Die wichtigsten Treiber für die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung und die hohen Kosten der manuellen Verarbeitung  

Der Beweis für die Leistungsfähigkeit der automatisierten Kreditorenbuchhaltung liegt im ROI. Selbst die effektivsten Kreditorenbuchhaltungsabteilungen können den Geldabfluss und den Zeitaufwand, der durch ineffiziente Verarbeitungspraktiken entsteht, nicht stoppen. Tatsächlich wird die Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung maßgeblich durch den Grad der manuellen Arbeit bestimmt, den diese Geschäftspraxis erfordert. Die wichtigsten Treiber für den Umstieg auf die automatisierte Kreditorenbuchhaltung laut SAPinsider sind: 

• Vereinfachte Arbeitsabläufe und reduzierte manuelle Prozesse über verschiedene Systeme (56 %) 
• Elektronische Erfassung und Verwaltung von Rechnungen (55 %) 
• Unzureichende Automatisierung führt zu manueller Arbeit und manuellen Prozessen (29 %) 
• Geschäftswachstum und -entwicklung (28 %) 
• Druck, Zahlungsfehler, Betrugsrisiken und Sicherheitsverletzungen zu reduzieren (26 %) 

Manuelle Verarbeitung erhöht die Kosten der Kreditorenbuchhaltung

Die Erzielung einer höheren Effizienz bei gleichzeitiger Reduzierung der betrieblichen Kosten in der Kreditorenbuchhaltung ist einer der Hauptgründe für die Automatisierung. Untersuchungen haben ergeben, dass die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer einzelnen Lieferantenrechnung bis zu 15 Euro betragen können. Unternehmen, die auf Automatisierungssysteme der Kreditorenbuchhaltung umgestellt haben, erzielen jedoch erhebliche Einsparungen. Die manuelle Verarbeitungskosten werden um 60-80 % reduziert, sodass die durchschnittlichen Rechnungskosten auf 5 Euro oder weniger sinken. Es gibt auch Kosten, die bei manuellen Prozessen übersehen werden. Viele Unternehmen nutzen Rabatte von weniger als 20 % ihrer Lieferanten. Die Kosten für Betrug, die mit manuellen Methoden verbunden sind, können das Budget stark belasten. Je höher der Anteil manueller Prozesse ist, desto wahrscheinlicher ist das Auftreten von Zahlungsbetrug.  

Die fehlende Automatisierung endet jedoch nicht bei den Kosten. Unternehmen mit niedrigerer Leistung, die mehr Rechnungen manuell bearbeiten, haben auch längere Genehmigungszeiten für Rechnungen und mehr Ausnahmen als ihre Wettbewerber. Fehlende Automatisierung spiegelt sich nicht nur in den Personalanforderungen wider, sondern wirkt sich auch auf die Qualität der Mitarbeiter aus, da die meisten Mitarbeiter bevorzugt bei zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten möchten, die digitale Praktiken und Innovationen nutzen. Der allgemeine Mangel an "digitaler Reife" bei den meisten Unternehmen - nur 4 % der derzeitigen Unternehmen arbeiten in einer vollständig digitalisierten und automatisierten Arbeitsumgebung - verhindert, dass jüngere Mitarbeiter erfüllendere Positionen erreichen.

Manuelle Prozesse sind besonders fehleranfällig (denken Sie an ungenau codierte Positionen und einfache Tippfehler) und anfällig für Verzögerungen, was die konsistente Liquiditätssteuerung und Prognose beeinträchtigt. Ohne einen effizienten und optimierten Kreditorenbuchhaltungsprozess besteht keine Garantie, dass Lieferanten zeitnah bezahlt werden können oder dass Betrug erkannt und verhindert werden kann. Zersplitterte Prozesse, die mehrere Ebenen von Genehmigern umfassen, wirken sich auch auf das Geschäft des Kunden aus, auf die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihnen und auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit. 

