L’efficacité de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP) est prouvée au vu des données sur le Retour sur Investissement. Les services en charge des comptes fournisseurs, aussi performants soient-ils, ne peuvent pas contenir les coûts générés par des workflows manuels obsolètes et peu efficaces. En réalité, l’efficacité et le coût des comptes fournisseurs dépendent principalement de la quantité d’opérations manuelles requises par vos processus. Plus ils sont automatisés, plus ils sont efficaces.
Pourquoi les comptes fournisseurs automatisés battent à plate couture les comptes fournisseurs traités manuellement (et ce n’est même pas un combat équitable)
Ce n’est pas difficile de comprendre pourquoi : Les directeurs financiers du monde entier reconnaissent que la gestion des comptes fournisseurs est le processus le plus chronophage, le plus laborieux et le plus consommateur de papier de toutes les opérations financières. » Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles il en est ainsi :
1. Le traitement manuel gonfle les coûts des comptes fournisseurs
Des études ont montré que le coût moyen de traitement d’une seule facture fournisseur peut atteindre jusqu’à 15 dollars. Lorsque les entreprises automatisent la gestion de leurs comptes fournisseurs, elles constatent une baisse de 60 à 80 % de leurs coûts de gestion, ce qui ramène le coût moyen par facture à 5 $ ou moins.
2. Les procédures manuelles des comptes fournisseurs entraînent des pertes d’opportunités de remises :
les entreprises ne profitent que de moins de 20 % des remises offertes par leurs fournisseurs. De plus, le coût de la fraude associé au traitement manuel peut plomber les budgets.
Plus le pourcentage de procédures manuelles est élevé, plus la probabilité de fraude aux paiements est grande. Il n’est tout simplement pas possible pour le personnel en charge des comptes fournisseurs de repérer tous les écarts. Surtout s’il traite des centaines ou des milliers de requêtes de différents fournisseurs par semaine.
3. Les processus de gestion manuelle des comptes fournisseurs se traduisent par des délais d’approbation plus longs, et un ratio d’exceptions plus élevé.
Les entreprises les moins performantes, qui traitent un plus grand nombre de factures manuellement, font face à des délais de validation des factures plus longs et à davantage d’exceptions que leurs homologues.
4. Les opérations en lien avec les comptes fournisseurs traitées manuellement sont synonymes de processus non évolutifs, même en cas d’augmentation d’effectifs.
L’absence d’automatisation se traduit non seulement par un besoin accru en personnel, mais a également un impact sur la qualité des talents recrutés, puisque la plupart des collaborateurs préfèrent rejoindre des entreprises tournées vers l’avenir et engagées dans des pratiques numériques et l’innovation.
5. Les opérations manuelles de vos comptes fournisseurs entraînent une détérioration des relations détériorées avec les fournisseurs et les clients.
À défaut de procédures rationalisées et efficaces des comptes fournisseurs, il n’y a aucune garantie que les fournisseurs soient réglés en temps et en heure. Des procédures fragmentées et décousues qui impliquent plusieurs niveaux d’approbation ont également un impact sur les activités de vos clients, sur leur volonté future de collaboration et sur votre capacité à rester compétitif.
Le fait est toutefois que la nature hautement procédurale des comptes fournisseurs rend leur automatisation relativement simple. Cette automatisation va de pair avec un Retour sur Investissement net mesurable au travers d’un certain nombre d’indicateurs aisément observables.
1. Les solutions d’automatisation des procédures administratives sont bien plus rapides que le personnel humain le plus compétent.
67 % des effectifs saisissent manuellement les factures dans leur logiciel ERP/comptabilité, et il faut en moyenne compter 10 jours pour traiter une facture. La suppression des procédures répétitives et manuelles fait gagner un temps précieux à votre personnel dédié aux comptes fournisseurs, depuis la capture des factures jusqu’à la validation des données, le rapprochement des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises, puis l’enregistrement des factures afin de permettre le paiement des fournisseurs.
Chaque minute gagnée augmente votre Retour sur Investissement potentiel grâce à l’automatisation de vos comptes fournisseurs et par voie de conséquence votre efficacité.
