5 raisons pour lesquelles la cohérence de vos processus de gestion des comptes clients est importante pour votre résultat net

Les services de gestion des comptes clients sont confrontés à une crise dont ils n’ont même pas conscience.

Vous savez peut-être que la qualité de vos données pourrait être améliorée. Vous comprenez peut-être aussi que vos rapports sont insuffisants et que vos processus ne sont pas transparents.

Mais comme bon nombre de vos homologues, vous ne réalisez peut-être pas que les processus que vous considérez comme « standards » sont la cause profonde de ces problèmes, et qu’ils font obstacle à l’optimisation de votre fonds de roulement.

Les processus fragmentés et les systèmes disparates sont à l’origine de tous les problèmes courants liés aux comptes clients

Une grande partie du travail inhérent à la gestion des processus liés aux comptes clients est à la fois routinière et prévisible, qu’il s’agisse de la mise à jour des comptes clients, de la création et de la soumission des factures, de l’enregistrement et de la comptabilisation des paiements, ou du recouvrement des factures impayées. 

Or, dans de nombreuses organisations, les solutions et les workflows utilisés pour gérer ces processus constituent en réalité un obstacle à leur exécution efficace et efficiente.

Nous allons voir ici comment chacun des points faibles les plus courants de la gestion des comptes clients peut être attribué à un manque d’intégration de votre technologie, de vos workflows et de vos données. Et comment ceux-ci contribuent à un manque de cohérence qui compromet l’efficacité de la collecte de trésorerie, et donc l’optimisation du fonds de roulement, dans l’ensemble de votre organisation.

1. Les processus sont trop longs à accomplir à cause d’un excès de redondance et de saisie manuelle

Une grande partie du travail inhérent aux processus classiques de gestion des comptes clients est routinière et mécanique, et peut être facilement automatisée avec l’application des bonnes technologies. Pensez par exemple à la mise à jour de vos comptes clients, à la création et à la soumission des factures, à l’enregistrement et à la comptabilisation des paiements, et à divers aspects du processus de recouvrement des factures impayées (comme le suivi des échéances et l’écriture des rappels). 

En matière de gestion des comptes clients, l’excès de travail mécanique découle souvent directement de processus formels inexistants et de systèmes déconnectés qui obligent vos équipes à copier les données d’un système à l’autre, à créer chaque nouvelle facture à la main, à traiter manuellement les avis de paiement des clients pour comptabiliser les liquidités, et à garder la trace de multiples feuilles de calcul différentes pour faire avancer un workflow donné.

2. Les erreurs fréquentes retardent la comptabilisation des liquidités et ont un impact négatif sur les relations avec les clients 

Les processus irréguliers et la surcharge de travail manuel contribuent à la multiplication des erreurs, tout comme les données cloisonnées et les dossiers clients inexacts ou obsolètes.

Les erreurs de facturation, les factures perdues et les défauts de communication entraînent davantage de retards de paiement et compromettent les relations avec les clients : la plupart des entreprises déclarent en effet avoir perdu des clients fidèles en raison d’erreurs dans le processus de gestion des comptes clients.

Cela signifie que la réduction des erreurs est essentielle, tant pour la rentabilité de votre processus de gestion des comptes clients que pour l’optimisation du fonds de roulement de votre organisation.

3. Les données obsolètes ou incomplètes rendent la production de rapports inutilement compliquée 

Les processus et les systèmes déconnectés conduisent à la production et la capture des données disparates. Par conséquent, le processus de collecte de toutes les informations nécessaires à la production de rapports peut s’avérer long, voire décourager la production de rapports au niveau de fréquence et de précision nécessaire pour permettre une prise de décision stratégique de haute qualité.

La question des données concerne donc tout autant la création de workflows modernes et intégrés que l’exploitation efficace des données. A fortiori si celles dont vous disposez sont incomplètes, périmées et potentiellement erronées.

4. Le manque de transparence empêche les améliorations

Tous ces problèmes contribuent à un manque de transparence globale dans vos processus de gestion des comptes clients. Indispensable pour garantir votre conformité réglementaire, la transparence l’est tout autant pour vous assurer que vos dirigeants et vos équipes comprennent vos processus de bout en bout - et peuvent ainsi identifier les possibilités d’amélioration et d’efficacité.

5. La standardisation et la cohérence améliorent vos résultats et votre trésorerie 

Pour maintenir des flux de revenus fiables et transparents pour votre entreprise, il faut impérativement remettre en cause le statu quo qui caractérise l’environnement opérationnel de nombreuses équipes de gestion des comptes clients. Cela signifie qu’il faut unifier et automatiser vos processus pour créer des méthodes de travail rationalisées et standardisées.

Une approche intégrée des processus de gestion des comptes clients permet à votre organisation de créer une méthodologie uniforme pour chaque phase du cycle des comptes clients, ce qui simplifie votre façon de travailler et favorise l’optimisation du fonds de roulement. Il s’agit de standardiser vos processus tout au long de la chaîne, que ce soit pour la création des factures, la gestion du processus de suivi des factures en souffrance (y compris l’automatisation des rappels et des remontées avec référence à vos conditions de paiement initiales), la création du référentiel de données centralisé pour tous les paiements et les comptes clients, ou encore l’amélioration de votre gestion des encaissements avec rapprochement automatique des paiements entrants avec les factures et les comptes appropriés.

En plus de contribuer à améliorer votre résultat net, votre trésorerie et votre santé financière globale, cette approche peut aider à résoudre nombre des casse-têtes quotidiens de votre équipe de gestion des comptes clients en éliminant leur source, à savoir les systèmes et les processus déconnectés qui créent des goulets d’étranglement inutiles et des possibilités d’erreurs.

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Les solutions de Serrala sont conçues pour créer un écosystème cohérent de bout en bout pour vos processus de facturation jusqu’à l’encaissement, qui simplifie vos processus comptables et permet une optimisation complète du fonds de roulement. Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à révolutionner votre approche des comptes clients - et sur la façon dont nos solutions peuvent rationaliser et automatiser chaque phase du processus pour davantage d’efficacité, de transparence et de rapidité de décision, consultez nos pages de ressources ici ou cliquez ici pour réserver une démonstration.