La comptabilité fournisseurs est une fonction financière essentielle du service de comptabilité qui protège la trésorerie de l’entreprise en contrôlant le flux des paiements aux fournisseurs. La principale responsabilité consiste à examiner, attribuer et traiter les factures des fournisseurs afin de s’assurer qu’elles sont payées correctement. Positionnée entre les fonctions d’achat et de paiement, elle assure que les factures sont légitimes, exactes et prêtes à être payées.Les organisations mettent en œuvre des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs pour améliorer la rapidité et la précision du processus de traitement des comptes fournisseurs. Ces solutions sont un excellent exemple de la manière dont les entreprises peuvent appliquer la technologie moderne pour rationaliser les opérations financières et améliorer la productivité. Dans ce guide complet, nous explorerons l’automatisation des comptes fournisseurs, ses nombreux avantages et les éléments clés à considérer pour choisir la solution la mieux adaptée à votre entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs s’appuie sur la technologie et les logiciels pour gérer et rationaliser la fonction de gestion des comptes fournisseurs au sein d’une organisation. Elle automatise des tâches telles que le traitement des factures, la communication avec les fournisseurs, les flux de travail d’approbation et la gestion des paiements. L’objectif est de transformer cette partie vitale des opérations, souvent chronophage et manuelle, en un processus fluide et efficace.
En éliminant les processus manuels basés sur le papier, l’automatisation des comptes fournisseurs permet d’accroître l’efficacité, la précision et les économies du service.
Comment fonctionne l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Basées sur des processus efficaces et automatisés, les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs remplacent les tâches manuelles et fastidieuses des équipes. Examinons quelques-uns des principaux aspects du fonctionnement de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Capture électronique des factures
La capture électronique des factures est la première étape de l’automatisation des comptes fournisseurs. La facturation électronique implique le traitement numérique des factures, l’extraction des données pertinentes telles que les coordonnées du fournisseur, les numéros de facture, les montants et les dates. Les systèmes d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent capturer des factures dans différents formats, tels que PDF, XML, EDI ou des factures papier scannées, et peuvent être livrées par courrier électronique, par le biais de portails de fournisseurs, ou en utilisant des services FTP ou Web. Cette numérisation élimine la nécessité d’une saisie manuelle des données, ce qui réduit les erreurs et accélère le traitement des factures.
Vérification automatisée des factures
Dans le cadre de l’automatisation du traitement des factures, les données numériques des factures sont vérifiées au moyen d’algorithmes de comparaison des données. Ces algorithmes recoupent les détails des factures avec les bons de commande et les bordereaux de réception de marchandises afin de valider les informations, de prévenir la fraude et de garantir la réception exacte des marchandises ou des services sans écart de prix ou de quantité. Les systèmes avancés peuvent automatiser la comptabilisation des paiements en cas de triple concordance (bon de commande, facture et bon de réception) ou de double concordance (facture et bon de réception), ce qui simplifie le processus de vérification.
Flux de travail d’approbation et de traitement des exceptions automatisés
Après vérification, les factures qui ne peuvent pas être comptabilisées automatiquement seront traitées à l’aide de flux de travail automatisés. Les flux de travail d’approbation acheminent les factures vers les acheteurs pour examen et approbation. Les flux de travail de traitement des exceptions acheminent les factures présentant une anomalie au niveau du fournisseur, du prix, de la quantité ou des taxes vers l’utilisateur approprié afin qu’il la résolve. Les flux de travail peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de votre organisation, avec des personnes ou des départements désignés pour examiner et approuver les factures par voie électronique en fonction du fournisseur, du centre de coûts ou d’autres critères. Le système envoie des rappels et des remontées automatisés aux utilisateurs de l’entreprise afin de s’assurer que les factures sont traitées le plus rapidement possible.
Facilitation des paiements
Une fois qu’une facture est traitée, elle est enregistrée pour paiement. À ce stade, le service de comptabilité fournisseurs peut faciliter les paiements sur la base des conditions de paiement prédéfinies par le fournisseur. Il peut programmer automatiquement les paiements, en tenant compte des remises accordées en cas de paiement anticipé, afin de s’assurer que les fournisseurs sont payés correctement et à temps.