2. Le taux d’erreur chute rapidement grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs
Même une saisie manuelle exempte d’erreur exige du temps et des ressources qui pourraient être exploitées à d’autres fins. Les systèmes automatisés ne se contentent pas de réduire les marges d’erreur, ils gèrent également directement de nombreuses factures qui, sous saisie manuelle, feraient l’objet d’exceptions à traiter.
Des systèmes de comptes fournisseurs automatisés, dotés de règles souples, peuvent être mis à jour immédiatement, sans risque de malentendu ni d’erreur de communication. Les factures sont ainsi systématiquement dirigées vers les bons circuits et font l’objet de contrôles renforcés lorsqu’elles ne respectent pas les règles, présentent des anomalies ou ne correspondent pas aux autres sources de données.
3. Avec l’automatisation des comptes fournisseurs, les doublons de factures ne peuvent plus être une source de problèmes
Les fournisseurs sont bien conscients que les procédures de comptes fournisseurs sont lentes. C’est pourquoi nombre d’entre eux soumettent la même facture via différents canaux (courrier électronique et voie postale) afin d’augmenter les chances qu’elle soit aperçue et traitée.
Mais c’est une perte de temps précieux, et cela rend le traitement encore moins efficace. L’automatisation permet de remédier à ce problème en facilitant l’identification des doublons, leur signalement en tant que tels, et en réduisant les volumes à traiter
l’IA, moteur d’évolution de l’automatisation des comptes fournisseurs
L’IA améliore déjà l’efficacité et la fiabilité des systèmes de comptes fournisseurs. Les clients de Serrala qui utilisent des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs indiquent que les fonctionnalités basées sur l’IA permettent de gagner sensiblement en rapidité, efficacité, maîtrise des coûts, ainsi qu’en visibilité et contrôle globaux, tant des processus AP que des flux stratégiques de fonds de roulement à l’échelle de l’organisation.
L’IA ne relève donc pas d’un simple exercice théorique, ni pour l’automatisation des comptes fournisseurs ni pour celle des paiements. Passons en revue quelques-uns des cas pratiques les plus courants, puis nous verrons ce que des applications plus avancées et expérimentales peuvent apporter à vos workflows comptes fournisseurs.
Niveau d’adoption de l’IA dans l’automatisation des comptes fournisseurs
À l’heure actuelle, la plupart des entreprises déployant l’IA dans la comptabilité fournisseurs l’utilisent pour les activités suivantes :
1. L’extraction de données à partir de documents et de factures
Des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères font des systèmes de comptes fournisseurs intégrant l’IA de puissants leviers pour accélérer les tâches manuelles liées à la saisie et à la ressaisie des données. En particulier dans les domaines comme que le traitement des factures.
L’lA, et en particulier la technologie de traitement intelligent des documents (IDP), extrait instantanément des informations pertinentes, notamment les identifiants des fournisseurs, les bons de commande, les montants des factures, etc. avec un degré de précision extrêmement élevé. La technologie IDP dépasse de loin le niveau de précision de la technologie OCR, et rationalise considérablement les procédures de saisie manuelle des informations de facturation dans un système, ce qui pour un opérateur humain peut prendre plusieurs minutes.
C’est de loin l’application la plus courante de l’IA en matière de comptes fournisseurs. À ce stade, on estime que la valeur ajoutée et la fiabilité de ce cas pratique ne sont plus à prouver – comme bon nombre de nos clients l’ont déjà constaté.
2. La détection intelligente des fraudes
Les systèmes de détection des fraudes alimentés par l’IA identifient les factures et les demandes de paiement suspectes et les soumettent instantanément à un examen approfondi. Une amélioration considérable de la capacité de votre entreprise à effectuer des paiements courants avec précision. Il s’agit de l’une des principales applications de l’apprentissage automatique à l’automatisation des comptes fournisseurs actuellement déployée par des entreprises du monde entier.
Les entreprises qui ont des volumes de paiement élevés et aux écosystèmes financiers complexes y trouvent une valeur ajoutée supplémentaire, car il est presque impossible de valider manuellement avec précision toutes les factures et demandes, tout en conservant un degré d’efficacité acceptable. D’autant plus que la fraude aux paiements devient de plus en plus courante et élaborée – selon le rapport 2024 « AFP Payments Fraud and Control Survey Report », 80 % des entreprises en sont désormais victimes.
