Histoire d’une réussite: Comment un exportateur de gaz naturel a centralisé ses procédures AP et son reporting

L’exportateur de gaz naturel a choisi la solution d’automatisation AP de Serrala pour la qualité de sa validation des données, l’automatisation intelligente de la gestion des cas particuliers et des processus d’approbation, ainsi que pour ses solides compétences de reporting. La capacité de la solution à faire correspondre automatiquement les factures des fournisseurs aux bons de commande en utilisant des règles commerciales définies a été un facteur clé. Cette automatisation a considérablement réduit le risque d’erreurs humaines et a fourni aux réviseurs et aux approbateurs un accès en temps réel et adapté à leur rôle aux informations relatives aux factures, garantissant ainsi une performance efficace et fiable.

Toutes les factures qui ont passé les règles de validation et qui ont obtenu une triple concordance trois ont été comptabilisées automatiquement. Pour les factures de services, la solution a permis à l’acheteur de générer automatiquement des feuilles de saisie des services sur la base du bon de commande original. Cela signifie que le système pouvait créer un enregistrement détaillé des services reçus sur la base du bon de commande, pour faire correspondre ces factures et de les comptabiliser sans intervention du service des comptes fournisseurs. Celles qui nécessitaient un traitement humain ou une gestion de cas particuliers étaient automatiquement notifiées par courrier électronique avec les actions requises.

L’objectif était de réduire la complexité des processus AP au sein d’un centre de facturation mondial et d’obtenir les résultats suivants:

• Informations en temps réel sur les passifs en cours et les paiements en attente
• Possibilité de suivre l’état de la facture depuis sa saisie jusqu’à son paiement
• Amélioration de la validation des données par rapport aux informations relatives aux fournisseurs, aux commandes et à la comptabilité dans les systèmes SAP
• Normaliser et automatiser les procédures d’approbation des factures et de traitement des cas particuliers pour réduire le traitement manuel des factures par le service AP.
• Augmenter le taux de comptabilité automatique pour les coûts fixes et les factures récurrentes comme les loyers.
• Empêcher la comptabilité automatique des factures pour les sociétés, les comptes GL et les combinaisons de centres de coûts sélectionnés.
• Définir des règles uniques d’acheminement et d’approbation des factures pour les factures de grande valeur ou les factures contenant des informations sensibles.
• Définir des règles pour gérer les frais de transport et les frais de transport imprévus de manière cohérente pour chaque facture.
• Permettre aux factures d’entreprises conjointes d’être divisées et payées à partir de comptes bancaires différents
• Veiller à ce que le service fiscal examine toutes les factures provenant de l’extérieur des États-Unis.

La solution d’automatisation AP de Serrala a permis à l’exportateur de gaz naturel de centraliser l’ensemble de son traitement AP et de son reporting dans un seul système et un seul aperçu. L’entreprise a désormais un contrôle total sur son processus de comptabilité fournisseurs et a pu augmenter considérablement le nombre de factures pouvant être comptabilisées automatiquement pour paiement.

Parmi les points forts, on peut citer :

• Rendement économique : Économies significatives grâce à la suppression des opérations manuelles et à la réduction des besoins en personnel supplémentaire.
• Exactitude et transparence des données : Amélioration de l’intégrité et de la transparence des données grâce à une meilleure validation des données et à l’automatisation avec un suivi détaillé de l’état d’avancement.
• Optimisation de la prise de décision : Amélioration du contrôle des flux de trésorerie sortants et prise de décision plus efficace grâce à des données précises et cohérentes et à un accès en temps réel aux engagements et aux paiements.
• Rapidité opérationnelle : Délai de paiement plus rapide pour les fournisseurs et simplification des clôtures de mois / trimestre / année grâce à l’automatisation de l’enregistrement des factures et à la simplification des rapports d’audit.
• Sécurité renforcée : Renforcement de la sécurité et amélioration des mesures de contrôle de fraude grâce à une solution d’automatisation des comptes fournisseurs entièrement intégrée à leur système SAP.