5 raisons pour lesquelles l'automatisation des écritures manuelles dans SAP permet d'accélérer la clôture financière

Le rythme plus rapide de la finance d'aujourd'hui, combiné à la tendance à passer à un processus de clôture continue, signifie que la comptabilité ne peut plus gérer la clôture financière à l'aide de feuilles de calcul mises à jour manuellement et d'approbations par e-mail - c'est tout simplement trop lent, opaque et sujet aux erreurs. Si vous souhaitez garantir une clôture rapide, précise, avec les niveaux nécessaires de transparence et de contrôle, vous devez numériser et automatiser.

Ce blog répond à certaines des questions courantes que l'on nous pose sur la manière de permettre un processus de clôture financière SAP plus rapide.

1. Pourquoi devrais-je automatiser le processus de clôture financière SAP ? 
2. Par où commencer pour automatiser le processus de clôture financière?
3. Puis-je encore utiliser des feuilles de calcul pour créer des écritures manuelles
4. Comment fonctionne le processus lorsque j'approuve une écriture manuelleComment fonctionne le processus lorsque j'approuve une écriture manuelle?
5. Comment puis-je tirer parti des informations en temps réel pour accélérer ma clôture financière

1. Pourquoi devrais-je automatiser le processus de clôture financière SAP ?

Selon un rapport de SAPinsider datant de 2021, 58 % des organisations considèrent la clôture financière comme le plus gros point de friction dans le traitement financier. Le rapport montre que seulement 30 % des organisations ont mis en place des solutions pour automatiser le processus de clôture financière SAP, ce qui est nettement inférieur aux taux d'automatisation observés dans d'autres domaines de la finance tels que les comptes clients ou les comptes fournisseurs.

L'automatisation des processus de comptables clients éliminera les tâches répétitives basées sur des règles qui prennent tant de temps lors de la clôture financière. Cela permettra à la comptabilité de disposer de plus de temps pour soutenir les objectifs de l'organisation et :

• Soutenir de nouveaux modèles commerciaux ou structures opérationnelles
• Traiter automatiquement des volumes de transactions croissants
• Orchestrer le processus de clôture dans plusieurs entités juridiques et systèmes financiers
• Permettre des rapports financiers en temps réel
• Améliorer la conformité et la préparation aux audits
• Soutenir le travail à distance

Avec l'automatisation, les informations numérisées sont immédiatement transparentes dans toute votre organisation et vous pouvez obtenir des informations en temps réel sur plusieurs unités commerciales ou systèmes financiers. Et les avantages peuvent être encore plus grands si vous automatisez l'une des premières étapes du processus : l'écriture manuelle.

Par où commencer pour automatiser le processus de clôture financière?

La saisie des écritures comptables est l'une des premières tâches du processus de clôture financière SAP et, en fonction de votre entreprise, vous devrez peut-être saisir des centaines voire des milliers d'écritures manuelles à chaque période. Tout retard dans la saisie et l'approbation d'une écriture manuelle retardera l'ensemble des activités qui suivent, ce qui en fait un bon point de départ pour l'automatisation.

En utilisant un outil d'écriture comptable automatisé intelligemment tel que Serrala FS² JournalEntry, vous pouvez :

• Accélérer la saisie des données avec le téléchargement intelligent de feuilles de calcul et la validation des données
• Poster automatiquement toutes les écritures comptables qui répondent à tous les critères requis
• Routage intelligent des approbations d'écritures comptables directement vers la personne appropriée
• Permettre l'accès basé sur le web aux informations pour un traitement à tout moment, n'importe où
• Fournir des rapports en temps réel et des alertes pour garantir que toutes les écritures comptables sont postées à temps
• Appliquer les exigences de conformité, y compris la documentation justificative
• Générer une piste d'audit détaillée pour chaque écriture comptable, de sa création à sa publication

L'automatisation du processus d'écriture manuelle permettra d'obtenir des avantages immédiats et facilitera la persuasion de l'équipe à entreprendre des initiatives d'automatisation de clôture financière plus complexes à l'avenir.

