Zurich NA transformiert die Finanztransaktionsverarbeitung mit AP-Lösungen von Serrala 

Zurich North America

Versicherer für gewerbliche Schaden- und Unfallversicherungen 

1872 in der Schweiz gegründet 

1912 nach Nordamerika expandiert 

Zu den Kunden gehören 95 % der Fortune-500-Unternehmen

Geschäftsanforderungen

Als großer Mehrspartenversicherer benötigte Zurich North America (Zurich NA) eine AP-Automatisierungslösung, um die Millionen von Rechnungen und Forderungen zu verwalten, die jedes Jahr von den Versicherungsmaklern und Kunden generiert werden. Das Unternehmen, das eine Umstellung auf SAP S/4HANA plante, wollte im Rahmen des anstehenden IT-Transformationsprojekts die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Kreditorenbearbeitung verbessern.

Zu den wichtigsten Anforderungen von Zurich NA im Bereich der AP-Automatisierung gehörten:   

• Senkung der Kosten und Verkürzung der Bearbeitungszeit   

• Beseitigung der manuellen Aufgaben bei der Bearbeitung von Zahlungsanforderungen  

• Sicherstellung der pünktlichen Auszahlung von Forderungen  

• Automatisierung über mehrere verschiedene Integrationssysteme hinweg  

• Das Unternehmen erhält vollständige Transparenz über die Forderungen in der Zentrale und bei den ausgelagerten Partnern. 

Die AP-Landschaft 

• 65-70.000 Rechnungen/Monat  

• Bearbeitung von Rechnungen sowohl intern als auch durch BPOs in Polen und Indien  

• 1500+ Benutzer – Rechnungsgenehmiger und -ersteller  

• Verschiedene Forderungsarten, -quellen und -formate   

• Mehrere integrierte Systeme 

Zurich NA musste den gleichen Automatisierungsgrad auch auf den manuellen Journalbuchungsprozess ausdehnen. In jedem Geschäftsjahr erstellte das Unternehmen Tausende von manuellen Journalbuchungen, die vor jedem Abschluss hochgeladen, überprüft und genehmigt werden mussten. Diese Einträge ermöglichten es dem Versicherer, Korrekturen oder andere Finanztransaktionen, wie z. B. in letzter Minute eingereichte Forderungen, zu verbuchen, die in den über 100 rechtlichen Einheiten des Versicherers anfielen.

Zu den wichtigsten Herausforderungen bei der Erstellung manueller Journalbuchungen gehörten:

• Mangelnde Transparenz bei den Tausenden von manuellen Journalbuchungen, die für über 100 rechtliche Einheiten pro Zeitraum erstellt wurden  

• Tabellenkalkulationen für die manuelle Erstellung, Verwaltung und das Hochladen der Journalbuchungen nach SAP   

• Journalbuchungen wurden zur Überprüfung und Genehmigung per E-Mail weitergeleitet, wodurch das Finanzteam nicht die volle Kontrolle über den kritischen Finanzabschlussprozess in SAP hatte  

• Eine sehr kleine Gruppe von autorisierten Genehmigern hatte nur wenige Tage Zeit, um den zeitkritischen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess abzuschließen

Die Lösung

Im Jahr 2019 begann das Team von Zurich NA zusammen mit Serrala mit der Entwicklung, Konfiguration, dem Testen und der Bereitstellung der Serrala-Lösung FS² Accounts Payable, die Finanztransaktionen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA vollständig automatisieren sollte. Zu den wichtigsten Komponenten der AP-Lösung gehören:   

• Ein durchgängiger Prozess dank direkter Integration in das SAP-System  
• Eine SAP-S/4HANA-zertifizierte Lösung für einen nahtlosen Übergang  
• Intelligente Automatisierung von Zahlungsanforderungen und sieben spezielle Prozesse  
• Über 60 unterschiedliche Datenvalidierungen auf der Grundlage von Rechnungsart, Quelle, Lieferant usw.  
• Flexible Genehmigungen per SAP GUI, E-Mail, Fiori, Mobilgerät  
• Integration mit Coupa, eZAccess, FAST (TPA-Status) und älteren Mainframe-Systemen  
• Automatisierte Zahlungsanforderungen und Forderungen mit FS² AccountsPayable  
• Konfigurierbare Geschäftsregeln zur Aktivierung der automatischen Buchung auf der Grundlage von Rechnungsart und -betrag  

