Comme nous l’avons évoqué dans un article précédent sur l’intégration ERP, lier correctement les différents systèmes logiciels de votre entreprise à votre système opérationnel d’enregistrement peut offrir plusieurs avantages, notamment :
- Une amélioration de l’efficacité opérationnelle et une réduction du cloisonnement des départements.
- Une précision accrue et des ratios d’erreur réduits, ce qui permet un traitement plus fluide et des résultats plus rapides.
- Une amélioration de la vitesse de décision grâce à la disponibilité en temps réel de données de grande qualité.
Dans cet article, nous allons examiner de plus près certains de ces avantages et voir comment une intégration ERP adéquate peut vous aider à en bénéficier. Comme vous pouvez vous y attendre, nous le ferons en accordant une attention particulière aux opérations financières et aux flux de travail typiques des fonctions AR, AP et paiements.
Quel est l’intérêt de l’intégration ERP ?
Pour faire simple : les opérations commerciales d’aujourd’hui sont de plus en plus complexes et nécessitent une structure opérationnelle unique pour que vos équipes travaillent avec rapidité et efficacité.
Les fonctions financières ont été protégées de cette complexité parce que traditionnellement, les systèmes ERP étaient construits autour de fonctions centralisées, comme la finance. Par conséquent, beaucoup des données sur lesquelles s’appuient les équipes financières se trouvent déjà dans le système ERP. Cela comprend notamment :
- Les données de facture, y compris (si vous avez de la chance) des scans de documents papier originaux ou des copies de documents numériques natifs.
- Les données de paiement, y compris un enregistrement vérifiable des différents comptes et partenaires bancaires utilisés dans le processus.
- Les données comptables générales, y compris le grand livre lui-même.
- Les enregistrements des totaux des coûts d’investissement et d’exploitation.
- Les enregistrements d’inventaire et les données prévisionnelles (si votre secteur est concerné).
Mais tous ceux qui ont dû travailler dans un système ERP pour les workflows financiers le savent : bien qu’ils puissent stocker et gérer toutes les données et processus mentionnés ci-dessus, ils ne sont pas un guichet unique pour créer et simplifier les processus.
Même si votre système d’enregistrement peut stocker et traiter toutes les données dont les équipes financières ont besoin, il le fait rarement seul. Différentes équipes disposent d’outils différents, utilisent des portails en ligne différents et doivent gérer les limites de divers outils secondaires, les solutions des partenaires bancaires et une variété de cas marginaux qui ne correspondent pas exactement aux champs d’une base de données.
Face à tout cela, vous n’avez vraiment que deux choix :
- Utiliser Excel pour combler les lacunes (en espérant que vos équipes ne soient pas noyées sous le fardeau des multiples saisies de données pour chaque transaction entrante et sortante que l’entreprise doit gérer).
- Trouver un moyen d’intégrer d’autres outils à l’ERP afin de créer un écosystème cohérent pour vos données financières.
Evidemment, l’option 2 est la meilleure. Comme nous l’avons déjà dit en évoquant l’adoption de l’IA dans le contexte des migrations ERP, les processus automatisés qui exploitent pleinement votre ERP peuvent réduire les délais de rapprochement de 70 % et les erreurs de rapprochement de 50 %, réduire les risques de conformité et s’assurer que vos dossiers sont prêts en cas d’audit.
En quoi l’intégration ERP est-elle bénéfique pour les opérations financières ?
Les principaux fournisseurs d’ERP tels que :
- SAP (via ECC et S/4HANA)
- Oracle (via NetSuite)
- Microsoft (via Dynamics 365)
Ainsi que des fournisseurs plus petits et plus spécialisés comme Infor, Workday, Epicor et Acumatica proposent tous une architecture d’intégration robuste. Mais ce sont les solutions spécialisées que vous intégrez à ces systèmes centraux qui permettent une véritable automatisation et des améliorations de processus de bout en bout.
L’avantage de connecter d’autres solutions à ces systèmes opérationnels monolithiques réside dans la puissance des flux de données connectés. L’ERP agit comme votre principal « lac de données » (c’est-à-dire qu’il abrite toutes les données de votre entreprise dans leur format natif), auquel d’autres systèmes peuvent faire appel pour fournir les informations nécessaires à chaque étape de votre flux de travail opérationnel.
Dans le domaine de la finance, il s’agira notamment des éléments suivants :
- Factures (pour les AR et les AP) qui peuvent être demandées par les systèmes d’automatisation AR et AP afin d’effectuer les tâches d’approbation, de recouvrement et de rapprochement.
- Les enregistrements des transactions, que les outils d’automatisation des paiements peuvent compléter et modifier avec une piste d’audit sécurisée et fiable, ce qui facilite grandement l’imputation de différents paiements à différents canaux, allégeant la charge des opérateurs en charge des paiements.