Die ROI der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung anhand verlorener Arbeitszeit messen

Die am deutlichsten sichtbare KPI der Automatisierung ist die erhöhte Geschwindigkeit der Rechnungsverarbeitung. Durch den Ersatz wiederholender manueller Aufgaben wird die zeitaufwendige Durchführung jedes Schritts im Prozess - von der Erfassung von Rechnungen über die Validierung von Daten, der Abstimmung von Rechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen bis hin zur Buchung der Rechnungen zur Zahlung an Lieferanten - wiederhergestellt. Jede Minute, die durch eine erhöhte Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung eingespart werden kann, erhöht das potenzielle ROI der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung. 

Gemäß den Daten des Berichts "State of Digital Maturity: Advancing Workflow Automation" von 2022 verbringen 51 % der Mitarbeiter mindestens zwei Stunden pro Tag mit wiederkehrenden Aufgaben. Das ist kostbare Zeit, die sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen könnten, wie die Anwendung ihrer Fähigkeiten zur Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens. In einem Bericht von Business Insider gaben 49 % der Büroangestellten an, dass sie aufgrund von Schwierigkeiten bei alltäglichen administrativen Aufgaben, die automatisiert werden könnten, nicht rechtzeitig die Arbeit verlassen können. 

Auch Langeweile ist ein wichtiger Aspekt, nicht nur weil sie zu Burnout führt, sondern auch zu erheblicher Demotivation und geringerer Produktivität. Die Automatisierungstechnologie bietet einen Weg nach vorn, indem sie den Mitarbeitern signalisiert, dass ihr Unternehmen sich für sie und ihre berufliche Entwicklung interessiert. Investitionen in Technologie-Tools und Schulungen sowie die Schaffung gezielter Initiativen zur Qualifikationserweiterung schaffen ein positives Arbeitsumfeld, das in die Zukunft schaut und seine Belegschaft mitnimmt. 

Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltungsteams manuell intensive Arbeiten durchführen, entstehen nicht nur viele Arbeitsstunden, sondern auch der Umfang, das inkonsistente Format, die Prozesse und die verfügbaren Informationen in verschiedenen Zahlungsdetails und Konten bedeuten mehr Raum für Fehler, Verzögerungen und letztendlich für das Risiko, Geld zu verlieren. Aus diesem Grund ist es entscheidend, den ROI der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung zu berechnen. 

Warum Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung grundlegend für den Geschäftserfolg sind

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet nicht nur Effizienzgewinne, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, erhebliche Einsparungen zu erzielen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die zeigen, warum Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung für den Geschäftserfolg grundlegend sind: 

1. Kostenreduktion: Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen die manuellen Verarbeitungskosten erheblich senken. Die Einsparungen ergeben sich aus einer Reduzierung der Personalressourcen, der Fehlerkorrekturen, der Bearbeitungszeiten und der Kosten für Papier und physische Lagerung von Dokumenten. 
2. Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich. Dadurch können Lieferanten schneller bezahlt werden und Skonti genutzt werden, um weitere Einsparungen zu erzielen. 
3. Genauigkeit und Compliance: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für eine genaue und konsistente Verarbeitung von Rechnungen. Darüber hinaus trägt sie zur Einhaltung von regulatorischen Anforderungen bei, was das Risiko von Sanktionen und Strafen verringert. 
4. Liquiditätssteuerung: Durch eine effiziente Kreditorenbuchhaltung haben Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Zahlungsströme und können ihre Liquiditätsposition verbessern. Dies ermöglicht es ihnen, finanzielle Entscheidungen auf fundierten Daten zu treffen und strategisch zu planen. 
5. Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Durch eine pünktliche Bezahlung und genaue Abrechnung können Unternehmen eine positive Beziehung zu ihren Lieferanten aufbauen. Dies kann zu bevorzugten Konditionen, besseren Verhandlungen und langfristigen Partnerschaften führen. 

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Jetzt ist es an der Zeit, den ROI der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung für Ihr Unternehmen zu berechnen. Nutzen Sie unseren interaktiven Kreditorenbuchhaltungs-Sparrechner, um Ihre potenziellen Einsparungen zu entdecken. Erhalten Sie eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und erfahren Sie, wie viel Geld und Zeit Sie durch die Umstellung auf eine automatisierte Lösung sparen können. Machen Sie den ersten Schritt zur Effizienzsteigerung und dem Erfolg Ihrer Kreditorenbuchhaltungsabteilung.