Tilburg University digitalisiert und automatisiert Zahlungsanforderungen
- Branche: Hochschulbildung
- Umsatz: 291 Mio. EUR
- Hauptsitz: Tilburg, Niederlande
Die Herausforderungen
Die Herausforderungen
Die Tilburg University ist eine niederländische Hochschule mit 24 Bachelor- und 49 Masterstudiengängen für mehr als 20.000 Studierende und erzielt einen Gesamtumsatz von 291 Mio. EUR.
Die pünktliche und fehlerfreie Bezahlung von Studiengebühren ist für jede Universität von großer Bedeutung, und die Tilburg University bildet dabei keine Ausnahme. Das Finanzteam ist auf rechtzeitige Zahlungen angewiesen, um Verwaltungsaufwand und Kosten zu minimieren und verfügbare Mittel möglichst effizient für Lehre und Forschung einzusetzen. Gleichzeitig wünschen sich Studierende einen einfachen und unkomplizierten Zahlungsprozess. Je schneller sie ihre Gebühren begleichen können, desto mehr Zeit bleibt ihnen, sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren.
Jedoch erwiesen sich traditionelle Zahlungsanforderungen bei der internationalen Studierendenschaft aus aller Welt als zu langsam, zeitaufwendig und wenig benutzerfreundlich. Bereits die Erstellung einer PDF-Rechnung und deren Versand per E-Mail verursachten Verzögerungen. Noch zeitintensiver war die manuelle Einrichtung einer Banküberweisung, insbesondere für Studierende aus Ländern, in denen digitale Bankdienstleistungen nicht selbstverständlich sind.
Die Lösung
Die Lösung
Der Transformationsansatz der Tilburg University
Um die Bezahlung von Studiengebühren sowohl für Studierende als auch für das Finanzteam zu vereinfachen, entschied sich die Universität für eine Lösung, die Online-Zahlungen direkt über ihre eigenen Zahlungsanforderungskanäle ermöglicht.
Die Wahl fiel auf Serrala Bill Presentment & Payments, da die Lösung eine nahtlose Integration und den Datenaustausch mit dem SAP ERP-System der Universität ermöglichte. Dadurch konnten hohe IT-Kosten und lange Projektlaufzeiten vermieden werden.
Darüber hinaus überzeugte die Lösung durch die Möglichkeit, digitale Zahlungsanforderungen zu erstellen, die unmittelbar beglichen werden können.
Durch die bereits vorausgefüllten Zahlungsinformationen werden manuelle Eingabefehler vermieden und eine zuverlässigere Zuordnung von Zahlungen sichergestellt. Zudem können Studierende Zahlungsanforderungen nun unkompliziert per E-Mail an Eltern oder andere finanzielle Unterstützer weiterleiten, wenn diese die Gebühren übernehmen.
Die Ergebnisse
Die Ergebnisse
Flexible Automatisierung, vollständige Transparenz und einfache Zahlungsprozesse
Durch die Kommunikation mit den Studierenden via E-Mail und SMS kann die Universität heute direkte Online-Zahlungen über bankenübergreifende Zahlungswege anbieten. Studierende haben außerdem die Möglichkeit, Zahlungsanforderungen und Erinnerungen mit wenigen Klicks an z. B. Eltern weiterzuleiten. Eingehende Zahlungen werden automatisch erfasst und verarbeitet, was zu einer deutlichen Verbesserung der Einzugsquote geführt hat.
Zudem ermöglicht die Lösung eine deutlich einfachere Integration zwischen den beteiligten Systemen. Daten zu Zahlungsanforderungen und Zahlungseingängen werden automatisch ausgetauscht, sodass alle Beteiligten jederzeit auf derselben Informationsbasis arbeiten. Gleichzeitig können einzelne Fachbereiche eigenständig Zahlungsanforderungen erstellen und versenden, ohne auf die Finanzabteilung als zentrale Schnittstelle angewiesen zu sein.
