En amont de la migration de SAP ECC vers S/4HANA, de nombreuses entreprises travaillant avec la première plateforme ERP au monde sont confrontées à des défis majeurs, notamment des coûts élevés, des volumes de données importants et des workflows de processus fragmentés. Mais l’échéance de 2027 approchant à grands pas, la plupart des entreprises financières n’ont toujours pas initié le changement et cherchent des réponses rapides sur la manière de planifier, d’exécuter et de mener à bien la migration, sans perturbations opérationnelles majeures.
Dans le même temps, beaucoup de celles se trouvant au début ou au milieu du projet de migration reportent d’autres initiatives d’innovation ou d’automatisation, anticipant la charge supplémentaire de gérer simultanément deux changements de système majeurs.
Dans cet article, vous découvrirez comment atteindre les deux objectifs : migrer vers S/4HANA rapidement et sans perturbations majeures, ou retarder d’autres initiatives d’optimisation au sein de votre entreprise. Une stratégie d’information, d’archivage et de migration soigneusement préparée peut réduire efficacement la complexité de l’architecture de votre système de données et créer la base idéale pour étendre votre nouveau paysage ERP avec des capacités d’automatisation avancées.
Grâce aux solutions de gestion de contenu et d’automatisation de Serrala, vous serez en mesure de pérenniser votre entreprise bien au-delà d’un démarrage réussi dans S/4HANA.
Pourquoi l’archivage est important pour l’efficacité de votre environnement SAP
Votre système ERP contient un large éventail de données différentes : compte client, coordonnées bancaires, expédition, numéros d’ordre et bien d’autres. L’augmentation de la quantité d’informations dans votre système peut réduire la vitesse de fonctionnement de votre système actif, ce qui peut entraîner des retards dans les activités quotidiennes de l’entreprise, comme les temps d’exécution des rapports ou les transactions.
De plus, l’augmentation du volume de données augmente le coût de votre environnement système, accroît les efforts de contrôle des données de votre équipe informatique et complexifie la gestion du cycle de vie de vos informations. Cependant, une fois que l’information a terminé son cycle de vie (par exemple, dans le cas d’une facture, de la réception au paiement), la transaction devient « complète ». À ce stade, les flux et les documents justificatifs peuvent être déplacés de votre base de données SAP (ou autre ERP) vers un référentiel d’archives.
L’archivage offre différents avantages clés pour l’efficacité de votre système :
- L’archivage des informations dans un référentiel garantit que les données ne peuvent plus être modifiées et maintient les coûts du système à un faible niveau par rapport au stockage des informations dans une base de données active, car les données d’archives ne nécessitent pas de mises à jour continues.
- Dans le même temps, l’archivage reste accessible sur demande pour les audits, le reporting et les règlements de conformité.
- Grâce à l’archivage, les équipes informatiques n’ont pas à essayer de contrôler la croissance des données dans les systèmes actifs afin de contrecarrer les coûts de stockage associés, les retards du système ou les éventuelles perturbations opérationnelles.
Le passage à S/4HANA offre une occasion unique de nettoyer votre base de données bien au-delà d’une mise à jour technique et de repenser votre stratégie de gestion des données et des documents pour des systèmes actifs plus légers, plus stables et plus rapides. Il facilite également la mise en œuvre d’un référentiel de contenu plus rentable, qui reste intelligemment connecté à votre base de données active.
Déplacer ou purger ? Priorisation des données avant la migration
Avant le début de la migration, les entreprises financières doivent se demander comment éviter de déplacer des informations obsolètes ou non structurées dans le nouveau système. L’archivage des informations qui ne sont plus activement nécessaires de manière conforme à la loi avant la migration devient une étape importante pour réduire les volumes de données et les coûts associés. Plus le volume de données est important au moment de la migration, plus le passage à S/4HANA coûte cher, car HANA est facturé par gigaoctet.
Cependant, une bonne hiérarchisation des données devant être archivées et conservées pour le nouveau système S/4HANA n’est pas une tâche facile pour de nombreuses entreprises, en particulier compte tenu des exigences légales de conservation qui peuvent varier selon le pays ou le type d’information. En moyenne, les documents financiers doivent être conservés pendant sept ans pour permettre des audits et des examens juridiques, tandis que dans des pays comme l’Allemagne, les périodes de conservation peuvent aller jusqu’à 10 ans.