Rapports de rapprochement
Les flux financiers vers les fournisseurs peuvent être suivis en temps réel par le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Le logiciel peut générer instantanément des rapports de rapprochement qui fournissent à l’équipe comptable des informations sur les flux de trésorerie réels et prévus. Le fait de disposer d’informations détaillées sur les paiements en suspens permet aux organisations de gérer plus efficacement les flux de trésorerie et de prendre des décisions financières éclairées.
Archivage et audit
Enfin, les systèmes d’automatisation des processus administratifs permettent d’archiver tous les documents pertinents, afin d’en faciliter l’accès en cas de consultation ultérieure ou d’audit. Cela permet non seulement d’organiser les dossiers, mais aussi de garantir la conformité aux exigences réglementaires. Le système peut générer des rapports d’audit qui facilitent les réponses aux audits internes et externes périodiques, améliorant ainsi la transparence et la responsabilité dans l’ensemble du processus automatisé de gestion des comptes fournisseurs.
Pourquoi l’automatisation des paiements est-elle importante pour les entreprises ?
Les organisations s’efforcent en permanence d’améliorer leur efficacité, de réduire leurs coûts et d’accroître leurs performances opérationnelles globales. À cet égard, l’automatisation des comptes fournisseurs basée sur des solutions logicielles a changé la donne. Elle offre une multitude d’avantages qui en font un outil essentiel pour les entreprises de toutes tailles. Examinons quelques raisons clés pour lesquelles l’automatisation des comptes fournisseurs est importante pour les entreprises :
Rationalisation des processus
Par nature, les traitements traditionnels et manuels des comptes fournisseurs sont chronophages et sujets aux erreurs. L’automatisation des comptes fournisseurs permet d’automatiser les tâches de routine telles que la saisie des données, le rapprochement des factures et les flux de travail d’approbation, réduisant ainsi le temps nécessaire au traitement des factures. Ce processus rationalisé permet non seulement d’accélérer les opérations, mais aussi de garantir une plus grande précision des transactions financières. Les employés peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus stratégiques et apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.
Optimisation des coûts et de temps
L’un des avantages les plus significatifs de l’automatisation des comptes fournisseurs est l’économie de temps et d’argent qu’elle permet de réaliser. La réduction de la dépendance au travail manuel pour la saisie et le traitement des données se traduit par une baisse des coûts opérationnels. De plus, l’automatisation des processus de paiement peut conduire à des remises pour paiement anticipé, ce qui permet aux entreprises d’économiser encore plus d’argent. Cette nouvelle efficacité se traduit par des paiements plus rapides aux fournisseurs, ce qui améliore les relations et ouvre potentiellement la porte à des conditions plus favorables.
Traitement d’une plus grande quantité de factures sans augmentation des effectifs
La croissance des entreprises s’accompagne d’une augmentation du volume des transactions financières. Cette croissance nécessite souvent l’embauche de personnel comptable supplémentaire pour gérer la charge de travail accrue. Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs répondent à ce besoin en permettant au personnel de traiter facilement des volumes de transactions plus importants. Les solutions peuvent comptabiliser automatiquement des factures simples sur la base de règles métier définies et aider le personnel à effectuer des tâches de traitement complexes plus facilement. De cette manière, les entreprises peuvent développer rapidement leurs activités tout en maîtrisant les frais administratifs.
Les entreprises qui bénéficient le plus d’un flux de travail de gestion des comptes fournisseurs automatisé Les secteurs d’entreprises qui tirent le meilleur profit de l’automatisation des comptes fournisseurs
L’automatisation des comptes fournisseurs peut profiter à un large éventail d’entreprises, mais certaines tireront particulièrement profit de la mise en place d’un processus rationalisé.
Par exemple, les grandes entreprises qui traitent un volume important de factures peuvent vraiment en bénéficier, car l’optimisation des tâches de routine à grande échelle peut avoir un impact massif en termes de gain de temps et d’argent.
