Un guide complet sur la gestion des encaissements

La gestion des encaissements est un processus et un flux de travail qui existe au sein des équipes de comptes clients à travers le monde. Si vous gérez les processus ou systèmes de comptes clients et que vous associez manuellement les paiements aux factures, alors comprendre les processus de gestion des encaissements automatisés peut vous être bénéfique, ainsi qu'à votre département financier et à votre organisation.

Ce guide détaillé présentera les fondamentaux du processus de gestion des encaissements et comment un logiciel de gestion des encaissements pourrait améliorer l'efficacité et optimiser le département des comptes clients au sein d'une organisation.

  Sujets du guide sur la gestion des encaissements:

1. Qu'est-ce que la gestion des encaissements ?
2. Processus de gestion des encaissements – Les différentes étapes
3. Pourquoi l'efficacité d'un processus de gestion des encaissements est-elle importante pour votre entreprise ?
4. Défis d'une approche inefficace de la gestion des encaissements
5. Problèmes liés à un processus de gestion des encaissements manuel
6. Adoption d'un processus de gestion des encaissements automatisé
7. Qu'est-ce qu'un processus de gestion des encaissements automatisé ?
8. Quels sont les avantages de l'automatisation de votre processus de gestion des encaissements ?
9. Résumé
    

Qu'est-ce que la gestion des encaissements ?  

La gestion des encaissements est le processus de rapprochement des paiements entrants des clients avec leurs factures ouvertes respectives et appliqués à leurs comptes, ainsi que le rapprochement des paiements sortants avec le compte. Tant qu'un paiement n'a pas été rapproché, l'entreprise ne consigne pas la réception du paiement et la facture sur le grand livre des comptes clients reste ouverte ou impayée.
L'objectif des encaissements est de surveiller la trésorerie et le fonds de roulement d'une organisation afin que les fonds puissent être utilisés efficacement et avec précision.

Processus de gestion des encaissements – Les différentes étapes

Il y a plusieurs étapes dans le processus de gestion des encaissements. Dans ce guide, nous nous concentrerons spécifiquement sur le côté des comptes clients.

1. Réception des paiements et des avis de règlement

La première étape du processus de gestion des encaissements consiste à recevoir les informations de paiement et d'avis de paiement. Les clients effectuent des paiements soit par chèques, soit par méthodes de paiement électroniques (cartes de crédit et de débit), virements bancaires, prélèvements automatiques, services de lockbox et autres transferts de fonds numériques tels que les échanges commerciaux corporatifs (ECT). En plus des informations de paiement, les clients enverront également un avis appelé avis de paiement, qui devrait détailler le paiement, la date, et d'autres aspects, y compris la facture à laquelle le paiement se rapporte. Cet avis de paiement ou bordereau peut arriver sous la forme de :

• Feuilles Excel
• Emails
• Portails Web (c.-à-d. systèmes de comptes fournisseurs) 
• PDF/Images
• Échanges de données électroniques (EDI)

2. Rapprocher les paiements reçus avec les factures ouvertes

La deuxième étape d'un processus de gestion des encaissements consiste à prendre les informations de paiement/avis de paiement et à les rapprocher d'une facture client dans le système. Les spécialistes de la gestion des encaissements analyseront un ensemble de transactions bancaires et de paiements reçus et les rapprocheront des factures ouvertes correspondantes dans le grand livre des comptes clients. Cela changera le statut d'une facture ouverte à payée, ou partiellement payée selon le montant du paiement reçu qui peut être correctement alloué.

Il y a de nombreuses complications qui peuvent survenir à cette étape - un seul paiement peut concerner plusieurs factures ou les paiements peuvent ne pas correspondre au montant de la facture. Cela pourrait être dû à des déductions de la part des clients, à des incohérences fiscales, ou à des paiements partiels.

Lorsqu'un paiement partiel est appliqué, cela est appelé un paiement court. Lorsqu'un paiement court est reçu, les spécialistes de la gestion des encaissements doivent fournir une raison pour le paiement court et enregistrer cela sous un code spécifique.

3. Enregistrement de tous les paiements pour refléter la situation actuelle des comptes clients

Une fois que tous les paiements reçus ont été rapprochés de leurs factures correspondantes, le processus de gestion des encaissements est presque terminé, et l'expert en gestion des encaissements peut alors poster toutes les mises à jour pour refléter une position en direct des comptes clients au sein de l'entreprise.

À ce stade, l'équipe des comptes clients devrait avoir une vision précise de tout aperçu des paiements en souffrance, de toute dette vieillissante, ainsi que des paiements collectés, et de la position de trésorerie de l'entreprise à ce moment-là.

Pourquoi l'efficacité d'un processus de gestion des encaissements est-elle importante pour votre entreprise ?

Un processus de gestion des encaissements efficace et rapide est nécessaire au sein d'une entreprise pour attribuer correctement et poster les paiements reçus aux factures ouvertes.