Passer en revue les données pouvant être archivées et transférées dans le nouveau système et celles pouvant être purgées doit être une priorité absolue pour les entreprises afin de garantir une stratégie de migration et de maintenance du système sécurisée, conforme et rentable.
Quand l’ancien rencontre le nouveau : Risques de sécurité, de conformité et opérationnels liés à l’utilisation en parallèle du système historique et de S/4HANA
Malheureusement, certaines entreprises choisissent de contourner complètement l’étape d’archivage et de laisser leurs systèmes existants fonctionner. En effet, elles jugent le processus d’archivage est trop long puisqu’il nécessite une coordination approfondie entre les départements informatiques et juridiques.
Dans ce cas, les entreprises exécutent le système S/4HANA en parallèle de leur(s) système(s) existant(s) et ne l’utilisent que pour les nouvelles transactions. Cependant, l’utilisation parallèle des anciens et des nouveaux environnements système est loin d’être idéale et comporte des problèmes et risques propres :
- Les anciens systèmes augmentent les risques de sécurité et de conformité car ils ne répondent souvent plus aux exigences actuelles en matière de protection des données et de sécurité informatique. Les entreprises doivent gérer en toute sécurité les données conformément aux réglementations, telles que RGPD, SOX et GoBD. Les solutions d’archivage modernes empêchent automatiquement les mises à jour des données archivées, tandis que les environnements de stockage plus anciens ont tendance à ne pas disposer de cette fonctionnalité essentielle.
- Un paysage de données fragmenté est créé entre les systèmes nouveaux et anciens. Le référentiel contenant les informations archivées peut ne pas être connecté et référencé efficacement avec les données productives dans le système actif en raison des capacités limitées de l’ancien environnement, d’autant plus que les données actives sont sujettes à des changements continus. La gestion manuelle des interfaces crée une charge de maintenance importante pour les équipes informatiques, ainsi que des absences de données et des vues d’ensemble inexactes pour les équipes financières.
- L’utilisation en parallèle des systèmes augmente les coûts de maintenance et d’exploitation après la migration. Les systèmes de stockage existants ou les environnements d’archives sont généralement plus coûteux et plus complexes que les stockages modernes sur site ou dans le cloud, nécessitant souvent du matériel supplémentaire ainsi que des efforts continus de maintenance.
- L’accès aux données historiques des transactions pour le reporting, les demandes spéciales ou les audits est limité. L’extraction des données depuis les anciens systèmes est souvent chronophage et nécessite une coordination étroite avec le service informatique. Les utilisateurs pilotes peuvent avoir du mal à récupérer des informations archivées à des fins de reporting ou d’audit si les données sont stockées dans différents systèmes.
Ne pas nettoyer ou archiver les données avant la migration vers S/4HANA n’est pas une stratégie payante, car les entreprises financières se retrouvent confrontées à de nouveaux risques de sécurité et de conformité, ainsi qu’à des coûts supplémentaires pour la maintenance continue des anciens systèmes. Enfin, cette stratégie complique davantage les futures initiatives d’automatisation, car le paysage des données peut devenir de plus en plus fragmenté.
Comment un référentiel cloud évolutif réduit les coûts informatiques et la complexité de la migration
Définir tôt une stratégie de données et de documents réduira considérablement la complexité et les coûts généralement associés à la migration S/4HANA ainsi qu’à la maintenance à posteriori.
En tant que composante clé d’une telle stratégie, les solutions de gestion de contenu telles que Neev Content Suite offrent un moyen innovant et économique de faciliter l’archivage et la migration en
- identifiant et priorisant les transactions devant passer dans le système S/4HANA,
- identifiant les informations pouvant être archivées en toute sécurité,
- identifiant les informations pouvant être supprimées à l’expiration des durées de conservation,
- transférant rapidement les transactions ouvertes et les données de base vers le nouveau système,
- décommissionnant les systèmes d’archivage obsolètes, une fois l’archivage terminé.
En gérant le processus d’archivage et de suppression, Neev Content Suite a aidé le Dr Pepper Snapple Group à réduire sa base de données SAP de 40 % avant la migration, qui n’a finalement nécessité que 25 heures. Le fabricant alimentaire Kraft Foods a pu aller plus loin en réduisant ses données ECC de 32 To à 10 Go et, par conséquent, en diminuant le coût de son service de stockage de données hébergé.