3. Automatisation de la validation, du rapprochement et de l’envoi des factures sans intervention humaine
Une autre application de l’IA qui a fait ses preuves dans les comptes fournisseurs – et qui élimine le travail manuel fastidieux associé au traitement des factures – rend le traitement véritablement automatisé des factures une réalité pour la majorité des transactions avec les fournisseurs.
Les outils de codage des factures basés sur l’IA dans les logiciels modernes d’automatisation des comptes fournisseurs exploitent les historiques et apprennent à coder avec précision, faire correspondre et comptabiliser avec exactitude des factures sans aucune intervention manuelle. Même en l’absence de bons de commande et autres informations classiquement requises pour un traitement direct.
Encore une fois, rien de tout cela n’est inventé : il y a des domaines où l’IA a déjà prouvé sa valeur dans les opérations de comptes fournisseurs et de paiement pour des milliers d’entreprises dans le monde entier. Et bien que les entreprises témoignent toujours d’un Retour sur Investissement très élevé dans tous les cas d’utilisation de l’IA pour les comptes fournisseurs, elles n’exploitent qu’une infime partie de ce que cette technologie est capable de réaliser.
Cas d’utilisation plus avancés de l’IA pour l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Certains de nos clients – ainsi que d’autres entreprises de pointe et grands fournisseurs de systèmes d’entreprise comme Microsoft – exploitent déjà des applications de l’IA nettement plus futuristes.
Voici comment Serrala voit l’IA dans les comptes fournisseurs à l’avenir :
1. Une accélération des approbations grâce à l’intégration d’une application intelligente
L’IA ne se contente pas d’aider à traiter les données des comptes fournisseurs : elle est un tremplin pour améliorer sensiblement la gestion de tous les flux de comptabilité fournisseurs. Serrala développe actuellement des microservices qui améliorent la collaboration entre votre direction comptes fournisseurs et les utilisateurs professionnels, en leur permettant d’accéder facilement aux informations à partir des applications qu’ils utilisent déjà au quotidien.
Par exemple, l’application MS Teams de Serrala permet à tout le personnel impliqué dans vos procédures de comptes fournisseurs d’accéder aux factures, de prendre des notes et même de les approuver exactement comme ils le feraient depuis leur poste de travail SAP central. Les exceptions et remontées deviennent plus faciles à gérer, même pour des utilisateurs comme le directeur financier et d’autres responsables qui ne sont pas régulièrement connectés à votre plateforme financière principale.
2. Une meilleure utilisation des données pour des analyses plus performantes
L’IA est le partenaire idéal pour le nettoyage, l’organisation et l’établissement de rapports sur les données historiques de votre entreprise en matière de comptes fournisseurs. Mais l’apprentissage automatique constitue également un outil puissant pour alimenter l’analyse prédictive basée sur ces données.
Faire appel à l’IA pour automatiser les rapports et les analyses dans les comptes fournisseurs permet aux entreprises de combler le fossé entre les données et les actions. La création de rapports, de prévisions et de recommandations plus précis et au bon moment, à partir d’un ensemble de données de base totalement fiable et actualisé en permanence.
3. Utilisation de l’IA générative pour des éclairages en temps réel
L’IA générative est aujourd’hui suffisamment avancée pour permettre à votre personnel dédié aux comptes fournisseurs et à vos responsables financiers d’obtenir des informations instantanées sans avoir à créer des rapports personnalisés. Les LMM (« Large Language Models »), les mêmes modèles qui sont le moteur des outils tels que ChatGPT, vous permettent désormais d’avoir une conversation avec vos données en temps réel. Par exemple, si vous voulez savoir quelles remises sont sur le point d’expirer, si vos dépenses sont plus élevées ou plus faibles que d’habitude, s’il y a des besoins en fonds de roulement stratégiquement importants à traiter, ou même si vous avez des factures en cours d’examen pour des exceptions comme des suspicions de fraude ou des approbations supplémentaires, vous n’avez qu’à poser la question. Tout cela permet à votre personnel des comptes fournisseurs de contribuer à l’importance croissante et aux attentes exigées du directeur financier de votre entreprise en tant que conseiller stratégique et partenaire commercial essentiel.