Le défi de ce processus survient lorsque votre client effectue des paiements partiels, ou plusieurs paiements, tous avec des références différentes, se rapportant à plusieurs factures sur votre système. Le processus de gestion des encaissements devient également plus difficile et complexe à mesure que votre entreprise grandit et que le nombre de factures et de paiements à rapprocher augmente en volume. Plus vous recevez de paiements, plus il y a de travail à rapprocher les paiements des factures.

Sans un processus de comptabilisation des paiements fluide et efficace, aucune garantie ne permet d'affirmer que l'argent reçu des clients correspond à ce qui est dû à l'entreprise. Cela a également un impact sur vos clients et leur capacité future à effectuer des transactions avec vous, ainsi que votre capacité à utiliser cet argent au sein même de l'entreprise.

L'un des principaux défis du processus de gestion des encaissements est le risque élevé d'erreurs et de retards conduisant à des sommes non attribuées ou mal attribuées. Ce défi peut être préjudiciable en ce qui concerne certains de vos KPI clés, comme le fonds de roulement.

Aidez vos clients à effectuer des transactions plus rapidement avec vous, selon leurs conditions, sans délai

Si vous avez des comptes clients avec des limites de crédit, par exemple, le retard dans la correspondance des paiements avec les factures ouvertes pourrait signifier que les clients ne peuvent pas passer d'autres commandes auprès de votre entreprise. Ainsi, votre processus de gestion des encaissements ralentit la capacité de votre entreprise à servir ses clients et la capacité de vos clients à passer des commandes et à opérer aussi rapidement qu'ils le souhaiteraient.

Utilisez les processus de gestion des encaissements pour fournir une position de trésorerie plus rapide de l'entreprise

Les informations financières à jour concernant la position de trésorerie de l'entreprise fournissent également à la direction des données qui peuvent être utilisées pour piloter les opérations de l'entreprise au quotidien. Avec ces informations, d'autres décisions financières peuvent être prises sur la manière dont la trésorerie doit être utilisée pour d'autres domaines des opérations quotidiennes ou pour alimenter la croissance de l'entreprise par des investissements stratégiques.

Défis d'une approche inefficace de la gestion des encaissements

Les retards causés par ces défis affecteront non seulement l'efficacité et la productivité de votre équipe, mais ralentiront également votre flux de trésorerie.

Ces retards peuvent rendre plus difficile l'obtention d'une vision précise et actualisée de vos créances, compliquant la distinction entre les comptes ayant réellement des paiements en retard et ceux dont les paiements n'ont pas encore été traités. Cela crée un effet domino conduisant à une vue inexacte de vos comptes et de vos revenus d'entreprise.

Un spécialiste de la gestion des encaissements dans votre équipe de comptes clients passera beaucoup de temps manuellement à vérifier différents points de données puis à associer les paiements aux factures ouvertes d'un compte client. C'est un processus manuel de gestion des encaissements.

Problèmes liés à un processus de gestion des encaissements manuel

Un processus manuel est très laborieux, sujet aux erreurs humaines et lent. Si vous utilisez actuellement un processus manuel, il peut être judicieux d'évaluer l'investissement nécessaire pour gérer efficacement les encaissements et les ressources nécessaires.

Avec une augmentation de l'activité commerciale et plus d'argent à appliquer aux factures, les ressources manuelles nécessaires augmenteront également, ce qui peut conduire à l'épuisement des employés ou à une faible productivité.

La croissance est sans doute l'une des principales initiatives pour les organisations à travers le monde, quelle que soit leur taille ou leur secteur. Lorsque les processus internes sont encombrés et inefficaces, cela représente un énorme défi.

Aggrégation manuelle chronophage des remises de paiement

La tâche de lier manuellement les paiements à leurs informations de remise correspondantes peut prendre beaucoup de temps, notamment lorsqu'on traite un grand volume de transactions. Cela peut entraîner des retards et des erreurs lors de la comptabilisation des paiements et de la réconciliation des comptes.

Elle dépend également de la saisie et de l'interprétation humaines. Si l'on considère les différentes manières dont un client peut payer, ainsi que la manière dont ces informations de remise sont transmises, faire correspondre manuellement un paiement à potentiellement plusieurs factures à travers différents clients représente une charge de travail importante pour l'équipe de gestion des encaissements. Le volume, le format incohérent, les processus et les informations à travers plusieurs détails de remise et comptes augmentent les risques d'erreurs, de retards et de malentendus.

Rapprochement manuel des paiements et des factures - des heures de décryptage

Dans cette optique, il est courant qu'un client effectue un paiement couvrant plusieurs factures. Ce paiement peut également tenir compte de paiements partiels ou de remises, rendant difficile pour votre équipe de comprendre précisément ce que couvre le paiement, en particulier si les informations de remise ne sont pas claires.

Cette étape implique également de longues heures de déchiffrage pour votre équipe, ce qui entraîne des coûts de traitement plus élevés et une productivité réduite. De plus, si des communications supplémentaires avec le client sont nécessaires pour clarifier les imprécisions, cela non seulement retarde les processus pour les deux parties, mais les malentendus et le temps perçu comme gaspillé pourraient mettre à mal la relation entre le client et le fournisseur.