Les entreprises de vente au détail et de commerce électronique peuvent également en bénéficier, car le traitement de gros volumes de factures et de paiements de fournisseurs peut être rendu plus efficace.
Les entreprises des secteurs de la fabrication, de l’hôtellerie et de la restauration, de la finance et des services en tirent également des avantages indéniables. Dans l’ensemble, toute entreprise qui traite avec des fournisseurs et qui émet des factures à grande échelle bénéficiera de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Quels sont les avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs n’est pas seulement une décision stratégique, c’est aussi une étape essentielle pour rester compétitif et résistant dans un environnement commercial en constante évolution. Les avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs comprennent la réduction des coûts, l’amélioration de l’efficacité, le renforcement du contrôle financier et bien plus encore.
Réduction des coûts et des frais généraux
L’automatisation des comptes fournisseurs réduit les coûts et les frais généraux en éliminant la saisie manuelle des données, le stockage physique des documents et les processus basés sur le papier. Elle rationalise le flux de travail des comptes fournisseurs en réduisant le temps et le travail requis pour des tâches telles que le traitement, l’approbation et le paiement des factures.
Réduction des erreurs et amélioration de l’efficacité et de l’exactitude
L’automatisation des comptes fournisseurs améliore l’efficacité en automatisant les tâches de routine et en réduisant le risque d’erreurs humaines. Elle facilite le traitement des factures, minimise le risque d’erreurs de saisie et garantit que les factures correspondent bien aux bons de commande et aux bordereaux de réception. Grâce à l’automatisation de la facturation, les factures sont traitées avec précision et efficacité, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.
Accélération des processus
L’automatisation des comptes fournisseurs accélère l’ensemble du processus de gestion des comptes fournisseurs, ce qui permet d’accélérer l’approbation des factures et le traitement des paiements. Les factures transitent par le système à un rythme beaucoup plus soutenu grâce aux flux de travail automatisés. En plus d’accélérer les délais de paiement, ces flux de travail rationalisent les opérations, ce qui permet au personnel de se concentrer sur des activités plus stratégiques qui font progresser l’entreprise. L’accélération des processus profite également aux fournisseurs qui reçoivent les paiements plus tôt, ce qui peut conduire à de meilleures relations et à des remises négociées.
Visibilité et contrôle financiers
L’automatisation des processus de gestion des comptes fournisseurs permet d’accroître la visibilité et le contrôle des paiements des fournisseurs. Les entreprises bénéficient d’une vision en temps réel des données financières, ce qui leur permet de contrôler les flux de trésorerie, de suivre les dépenses et d’analyser les performances des fournisseurs, améliorant ainsi leurs capacités de prise de décision.
Conformité et prévention de la fraude
L’automatisation des comptes fournisseurs comprend des contrôles intégrés et des pistes d’audit qui aident les organisations à respecter les exigences de conformité Le système applique des hiérarchies et des processus d’approbation, garantissant le respect des politiques internes et des réglementations externes. En outre, les systèmes d’automatisation peuvent détecter et prévenir la fraude en signalant les irrégularités ou les changements non autorisés dans le processus de gestion des comptes fournisseurs, contribuant ainsi à un environnement financier plus sûr.
Reporting en temps réel
Les solutions de gestion automatisée des comptes fournisseurs offrent souvent des capacités de reporting et d’analyse en temps réel. Ces rapports fournissent des informations instantanées sur les habitudes de dépenses, l’historique des paiements et d’autres données financières. Cette transparence permet aux organisations de changer de stratégie et de s’adapter rapidement dans un paysage commercial dynamique.
Durabilité ESG
La durabilité environnementale, sociale et de gouvernance (ESG) est une préoccupation croissante pour les entreprises. L’automatisation des comptes fournisseurs réduit l’impact sur l’environnement en diminuant de manière significative l’utilisation du papier, en contribuant aux initiatives de développement durable et en démontrant un engagement en faveur de pratiques commerciales responsables.