Puis-je encore utiliser des feuilles de calcul pour créer des écritures manuelles?

Oui, vous pouvez toujours utiliser des feuilles de calcul pour saisir les détails de vos écritures manuelles. Serrala FS² JournalEntry offre des fonctionnalités supplémentaires qui facilitent et améliorent la précision du processus de saisie des écritures manuelles.

• Validation des données: La solution extrait automatiquement les informations d'en-tête et de ligne de la feuille de calcul et vérifie ces données par rapport à vos règles comptables et commerciales configurées. Elle vérifie que tous les champs obligatoires sont complétés et détecte les éventuelles erreurs. Grâce à une validation automatisée précoce des données des écritures manuelles, les erreurs peuvent être rapidement corrigées avant d'être soumises à un examen et à une approbation supplémentaires.
  
  Les données des écritures manuelles peuvent être validées en fonction de vos formats de feuille de calcul existants, vous n'avez donc pas besoin de modifier votre mode de fonctionnement. Vous pouvez définir des modèles de téléchargement spécifiques pour chaque code de transaction SAP FI afin d'assurer un niveau élevé de rapidité et de précision du processus.
   
• Stockage contrôlé:  La solution garantit que chaque écriture manuelle dispose de la documentation justificative requise (par exemple, la feuille de calcul et les notes) attachée et stocke les informations dans un référentiel d'archivage certifié par SAP. Ainsi, toute personne ayant besoin de consulter ou d'approuver l'écriture manuelle peut accéder à toutes les informations nécessaires et toutes les exigences d'audit sont satisfaites.

4. Comment fonctionne le processus lorsque j'approuve une écriture manuelle?

Une fois que les écritures manuelles sont créées et validées par l'outil d'écriture comptable Serrala, elles sont automatiquement soumises à un processus d'examen et d'approbation. La solution utilise les flux de travail standards de SAP, ce qui vous permet de créer rapidement des chaînes d'approbation en utilisant les niveaux d'autorité et les autorisations déjà configurés dans votre système SAP. Les utilisateurs métier peuvent facilement adapter le comportement du flux de travail dans la solution sans l'aide de l'informatique.

Cet outil d'écriture comptable centré sur SAP est plus efficace car il est:is more efficient because it is:

• Flexible:  Les approbations peuvent être acheminées de manière flexible en fonction de la structure hiérarchique d'approbation de votre entreprise. Vous pouvez définir différentes chaînes d'approbation en fonction du type d'écriture comptable manuelle, de l'entité juridique ou d'autres critères déjà configurés dans votre système SAP. Ainsi, les approbations sont toujours alignées sur vos politiques et procédures comptables d'entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser différentes hiérarchies pour les transactions qui ont un impact sur votre bilan ou votre compte de résultat. Des rappels ou des escalades peuvent être déclenchés si l'approbation ne se produit pas dans un délai défini, ou des approbateurs suppléants peuvent être utilisés si l'approbateur d'origine n'est pas disponible. La configuration de vos règles d'entreprise garantira le respect d'une bonne segmentation des tâches.
   
• Sécurisé: Toutes les données d'écriture comptable manuelle sont conservées de manière centralisée et sécurisée dans votre système SAP, plutôt que d'être enfouies dans des feuilles de calcul ou des boîtes de réception de messagerie personnelle. Les privilèges SAP des utilisateurs peuvent être utilisés pour restreindre les informations auxquelles ils sont autorisés à accéder. Par exemple, les entrées contenant des informations confidentielles, telles que les écritures juridiques, ne peuvent être consultées que par des personnes autorisées. Un tableau de bord centralisé et une piste d'audit détaillée garantissent que la comptabilité sait toujours qui a traité une écriture comptable depuis sa création jusqu'à sa publication, et ils peuvent facilement partager ces informations avec les auditeurs si nécessaire.
   
