem Finanzteam blieb nichts weiter übrig, als auf die fehlenden Zahlungseingänge zu warten. Darüber hinaus waren der Druck und Versand von Papierdokumenten kostspielig, zeitaufwendig und umweltschädlich.
Nachdem Kingpolis bereits ein neues Kreditmanagementsystem eingeführt hatte, um mehr Kontrolle zu erlangen, beschloss das Unternehmen, nun auch die Prozesse zur Rechnungszustellung und -zahlung zu optimieren.
Die Lösung
Die Lösung
Digitale Zahlungsanforderungen
Mit Serrala fand der Fahrradversicherer einen zuverlässigen Partner mit einer bewährten Lösung zur Digitalisierung von Zahlungsanforderungen und Zahlungen: Serrala Bill Presentment & Payments.
Die Serrala-Lösung wurde schrittweise eingeführt und konzentrierte sich zunächst auf Mahnungen für unbezahlte Rechnungen sowie fehlgeschlagene oder zurückgebuchte Lastschriften, bevor sie schließlich auch auf die Rechnungsstellung ausgeweitet wurde.
Die Zahlungsanforderungen fordern dabei nicht nur zum Begleichen von Rechnungen auf, sondern ermöglichen Zahlungen auch sofort. Durch den besonders einfach gestalteten Zahlungsprozess steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Kunden Zahlungen direkt leisten (statt sie aufzuschieben oder ganz zu vergessen).
Personalisierte Kundenkommunikation und optimierte Zustellbarkeit
Die Zahlungsanforderungen enthalten einfache Zahlungslinks (Pay-by-Link) mit personalisiertem Anschreiben per E-Mail, SMS oder in Papierform. Serrala unterstützte dabei nicht nur die technische Umsetzung, sondern stellte auch professionelle E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Diese wurden hinsichtlich Branding, Design, Sprache, Sicherheit und Zustellbarkeit angepasst, um Vertrauenswürdigkeit und hohe Konversionsraten sicherzustellen.
Die E-Mails werden sowohl von Anbietern wie Gmail und Hotmail als vertrauenswürdig eingestuft als auch von den Empfängern positiv aufgenommen. Zudem sind sie für alle Endgeräte optimiert und kommunizieren die erforderlichen nächsten Schritte klar und verständlich.
Schnellere Zahlungen durch Pay-by-Link
Über eine Zahlungsschaltfläche (bzw. einen QR-Code bei papierbasierten Anschreiben) gelangen Kunden auf eine sichere Webseite, auf der sie die sofortige Online-Zahlung für ihre jeweilige Rechnung autorisieren können. Kunden können hierbei z. B. auch direkt über iDEAL, dem führenden niederländischen Online-Zahlungsdienst, aus ihrer Banking-App heraus bezahlen.
Durch den Pay-by-Link-Ansatz entfällt für Kunden die Notwendigkeit, eine Banküberweisung manuell anzulegen. Dadurch werden die Hürden für eine fristgerechte Zahlung reduziert. Zugleich sind die Informationen zum Betrag, der Referenznummer und dem Empfängerkonto bereits automatisch vorausgefüllt, wodurch Eingabefehlern vorgebeugt werden.
Mehr Kontrolle über den Zahlungsstatus
Durch die bereits vorausgefüllten Zahlungsinformationen können Zahlungseingänge auf dem Bankkonto des Rechnungsstellers einfach und zuverlässig abgestimmt werden. Zudem kann das Unternehmen den Status der Zahlungsanforderungen jederzeit verfolgen und feststellen, ob diese zugestellt, geöffnet oder beglichen wurden. Auf diese Weise lassen sich unzustellbare E-Mails beispielsweise automatisch durch SMS- oder Briefkommunikation ergänzen.
Sobald eine Zahlung erfolgreich autorisiert wurde, wird die Webseite automatisch zum Zahlungsnachweis, sodass der Kunde den Zahlungsstatus stets nachvollziehen kann. Wird der Zahlungsanforderung bis zum Fälligkeitsdatum nicht nachgegangen, verfällt sie, was für Transparenz beim Rechnungssteller und Kunden sorgt.
Die Ergebnisse
Die Ergebnisse
Durch Serrala Bill Presentment & Payments konnte Kingpolis 90 % seiner Kunden per E-Mail statt auf dem Postweg erreichen. Lediglich 10 % der Kunden nutzen keine E-Mail.
Die wichtigsten Ergebnisse zusammengefasst:
- Die Forderungslaufzeit (DSO) wurde von 26 auf 19 Tage verkürzt, wodurch der Cashflow und das Working Capital gestärkt wurden.
- Durch den Versand digitaler Rechnungen und Mahnungen konnte das Unternehmen 60 % an Papier- und Druckkosten sowie 50 % an Portokosten einsparen.
- Höhere und sofortige Transparenz über den Status von Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
- Mehr Zeit für Forderungsteams, um sich strategischeren Kredit- und Forderungsaufgaben zu widmen.
Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Serrala sucht Kingpolis fortlaufend nach weiteren Möglichkeiten, den Einsatz der Lösung auszubauen und zusätzliche Optimierungspotenziale zu erschließen.