Problèmes liés aux processus manuels de gestion des comptes fournisseurs
Les processus de gestion des comptes fournisseurs manuels ont longtemps été la norme dans le monde de la finance et de la comptabilité. Toutefois, ces méthodes traditionnelles peuvent donner lieu à un certain nombre de problèmes, qui peuvent être atténués par la mise en œuvre d’un processus automatisé. Examinons quelques problèmes causés par l’utilisation d’un processus de gestion des comptes fournisseurs manuel.
Saisie manuelle des données
Dans un processus de gestion des comptes fournisseurs manuel, la principale difficulté est la nécessité d’une saisie intensive des données. La saisie des données est une tâche longue et laborieuse qui consiste souvent à transcrire les données des factures, des bons de commande et d’autres documents dans les systèmes comptables. Ce processus est fastidieux et très sujet à l’erreur humaine.
Perte de temps
La saisie manuelle des donnéesde facturation dans un système de comptabilité financière (ERP) prend énormément de temps. Les utilisateurs de la comptabilité fournisseurs doivent consacrer du temps pour manipuler, trier et faire suivre les factures papier en vue de leur examen et de leur approbation. Cette accumulation de tâches peut générer des retards, entravant ainsi le bon déroulement des opérations et impactant les relations avec les fournisseurs.
Erreur humaine
La saisie manuelle des données peut être une tâche monotone, ce qui augmente la probabilité de commettre des erreurs. Même les employés les plus consciencieux peuvent commettre des erreurs, ce qui peut entraîner des inexactitudes, potentiellement à l’origine de trop-perçus, de moins-perçus et de problèmes de rapprochement.
Suivi et gestion des factures
Le suivi et la gestion manuels des factures prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs, surtout si le volume de factures est important. La perte de factures est également l’un des risques majeurs d’une gestion manuelle. Si le nombre de factures est important, une gestion manuelle ralentit l’ensemble du processus et nécessite une attention particulière pour garantir l’exactitude des paiements et l’enregistrement correct des données. Le passage à un système automatisé de gestion des comptes fournisseurs élimine ces problèmes, créant ainsi un processus de gestion des factures plus efficace et moins sujet aux erreurs.
Retards et processus inefficaces
Un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs peut en fin de compte entraîner des retards et un manque d’efficacité. Qu’il s’agisse de la lenteur du suivi des factures, de l’acheminement des approbations ou des tracas liés aux documents papier, de nombreux éléments du processus peuvent entraîner des retards et, en fin de compte, avoir un impact sur la capacité d’une entreprise à opérer des étapes de manière efficace.
Quelle aide peut apporter l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs offrent un ensemble complet d’outils permettant de réduire le travail manuel, de rationaliser les opérations et d’améliorer l’efficacité. Examinons comment l’automatisation des comptes fournisseurs transforme les différents aspects de cette dernière.
Conformité automatisée
L’automatisation des comptes fournisseurs garantit le respect des exigences réglementaires en automatisant les contrôles de conformité. Elle élimine les factures en double, détecte les fraudes potentielles et vérifie que toutes les transactions sont conformes aux réglementations financières mondiales et locales. Les solutions réduisent le besoin d’audits manuels et garantissent que l’organisation reste en conformité avec les exigences légales.
Saisie automatisée des données
La saisie manuelle des données peut être réduite par l’automatisation en capturant et en numérisant les données des factures, ce qui minimise le risque d’inexactitude des données et de doublons de saisie.
Gestion automatisée des dépenses
En automatisant la gestion des comptes fournisseurs, les dépenses de l’entreprise sont traitées et catégorisées automatiquement, simplifiant ainsi leur suivi et leur gestion.
Gestion des bons de commande
L’automatisation à l’aide d’un logiciel de gestion des comptes fournisseurs relie les factures aux bons de commande, ce qui permet de vérifier que les biens ou les services ont été reçus. Cette automatisation réduit les efforts manuels de mise en concordance et minimise le risque de trop-perçu.
Détection des fraudes
Les algorithmes avancés et les capacités pilotées par l’IA permettent à l’automatisation des comptes fournisseurs d’identifier les schémas suspects et de détecter les fraudes. Cela contribue à protéger l’organisation contre les activités frauduleuses et les pertes financières potentielles.