• Accessible:  Les utilisateurs peuvent choisir de consulter les données d'écriture comptable manuelle, les informations de support, ainsi que l'ensemble de la chaîne d'approbation et les commentaires, dans SAP, par e-mail ou dans un navigateur web. Ils peuvent trier et filtrer les écritures comptables qui nécessitent leur approbation dans un centre d'informations centralisé et agir immédiatement. En fournissant aux utilisateurs un accès plus flexible aux informations, ils sont en mesure de revoir et d'approuver les transactions où qu'ils se trouvent, que ce soit au bureau ou à domicile, ce qui permet d'effectuer les approbations en temps voulu.

5. Comment puis-je tirer parti des informations en temps réel pour accélérer ma clôture financière

Les informations en temps réel sont essentielles pour les organisations qui souhaitent maintenir le processus de clôture financière SAP dans les délais impartis. Au sein de FS² JournalEntry, les utilisateurs peuvent consulter le statut actuel de chaque écriture comptable manuelle. Un centre d'informations centralisé, des rapports détaillés et des tableaux de bord dans l'outil d'écriture comptable permettent notamment de:

• Identifier et résoudre les erreurs: L'utilisateur peut suivre le statut détaillé et le sous-statut de chaque transaction pour identifier les erreurs et agir rapidement. La détection précoce des erreurs d'écriture comptable manuelle permet d'éviter les enregistrements incorrects et réduit le besoin de corrections.
• Équilibrer les charges de travail: Grâce à une vue d'ensemble complète de toutes les écritures comptables manuelles, y compris les écritures comptables inter-compagnies, il est beaucoup plus facile de voir où les charges de travail sont les plus lourdes. Les rapports en temps réel permettent aux responsables de répartir le travail au sein de l'équipe pour garantir un traitement en temps opportun.
• Optimiser les performances: La capacité à mesurer avec précision le temps de cycle du processus, à examiner les délais manqués et à analyser les tendances de la charge de travail pour chaque période financière peut aider les équipes à optimiser leurs performances. Les utilisateurs peuvent voir précisément quand et comment les retards se produisent, afin de concevoir de nouvelles stratégies pour améliorer l'efficacité et l'efficacité du processus.
• Simplifier les audits​​​​​​​:Les rapports d'audit sont beaucoup plus faciles lorsque vous disposez d'informations détaillées sur chaque écriture comptable manuelle. Des rapports d'audit détaillés peuvent être générés instantanément par le service comptable, en un clic. Vous pouvez également fournir un accès en libre-service aux auditeurs, afin qu'ils puissent consulter les transactions, les pièces justificatives et les détails de la piste d'audit directement dans le système SAP. Cela permet de gagner du temps au service comptable pour rassembler les informations nécessaires aux auditeurs, tout en offrant aux auditeurs un accès rapide et facile aux informations dont ils ont besoin.

FS² JournalEntry vous fournit des informations en temps réel sur les écritures comptables manuelles dans une solution unique, quelle que soit la localisation, les unités commerciales ou les systèmes - y compris les systèmes non-SAP. Disposer de ces informations de suivi détaillées est extrêmement précieux pour stimuler l'amélioration des processus et identifier les domaines où l'efficacité ou l'efficacité peut être améliorée dans toute l'organisation.

Conclusion

Le niveau relativement faible d'automatisation actuellement utilisé dans le processus de clôture financière SAP offre de nombreuses opportunités d'amélioration. L'automatisation de la création, de l'examen et de l'approbation des écritures comptables manuelles à l'aide de la solution entièrement intégrée à SAP, Serrala FS² JournalEntry, peut offrir des avantages significatifs : saisie plus rapide des données, meilleure qualité des données, meilleure visibilité, approbations plus rapides, moins de retards ou d'annulations, et meilleure préparation aux audits. L'automatisation peut également améliorer la satisfaction au travail des comptables hautement qualifiés, qui auront plus de temps pour appliquer leurs connaissances afin de soutenir l'entreprise et répondre aux exigences de l'environnement commercial en constante évolution d'aujourd'hui.