Optimiser la gestion des comptes fournisseurs : réduisez les coûts et maximisez le ROI grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs

La preuve de la puissance de l’automatisation des comptes fournisseurs réside dans le son retour sur investissement.  Même les services de comptabilité fournisseurs les plus performants ne peuvent éviter les coûts et les pertes de temps associés aux pratiques de traitement inefficaces.  En réalité, l'efficacité et les coûts des comptes fournisseurs dépendent principalement du volume de travail manuel requis. La plupart des organisations reconnaissent que la gestion des comptes fournisseurs est le processus financier le plus long, le plus laborieux et le plus consommateur de papier.  

Selon SAPinsider, les principaux facteurs qui incitent à passer à l’automatisation des comptes fournisseurs sont les suivants :  

• Rationalisation des flux de travail et réduction des processus manuels dans l’ensemble des systèmes (56 %)    
• Suivi et gestion électroniques des factures (55 %)
• Automatisation insuffisante donnant lieu à des tâches et des processus manuels (29 %)
• Croissance et évolution de l’entreprise (28 %) 
• Pression pour réduire les erreurs de paiement, les risques de fraude et les failles de sécurité (26 %) 

Le traitement manuel gonfle les coûts de la comptabilité fournisseurs 

La recherche d’une efficacité accrue et d’une réduction des coûts opérationnels des comptes fournisseurs pousse de nombreuses entreprises à adopter l’automatisation. Saviez-vous que traiter manuellement une facture fournisseur peut coûter jusqu’à 15 dollars ? En adoptant des systèmes d’automatisation, les entreprises réduisent ce coût à 5 dollars ou moins, réalisant ainsi des économies de 60 à 80 % ! De plus, les processus manuels cachent de nombreux coûts : moins de 20 % des entreprises obtiennent des remises significatives de leurs fournisseurs, et les fraudes associées aux méthodes manuelles peuvent considérablement alourdir les budgets. Plus le pourcentage de processus manuels est élevé, plus la probabilité de fraude au paiement est grande. 

Et les conséquences d’une absence d’automatisation ne se limitent pas à la perte d'économies significatives sur les coûts de traitement des factures. Les entreprises les moins performantes qui traitent davantage de factures manuellement affichent également des délais d’approbation des factures plus longs et un plus grand nombre d’exceptions que leurs pairs. Outre les besoins en personnel qu’il engendre, le manque d’automatisation se répercute également sur la qualité des talents que vous recrutez. En effet, la plupart des travailleurs préfèrent chercher des opportunités d’emploi auprès d’entreprises tournées vers l’avenir et engagées dans les pratiques numériques et l’innovation. Le manque de « maturité numérique » de la plupart des organisations (seules 4 % des organisations actuelles fonctionnent dans un environnement de travail entièrement numérisé et automatisé) empêche les jeunes actifs d’accéder à des postes plus gratifiants.

Les processus manuels sont particulièrement sujets aux erreurs (des postes mal codifiés et aux simples erreurs de saisie) et aux retards, ce qui nuit à une gestion cohérente des flux de trésorerie et des prévisions. Sans un processus de gestion des comptes fournisseurs rationalisé et efficace, rien ne peut garantir que les fournisseurs seront payés en temps voulu ou qu’il sera possible de détecter et de prévenir la fraude avant qu’elle ne se produise. Les processus décousus et fragmentés qui impliquent plusieurs niveaux d’approbation ont également un impact sur les activités de vos clients, sur leur capacité future à collaborer avec vous et sur votre capacité à rester compétitif.  

Mesurer le retour sur investissement de l’automatisation des comptes fournisseurs dans le temps réel perdu

Outre le coût des comptes fournisseurs, l’un des indicateurs clés de performance les plus visibles de l’automatisation est la rapidité accrue du traitement des factures. Le remplacement des tâches manuelles répétitives permet de récupérer le temps nécessaire à l’exécution de chaque étape du processus de la saisie des factures à la validation des données, en passant par la mise en correspondance des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises, et enfin la comptabilisation des factures en vue du paiement des fournisseurs. Chaque minute gagnée par une efficacité accrue de la gestion des comptes fournisseurs augmentera le retour sur investissement potentiel de son automatisation.  