Rapprochement des factures
Le traitement des comptes automatise le rapprochement des factures avec les bons de commande et les bordereaux de réception. Ce processus méticuleux de mise en correspondance réduit le risque d’erreurs et de divergences, rationalisant ainsi le processus de vérification.
Gestion des fournisseurs
Grâce à l’automatisation, votre entreprise tient à jour les profils des fournisseurs, suit leurs performances et rationalise la communication avec eux, améliorant ainsi la gestion des relations avec les fournisseurs à l’aide d’un portail B2B.
Planification des paiements
Facilitez la planification des paiements en fonction des dates d’échéance et des conditions, en veillant à ce que les paiements soient effectués à temps et en optimisant la gestion des flux de trésorerie grâce à l’automatisation de votre fonction comptable.
Rapprochement
Automatisez le processus de rapprochement, en veillant à ce que les états financiers et les registres correspondent, ce qui réduit la nécessité d’un rapprochement manuel et élimine les erreurs.
Analyses et rapports
L’automatisation des comptes fournisseurs permet d’établir des rapports et des analyses en temps réel, offrant un aperçu des habitudes de dépenses, des performances des fournisseurs et des flux de trésorerie. Ces données permettent aux entreprises de prendre des décisions éclairées et de planifier de manière stratégique sans avoir à compiler manuellement les données.
Quel est le coût de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
Le coût de la mise en œuvre de solutions d’automatisation des comptes fournisseurs peut varier considérablement en fonction de la taille de votre organisation, de la complexité de vos processus existants et des fonctions et capacités spécifiques dont vous avez besoin. Si un investissement initial est nécessaire, les économies et les avantages à long terme peuvent être considérables.
Coûts typiques des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs
- Licences et mise en œuvre du logiciel : le coût principal est lié à l’achat ou à l’abonnement au logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs. Le modèle de tarification peut être basé sur l’abonnement ou impliquer des frais d’achat uniques, qui peuvent aller de quelques milliers de dollars à plusieurs centaines de milliers de dollars pour les grandes entreprises.
- Intégration : si vous avez besoin d’une intégration avec des systèmes comptables existants ou d’autres logiciels, les services d’intégration peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Ce coût peut varier en fonction de la complexité de vos systèmes et de l’étendue de l’intégration requise.
- Formation et assistance : il est essentiel de former votre personnel à l’utilisation efficace du nouveau système. Les coûts de formation dépendent de la complexité du logiciel et du nombre d’employés à former. Les coûts d’assistance et de maintenance sont également à prendre en considération.
- Matériel et infrastructure : bien que de nombreuses solutions d’automatisation des comptes fournisseurs soient basées sur le cloud, certaines organisations peuvent avoir besoin d’investir dans du matériel ou une infrastructure supplémentaire pour prendre en charge le logiciel.
- Personnalisation : si votre organisation a des exigences particulières, il peut être nécessaire de personnaliser le logiciel, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.
Quel retour sur investissement pouvez-vous attendre de la mise en œuvre d’une solution d’automatisation des comptes fournisseurs ?
Le retour sur investissement que vous pouvez obtenir en mettant en œuvre une solution d’automatisation des comptes fournisseurs dépend de vos objectifs stratégiques. La rationalisation des flux de travail, la réduction du travail manuel source d’erreurs, la prévention de la fraude et l’augmentation des contrôles peuvent apporter des avantages significatifs, mais l’analyse du retour sur investissement vous aidera à déterminer les économies potentielles de temps et d’argent que vous pouvez attendre en fonction de votre processus existant. Pour comprendre le retour sur investissement potentiel de l’automatisation des comptes fournisseurs pour votre entreprise, utilisez le calculateur de gestion des comptes fournisseurs de Serrala pour voir combien vous et votre organisation pourriez économiser.
Les économies potentiellement générées par l’automatisation des comptes fournisseurs sont les suivantes :
- Réduction des coûts opérationnels : en automatisant les tâches manuelles, telles que la saisie de données, le traitement des factures et les flux de travail d’approbation, vous réduisez le besoin de travail manuel, de papier et de fournitures de bureau. Cela permet de réaliser d’importantes économies au fil du temps.