Enfin, les coûts informatiques liés à l’exploitation d’une solution de stockage flexible dans le cloud sont manifestement bien inférieurs à ceux des supports de stockage traditionnels. Le référentiel cloud est également évolutif à l’infini, ce qui en fait une solution pérenne et rentable qui s’aligne naturellement avec toutes les ambitions de croissance d’une l’entreprise. En savoir plus sur nos projets réussis de mise en œuvre de solutions de documents et de données.
Accès sécurisé et conforme aux informations archivées dans des solutions de stockage modernes
Neev Content Suite garantit que les données d’archives sont immuables et conserve toutes les dépendances et références croisées qui existaient dans l’ancien système. Plus important encore, les informations archivées restent disponibles pour l’accès et la recherche dans le référentiel cloud.
Les utilisateurs peuvent accéder aux informations archivées directement depuis le nouveau système S/4HANA ou via une interface Web, contrôlée par des mécanismes d’accès selon les postes, qui permettent des recherches flexibles d’informations par nom de client ou de fournisseur, ou selon d’autres critères, à des fins d’audit ou autres.
Afin de faciliter l’accès et la navigation dans le référentiel, la solution de gestion de contenu dispose de puissantes capacités IA, notamment :
- Fonctions de recherche par IA pour résumer et gérer les informations archivées, y compris les données et documents historiques, à la fois dans SAP et dans le cloud, en posant des questions dans un langage clair
- Résumés de documents pour une vue d’ensemble et une hiérarchisation plus rapides
- Des vues de reporting et des interfaces utilisateur personnalisées et générées rapidement
- Planificateur de migration et d’archivage pour accélérer les délais du projet
- Interprétation des documents juridiques ou de conformité pour les convertir en règles du système
Comment un archivage efficace facilite votre stratégie d’automatisation
Des données propres et bien structurées sont la base de la mise en œuvre réussie de l’automatisation basée sur l’IA dans toutes les fonctions financières. L’IA ne peut produire des résultats significatifs que lorsqu’elle est entraînée sur une base de données fiable. En revanche, des informations fragmentées, obsolètes ou mal classifiées limitent l’efficacité des initiatives d’automatisation et empêchent les entreprises d’exploiter pleinement leurs investissements en matière d’IA.
En réduisant la complexité des données et en optimisant l’infrastructure du système avant de passer à S/4HANA, une stratégie complète d’archivage et de suppression crée les conditions idéales pour mettre en œuvre des solutions d’automatisation basées sur l’IA pour les comptes fournisseurs, les comptes clients et les processus de paiement :
- Pour les comptes clients (AR), les gestionnaires de crédit bénéficient de la saisie, de l’affectation et du stockage automatiques de la correspondance historique et des historiques de documents. Ils peuvent à tout moment récupérer les enquêtes de solvabilité, les évaluations et les plans de paiement à partir des archives cloud. La gestion intégrée du risque de crédit, la gestion des recouvrements et les solutions d’application de lettrage automatique améliorent davantage la transparence en fournissant une vue complète des interactions avec les clients, du comportement de paiement et des créances en souffrance. L’application de trésorerie alimentée par l’IA associe automatiquement les encaissements aux factures, tandis que les flux de travail intelligents de recouvrement aident à réduire les DSO en hiérarchisant les activités de recouvrement, en prédisant les dates de paiement prévues et en permettant une résolution plus rapide des litiges.
- Pour les comptes fournisseurs (AP), la saisie et le stockage des factures peuvent être facilement automatisés à l’aide de capacités de traitement de documents alimentées par l’IA qui filtrent, valident et classifient les données des factures à partir de différents formats et canaux. Les workflows intelligents acheminent automatiquement les factures pour approbation, traitement des exceptions et comptabilisation, ce qui réduit considérablement les efforts manuels et les temps de traitement. En outre, un portail fournisseur offre une visibilité en temps réel sur le statut des factures et permet une communication plus efficace avec les fournisseurs, tandis que la planification automatisée des paiements et des rappels garantit la conformité des conditions de paiement et favorise la prise en compte des réductions pour paiement anticipé disponibles.