Combinés, ces cas pratiques permettent aux entreprises de :
1. Maximiser la rapidité et la précision de leurs comptes fournisseurs
Les entreprises réduisent les tâches manuelles et économisent du temps et des efforts précieux grâce à des opérations automatisées de traitement des factures qui augmentent à la fois les taux de correspondance tripartite et les taux de traitement direct.
2. Établir un centre mondial de traitement des factures .
L’automatisation de l’AP pilotée par l’IA permet à votre entreprise d’utiliser les mêmes procédures standardisées de comptes fournisseurs pour toutes les factures à l’échelle mondiale afin d’accroître l’efficacité, d’améliorer la conformité et de prendre en charge les centres de services partagés mondiaux.
3. Traiter des volumes de factures plus importants
La RPA intelligente permet à elle seule aux entreprises de traiter davantage de factures, plus rapidement et avec une plus grande précision, et d’intégrer rapidement de nouvelles unités commerciales. D’autres cas pratiques d’utilisation de l’IA renforcent cette capacité en affinant le processus au fil du temps et en assurant une surveillance prédictive et prescriptive continue pour garantir un fonctionnement tout en souplesse.
De plus, l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs alimentée par l’IA s’adapte au volume requis par votre entreprise, avec des processus évolutifs qui se développent en même temps que l’entreprise.
4. Validation flexible des factures
L’équipe finance peut envoyer directement les factures aux personnes désignées pour qu’elles les traitent grâce à des règles métier souples. L’intervention humaine est ainsi réduite au minimum pour chaque facture, ce qui garantit une efficacité maximale. Cela constitue également une barrière supplémentaire contre les factures frauduleuses, toute activité suspecte étant immédiatement redirigée pour un examen plus approfondi.
5. Consultation des informations sur les factures en temps réel
Votre personnel peut contrôler les performances des opérations de comptes fournisseurs au niveau de chaque facture et détecter rapidement les problèmes pour les résoudre, depuis un tableau de bord centralisé qui présente l’état détaillé des factures et permet d’accéder aux informations transactionnelles.
6. Assurer la conformité
Le respect des obligations légales, fiscales et sectorielles — y compris les exigences nationales en matière de facturation électronique, les réglementations sur la protection des données et autres normes — devient simple grâce à un cadre automatisé. Un niveau d’IA supplémentaire offre également une meilleure visibilité sur le coût de la conformité ainsi que sur les leviers permettant à vos équipes de gagner en efficacité et de réduire les charges.
Foire aux questions
Q : Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est-elle importante pour une entreprise ?
R : L’automatisation des comptes fournisseurs est vitale pour les entreprises car elle simplifie les procédures des comptes fournisseurs, réduit les tâches manuelles et améliore l’efficacité. Elle permet de réaliser des économies, de minimiser les erreurs et d’assurer un meilleur contrôle financier. Les entreprises peuvent traiter les factures plus rapidement, améliorer les relations avec les fournisseurs et obtenir des informations en temps réel sur leurs données financières. De plus, l’automatisation des comptes fournisseurs contribue à la mise en conformité et réduit l’impact sur l’environnement en diminuant le recours au papier.
Q : Qui a besoin d’automatiser ses comptes fournisseurs ?
A : Toute entreprise qui traite des volumes importants de factures ou de paiements profitera de l’automatisation optimisée de ses comptes fournisseurs. L’automatisation des comptes fournisseurs est également précieuse pour les entreprises qui cherchent à se développer rapidement sans augmentation proportionnelle de leur personnel. De fait, toute entreprise qui cherche à améliorer son efficacité financière, à réduire ses coûts et à améliorer sa précision tirera profit de l’automatisation de ses comptes fournisseurs.
Q : L’automatisation des comptes fournisseurs améliore-t-elle la procédure de validation des factures ?
A : Oui, l’automatisation de la facturation améliore considérablement la procédure de validation des factures. Elle automatise les opérations d’approbation, ainsi les factures circulent plus rapidement dans le système, les goulets d’étranglement en matière de validation sont minimisés et les paiements à temps sont assurés. Le système peut également envoyer des rappels automatisés et des remontées aux acheteurs, qui peuvent ensuite examiner et approuver les factures à l’aide d’un navigateur web ou d’une application mobile. La possibilité d’approuver les factures à tout moment et en tout lieu renforce l’efficacité et la transparence du processus.
