Johns Hopkins supprime les arriérés de factures grâce à l’automatisation des comptes fournisseurs

Solutions AP Automation
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Secteur d'activité
Éducation, soins de santé et recherche

Chiffre d'affaires
6,41 milliards de dollars

Employés
40,000+

Siège social
Baltimore, MD

L'automatisation a donné à l'équipe plus de temps pour réfléchir à la manière d'appliquer la technologie et d'améliorer les procédures afin d'accroître leur efficacité et leur efficience. Aujourd'hui, grâce aux améliorations, le service AP traite moins de factures et règle les fournisseurs dans les délais impartis, ce qui permet à cette institution de renommée mondiale de continuer à fonctionner en toute souplesse.

Renée Genco
directrice des services partagés, Johns Hopkins
80 - 90%
des factures numériques sont comptabilisées automatiquement.
50%
de réduction du coût de traitement des factures (de 3 $ à 1,50 $)
50%
de réduction des doublons de factures.

En tant que leader mondial en matière de recherche, 30 000 factures sont traitées chaque mois par un centre de services partagés (CSP) pour l’université et le système de santé Johns Hopkins. L’organisation était inondée de paperasse, car près de la moitié des factures qu’elle recevait étaient envoyées par courrier et devaient être traitées manuellement. Il n’y avait pas de traitement automatisé des cas particuliers aux factures. En conséquence, l’équipe des comptes fournisseurs ne pouvait traiter que les deux tiers de ce qu’elle recevait, ce qui créait un arriéré croissant de 7 000 factures par mois. 

Les défis rencontrés par l’équipe aux comptes fournisseurs comprenaient: 

  • Des procédures hautement manuelles, basées sur le papier, qui exigeaient de l’équipe AP de toucher chaque facture reçue 
  • Un grand nombre de doublons de factures envoyées par courrier, souvent sous plusieurs formats (papier, PDF et numérique via le réseau GHX), par des fournisseurs impatients de recevoir leur règlement 
  • Le grand nombre d’approbateurs de factures (8 000) a rendu le processus encore plus complexe 
  • Différentes règles de gestion et différentes personnes en charge des approbations, du traitement des cas particuliers et de la gestion des mises à jour des données de base ou des demandes de renseignements des fournisseurs pour chaque unité commerciale 
  • Une gestion complexe des cas particuliers aux factures avec les partenaires de recherche internationaux 
  • Traitement plus rapide des factures pour les tâches plus complexes 

L’entreprise souhaitait trouver une solution qui lui permettrait de relever ces défis et d’assurer un meilleur contrôle et une plus grande visibilité sur le traitement des factures dans les deux unités commerciales. 

Johns Hopkins a choisi la solution d’automatisation AP de Serrala pour la numérisation des factures, l’automatisation des approbations de flux de travail et l’amélioration des caractéristiques de conformité. La solution a permis de faire correspondre les factures aux bons de commande, à l’aide de règles commerciales définies et d’une comptabilité automatique.  

Grâce à ces règles de gestion, l’organisation a pu automatiser une correspondance à trois voies pour les factures basées sur des bons de commande qui comportaient à la fois des bons d’achat et des entrées de marchandises. Elle a également défini des règles pour la comptabilité automatique d’une sélection de factures présentant une correspondance bidirectionnelle, par exemple lorsqu’il existe une différence de prix ou de quantité entre la facture et le bon de commande.  

L’objectif était de: 

  • Minimiser les interventions de l’équipe AP pour toutes les factures, l’objectif étant de n’intervenir qu’une seule fois sur chaque facture.   
  • Automatiser la validation des factures afin de détecter le plus tôt possible les factures invalides comportant des informations manquantes ou d’autres cas particuliers.  
  • Avoir un stockage numérique centralisé des factures, y compris une version humainement lisible de toutes les factures EDI, afin d’accélérer les approbations et le traitement des cas particuliers.  
  • Automatiser les approbations et les flux de traitement des cas particuliers aux factures, pour un traitement des factures sans contact. 

L’automatisation des comptes fournisseurs et la nouvelle structure de traitement ont permis au CSP de maintenir ses effectifs à un niveau constant tout en réduisant l’arriéré régulier de factures à quasiment zéro. La restructuration avec la nouvelle solution intelligente a non seulement éliminé les déficits causés par les retards, mais a également facilité la collaboration avec les fournisseurs. L’automatisation de la gestion des cas particuliers aux factures a permis d’améliorer les processus AP.   