- Pour la gestion des paiements, l’automatisation des paiements basée sur l’IA centralise et rationalise les processus de paiement sortants tout en assurant un contrôle total des opérations de paiement mondiales conformément aux réglementations ISO 20022 et à la Vérification du bénéficiaire (VoP). L’exécution automatisée des paiements, la connectivité bancaire et les capacités de détection des fraudes contribuent à réduire les efforts manuels et le risque opérationnel.
Serrala Finance Platform vous accompagne dans votre parcours vers un paysage financier entièrement autonome en intégrant des solutions intelligentes dans tous les processus d’AR, d’AP, de paiement et de trésorerie. Serrala aide les équipes financières à rationaliser les opérations, à accélérer la prise de décision et à acquérir un pilotage du fonds de roulement grâce à notre solution d’automatisation basée sur l’IA et native dans le cloud.
En améliorant continuellement l’exactitude et l’efficacité des processus automatisés, l’IA et le Machine Learning aident les entreprises à réduire les coûts de traitement, à diminuer les tâches manuelles et les erreurs, et à accélérer et rationaliser les flux de travail dans l’ensemble de leur fonction financière.
Conformité automatisée et gestion du cycle de vie dans S/4HANA
Les solutions avancées de plateforme alimentées par l’IA qui prennent en charge l’archivage intelligent et l’automatisation des processus peuvent prendre en compte les exigences spécifiques à chaque pays concernant :
- les durées de conservation,
- la protection des données et
- les réglementations de conformité spécifiques au secteur.
Des règles de stockage et de conservation automatisées garantissent que toutes les données et tous les enregistrements sont gérés conformément au RGPD, à la SOX et au GdBD ainsi qu’aux exigences internes et légales. Cela comprend non seulement les documents, mais aussi les commandes des clients, les avis de paiement et les données de transfert.
Un processus automatisé de gestion du cycle de vie examine régulièrement les données et s’assure qu’elles sont supprimées de manière traçable et conforme à la loi après expiration de la période de conservation prescrite.
L’application automatique des politiques de conservation libère les employés des charges administratives et garantit que le respect des obligations d’audit, de suppression et de documentation. Par conséquent, la gestion des données et des documents reste constamment à jour, à l’épreuve des audits et contrôlée efficacement.
Comment Serrala peut vous aider à vous préparer pour S/4HANA
Serrala prend en charge votre migration S/4HANA en déplaçant les informations vers un référentiel cloud évolutif à l’infini, en réduisant votre empreinte ERP de 97 %, en réduisant les coûts informatiques de 50 % et en assurant une perturbation minimale pendant la migration.
Faites l’expérience de l’archivage automatisé de grands volumes de données – entièrement conforme et vérifiable en quelques minutes – avec la nouvelle solution Neev Content Suite, disponible à la fois en tant que solution intégrée SAP et basée sur le cloud, en fonction de l’endroit où les informations archivées doivent être gérées et consultées :
- Neev Content Suite dans SAP est intégrée à SAP et conçue pour le stockage d’archives et l’accès directement depuis les environnements SAP On-Premise ou RISE.
- Neev Content Suite dans le cloud est basée sur un navigateur et conçue pour les applications cloud, les environnements non SAP et un accès natif dans le cloud plus large.
Les principales fonctionnalités de Neev Content Suite facilitant la migration S/4HANA comprennent :
- Archivage et planification de la migration assistés par IA : permet d’identifier ce qu’il faut conserver, archiver, exporter ou purger.
- Archivage récurrent des mouvements matures : garde la croissance du système SAP sous contrôle dans le temps.
- Migration des contenus archivés et retrait des anciens systèmes : aide à déplacer les données et documents historiques dans un référentiel moderne et à démanteler les anciens systèmes.
- Accès depuis des pages à l´écran SAP familières : permet aux utilisateurs de récupérer des informations archivées sans changer leur façon de travailler.
Adaptée à différents contextes opérationnels, la solution Neev Content Suite aide les équipes informatiques et financières à conserver, rechercher, gouverner et utiliser efficacement les données et documents d’archives.
En savoir plus sur les solutions de données et de documents de Serrala ici et demander dès aujourd’hui une démonstration avec nos experts.
Principaux points à retenir
- La migration S/4HANA doit être vue comme un projet de transformation des données et pas seulement comme une montée de version du système. En identifiant ce qui doit être migré, archivé ou purgé, les entreprises peuvent améliorer la conformité, réduire les coûts de stockage et éviter le transfert de données inutiles dans le nouvel environnement.