Q : Comment l’automatisation des comptes fournisseurs permet-elle d’éviter les doubles paiements ?
A : L’automatisation des comptes fournisseurs utilise le rapprochement automatisé des données pour croiser les factures avec les bons de commande et les reçus. Lorsqu’un doublon de facture est détecté, le système le signale et le renvoie au fournisseur, évitant ainsi les doubles paiements. La détection automatique des doublons permet également de réduire le travail inutile du personnel dédié aux comptes fournisseurs.
Q : Les solutions d’automatisation des paiements peuvent-elles prendre en charge les paiements internationaux et en devises ?
A : Oui, de nombreuses solutions d’automatisation des paiements sont capables de traiter les paiements internationaux et en devises croisées. Elles peuvent convertir automatiquement les devises et garantir la conformité aux réglementations internationales, ce qui les rend adaptées aux entreprises qui ont des activités internationales ou des fournisseurs dans différents pays.
Q : Quel est le coût de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
A : Les coûts de l’automatisation des comptes fournisseurs dépendent de la taille de votre entreprise et du volume de factures que vous traitez. Il est important de procéder à une analyse approfondie des coûts et des avantages afin de déterminer le coût exact et les économies potentielles pour votre entreprise. Nous recommandons d’utiliser le calculateur AP de Serrala pour évaluer le Retour sur Investissement potentiel de l’automatisation des comptes fournisseurs pour votre entreprise.
Q : Quelle différence entre l’automatisation des comptes fournisseurs et l’automatisation des comptes clients ?
A : L’automatisation des comptes fournisseurs se concentre sur la rationalisation des opérations des comptes fournisseurs, en automatisant des tâches comme le traitement des factures et la gestion des paiements. À l’inverse, l’automatisation des comptes clients automatise les procédures liées à la réception des paiements des clients. Tandis que l’automatisation des comptes fournisseurs traite des paiements sortants, l’automatisation des comptes clients gère les paiements entrants, dont la facturation, le traitement des paiements, le crédit et les encaissements. Ces deux processus sont essentiels à l’optimisation des opérations financières d’une entreprise, les comptes fournisseurs se concentrant sur les dettes et les comptes clients sur les créances.
Q : Comment l’IA améliore-t-elle l’automatisation des comptes fournisseurs ?
A : Les opérations assistées par l’IA améliorent l’efficacité de l’automatisation des comptes fournisseurs grâce à l’extraction automatique plus fluide et plus efficace des données à partir de différents formats de factures, ce qui augmente le taux de traitement sans intervention humaine des factures des fournisseurs. Elle améliore également les taux de validation, dde rapprochement et d’approbation sans intervention humaine, fournit des garanties plus solides contre la fraude et (dans les cas d’utilisation les plus avancés) améliore encore davantage la visibilité et la perspicacité des performances avec des informations génératrices d’améliorations et de corrections de procédures.
Comment les solutions logicielles de Serrala peuvent-elles acccompagner votre entreprise à automatiser ses opérations de comptes fournisseurs ?
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs propulsées par l’IA de Serrala sont utilisées par plus de 2 800 marques leaders dans le monde pour atteindre les taux d’automatisation les plus élevés possibles. Elles permettent d’éliminer plus de 80 % des tâches manuelles, de gagner plusieurs semaines de travail et d’ouvrir de nouvelles perspectives pour la prise de décision stratégique et la performance de l’entreprise.
Les solutions Serrala assurent un traitement sans intervention humaine et améliorent la disponibilité de votre fonds de roulement grâce à une optimisation intelligente des flux de trésorerie, ce qui permet aux entreprises internationales de financer en toute confiance d’importants investissements stratégiques.
Les solutions logicielles d’automatisation des comptes fournisseurs de Serrala sont disponibles sous forme de déploiements cloud ou hybrides entièrement autonomes, avec de multiples intégrations ERP, ou sous forme d’extensions entièrement intégrées à SAP S/4HANA et EEC.
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