Lo que las empresas deben saber sobre la nueva normativa española de facturación
Los mandatos de facturación electrónica se están extendiendo por toda la UE, y todos los países miembros están introduciendo sus propias leyes de acuerdo con la normativa de la Unión. Este proceso comenzó con la introducción de la Directiva 2014/55/UE, en 2014.
La facturación electrónica presenta una serie de ventajas para las empresas y los reguladores. Para las empresas emisoras, las facturas electrónicas (con los parámetros adecuados) facilitan enormemente el mantenimiento de los registros financieros. La visibilidad del estado de los pagos facilita el seguimiento de los avances y retrasos. Para el beneficiario, facilitan considerablemente el pago a los proveedores. Para los reguladores (y los responsables del cumplimiento), simplifican el seguimiento de las transacciones a efectos del cálculo de las obligaciones fiscales.
Sin embargo, no todas las normas de facturación electrónica de los países europeos son iguales. Es importante que su empresa se familiarice con las leyes pertinentes de todos los países en los que opera.
En este artículo nos centraremos en la normativa sobre facturación electrónica en España. Siga leyendo para conocer los fundamentos de la ley, lo que esta implica si desea hacer negocios en España, y cómo puede equipar a su organización para beneficiarse de la facturación electrónica al tiempo que mejora su eficiencia operativa tanto en AR como en AP.
Facturación electrónica en España: conceptos básicos
España adoptó la Directiva de la Comisión Europea sobre facturación electrónica obligatoria en todas las transacciones entre empresas y administraciones públicas (B2G) en 2013. La facturación electrónica B2G es obligatoria en España desde 2025.
A raíz de esto, una nueva ley aprobada en 2022 ampliará pronto esta obligación a todas las facturas de empresa a empresa (B2B), junto con algunos proveedores de servicios directos al consumidor (incluidas las telecomunicaciones, los servicios financieros, los servicios públicos y otros).
A partir de enero de 2025, todas las empresas con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros deben poder emitir, enviar y recibir facturas electrónicas. Esta obligación se extenderá a todas las organizaciones de menor facturación a partir de enero de 2026.
El reglamento establece la obligación de que todas las empresas puedan enviar y recibir facturas electrónicas a otras empresas, facilitar información sobre el estado y el pago de las facturas previa solicitud, y mantener el acceso de los destinatarios a las facturas electrónicas durante un mínimo de cuatro años (o tres años si ya no son clientes activos).
Como todas las facturas se crean con sistemas certificados por el gobierno, tendrán un formato aprobado y estructurado y utilizarán firmas electrónicas avanzadas para garantizar la autenticidad y evitar el fraude. Los destinatarios también tendrán que facilitar información al remitente y al sistema gubernamental para agilizar los pagos.
Todos los proveedores estarán legalmente obligados a mantener la interconexión y la interoperabilidad entre todas las partes. Esto implica que los destinatarios no podrán obligar a los emisores de facturas a utilizar una solución específica. Todos los proveedores y plataformas estarán acreditados por el Estado para garantizar el cumplimiento.
Facturación electrónica en España: qué significa para usted
En resumen, implica que ya no podrá enviar facturas en PDF a los clientes en España después de la fecha límite. En su lugar, tendrá que realizar el proceso a través de plataformas de facturación electrónica públicas o privadas certificadas.
Además, durante el primer año tras la entrada en vigor de la nueva normativa, también tendrá que proporcionar una versión legible en PDF de sus facturas para que puedan seguir siendo leídas y procesadas por cualquier empresa que aún no utilice un sistema de facturación electrónica.
Por supuesto, también hay un gran desincentivo financiero para el incumplimiento. Se trata de una sanción de 10.000 euros. Y si es usted una empresa de servicios públicos o factura mucho, es mucho más probable que le penalicen.
A largo plazo, esto significará que a las empresas españolas les resultará mucho más fácil solicitar, realizar y recibir pagos. Pero, como todo gran cambio técnico, conlleva algunos costes y esfuerzos iniciales. Para prepararse adecuadamente para el cambio, tendrá que pensar en lo siguiente:
1. Piense en cómo afectará el cambio a sus sistemas informáticos
El paso a la facturación electrónica supondrá una carga adicional para su entorno informático. Sus sistemas tendrán que ser capaces de gestionar los requisitos de interoperabilidad y formato de las facturas electrónicas. Esto también podría causar a sus equipos algunos quebraderos de cabeza temporales, sobre todo cuando se trata de integrar cualquier sistema nuevo en su pila existente. Puede que necesite adquirir un sistema para gestionar la creación, el envío y la recepción de facturas electrónicas que sea compatible con todas las transacciones españolas e internacionales B2B, B2G y B2C a efectos fiscales (incluidas las declaraciones de IVA). Pero también significa que tendrá que seleccionar cuidadosamente cualquier sistema de facturación electrónica por su capacidad para interoperar con sus sistemas existentes (en particular, su sistema de registro).
2. Haga sus deberes sobre las soluciones disponibles y los requisitos de aplicación
Empiece a planificar la facturación electrónica ahora (si aún no lo ha hecho), teniendo en cuenta el tiempo de inactividad de IT, la gestión del cambio y la formación de los usuarios que serán necesarios.
Podrá gestionar la nueva carga de cumplimiento y aprovechar las ventajas de la facturación electrónica si implanta un sistema de manera ágil. (También se asegurará de evitar cuellos de botella en la implantación, ya que está garantizado que los proveedores se verán desbordados por los nuevos requisitos empresariales según avance 2025).
3. Prepare a sus clientes y proveedores para el cambio
Asegúrese de que supervisa sus relaciones y comunica sus planes de facturación electrónica. Sus clientes querrán conocer sus planes de cumplimiento para poder seguir pagándole. Sus proveedores querrán saber que puede recibir sus facturas en el formato requerido.
Hacerles saber que está dispuesto a cumplir sus obligaciones contribuirá a reforzar las relaciones y a fomentar futuros negocios. Especialmente si en el pasado ha tenido dificultades con la facturación y sus propios procesos de cuentas a pagar debido a los procesos de facturación en PDF o en papel.
4. Consolide sus sistemas en la medida de lo posible
Es más fácil gestionar este tipo de interrupción de sus sistemas actuales si lo hace con la seguridad de una única fuente de verdad para sus datos financieros. Aproveche esta oportunidad para pensar en cómo puede remodelar sus procesos y sistemas para crear una visión más unificada de las finanzas, a través de los procesos de AP, AR, tesorería y gestión de la liquidez.
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