Dans le rapport « State of Digital Maturity: Advancing Workflow Automation » (État de la maturité numérique : progression de l’automatisation des flux de travail) de 2022, 51 % des travailleurs consacrent au moins deux heures par jour à des tâches répétitives. C’est un temps précieux qu’ils pourraient consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’application de leurs compétences à l’amélioration des produits et services de l’entreprise. Selon un rapport de Business Insider, 49 % des employés de bureau déclarent ne pas pouvoir finir leur journée à l’heure en raison de difficultés liées à des tâches administratives quotidiennes qui pourraient être automatisées. 

L’ennui est également un facteur clé, non seulement parce qu’il conduit à l’épuisement professionnel, mais aussi à une démotivation importante et à un manque de productivité. Les technologies d’automatisation offrent une voie à suivre en montrant aux employés que leur organisation s’intéresse à eux et à leur trajectoire professionnelle. L’investissement dans les outils technologiques et la formation, ainsi que la mise en place d’initiatives ciblées visant à renforcer les compétences, créent un environnement de travail positif, tourné vers l’avenir et permettant à la main-d'œuvre de suivre le rythme.  

Outre les heures d’effort qu’exige le travail manuel intensif effectué par votre équipe de comptabilité, le volume, l’incohérence des formats, les processus et les informations disponibles à travers de multiples détails de remise et de comptes augmentent les risques d’erreurs, de retards et de mauvaise communication. Si l’on considère que 67 % des équipes saisissent manuellement les factures dans leur logiciel ERP/comptable, avec un délai moyen de 10 jours pour traiter une facture, même une saisie sans erreur exige du temps et des ressources qui pourraient être consacrés à d’autres tâches.

Il arrive également que les fournisseurs transmettent plusieurs exemplaires d’une facture par différents canaux dans l’espoir d’accélérer le délai de paiement. Par exemple, un fournisseur peut soumettre la même facture par courrier et par voie électronique. Or, cette pratique engendre un volume croissant de factures en double qui peut créer un arriéré au sein de l’équipe de la comptabilité fournisseurs, entraînant à la fois une augmentation des coûts de traitement et une baisse de la productivité.  

 De plus, lorsque des interactions supplémentaires sont nécessaires pour répondre aux questions ou résoudre les litiges des fournisseurs, les retards s'accumulent. Sans solutions automatisées pour détecter et rejeter les factures en double ou incorrectes, ou pour simplifier les communications chronophages avec les fournisseurs, les services de comptabilité doivent gérer de multiples malentendus, ce qui exerce une pression inutile sur les relations avec les fournisseurs et nuit à la confiance. En adoptant des solutions automatisées capables de capturer et de traiter des factures numériques lisibles par machine, ces charges de travail peuvent être réduites et les taux d'exactitude des données peuvent dépasser les 90 %. 

Pourquoi la réduction des coûts de gestion des comptes fournisseurs est fondamentale pour la réussite de l’entreprise 

La capacité à gérer un plus grand nombre de fonctions autrefois manuelles permet également aux entreprises d’être plus flexibles et de se développer. L’automatisation est la clé de l’optimisation de la productivité, de l’expérience et de l’efficacité des employés et, en fin de compte, elle fournit les moyens d’une croissance durable.   

Les économies potentielles en termes de coûts et de temps, les références et les métriques du secteur, la valeur globale de l’investissement dans une technologie de pointe et le retour sur investissement qui en résulte sont autant d’arguments convaincants en faveur de l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs. 

Commencez à calculer votre retour sur investissement  pour vos comptes fournisseurs grâce au calculateur de Serrala 

 Vous souhaitez estimer les économies potentielles et les gains de temps possibles pour vos comptes fournisseurs ? Notre calculateur d'économies, intégré à la solution d'automatisation de la comptabilité fournisseur de Serrala, vous permet de le faire en quelques clics. Utilisez ces informations dans votre analyse du retour sur investissement pour l'automatisation de vos comptes fournisseurs. Découvrez comment dès maintenant.