- Les relevés bancaires tirés directement de différents comptes, permettant à vos équipes de gérer et de suivre les flux de trésorerie et les réserves de liquidité sans avoir à demander manuellement des informations directement aux partenaires externes.
Un référentiel central de données permet à tous les systèmes qui y sont intégrés de demander n’importe quelle information nécessaire à l’exécution d’une tâche instantanément et en toute sécurité, tout changement laissant une piste d’audit entièrement transparente et fiable, et toutes les actions étant régies par des politiques définies de façon globale, qui facilitent la prise de bonnes décisions à chaque étape.
Cela rend chaque partie des opérations financières plus simple, plus facile à automatiser et plus rapide à naviguer. Notamment les flux de travail et le reporting FP&A complexes, la facturation électronique obligatoire et même les tâches transversales comme la gestion des relations avec les fournisseurs et les clients.
L’intégration ERP est également une composante essentielle de l’exploitation de l’IA pour permettre des opérations financières autonomes. Comme nous l’avons déjà exploré, une fonction financière IA-first est une fonction financière data-first par défaut. L’IA est comme toute autre solution logicielle : si on lui donne des informations de mauvaise qualité, on obtient des informations de mauvaise qualité. Quelle que soit l’intelligence de l’IA, elle ne pourra jamais compenser la mauvaise qualité de vos données organisationnelles. Si vous déployez l’IA sur des sources de données fragmentées, obsolètes et mal étiquetées, vous vous retrouverez exactement dans la même situation qu’aujourd’hui. Voire pire.
Quels sont les avantages réels de l’intégration d’ERP aux systèmes financiers spécialisés ?
Les organisations aux structures variées tireront des bénéfices différents de l’intégration ERP, selon leurs besoins, leur structure et la complexité de leurs opérations. Voici trois courtes études de cas illustrant les avantages dont les clients Serrala ont pu bénéficier en intégrant nos solutions d’automatisation financière à leurs systèmes ERP principaux.
Dépendant auparavant de plus de 35 banques et de plus de 550 comptes, le géant mondial de la beauté a dû faire face à des frais élevés, à des inefficacités manuelles et à une visibilité limitée sur les liquidités à hauteur de 650 millions de dollars de règlements mensuels.
En centralisant les opérations de trésorerie par l’intermédiaire de trois centres IHB mondiaux, Estée Lauder a réussi à automatiser les compensations Intra groupe, à consolider sa gestion de trésorerie et à éliminer les frais bancaires redondants. Payments-on-Behalf-of (PoBo), Straight-Through Processing (STP) et une passerelle SWIFT unique ont simplifié davantage les paiements fournisseurs et de trésorerie, diminuant ainsi les coûts et les risques.
Cette transformation a permis la compensation mensuelle de plus de 200 000 factures, le règlement en temps réel de la couverture de change et le cash pooling entièrement automatisé pour 25 devises et 163 participants. Par conséquent, Estée Lauder a réduit l’emprunt externe, optimisé les liquidités et obtenu un contrôle financier en temps réel, établissant ainsi une nouvelle référence pour l’automatisation de la trésorerie.
MEG, l’un des plus grands grossistes allemands dans le domaine de la peinture et de la construction, s’appuyait auparavant sur des systèmes existants et des processus manuels. La société a choisi Serrala comme partenaire d’intégration pour créer une approche d’automatisation évolutive afin de soutenir sa transformation numérique et la migration prochaine vers SAP S/4HANA.
Avec Serrala FS² AutoBank, MEG a réussi à automatiser près de 90 % de la reconnaissance des paiements, à rationaliser le traitement des relevés de compte et à réduire considérablement la charge de travail manuelle. Le résultat ? Une plus grande efficacité opérationnelle, davantage de précision et une fonction financière prête pour l’avenir et alignée sur ses objectifs stratégiques.
Face aux défis croissants liés au rapprochement des paiements de divers prestataires de services de paiement (PSP), à la gestion des volumes de transactions et à la visibilité limitée sur l’activité PSP, qui augmentaient la complexité et le risque d’erreurs tout en ralentissant les cycles de clôture financière, la société a cherché à supprimer complètement l’intervention manuelle dans toutes ses transactions d’équilibrage des comptes.
L’entreprise a choisi de s’associer à Serrala en tant que partenaire certifié d’intégration SAP avec des garanties de connectivité système fiable. Notre large couverture PSP et notre processus de rapprochement entièrement automatisé permettent à notre solution FS² AutoBank d’être parfaitement adaptée aux besoins de l’entreprise, tout comme notre expérience éprouvée en matière de taux d’automatisation élevés et d’élimination des efforts manuels des équipes financières.
Après la mise en œuvre, l’entreprise a atteint tous les objectifs qu’elle s’était fixés dans le cadre de son projet initial. Les équipes de la société ont également été en mesure d’adopter un ensemble de bonnes pratiques pour surveiller et contrôler leurs processus de rapprochement et leurs frais de PSP à des fins d’exactitude, de contrôle et d’amélioration continue.