- Amélioration de l’efficacité : l’automatisation des comptes fournisseurs rationalise les processus, permettant un traitement et une approbation plus rapides des factures, ce qui peut se traduire par des remises sur les paiements anticipés. Cette efficacité contribue à la réduction des coûts et à une meilleure gestion des flux de trésorerie.
- Réduction des taux d’erreur : l’automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs, telles que les paiements en double ou la saisie de données incorrectes, qui peuvent entraîner des erreurs et des litiges coûteux.
- Meilleures relations avec les fournisseurs : des paiements effectués en temps voulu et une meilleure communication avec les fournisseurs permettent souvent d’obtenir des conditions de paiement et des remises plus favorables, ce qui accroît encore les économies.
- Amélioration du contrôle financier : le reporting en temps réel et la visibilité financière peuvent aider à identifier les domaines où les coûts peuvent être optimisés et permettre une meilleure prise de décision et de meilleures réponses aux audits.
Si les coûts initiaux d’intégration d’un processus d’automatisation des comptes fournisseurs peuvent varier, le potentiel d’économies est substantiel et justifie souvent l’investissement. Il est essentiel de procéder à une analyse coûts-avantages spécifique à votre organisation afin de déterminer le retour sur investissement précis que vous pouvez attendre de l’automatisation de votre fonction de gestion des comptes fournisseurs.
Ces économies se traduisent par des avantages à la fois financiers et non financiers qui confèrent aux organisations un avantage concurrentiel.
Ce qu’il faut rechercher lors de la sélection d’un fournisseur/logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs
Lorsque vous envisagez d’opter pour une solution logicielle d’automatisation des comptes fournisseurs, évaluez soigneusement les différents aspects de la solution afin de vous assurer qu’elle correspond aux besoins et aux objectifs de votre entreprise.
Pour vous aider à prendre une décision éclairée, voici une liste de questions à vous poser.
Caractéristiques de base :
- Automatisation
- Le logiciel automatise-t-il les tâches courantes telles que l’extraction, la validation, la mise en correspondance et la comptabilisation des données ?
- Est-il facile pour les utilisateurs de définir des règles de gestion qui conduisent à l’automatisation sans nécessiter d’assistance informatique ?
- Rapports et analyses
- Le logiciel fournit-il des outils de reporting et d’analyse robustes pour contrôler les données financières et le traitement des factures ?
- Interface utilisateur (IU)
- L’interface utilisateur est-elle intuitive et facile à utiliser, facilitant ainsi son adoption par votre équipe ?
- Avez-vous la possibilité de personnaliser l’interface utilisateur pour l’adapter à vos flux de travail spécifiques ?
- Intégration avec les ERP/logiciels de comptabilité
- Le logiciel est-il compatible avec votre ERP/logiciel de comptabilité existant ?
- Quelles sont les options d’intégration disponibles et quelle est la fluidité du processus d’intégration ?
- Options de déploiement flexibles
- Le logiciel propose-t-il des solutions flexibles basées sur le cloud, des options sur site, ou les deux ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque méthode de déploiement pour votre organisation ?
- Assistance à la clientèle
- Quelles sont les options d’assistance à la clientèle disponibles et quel est le délai de réponse habituel ?
- Existe-t-il une base de connaissances, des FAQ ou du matériel de formation pour l’auto-assistance ?
Capacités avancées :
- Intelligence artificielle, apprentissage automatique et automatisation de processus par la robotique
- Le logiciel exploite-t-il l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour accroître l’automatisation de tâches complexes telles que la détection des fraudes ?
- Comment l’IA améliore-t-elle l’efficacité et la précision du système ?
- Adaptabilité
- Le logiciel peut-il évoluer pour répondre aux besoins de votre entreprise au fur et à mesure de sa croissance ?
- Existe-t-il des fonctions ou des modules supplémentaires pour soutenir l’évolutivité ?
- Formation et intégration
- Quelles sont les possibilités de formation offertes à votre équipe pour lui permettre d’utiliser efficacement le logiciel ?
- Existe-t-il une assistance à l’intégration pour assurer une transition en douceur vers le nouveau système ?
