GNS reduce los costes de pago gracias a las soluciones de automatización de facturación de Serrala

La empresa implementó una solución de facturación utilizando tanto FS² AccountsPayable como FS² Payments, para agilizar su procesamiento de pagos salientes de principio a fin.

Procesamiento automatizado de pagos con mayor seguridad y cumplimiento de la normativa 

GNS inició la transformación de sus procesos implantando la solución FS² Payments integrada en SAP. Automatizar los procesos de aprobación de pagos sería relativamente sencillo, lo que lo convierte en un punto de partida lógico. Pudo demostrar rápidamente el valor de la solución de Serrala consiguiendo lo siguiente:

• Aprobaciones de pagos más rápidas: Ahora los pagos se dirigen automáticamente a la persona adecuada de la organización, para su aprobación. Los equipos financieros y de cuentas a pagar están conectados directamente a través de las soluciones de Serrala, de modo que los responsables  reciben una notificación en cuanto se considera que una factura es pagadera.
• Pagos manuales precisos y eficientes: Cuando hay que realizar pagos manuales, el proceso es ahora mucho más sencillo y fiable. GNS puede introducir simplemente el número de acreedor en FS² Payments para extraer los datos de pago directamente del sistema, lo que reduce el riesgo de errores y aumenta la eficacia de los pagos.
• Mayor seguridad y cumplimiento: Los pagos al personal ahora se pueden procesar por separado de los pagos a proveedores, lo que aumenta la seguridad de todos los pagos y protege la privacidad de su personal. GNS puede establecer jerarquías de autorización separadas para los pagos de RR.HH. y AP, y sólo las personas autorizadas pueden ver los detalles de pago correspondientes.

Cuentas a Pagar sin contacto, con total visibilidad y control

A continuación, se implementó la solución de Serrala   FS² AccountsPayable for SAP. Hasta ahora, la empresa ha conseguido lo siguiente:

• Captura digital de facturas: GNS puede ahora capturar digitalmente las facturas de los proveedores, lo que reduce drásticamente el esfuerzo manual necesario para escanearlas e introducirlas en el sistema. Gracias a la tecnología Serrala SmartEye, la información de las facturas se captura de forma ininterrumpida y se transmite al sistema SAP en tiempo real. Cada proveedor tiene una huella digital, lo que garantiza que las facturas recibidas en PDF, DOC, XLS, XML u otros formatos digitales puedan capturarse con rapidez y precisión. La información de la factura, por lo tanto, es inmediatamente visible para el equipo de AP.
• Procesamiento automatizado de facturas:  Implementación del procesamiento automatizado de facturas, siempre que sea posible, mediante una combinación de reglas empresariales configurables y automatización robótica de procesos (RPA), inteligencia artificial (IA) y tecnología de aprendizaje automático. Las facturas con una coincidencia de tres vías se pueden procesar automáticamente sin que AP tenga que intervenir, mientras que otras facturas se enrutan de forma inteligente a través de la organización para su posterior aprobación o gestión de excepciones.
• Vista de las facturas en toda la empresa: Un centro de información central proporciona a GNS visibilidad del estado de todas las facturas, desde la captura inicial hasta que se envían para su pago. Los analistas de AP pueden filtrar, clasificar y buscar facturas y desglosarlas fácilmente para ver los detalles, las órdenes de compra o las comunicaciones con los proveedores, lo que les permite tomar medidas rápidas para garantizar un procesamiento puntual.

A la dirección le gusta tener toda la información de cuentas a pagar comprimida en el centro de información utilizando el software de automatización de cuentas a pagar de Serrala y, según Jennifer Schurai, crea «una amigable interfaz entre las cuentas a pagar y el departamento financiero, donde tienen lugar las transacciones de pago».

En GNS están satisfechos con estal solución de AP, ya que ofrece una visión completa de principio a fin de los pagos salientes. Ha sido capaz de optimizar el procesamiento de pagos en todo el ciclo factura-pago, reduciendo costes, aumentando la seguridad y garantizando el cumplimiento en los cuatro continentes en los que opera.

• 1 proceso de facturación y pago en 4 continentes  
• Captura de facturas digitales 24×7   
• 100 % de visibilidad de facturas y pagos