In der Anfangsphase des AP-Projekts erkannte das Unternehmen, dass es den gleichen Automatisierungsgrad auch beim manuellen Journalbuchungsprozess erreichen kann. Deshalb führte es parallel zum AP-Projekt FS² Journal Entry ein. Die Lösung automatisiert die Erfassung, Erstellung und Genehmigung von manuellen Journalbuchungen in SAP. Damit war Zurich in der Lage, eine zentrale Verarbeitungsstelle zu schaffen, um einen schnelleren und sichereren Finanzabschluss zu erreichen. 

Die wichtigsten Merkmale der Finanzlösung sind: 

• Frühzeitige Validierung von Journalbuchungsdaten

• Automatisierte Genehmigung von manuellen Journalbuchungen   

• Optimierte Vorlagen für Journalbuchungen

With the two FS² solutions, Zurich NA was well on its way to financial operational excellence.
 

Ergebnisse

Die umfassende Automatisierung, die Zurich NA mit diesen Serrala-Produkten realisieren konnte, hat den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung von Forderungen und den Finanzabschluss erheblich reduziert. Eingehende Forderungs- oder Journalbuchungsdaten wurden automatisch ergänzt und validiert, bevor sie verarbeitet wurden, was die Genauigkeit der Finanzberichte und Abstimmungen erhöhte. Infolgedessen konnte das AP-Team die Fehler bei der Abrechnung von Forderungen auf nahezu Null reduzieren. Einfache regelbasierte Verarbeitungsaufgaben wurden vollständig automatisiert, und komplexere Aufgaben wie Genehmigungen oder Stornierungen wurden zur weiteren Bearbeitung an die Kreditoren- oder Buchhaltungsteams weitergeleitet.   
 
Durch die Digitalisierung sowohl der Kreditorenbuchhaltung als auch der Journalbuchungen konnte der Versicherer die Arbeiten innerhalb des gesamten Unternehmens verlagern und skalieren. Die Automatisierung ermöglichte es dem Unternehmen, die für die Buchung der Kreditoren- und Journalbuchungstransaktionen erforderliche Zeit zu verkürzen. Außerdem gewann es vollständige Transparenz und eine zentrale Kontrolle über diese Finanzprozesse.  

Laut Dan Lyjak, Director of Payables bei Zurich North America, „hat die Lösung geholfen, die Art und Weise, wie wir unsere Forderungen bearbeiten, zu überdenken. Im Ergebnis suchen wir nach Wegen, wie wir unsere Prozesse noch effizienter gestalten und dabei neu festlegen können, welche Arbeit von wem erledigt wird. Soll es eine Vollzeitarbeitskraft sein, ein automatisierter Prozess oder eine Software? Ich kann mir vorstellen, dass wir bestimmte Dinge aufgrund dieser Erfahrungen grundsätzlich anders angehen werden.“    

Das Unternehmen fand es einfach, Makler aus der Ferne zu schulen und zu informieren, was auf unerwartete Weise eine wichtige Rolle spielte, als Teile des Unternehmens im Jahr 2020, gerade als die Verbesserungen abgeschlossen waren, auf Remote-Arbeit umgestellt wurden.   

Zurich NA verfügt endlich über eine durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der manuellen Journalbuchung. 

Die wichtigsten Ergebnisse: 

• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit dank moderner Benutzeroberfläche 

• Geringere Kosten für die Rechnungsbearbeitung  

• Möglichkeit der kontaktlosen Verarbeitung bei sieben verschiedenen Zahlungsvorgängen für Forderungen  

• Höhere Genauigkeit der Finanzberichte und Abgleiche  

• Beschleunigte Rechnungsfreigabe mit mobilem Zugriff für Makler im Außendienst  

• Verbesserte Transparenz der Rechnungen bei den weltweiten Shared-Service-Standorten  

• Höhere Genauigkeit der Finanzberichte und Abgleiche  

• Vereinfachte Schulung von Maklern im Außendienst 

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