- Mises à jour du logiciel
- Quelle est la fréquence des mises à jour du logiciel et sont-elles incluses dans l’abonnement ?
- Quel est le processus de mise en œuvre des mises à jour et nécessitent-elles des ressources supplémentaires ?
- Taille de l’entreprise
- Le logiciel est-il adapté aux entreprises de la taille et du secteur d’activités de la vôtre ?
- Existe-t-il des fonctionnalités spécifiques conçues pour les différentes échelles opérationnelles, des petites sociétés aux grandes entreprises ?
En répondant à ces questions, vous pourrez faire un choix éclairé qui optimisera vos processus de gestion des comptes fournisseurs et profitera à votre organisation.
Logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs Serrala activé par l’IA
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs de Serrala centralisent et normalisent le traitement des factures, qu’elles soient accompagnées ou non de bons de commande, sur plusieurs sites, unités commerciales et systèmes d’entreprise. Les solutions FS² AccountsPayable et Alevate AP basées sur le cloud et intégrées à SAP, permettent aux entreprises de numériser les factures des fournisseurs, de traiter les factures sans contact et de gérer le traitement, l’approbation et la comptabilisation des factures de bout en bout.
Les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs de Serrala améliorent la visibilité globale et le contrôle des paiements des fournisseurs et fournissent des informations en temps réel ainsi que des rapports et des analyses détaillés pour améliorer continuellement les processus au sein du service de gestion des comptes fournisseurs. Les entreprises choisissent les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs de Serrala pour :
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- Maximiser la rapidité et la précision de la gestion des comptes fournisseurs : réduisez les tâches manuelles fastidieuses et économisez un temps précieux grâce à des flux de travail de traitement des factures automatisés qui augmentent vos taux de triple concordance et de traitement direct.
- Établir un Centre mondial de traitement des factures : utilisez le même processus de gestion des comptes fournisseurs standardisé pour toutes les factures au niveau mondial afin d’accroître l’efficacité, d’améliorer la conformité et de prendre en charge les centres de services partagés mondiaux.
- Traiter des volumes de factures plus importants : tirez parti de l’automatisation intelligente des processus par la robotique pour traiter davantage de factures, plus rapidement et avec une plus grande précision, et pour intégrer de nouvelles unités d’affaire plus rapidement.
- Acheminer de manière flexible les factures pour approbation : envoyez les factures à la bonne personne pour leur traitement à l’aide de règles de gestion flexibles qui réduisent le nombre d’interventions sur une facture et s’adaptent à l’évolution des besoins de votre entreprise.
- Visualiser les informations sur les factures en temps réel : obtenez de meilleures informations sur les performances des comptes fournisseurs et détectez et résolvez rapidement les problèmes à partir d’un tableau de bord centralisé qui présente des informations détaillées sur l’état des factures et la possibilité d’accéder aux détails de la transaction.
- Assurer la conformité : automatisez les contrôles de processus pour répondre aux exigences légales, fiscales et sectorielles, y compris les mandats de facturation électronique spécifiques aux pays, les réglementations sur la confidentialité des données et d’autres normes.
Notre logiciel peut être adapté de manière flexible pour répondre à vos besoins, ce qui signifie que vous pouvez rationaliser votre processus de gestion des comptes fournisseurs de la manière qui convient le mieux à votre marque.
Nous avons prouvé notre capacité à aider les entreprises à réussir grâce aux solutions de gestion des comptes fournisseurs primées de Serrala, en aidant Zurich North America à transformer son traitement des transactions financières, en aidant Honeywell à mettre en œuvre un processus de gestion des comptes fournisseurs mondial unique, et en guidant GNS vers la maîtrise de ses coûts de paiement et l’amélioration de la sécurité de ses paiements.
Vous souhaitez savoir comment les solutions d’automatisation des comptes fournisseurs de Serrala peuvent aider votre entreprise à prospérer ? Demandez une démonstration dès aujourd’hui et nous vous mettrons sur la voie d’un processus de gestion des comptes fournisseurs entièrement rationalisé.
