Accélérez les workflows financiers en donnant à vos équipes la possibilité de mener à bien les processus grâce à la solution qu’elles utilisent quotidiennement
Les workflows financiers sont aujourd’hui plus complexes et plus difficiles à gérer qu’ils ne l’ont jamais été dans l’histoire des services financiers. Prenons l’exemple des comptes fournisseurs. Les entreprises performantes traitent chaque année des milliers, voire des millions de factures et de demandes de paiement. Pourtant, malgré l’avènement du numérique, les processus présentent encore des lacunes susceptibles de retarder la validation des factures ou d’augmenter la durée de traitement des exceptions.
C’est, entre autres, parce que les personnes impliquées dans le traitement des comptes fournisseurs sont nombreuses et ne font même pas partie du département financier que de telles lacunes sont possibles. Il est déjà difficile d’amener les utilisateurs à donner la priorité aux workflows financiers, plutôt qu’à leurs tâches quotidiennes. Mais si l’on attend d’eux qu’ils se connectent à différents systèmes pour finaliser les workflows, cela peut causer des problèmes et empêcher un traitement rapide et efficace.
Si vous avez déjà été confrontés à la complexité de la gestion moderne des comptes fournisseurs, vous savez exactement combien cela peut être frustrant. Les équipes chargées de gérer des comptes fournisseurs traitent probablement les factures dans votre système d’enregistrement ERP ou dans votre système comptable. Elles y ont un accès immédiat aux factures, ainsi qu’aux données relatives aux fournisseurs, à la comptabilité et aux paiements. D’autres collègues (qu’ils travaillent dans le domaine des achats, des données de base, des paiements ou même à la direction) reçoivent pour leur part des notifications par courrier électronique ou par un autre canal numérique, leur demandant de prendre des mesures dans un système ou une application qu’ils n’utilisent pas régulièrement.
Cela peut sembler logique, lorsqu’il n’y a pas vraiment d’autres alternatives. Cependant, les cadres supérieurs, très occupés, oublient vite de traiter certains courriers électroniques. Même lorsque ces personnes traitent ces types de courriers électroniques, elles doivent se connecter au système ERP ou éventuellement à une application Web pour donner leur aval, ce qui rallonge la durée de traitement. Le délai de comptabilisation et de paiement d’une facture peut être encore rallongé si plusieurs personnes doivent donner leur accord ou si le service en charge des comptes fournisseurs doit effectuer d’autres tâches.
Ces lacunes au niveau des processus entraînent non seulement des retards, mais ajoutent également un surcroît de travail aux utilisateurs, qui ont d’autres tâches à accomplir. Dans le monde de la comptabilité fournisseurs, ces retards sont inacceptables car tout temps perdu est de d’argent gaspillé. Les factures non payées à temps peuvent donner lieu à des pénalités de retard, empêcher d’obtenir des remises et causer des tensions avec les fournisseurs, voire dégrader irrémédiablement les relations avec ceux-ci. Au fil du temps, les retards, même s’il ne s’agit à chaque fois que de quelques minutes ou de quelques heures, forment un goulot d’étranglement important qui nuit à l’efficacité. De plus, c’est un facteur majeur de majoration des coûts de traitement des factures.
La solution est simple : faciliter l’accès aux workflows financiers dans Microsoft Teams
Teams fait partie de la nouvelle génération de technologies des entreprises. L’application Teams basée sur l’évolutivité infinie du Cloud et sur une nouvelle technologie d’intelligence artificielle puissante est utilisée par plus d’un million d’entreprises dans le monde. Elle offre aux équipes de gestion des comptes fournisseurs une excellente solution pour faire face à ce type de défis.
Au lieu d’obliger les utilisateurs à se connecter à un système d’enregistrement monolithique ou à une application Web qu’ils ne connaissent pas, pourquoi ne pas leur donner accès à vos workflows de gestion des comptes fournisseurs et aux informations dont ils ont besoin directement dans Teams – une application qu’ils utilisent déjà ?
Utiliser cette application courante pour accélérer les workflows est l’un des moyens les plus prometteurs pour augmenter l’efficacité des processus financiers essentiels, mais peu valorisants, dont dépendent toutes les entreprises. L’application remplit toutes les conditions : elle est conviviale, totalement sécurisée et pratique pour les utilisateurs, qui peuvent y accéder à tout moment et en tout lieu.
C’est pourquoi, chez Serrala, nous développons nos workflows d’automatisation des processus financiers de façon à ce qu’ils soient disponibles dans Teams.
Microsoft Teams facilite le travail en équipe et réduit le temps de traitement nécessaire, pour tout le monde.
Des millions d’entreprises utilisent Microsoft Teams comme outil principal de communication et de coopération. On estime que 320 millions d’utilisateurs actifs en moyenne se servent de l’application chaque mois. Cela représente 5 milliards de minutes de réunions par jour. De plus, l’application est en passe de devenir rapidement un outil puissant de partage de fichiers (+75 % ces derniers mois).
Pourquoi ? Parce que les gens savent qu’avec l’application ils peuvent joindre les personnes qu’ils souhaitent, rapidement et facilement. L’application est déjà utilisée pour de nombreuses tâches du travail quotidien. Plus il y a d’utilisateurs, plus elle devient utile.
Une seule application pour améliorer l’automatisation de la finance
Notre application MS Teams permet de rationaliser les flux de travail de plusieurs solutions Serrala.
Dans le domaine de la gestion des comptes créditeurs, l’application accélère le contrôle et l’approbation des factures fournisseurs. L’application fournit des informations générées par GenAI. Celles-ci permettent aux utilisateurs très occupés de gagner du temps, en essayant de localiser les informations dont ils ont besoin dans les rapports standards ou dans les tableaux de bord. Les utilisateurs habilités peuvent obtenir de nouvelles informations sur le statut des factures et des dépenses fournisseurs en posant des questions en « langage humain ». De plus, ils bénéficient de réponses fournies en temps réel directement dans le chat Microsoft Teams.
L’approbation des demandes de limite de crédit est également plus rapide et plus facile. Les gestionnaires des comptes créditeurs et les personnes donnant leur aval peuvent recevoir des alertes chaque fois qu’un client demande une augmentation. Grâce à un accès facile aux informations essentielles sur les crédits, ils peuvent les approuver rapidement et maintenir le flux des ventes. Votre entreprise est ainsi protégée contre tout défaut de paiement potentiel et maximise parallèlement ses nouvelles sources de revenus.
Pour chaque processus, les données essentielles et les documents associés sont mis à la disposition des utilisateurs en appuyant sur un simple bouton. L’application est donc l’outil idéal pour favoriser la coopération entre les différents services et pour garantir des solutions rapides et efficaces. Dans les mois à venir, Serrala ajoutera dans l’application d’autres possibilités de traitement des transactions.
Donner à chacun la possibilité de s’épanouir dans la nouvelle ère de la finance
Nos utilisateurs ont constaté qu’utiliser l’application pour Microsoft Teams de Serrala peut réduire jusqu’à 90 % le temps nécessaire aux parties prenantes pour contrôler et approuver les transactions. Associée aux puissantes solutions d’automatisation des processus financiers de Serrala, l’application peut contribuer à accroître l’efficacité globale à hauteur de 80 % .
Cela fonctionne parce que l’application permet de mettre en relation l’équipe financière avec les utilisateurs de toute l’entreprise, en leur donnant les moyens de mieux travailler ensemble. Les processus fonctionnent ainsi de la manière la plus efficace qui soit et la flexibilité est optimale.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce que l’application Serrala pour Microsoft Teams peut apporter à votre entreprise ?
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