5 Gründe, warum konsistente Accounts Receivable-Prozesse entscheidend sind

Accounts Receivable-Abteilungen stehen vor einem gewaltigen Problem, das ihnen noch gar nicht bewusst ist.

Vielleicht ist Ihnen bewusst, dass die Qualität Ihrer Daten besser sein könnte. Vielleicht ist Ihnen auch bewusst, dass Ihr Reporting unzureichend ist und Ihre Prozesse nicht transparent genug.

Aber die meisten von Ihnen erkennen nicht, dass die Prozesse, die Sie in Ihren Fachabteilungen für den Standard halten, die grundlegende Ursache für Ihre Probleme sind – und diese hindern Ihr Unternehmen auch an der Optimierung des Working Capitals.

Fragmentierte Prozesse und isolierte Systeme sind die Ursache für die meisten Probleme in der Debitorenbuchhaltung

Accounts Receivable-Prozesse umfassen vielfach Routinetätigkeiten, sei es die Aktualisierung von Kundenkonten, die Erstellung und Übermittlung von Rechnungen, die Erfassung und Zuordnung von Zahlungen sowie die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen. 

In den meisten Unternehmen verhindern gerade jene Systeme und Workflows, die im Rahmen dieser Tätigkeiten zum Einsatz kommen, einen effektiven und effizienten Ablauf.

Betrachten wir einmal näher, wie sich jeder einzelne der bekannten „Problemfälle“ in der Debitorenbuchhaltung auf die mangelnde Integration von Technologie, Workflows und Daten zurückführen lässt. Und wie dies ein effektives Forderungsmanagement verhindert und letztlich einer Optimierung des Working Capitals in Ihrem Unternehmen im Wege steht.

1. Accounts-Receivable Prozesse dauern zu lange aufgrund von manuellen Tätigkeiten 

manuellen Aufgaben, die sich mit den richtigen Technologien problemlos automatisieren ließen. Denken Sie beispielsweise an die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Kundenkonten, die Erstellung und den Versand von Rechnungen, die Erfassung und Zuordnung von Zahlungen sowie etliche Vorgänge bei der Nachverfolgung überfälliger Rechnungen (z. B. die Einhaltung von Fristen oder das Verfassen von Mahnungen). 

Wenn Aufgaben besonders viele manuelle Tätigkeiten enthalten, ist dies meist unmittelbar auf fehlende formale Prozesse und nicht vernetzte Systeme zurückzuführen. Dadurch müssen Ihre Mitarbeiter Daten von einem System in ein anderes übertragen, neue Rechnungen von Hand erstellen, Zahlungsavise von Kunden manuell verarbeiten, um die Zahlungen zuordnen zu können, und verschiedene Tabellen im Auge behalten, um einen bestimmten Workflow einzuhalten.

2. Hohe Fehlerquoten verzögern den Rechnungsabgleich und sind schlecht für die Kundenbeziehungen 

Mit der steigenden Anzahl manueller Tätigkeiten erhöht sich die Fehlerwahrscheinlichkeit. Das gleiche gilt für isolierte Daten und fehlerhafte oder veraltete Kundendatensätze.

Fehler bei der Rechnungsstellung und “verlorene” Rechnungen haben zur Folge, dass es häufiger zu Zahlungsverzögerungen kommt und auch, dass die Kundenbeziehungen leiden. Die meisten Unternehmen geben an, dass ihnen durch Fehler im Forderungsmanagement Folgegeschäfte entgangen sind.

Das bedeutet: Fehler zu minimieren ist für die Effizienz Ihrer Accounts Receivable Prozesse wichtig und trägt auch zur Optimierung des Working Capital in Ihrem Unternehmen bei.

3. Veraltete und unvollständige Daten erschweren das Reporting  

In isolierten Systemen ist die Erzeugung und Erfassung von Daten häufig lückenhaft. Dadurch kann es sehr aufwändig sein, alle Informationen zusammenzutragen, die für die Erstellung von Reportings benötigt werden. Im schlimmsten Fall findet Ihr Reporting nicht so häufig und so umfassend statt, wie es für fundierte strategische Entscheidungen erforderlich wäre.

Wenn es um Datenqualität geht, ist die Einführung moderner, integrierter Workflows genauso wichtig wie die Bearbeitung der Daten. Insbesondere dann, wenn die Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen, unvollständig, veraltet und möglicherweise fehlerhaft sind.

4. Mangelnde Transparenz verhindert Effizienz 

All diese Probleme tragen dazu bei, dass Ihre gesamten Accounts Receivable-Prozesse nicht transparent genug sind. Transparenz ist nicht nur wichtig, um die Einhaltung von Compliance- und Security-Vorschriften zu gewährleisten, sondern auch dafür, dass Ihre Teams und Führungskräfte die Prozesse vollständig verstehen – und dadurch Möglichkeiten zur Optimierung und Effizienzsteigerung erkennen können. 

5. Standardisierung durch Automatisierung von Prozessen

Die Arbeitsweise zahlreicher Accounts Receivable-Teams muss sich verändern, wenn Sie ein zuverlässiges, transparentes Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen sicherstellen möchten. Das heißt: Vereinheitlichung und Automatisierung Ihrer Prozesse zugunsten einer effizienten, standardisierten Arbeitsweise.

Der gesamte Prozess ab der Rechnungsstellung wird standardisiert, so auch die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen (mit automatischen Mahnungen und Eskalationsstufen, in denen auf Ihre ursprünglichen Zahlungsbedingungen verwiesen wird). Nutzen Sie einen zentralen Datenpool für alle Zahlungen und Kundenkonten. Der Rechnungsabgleich wird optimiert, da eingehende Zahlungen automatisch den entsprechenden Rechnungen und Konten zugeordnet werden.

Dies alles trägt nicht nur zu einer Verbesserung des Cashflows und der Finanzlage Ihres Unternehmens bei, sondern beseitigt auch die Probleme, mit denen sich Ihre Fachabteilungen alltäglich herumschlagen müssen – durch Beseitigung ihrer Ursache: isolierte Systeme und Prozesse, die zu unnötigen Mehraufwand und Fehlerquellen führen. 

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