FAQ – Questions fréquemment posées
Q : Pourquoi l’automatisation des comptes fournisseurs est-elle importante pour une entreprise ?
R : L’automatisation des comptes fournisseurs est vitale pour les entreprises car elle rationalise le processus en réduisant le travail manuel et en augmentant l’efficacité. Elle permet de réaliser des économies, de minimiser les erreurs et d’assurer un meilleur contrôle financier. Les entreprises peuvent traiter les factures plus rapidement, améliorer les relations avec les fournisseurs et obtenir une vision en temps réel de leurs données financières. En outre, l’automatisation des comptes fournisseurs contribue à la conformité et réduit l’impact sur l’environnement en diminuant l’utilisation du papier.
Q : Qui a besoin de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
R : Toute entreprise traitant des volumes importants de factures ou de paiements bénéficiera d’un processus d’automatisation des comptes fournisseurs entièrement optimisé. L’automatisation des comptes fournisseurs est également précieuse pour les entreprises qui cherchent à se développer rapidement sans augmentation proportionnelle de leurs effectifs. En fait, toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité financière, à réduire ses coûts et à améliorer sa précision peut bénéficier de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Q : L’automatisation des comptes fournisseurs améliore-t-elle le processus d’approbation des factures ?
R : Oui, l’automatisation des comptes fournisseurs améliore considérablement le processus d’approbation des factures. Elle automatise les flux de travail d’approbation, ce qui permet aux factures de cheminer plus rapidement dans le système, de réduire les goulets d’étranglement en matière d’approbation et de garantir des paiements en temps voulu. Le système peut également envoyer des rappels automatisés et des remontées aux acheteurs, qui peuvent alors examiner et approuver les factures à l’aide d’un navigateur web ou d’une application mobile. La possibilité d’approuver les factures à tout moment et en tout lieu améliore l’efficacité globale et la transparence du processus.
Q : Comment l’automatisation des comptes fournisseurs permet-elle d’éviter les paiements en double ?
R : L’automatisation des comptes fournisseurs fait appel à la comparaison automatique des données pour recouper les factures avec les bons de commande et les bordereaux de réception. Lorsqu’une facture en double est détectée, le système la signale et la renvoie au fournisseur, évitant ainsi les paiements en double. La détection automatique des doublons réduit également le travail inutile de l’équipe chargée des comptes fournisseurs.
Q : L’automatisation des paiements peut-elle gérer les paiements internationaux et en devises croisées ?
R : Oui, de nombreuses solutions d’automatisation des paiements sont capables de gérer les paiements internationaux et en devises croisées. Elles peuvent convertir automatiquement les devises et garantir la conformité aux réglementations internationales, ce qui les rend adaptées aux entreprises ayant des activités mondiales ou des fournisseurs dans différents pays.
Q : Quel est le coût de l’automatisation des comptes fournisseurs ?
R : Le coût de l’automatisation des comptes fournisseurs dépend de la taille de votre entreprise et du volume de factures que vous traitez. Il est important d’effectuer une analyse approfondie des coûts et des bénéfices afin de déterminer le coût exact et les économies potentielles pour votre entreprise. Nous recommandons d’utiliser le calculateur de gestion des comptes fournisseurs de Serrala pour évaluer le retour sur investissement potentiel de l’automatisation des comptes fournisseurs pour votre entreprise.
Q : Qu’est-ce qui différencie l’automatisation des comptes fournisseurs de l’automatisation des comptes clients ?
R : L’automatisation des comptes fournisseurs se concentre sur la rationalisation du processus des comptes fournisseurs, en automatisant des tâches telles que le traitement des factures et la gestion des paiements. L’automatisation des comptes clients, quant à elle, automatise les processus impliqués dans la réception des paiements des clients. Alors que l’automatisation des comptes fournisseurs traite les paiements sortants, l’automatisation des comptes clients traite les paiements entrants, y compris la facturation, le traitement des paiements, le crédit et le recouvrement. Les deux processus sont essentiels à l’optimisation des opérations financières d’une entreprise, l’automatisation des comptes fournisseurs se concentrant sur les paiements et l’automatisation des comptes clients sur les créances.
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