Ce que les entreprises doivent savoir sur les nouvelles lois espagnoles en matière de facturation
Les mandats de facturation électronique sont en cours de déploiement dans l’ensemble de l’UE, tous les pays membres introduisant leurs propres lois conformément aux normes de l’Union. Ce processus a débuté avec l’introduction de la directive 2014/55/UE en 2014.
La facturation électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises et les organismes régulateurs. Pour les entreprises émettrices, les factures électroniques (avec les bons paramètres) facilitent grandement la tenue des comptes financiers. La visibilité de l’état des paiements facilite le suivi des avancements et des retards. Pour le destinataire, elles facilitent considérablement le paiement des fournisseurs. Pour les organismes régulateurs (et les responsables en matière de conformité), elles simplifient le suivi des transactions pour le calcul des obligations fiscales.
Cependant, les règles de facturation électronique ne sont pas toutes identiques dans les pays européens. Il est important que votre entreprise se familiarise avec les lois en vigueur dans tous les pays où vous exercez vos activités.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur les réglementations en matière de facturation électronique en Espagne. Lisez la suite pour connaître les bases réglementaires, ce que cela signifie si vous souhaitez faire des affaires en Espagne et comment vous pouvez équiper votre entreprise pour bénéficier de la facturation électronique tout en améliorant votre efficacité opérationnelle tant en AR qu’en AP.
Facturation électronique en Espagne : les bases essentielles
En 2013, l’Espagne a adopté la directive de la Commission européenne sur la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises et administrations (B2G). La facturation électronique B2G est désormais obligatoire en Espagne depuis 2025.
Dans la foulée, une nouvelle loi adoptée en 2022 étendra bientôt cette obligation à toutes les factures interentreprises (B2B), ainsi qu’à certains fournisseurs de services directs aux consommateurs (dont les télécommunications, les services financiers, les services publics, et d’autres).
À partir de janvier 2025, toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 8 millions d’euros devront être en mesure d’émettre, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Cette obligation s’étendra à toutes les petites organisations à partir de janvier 2026. Comme nous sommes déjà à la fin du mois de novembre 2024, les grandes entreprises n’ont plus beaucoup de temps pour se préparer au changement.
Le règlement impose à toutes les entreprises de pouvoir envoyer et recevoir des factures électroniques à d’autres entreprises, de fournir sur demande des informations sur le statut et le paiement des factures, et de conserver l’accès des destinataires aux factures électroniques pendant au moins quatre ans (ou trois ans s’il s’agit de clients non actifs).
Comme toutes les factures seront créées à l’aide de systèmes certifiés par le gouvernement, elles auront un format approuvé et structuré, et utiliseront des signatures électroniques avancées pour garantir l’authenticité et prévenir toute fraude. Les destinataires devront également fournir des informations à l’expéditeur et au système gouvernemental afin d’accélérer les paiements.
Tous les fournisseurs seront légalement tenus de maintenir l’interconnexion et l’interopérabilité entre toutes les parties. Cela signifie que les destinataires ne pourront pas obliger les émetteurs de factures à utiliser une solution spécifique. Tous les fournisseurs et toutes les plateformes seront accrédités par l’État pour garantir la conformité.
Facturation électronique en Espagne : ce que cela signifie pour vous
En bref, cela signifie que vous ne pourrez plus envoyer de fichiers PDF à vos clients en Espagne après le délai. Au lieu de cela, vous devrez communiquer via des plateformes de facturation électronique publiques ou privées certifiées.
De plus, durant la première année suivant l’entrée en vigueur de la nouvelle réglementation, vous devrez également fournir une version PDF lisible de vos factures afin qu’elles puissent être lues et traitées par toute entreprise qui n’utilise pas encore de système de facturation électronique.
Bien entendu, la non-conformité est fortement découragée sur le plan financier. Cela représente une amende de 10 000 euros. Et si vous êtes une entreprise de services publics ou si vous émettez de nombreuses factures, vous risquez d’être beaucoup plus pénalisé.
À long terme, les entreprises espagnoles trouveront beaucoup plus facile de demander, d’effectuer et de recevoir des paiements. Mais comme tout changement technique important, il s’accompagne de coûts et d’efforts initiaux. Pour vous préparer correctement à ce changement, vous devez tenir compte des éléments suivants :
1. Réfléchissez à la manière dont le changement affectera vos systèmes informatiques
Le passage à la facturation électronique exercera une pression supplémentaire sur votre environnement informatique. Vos systèmes devront être en mesure de répondre aux exigences en matière d’interopérabilité et de format des factures électroniques. Cela peut également être synonyme de maux de tête temporaires pour vos équipes, en particulier lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux systèmes dans votre quotidien déjà chargé. Vous devrez peut-être vous procurer un système pour gérer la création, l’envoi et la réception de factures électroniques qui soit conforme à toutes les transactions espagnoles et internationales B2B, B2G et B2C à des fins fiscales (y compris les déclarations de TVA). Mais cela veut dire également que vous devrez sélectionner avec soin tout système de facturation électronique en fonction de sa capacité à interagir avec vos systèmes existants (en particulier votre système d’archivage).
2. Faites vos recherches sur les options de solution et les exigences de mise en œuvre
Commencez dès maintenant à planifier la facturation électronique (si ce n’est déjà fait), en tenant compte des temps d’interruption des systèmes informatiques, de la gestion du changement, et de la formation nécessaire pour les utilisateurs.
Si vous mettez en place un système avant l’entrée en vigueur de la nouvelle loi, vous pourrez à la fois gérer la nouvelle charge de conformité et profiter des avantages de la facturation électronique. (Vous vous assurerez également d’éviter les goulets d’étranglement lors de la mise en œuvre, car les fournisseurs seront certainement submergés par de nouvelles exigences commerciales après le 1er janvier 2025).
3. Préparez vos clients et vos fournisseurs au changement
Veillez à surveiller vos relations et à communiquer vos intentions de facturation électronique. Vos clients voudront connaître vos plans de mise en conformité afin de pouvoir continuer à vous payer. Vos fournisseurs voudront savoir que vous êtes en mesure de recevoir leurs factures dans le format requis.
En leur faisant savoir que vous êtes prêts et aux normes, vous contribuerez à renforcer les relations et à favoriser le développement des affaires. Surtout si vous avez eu des difficultés avec la facturation et vos propres processus AP dans le passé en raison des processus de facturation PDF ou papier.
4. Consolidez vos systèmes autant que possible
Il est plus facile de gérer ce type de perturbation de vos systèmes actuels si vous le faites avec la sécurité d’une source unique de vérité pour vos données financières. Profitez-en pour réfléchir à la manière dont vous pouvez remodeler vos procédures et vos systèmes afin de créer une vision plus unifiée des finances – à travers les processus d’AP, d’AR, de trésorerie et de gestion des liquidités.
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