Woodfield beschleunigt Forderungen mit gezielten Zahlungsaufforderungen
Automatisierte Kommunikation mit Online-Zahlungslinks und direkten 1:1-Auszahlungen.
- Firma: Woodfield
- Branche: Malerprodukte, Großhandel
- Mitarbeiter: 80
- Hauptsitz: Uden, Niederlande
Die Herausforderungen
Die Herausforderungen
Woodfield besitzt und betreibt zwölf Farbenfachgeschäfte in den Niederlanden und bietet professionellen Malern und Händlern rund 10.000 Produkte an. Da Kunden häufig auf Kredit kaufen, bedurfte es jährlich mehr als 100.000 Mahnschreiben, um ausstehende Forderungen einzutreiben.
Um eine Zahlung vorzunehmen, mussten Kunden sich bisher in ihre Banking-App einloggen und die Überweisungsdaten aus einer per E-Mail versandten Rechnung manuell eingeben. Dieser zusätzliche Aufwand erschwerte pünktliche Zahlungen, da Kunden den Vorgang oft aufschoben oder ganz vergaßen.
Infolgedessen verbrachten die Debitorenteams von Woodfield viel Zeit mit dem Versand von Zahlungserinnerungen, um den Cashflow aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig blieben die Konversionsraten niedrig.
Zudem enthielten Zahlungen häufig falsche Beträge oder Referenzen. Dies führte zu Ungenauigkeiten und einem erhöhten manuellen Aufwand in der Zahlungseingangsverarbeitung („Cash Application“). Da zunächst die Zahlungen eingehen und anschließend zugeordnet werden mussten, konnten Kunden mitunter erst verzögert erneut auf Kredit bestellen.
Um einen effektiveren Forderungsprozess zu etablieren, suchte Woodfield nach einer integrierten Lösung, mit der Kunden offene Rechnungen einfach online bezahlen können.
Die Lösung
Die Lösung
Woodfield nutzte zunächst eine bestehende Integration zwischen seiner Buchhaltungssoftware und der Serrala-Lösung Bill Presentment and Payment. Die E-Mail-Erinnerungen wurden um Zahlungsbuttons ergänzt, die Kunden auf personalisierte Zahlungsseiten weiterleiten. Dort sind die Zahlungsdetails bereits vorausgefüllt.
Kunden konnten mit iDEAL bezahlen, einem in den Niederlanden weitverbreiteten Online-Zahlungssystem für Banküberweisungen. Dadurch wurden korrekte und unwiderrufliche SEPA-Überweisungen gewährleistet. Serrala ermöglichte zudem direkte 1:1-Auszahlungen auf das Firmenkonto von Woodfield und damit einen schnellen und präzisen Abgleich („Matching“).
Als Woodfield später auf ein neues, branchenspezifisches ERP-System auf Basis von Microsoft Dynamics Business Central umstellte, wurde Serrala‘s Bill Presentment and Payment flexibel in die neue Umgebung integriert. Woodfield konnte somit seinen automatisierten Prozess für Zahlungsaufforderungen trotz des Wechsels der zugrunde liegenden ERP-Landschaft beibehalten.
Die Ergebnisse
Die Ergebnisse
Woodfield arbeitet heute in einer vollautomatisierten Umgebung und generiert jährlich fast 100.000 Zahlungslinks aus seinem ERP-System. Auf jede über iDEAL getätigte Zahlung via der Serrala-Lösung folgt eine Überweisung auf das Firmenkonto von Woodfield mit korrektem Betrag und Referenz für einen schnellen und zuverlässigen Abgleich.
Darüber hinaus bieten die mit Bill Presentment and Payment erstellten Zahlungsseiten ein markenspezifisches, mehrsprachiges Kundenerlebnis. Da iDEAL-Zahlungen nach erfolgreicher Autorisierung durch den Kunden garantiert sind, erhält Woodfield volle Transparenz über initiierte und abgeschlossene Zahlungen. Dadurch können Kunden ohne unnötige Verzögerungen erneut auf Kredit bestellen.
Kundenreferenz
„Bei der Auswahl und Bindung von Anbietern geht es nicht nur um Funktionalität und Preis, sondern auch um die Zusammenarbeit. Mit Serrala haben wir einen zuverlässigen Partner für Zahlungsaufforderungen gefunden, dessen Mitarbeitende reaktionsschnell und angenehm im Umgang sind. Sie sind zudem bereit und fähig, gemeinsam mit uns die bestmöglichen Lösungen zu finden.“