  • 50% de toutes les factures sont traitées automatiquement, et 80 à 90 % des factures numériques sont comptabilisées automatiquement
  • Réduction de 50% des doublons dans les factures 
  • Réduction de 50% du coût de traitement des factures, qui passe de 3 $ à 1,50 $ 
  • Élimination de l’arriéré de factures, le personnel de l’AP étant en mesure de traiter davantage de factures 
  • Davantage de fournisseurs sont passés à la facturation numérique 
  • Aperçu instantané de toutes les factures, de leur statut, des notes associées, etc. 

Besoins de l'entreprise

En tant que leader mondial en matière de recherche, 30 000 factures sont traitées chaque mois par un centre de services partagés (CSP) pour l’université et le système de santé Johns Hopkins. L’organisation était inondée de paperasse, car près de la moitié des factures qu’elle recevait étaient envoyées par courrier et devaient être traitées manuellement. Il n’y avait pas de traitement automatisé des cas particuliers aux factures. En conséquence, l’équipe des comptes fournisseurs ne pouvait traiter que les deux tiers de ce qu’elle recevait, ce qui créait un arriéré croissant de 7 000 factures par mois. 

Les défis rencontrés par l’équipe aux comptes fournisseurs comprenaient: 

  • Des procédures hautement manuelles, basées sur le papier, qui exigeaient de l’équipe AP de toucher chaque facture reçue 
  • Un grand nombre de doublons de factures envoyées par courrier, souvent sous plusieurs formats (papier, PDF et numérique via le réseau GHX), par des fournisseurs impatients de recevoir leur règlement 
  • Le grand nombre d’approbateurs de factures (8 000) a rendu le processus encore plus complexe 
  • Différentes règles de gestion et différentes personnes en charge des approbations, du traitement des cas particuliers et de la gestion des mises à jour des données de base ou des demandes de renseignements des fournisseurs pour chaque unité commerciale 
  • Une gestion complexe des cas particuliers aux factures avec les partenaires de recherche internationaux 
  • Traitement plus rapide des factures pour les tâches plus complexes 

L’entreprise souhaitait trouver une solution qui lui permettrait de relever ces défis et d’assurer un meilleur contrôle et une plus grande visibilité sur le traitement des factures dans les deux unités commerciales. 

Solution

Johns Hopkins a choisi la solution d’automatisation AP de Serrala pour la numérisation des factures, l’automatisation des approbations de flux de travail et l’amélioration des caractéristiques de conformité. La solution a permis de faire correspondre les factures aux bons de commande, à l’aide de règles commerciales définies et d’une comptabilité automatique.  

Grâce à ces règles de gestion, l’organisation a pu automatiser une correspondance à trois voies pour les factures basées sur des bons de commande qui comportaient à la fois des bons d’achat et des entrées de marchandises. Elle a également défini des règles pour la comptabilité automatique d’une sélection de factures présentant une correspondance bidirectionnelle, par exemple lorsqu’il existe une différence de prix ou de quantité entre la facture et le bon de commande.  

L’objectif était de: 

  • Minimiser les interventions de l’équipe AP pour toutes les factures, l’objectif étant de n’intervenir qu’une seule fois sur chaque facture.   
  • Automatiser la validation des factures afin de détecter le plus tôt possible les factures invalides comportant des informations manquantes ou d’autres cas particuliers.  
  • Avoir un stockage numérique centralisé des factures, y compris une version humainement lisible de toutes les factures EDI, afin d’accélérer les approbations et le traitement des cas particuliers.  
  • Automatiser les approbations et les flux de traitement des cas particuliers aux factures, pour un traitement des factures sans contact. 

Résultats

L’automatisation des comptes fournisseurs et la nouvelle structure de traitement ont permis au CSP de maintenir ses effectifs à un niveau constant tout en réduisant l’arriéré régulier de factures à quasiment zéro. La restructuration avec la nouvelle solution intelligente a non seulement éliminé les déficits causés par les retards, mais a également facilité la collaboration avec les fournisseurs. L’automatisation de la gestion des cas particuliers aux factures a permis d’améliorer les processus AP.   

  • 50% de toutes les factures sont traitées automatiquement, et 80 à 90 % des factures numériques sont comptabilisées automatiquement
  • Réduction de 50% des doublons dans les factures 
  • Réduction de 50% du coût de traitement des factures, qui passe de 3 $ à 1,50 $ 
  • Élimination de l’arriéré de factures, le personnel de l’AP étant en mesure de traiter davantage de factures 
  • Davantage de fournisseurs sont passés à la facturation numérique 
  • Aperçu instantané de toutes les factures, de leur statut, des notes associées, etc. 

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