Die Umstellung auf eine integrierte digitalisierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung ist ein wichtiger Schritt zum finanziellen Erfolg: Wir sagen Ihnen, warum.

Die Finanzabteilungen von Unternehmen wurden in den letzten zehn Jahren rasant modernisiert, und die Kreditorenbuchhaltung gehörte immer zu den ersten. In den drei Jahren seit der Pandemie hat sich dieser Trend zur Transformation noch beschleunigt, wobei die Digitalisierung im AP-Bereich vor allem durch anhaltend genutztes Remote- und Hybrid-Arbeiten vorangetrieben wird. Dieser Trend fiel im AP-Bereich viel deutlicher aus als in den anderen Finanzbereichen. Die AP-Teams wollten von den Effizienzsteigerungen profitieren, die durch die Automatisierung von zentralen Workflows wie der Rechnungserfassung und -verarbeitung möglich werden.

Die aktuellen Entwicklungen wie die anhaltende geopolitische und wirtschaftliche Unsicherheit, immer strenger werdende Vorschriften sowie größere Entwicklungssprünge bei Unternehmenstechnologie (wie der Umstieg auf vollständig cloud-native ERP-Lösungen, insbesondere die anstehende Migration auf SAP S/4HANA) führen dazu, dass die AP-Teams stärker als bisher gezwungen sind, dem gesamten Unternehmen Flexibilität zu bieten, damit es sich an die veränderten Bedingungen anpassen kann.

Da sich die strategischen Ziele der Kreditorenbuchhaltung in Richtung einer standortunabhängigen, kollaborativen Arbeitsumgebung für Kollegen und Zulieferer verschieben, ist ein integrierter digitaler Ansatz für jeden Teil Ihres Workflows unerlässlich. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum das so ist.
 

Die einzigartigen Herausforderungen der Kreditorenbuchhaltung 

Durch den Umstieg auf das Home Office mussten viele AP-Teams neu definieren, wie sie Rechnungen bearbeiten. Sie stellten fest, dass viele Prozesse nicht so digitalisiert oder automatisiert waren, wie sie es in einem veränderten Arbeitsumfeld sein müssten.

• Rechnungen auf Papier lassen sich schwer von zu Hause aus bearbeiten. Die Erfassung ist mühsam, und es kommt häufig zu falschen oder fehlenden Daten. 
• Der gesamte Prozess umfasst zu viele Schritte oder zu viele Beteiligte, um wirklich effizient oder zuverlässig zu sein.
• Häufig sind die Prozesse veraltet: Es werden keine Best Practices angewendet, sie sind nicht auf die Nutzung von Skonti ausgelegt und sie bieten keine ausreichenden Möglichkeiten, Betrug zu erkennen oder davor zu schützen.

Zahlreiche AP-Abteilungen haben immer noch mit derartigen Herausforderungen zu kämpfen. Laut einer vor kurzem durchgeführten „Future of Finance“-Studie von Serrala geben 41 % an, ihre größte Einzelherausforderung sei die manuelle Rechnungsverarbeitung. Und 32 % sagen, dass komplexe Prozesse bei der Rechnungserfassung und der zügigen Genehmigung von Rechnungen dem erfolgreichen Arbeiten im Weg stehen.

All diese Herausforderungen sind Folge einer mangelnden Digitalisierung und münden in weiteren Problemen wie einen mangelhaften Überblick über ausgehende Zahlungen und Schwierigkeiten bei der Verfolgung des Rechnungsverarbeitungs-Workflows vom Rechnungseingang bis zur abschließenden Zahlung.
 

5 Wege, wie Sie mit einer integrierten digitalisierten AP-Plattform diese Probleme überwinden können

1. Verbesserung der Transparenz und Compliance

AP-Teams können die Dauer des Prozessablaufs wesentlich verkürzen, wenn sie in neue digitale Rechnungserfassungslösungen investieren, die die Angaben aus unstrukturierten Rechnungen korrekt herausfiltern. Die heutige Technologie ist wesentlich zuverlässiger als ältere OCR-Lösungen, weil sie KI und Maschinelles Lernen nutzt, um die Genauigkeit zu verbessern – eine zentrale Anforderung bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung.

