Kaufmännisches Forderungsmanagement

Forderungsmanagement durch das Unternehmen

Wenn der Kunde das Zahlungsziel verfehlt und offene Forderungen nicht begleicht, setzt i.d.R. das kaufmännische oder auch vorgerichtliche Mahnverfahren ein. Dies wird durch das Unternehmen selbst ausgeführt und sollte optimal strukturiert sein, damit das Forderungsmanagement den erwünschten Erfolg hat. Es ist ratsam zu versuchen, die Forderungen möglichst im Rahmen des vorgerichtlichen Mahnwesens einzutreiben. Zum einem sind hier die Kosten noch geringer als beim gerichtlichen Mahnverfahren und zum anderen werden die Kundenbeziehungen nicht durch einen Rechtsstreit belastet. Die Zielsetzung, einen pünktlichen Zahlungseingang zu erreichen, ohne dass der Kunde für zukünftige Geschäfte verloren geht, bestimmt die Art der Durchführung des Forderungsmanagements. Der Ablauf des außergerichtlichen Mahnwesens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und liegt im Ermessen des Lieferanten.

Ablauf des Forderungsmanagements: Mahnschreiben und Eskalationsstufen

Am Beginn des Forderungsmanagements steht das vorgerichtliche Mahnwesen. Das kaufmännische Mahnverfahren beginnt mit einem Mahnbrief oder einem Mahnschreiben. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Rechnung zu begleichen. Die Mahnung enthält den fälligen Betrag, das jeweilige Datum, die Rechnungsnummer, auf die sich das Mahnverfahren bezieht, und das Zahlungsziel ‒ also das Konto, auf das der fällige Betrag eingezahlt werden soll. Für eine Mahnung gibt es keine gesetzlich festgelegte Form. Allerdings ergeht sie in den meisten Fällen schriftlich. Unternehmen versenden häufig während des Mahnverfahrens 3 Zahlungserinnerungen in unterschiedlichen Tonlagen.

Zu Beginn fordert der Gläubiger den Schuldner schriftlich zur Zahlung des Rechnungsbetrages auf, indem er ihn zunächst an seine Zahlungsverpflichtungen in einem freundlich gefassten Ton erinnert. Reagiert der Kunde nicht auf dieses Erinnerungsschreiben und der offene Betrag geht auf dem Gläubigerkonto nicht ein, so folgen schriftliche Mahnungen, die als solche klar zu erkennen sein müssen. Kommt der Schuldner weiterhin seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nach, obwohl er mehrmals angemahnt worden ist, so kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren anstrengen.

Erhebliche Potenziale – große Herausforderungen

Die betriebswirtschaftliche Motivation für das Forderungsmanagement ist die Reduzierung der ausstehenden Forderungen (DSO) und der Forderungsverluste sowie die Optimierung des forderungsbezogenen Nettoumlaufvermögens, des Working Capitals. Dabei ist Forderungsmanagement eine lokale Angelegenheit. Während das Beitreiben von überfälligen Forderungen insbesondere in der D-A-CH-Region zur gängigen Geschäftspraxis gehört, ist das in anderen Ländern wiederum völlig unüblich, da schriftliche Mahnungen die Geschäftsbeziehung belasten. Dafür werden in diesen Ländern die Debitoren bereits vor dem Fälligkeitstermin per Telefon kontaktiert (proaktives Forderungsmanagement). Das stellt Unternehmen vor entsprechende Herausforderungen, da die Prozesse im Forderungsmanagement u.a. von der Region, der Zahlungsmentalität, der Branche und dem Kundenportfolio (B2B vs. B2C) abhängen.

Kaufmännisches Mahnverfahren systematisch durchführen

Auch wenn die Unternehmen alle mit dem gleichen Problem konfrontiert sind, reagieren sie auf die daraus resultierenden Anforderungen in der Praxis völlig verschieden. So sind die Forderungsmanagement-Abteilungen ganz unterschiedlich organisiert: von der klassischen Debitorenbuchhaltung über spezialisierte Collection-Management-Abteilungen bis hin zu nationalen oder internationalen Shared Service-Centern. In all diesen Abteilungen kümmern sich Mitarbeiter mit heterogenem Kompetenzprofil um eine möglichst wirksame Realisierung von offenen Forderungen.

Ziel eines modernen Forderungsmanagements ist es, mit möglichst wenigen und unterschiedlich ausgebildeten Ressourcen Forderungen so effizient wie möglich beizutreiben. Dafür benötigen die Mitarbeiter eine Expertensoftware, die sie bei den vielfältigen Prozessen in der täglichen Arbeit unterstützt.