N.B : les exemples ci-dessus traitent tous spécifiquement des intégrations avec des systèmes SAP ERP, mais Serrala fournit également des logiciels et des méthodologies hautement développés pour créer des intégrations Oracle NetSuite, Dynamics 365, Sage Intact et des intégrations pour des solutions ERP plus petites et plus spécialisées.
Les avantages de l’intégration ERP : le résultat financier
Les entreprises plus grandes et plus complexes sont plus susceptibles de percevoir des avantages évidents en termes de visibilité, d’efficacité et de contrôle lorsqu’elles intègrent des outils financiers spécialisés à leurs systèmes ERP.
Cela dit, les petites entreprises – ainsi que celles ayant de grandes ambitions de croissance – peuvent créer d’énormes avantages stratégiques grâce à des intégrations ERP précoces qui facilitent des processus d’évolution plus fluides et plus rentables, éliminant bon nombre des difficultés croissantes associées aux processus financiers manuels qui commencent à se dégrader à mesure que les volumes de clients, de fournisseurs et de transactions augmentent.
Découvrez comment Serrala peut intégrer des solutions d’automatisation financière à vos systèmes ERP pour améliorer votre efficacité et votre ROI
L’intégration ERP joue un rôle central dans l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et la construction d’un avantage concurrentiel durable. En unifiant les systèmes de finance, de trésorerie et de vente, votre entreprise peut éliminer les silos, automatiser les flux de travail manuels et obtenir une visibilité en temps réel sur l’ensemble des opérations.
Cela permet non seulement de réduire les coûts et les erreurs, mais également d’accélérer les cycles de reporting, d’améliorer la conformité et de donner aux entreprises la souplesse nécessaire pour évoluer en toute confiance sur de nouveaux marchés. Les entreprises qui adoptent l’intégration ERP se positionnent devant leurs concurrents en prenant des décisions plus rapides et basées sur les données, et en offrant une expérience client et fournisseur de qualité. Elles se préparent également à accélérer l’adoption de l’IA en créant des fonctions financières capables d’adopter pleinement des flux de travail autonomes.
L’expertise de Serrala en matière d’automatisation financière intelligente garantit que votre intégration ERP vous offre une valeur maximale, en réduisant la complexité et en favorisant la croissance.
Pour avoir une meilleure idée de la manière dont Serrala peut aider votre entreprise à créer une fonction financière entièrement intégrée et hautement automatisée, consultez notre récent livre blanc sur le paysage, les avantages et les exigences d’une fonction financière autonome moderne ou contactez-nous dès aujourd’hui pour réserver une démo.
Intégration ERP : questions fréquemment posées
Qu’est-ce que l’intégration ERP ?
L’intégration ERP est le processus de connexion d’un système ERP avec d’autres applications d’entreprise, telles que les solutions d’automatisation financière et de comptabilité, les plateformes de ressources humaines, de stocks et de commerce électronique. Cela permet aux données de circuler automatiquement entre les systèmes et crée un environnement plus unifié.
Pourquoi l’intégration ERP est-elle importante ?
Les intégrations ERP éliminent les silos de données, réduisent les charges de travail manuelles de saisie et améliorent la précision des données. Cela permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations et de prendre des décisions plus rapides et avisées.
Quels sont les plus grands défis de l’intégration ERP ?
Les défis les plus courants comprennent les problèmes de qualité des données, la compatibilité entre les systèmes, les flux de travail complexes et la gestion du changement. Une bonne planification peut aider à surmonter ces obstacles.
Combien de temps prend un projet d’intégration ERP ?
Le calendrier dépend de facteurs tels que le nombre de systèmes impliqués, la complexité des intégrations et les exigences de l’entreprise. Les projets peuvent aller de quelques semaines à plusieurs mois.
Comment l’intégration ERP soutient-elle la croissance de l’activité ?
L’intégration ERP crée un écosystème technologique connecté qui peut évoluer avec l’entreprise. Les intégrations améliorent la visibilité, prennent en charge l’automatisation et facilitent l’ajout de nouveaux systèmes à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent.
Comment l’intégration ERP améliore-t-elle la précision des données ?
Les systèmes intégrés synchronisent automatiquement les informations, réduisant le besoin de mises à jour manuelles et minimisant le risque de doublons, d’obsolescence ou d’incohérence des données.
Quels sont les signes indiquant qu’une entreprise a besoin d’une intégration ERP ?
Une dépendance excessive aux processus manuels (en particulier dans les domaines opérationnels clés tels que les RA, les PA et la gestion des paiements au sein du département financier), des systèmes déconnectés, des rapports incohérents, des processus retardés et une visibilité limitée sur les flux de trésorerie, les liquidités et le fonds de roulement.