Darüber hinaus ist es wichtig, alle manuellen Schritte zu digitalisieren, die noch von den Buchhaltungsabteilungen geleistet werden. Mit Cloud-native Lösungen, die in die bestehenden ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden können, lässt sich der gesamte Prozessablauf in einer einzigen, an jedem Ort verfügbaren Lösung digitalisieren. So verfügt die Kreditorenbuchhaltung jederzeit über die vollständige Transparenz und Kontrolle über alle Rechnungen.

2. Automatisierung ermöglicht höhere Schnelligkeit und Genauigkeit

Moderne digitalisierte AP-Lösungen enthalten Automatisierungsfunktionen, die auf KI und ML basieren. Dadurch kann Ihr Unternehmen Rechnungen rund um die Uhr an jedem Ort und mit minimalen manuellen Eingaben verarbeiten. Die Fähigkeit, jederzeit einsatzbereit zu sein, macht Automatisierung zur mit Abstand besten Wahl bei regelbasierten Aufgaben in der Rechnungsverarbeitung, die problemlos von einer Maschine statt von einem Menschen erledigt werden können. Wenn ein Teil der Aufgaben automatisiert erledigt wird, können die AP-Mitarbeiter komplexere Tätigkeiten übernehmen, z. B. Ausnahmen bearbeiten, Lieferantenanfragen beantworten oder sich an Prüfungen beteiligen. Gleichzeitig können sie sich darauf verlassen, dass die automatisierten Prozesse immer weiter laufen.

Neben dem durchgängigen Betrieb bieten automatisierte Systeme auch Vorteile wie Kostensenkungen, Skalierbarkeit, Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit, Genauigkeit und Qualität sowie bessere interne Kontrolle. Die Vorteile des Einsatzes von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), Künstlicher Intelligenz (KI) oder Maschinellem Lernen (ML) sind gewaltig, und alle Lösungen, in die Sie künftig investieren, müssen diese Funktionalitäten nutzen können.

Laut Gartner gibt es bei der Automatisierung von Rechnungen eine Reihe eindeutiger Anwendungsfälle für KI und ML in den Bereichen Erfassung, Zuordnung, Codierung, Echtzeitprüfung und -validierung sowie Compliance. Dabei geht es nicht mehr um die einfache Verarbeitung der Rechnung, sondern um die Optimierung gesamter Prozesse und die Bereitstellung komplexer Analysen, die zu besseren Vertragsbedingungen und geringeren Gesamtkosten führen können.
 

3. Die Transparenz von der Kreditorenbuchhaltung auf den Zahlungsvorgang ausweiten

Häufig fragen Lieferanten nach, wann ihre Rechnung bezahlt wird, und Ihre Teams können diese Frage nur ungefähr mit einem Zeitraum von mehreren Tagen oder Wochen beantworten.

Integrierte digitale AP-Lösungen ermöglichen eine einfachere und genauere Antwort. Das ist ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen, weil Sie dadurch die Lieferantenbeziehungen verbessern und die Mittelabflüsse steuern können. 

Mit einem zentralen Überblick über alle Rechnungen haben Sie die Informationen, die Sie benötigen, um die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen und zu steuern. Sie können diese Informationen auch analysieren, um die Priorisierung und zeitliche Reihenfolge von Zahlungen zu optimieren. Mehr noch: Wenn die Zahlungsvorgänge transparent sind, kann die Kreditorenbuchhaltung Lieferanten genaue Auskünfte geben, wenn oder falls eine Zahlung verspätet erfolgt. Die Kreditorenbuchhaltung kann sich leicht alle wichtigen Informationen anzeigen lassen, um den aktuellen Status der Zahlung an einen Lieferanten einzusehen. Durch eine höhere Transparenz bei den Zahlungsvorgängen können sie potenziellen Betrug zudem früher im Zahlungszyklus erkennen und Maßnahmen ergreifen. Möglicherweise betrügerische Rechnungen können von der Kreditorenbuchhaltung markiert und automatisch zur Prüfung an den zuständigen Ansprechpartner gesandt werden, bevor die Zahlung veranlasst wird.

4. Verbesserung des Nutzererlebnisses

Für künftige Workflows in der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, dass sie sich jederzeit, an jedem Ort und auf jedem Gerät erledigen lassen. Teilautomatisierte isolierte Technologien, auf die nur über einen Desktop-Computer oder im Büro zugegriffen werden kann, sind nicht mehr zeitgemäß. Vielmehr stehen Sie der Benutzerfreundlichkeit im Weg, die Ihre Mitarbeiter brauchen, um gut arbeiten zu können.