- Maintenir les anciens systèmes en fonctionnement après la migration crée des défis à long terme. Les environnements parallèles augmentent les coûts opérationnels, les efforts de maintenance, les risques de sécurité et de conformité, ainsi que la fragmentation des données.
- La gestion moderne du contenu basé dans le cloud présente un avantage durable, au-delà de la migration. Un référentiel d’archives évolutif permet un accès sécurisé aux informations historiques, prend en charge les exigences d’audit et réduit les coûts associés aux anciens environnements de stockage.
- La préparation des données est la base de l’automatisation financière. Un paysage d’information bien géré crée les conditions d’une automatisation basée sur l’IA pour les comptes clients, les comptes fournisseurs, les paiements et les processus de trésorerie, ce qui aide les équipes financières à améliorer l’efficacité, la visibilité et la performance du fonds de roulement.
- Neev Content Suite permet de réduire la taille du système SAP en archivant des données et des documents. Les informations archivées restent accessibles via SAP, le Web et la recherche prise en charge par l’IA. Les informations productives et archivées peuvent être gérées de manière structurée et sécurisée, ce qui simplifie les opérations financières après la migration et permet de profiter pleinement de votre nouvel environnement S/4HANA.
FAQ – Foire aux questions
Quelle est la différence entre l’archivage, la suppression et le stockage des données dans SAP S/4HANA, et quand chaque approche doit-elle être utilisée ?
Le stockage des données dans SAP S/4HANA signifie la conservation des informations dans le système actif pour les processus opérationnels actifs et les opérations quotidiennes. L’archivage déplace les données et documents hors de la base de données active vers un référentiel sécurisé, tout en préservant l’accessibilité à des fins d’audits, de reporting et de conformité. La suppression ne doit s’appliquer qu’aux informations qui ne sont plus nécessaires et dont la durée de conservation légale a expiré.
Comment les entreprises peuvent-elles estimer le business case et le retour sur investissement de l’archivage avant le début d’un projet de migration S/4HANA ?
Les entreprises devraient évaluer le volume de données actuellement stockées dans SAP, identifier les transactions terminées et calculer la réduction potentielle des exigences de stockage HANA. Le business case doit également tenir compte de la baisse des coûts d’infrastructure et de maintenance, de l’accélération des performances du système, de la réduction des efforts de migration et de l’élimination des anciens systèmes. Ensemble, ces facteurs créent souvent des économies mesurables pendant et après la migration.
Quel rôle joue l’IA dans la gestion des données d’archives après migration et comment les équipes financières peuvent-elles l’utiliser pour améliorer la prise de décision ?
L’IA aide les utilisateurs à rechercher, résumer, classer et récupérer des informations archivées plus efficacement, sans avoir besoin de connaissances techniques approfondies. Les équipes financières peuvent utiliser des requêtes en langage naturel pour accéder aux documents historiques, aux interactions avec les clients, aux dossiers de paiement et aux informations relatives à la conformité, ce qui les aide à prendre des décisions plus rapides et mieux informées tout en réduisant les efforts de recherche manuelle.
Comment les entreprises peuvent-elles garantir la conformité mondiale lorsque les exigences de conservation varient selon les pays, les unités commerciales et les types de pièces ?
Les entreprises doivent établir des politiques de conservation automatisées basées sur les réglementations spécifiques au pays, les types de pièces et les exigences de gestion interne. Les solutions modernes de gestion de contenu peuvent appliquer ces règles automatiquement, garantissant que les informations sont conservées pendant la période requise, protégées contre les changements non autorisés et supprimées de manière traçable une fois les obligations de conservation remplies.
Que doivent inclure les équipes financières et informatiques dans une évaluation de la préparation à la migration S/4HANA avant de déplacer les données vers une nouvelle infrastructure de système ?
Une évaluation de l’état de préparation à la migration doit inclure un examen de la qualité des données, des volumes de données, des exigences de conservation, des systèmes d’archivage, des dépendances d’intégration et des obligations de conformité. Les équipes financières et informatiques doivent également identifier quelles données doivent être migrées, archivées ou supprimées, évaluer les opportunités de désactivation des anciens systèmes et définir comment les informations archivées resteront accessibles après le passage à S/4HANA.