Cloud-Lösungen bieten ein besseres Nutzererlebnis (UX), denn sie ermöglichen einen einfachen Zugriff von jedem Gerät überall auf der Welt. Damit entfallen komplexe Login-Vorgänge, die den Nutzern das Leben schwer machen und zu Frustration führen. Mit einer sicheren Authentifizierung lässt sich der Login-Vorgang für den Nutzer und die IT optimieren. Außerdem wird dadurch gewährleistet, dass einzelne Mitarbeiter nur die Informationen einsehen können, für die sie eine Berechtigung haben. Mit einer besseren Benutzeroberfläche können sich die Nutzer leichter auf ihre konkrete Aufgabe konzentrieren, wodurch sie schneller und effizienter arbeiten. So können Sie intelligente Workflows hinterlegen, in denen die nächsten Schritte vorgeschlagen werden, und Sie können Bots bereitstellen, die proaktiv Antworten auf häufige Fragen geben, um die Produktivität noch weiter zu steigern.

Mit einer Verbesserung des Nutzererlebnisses lässt sich zudem das besonders kritische Problem der Mitarbeiterbindung lösen – denn wenn Sie für Ihr Team die „Lebensqualität“ verbessern, indem sie die Mitarbeiter von repetitiven Routineaufgaben befreien, stärken Sie deren Identifikation mit ihrem Job und dem Unternehmen.

5. Echtzeitdaten führen zu besseren Entscheidungen

Die Kreditorenbuchhaltung benötigt Echtzeitdaten zu eingehenden Rechnungen, um die Zahlungen effizient in die Wege zu leiten und dem Unternehmen genauere Prognosen der Zahlungsströme zu ermöglichen. Diese Daten können auch genutzt werden, um die kontinuierliche Verbesserung der AP-Prozesse voranzutreiben. Beispielsweise lassen sich Fehler zurückverfolgen, um deren Auswirkungen und Häufigkeit zu verringern, es lassen sich Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesseffizienz erkennen und die Zahlungsleistung lässt sich steigern, indem mehrere Dimensionen verfolgt und die optimalen Zahlungstermine für alle Lieferantenkonten festgelegt werden.

Wenn eine Standardisierung auf einem einzigen ERP-System nicht möglich ist, können Cloudlösungen mit Integration in die zugrunde liegenden Unternehmenssysteme der Kreditorenbuchhaltung die Möglichkeit bieten, für verschiedene Standorte und Geschäftsbereiche einen standardisierten Rechnungsprozess zu verwenden. Eine zentralisierte Lösung bietet der Kreditorenbuchhaltung Echtzeitdaten, damit sie Rechnungen mit einer hohen Priorität, die sofort bezahlt werden müssen, problemlos erkennt oder in Krisenzeiten Maßnahmen zur Steuerung von ausgehenden Zahlungen und zum Schutz der Finanzströme ergreifen kann. Wenn die Nutzer genaue Angaben über die Automatisierungsquote der Rechnungsbearbeitung, die Datenquellen, den aktuellen Rechnungsstatus und die Dauer des vollständigen Bearbeitungszyklus erhalten, können sie bessere Entscheidungen für die Kreditorenbuchhaltung und das gesamte Unternehmen treffen.

Serrala kann Ihnen helfen Ihre AP-Prozesse zu transformieren 

Die Lösungen von Serrala sind darauf ausgelegt, ein kohärentes, umfassendes Ökosystem für Ihre Invoice-to-Pay-Prozesse bereitzustellen, das Ihre Rechnungslegungsprozesse vereinfacht und zur größtmöglichen Optimierung des Working Capital beiträgt. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen helfen können, die digitale Transformation im AP-Bereich zu meistern und Ihre AP-Verfahren völlig neu zu gestalten – und wie unsere Lösungen jeden Teil des Prozesses optimieren und automatisieren können, um für mehr Effizienz, Transparenz und schnellere Entscheidungen zu sorgen – besuchen Sie hier unsere Ressourcen-Seite oder klicken Sie hier, um eine Demo zu buchen.  

Haftungsausschluss 

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