Si le rapprochement des paiements n'est pas effectué efficacement, cela peut entraîner des remises manquées, des retards, des registres inexacts, des fonds non attribués ou mal attribués, ce qui peut nuire à la performance financière globale de l'entreprise.

Frais de lockbox et temps d'encaissement des chèques

Un lockbox est un service proposé par les banques (principalement en Amérique du Nord) où elles rassemblent tous les chèques de leurs clients en un seul endroit pour le compte de l'entreprise, réduisant ainsi le temps d'encaissement du chèque et simplifiant le processus de gestion des encaissements car il réduit le temps nécessaire pour que le chèque soit encaissé. Il est également saisi électroniquement, facilitant sa gestion et son partage avec l'équipe de gestion des encaissements. Bien que ce processus soit pratique, il peut devenir coûteux pour les grandes entreprises car le service est facturé selon le nombre de touches. De plus, il y a le risque que les données saisies du lockbox ne soient pas complètes, nécessitant davantage de travail manuel de la part de l'équipe pour mener des investigations supplémentaires.

En résumé, une gestion des encaissements manuelle :

• Est chronophage
• Augmente le risque d'erreurs (saisie manuelle)
• Rend difficile le suivi des paiements en temps réel
• Peut créer des incohérences dans le traitement
• Réduit l'efficacité
• Devient ingérable à mesure que l'entreprise se développe

C'est là que les solutions automatisées de gestion des encaissements doivent être envisagées.

Adoption d'un processus de gestion des encaissements automatisé

Les processus et solutions automatisés de gestion des encaissements gagnent en popularité parmi les entreprises du monde entier. L'automatisation au sein des équipes de gestion des encaissements peut grandement rationaliser le processus, réduisant le risque d'erreurs et augmentant l'efficacité et l'appariement le jour même.

Des organisations du monde entier ont bénéficié de l'utilisation de technologies avancées comme l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation des processus robotiques (RPA) et d'autres solutions automatisées d'apprentissage machine pour améliorer les fonctions de comptes clients au sein de l'entreprise. Ces solutions automatisées peuvent automatiquement faire correspondre les paiements aux factures et rapprocher les comptes en quelques minutes, économisant du temps et réduisant le risque d'erreurs manuelles rencontrées dans les processus manuels de gestion des encaissements.

Qu'est-ce qu'un processus de gestion des encaissements automatisé ?

Automatiser les processus de gestion des encaissements implique la mise en œuvre de technologies avancées qui identifient, récupèrent et font correspondre les paiements et les remises provenant de diverses sources comme mentionné ci-dessus. Les solutions de gestion des encaissements utilisent de nombreux points de données pour faire correspondre ces enregistrements, tels que le numéro de facture, le nom du client, le montant et la date de paiement pour faire correspondre les paiements en espèces reçus à leurs factures en attente correspondantes dans votre système comptable.

Les solutions automatisées de gestion des encaissements sont reconnues comme un moyen plus rapide, plus évolutif et plus intelligent de gérer le processus de gestion des encaissements.

Quels sont les avantages de l'automatisation de votre processus de gestion des encaissements ? 

Le logiciel d'automatisation de la gestion des encaissements peut non seulement vous aider à rationaliser vos opérations financières et à éviter les défis liés à la gestion manuelle du processus, mais il peut également réduire le temps nécessaire pour que l'argent ait un impact sur l'entreprise, réduire le nombre de tâches à faible valeur ajoutée effectuées par le capital humain (améliorant la satisfaction des clients et des employés) et réduire le nombre d'erreurs survenant lors du processus d'appariement paiement-facture. En conséquence, une entreprise peut connaître moins de divergences de paiement, moins de litiges avec les clients et moins de rétrofacturations.

Plus important encore, en introduisant un logiciel de gestion des encaissements, une entreprise peut réduire les fonds non attribués et mettre à jour les comptes clients dès le début de la matinée. Des données financières précises en temps réel sont alors disponibles pour utilisation au sein de l'entreprise. 

Stimulez le succès de la gestion des encaissements avec des solutions d'automatisation intelligentes

Avec une solution automatisée de gestion des encaissements, il n'a jamais été aussi facile, rapide et précis d'associer les paiements entrants aux factures, même en cas de volumes importants. Cela signifie que la capacité au sein de votre département de comptes clients augmente considérablement, sans avoir besoin d'échelle de capital humain. Votre équipe de gestion des encaissements peut traiter des milliers de transactions, sans heures supplémentaires de travail manuel sous forme d'audit, d'appariement et d'interprétation des données.

Une solution intégrée de gestion des encaissements améliore également l'expérience client en fournissant aux clients des mises à jour plus rapides sur leurs comptes financiers avec votre entreprise.

Meilleure utilisation du capital humain dans votre équipe de gestion des encaissements améliorant l'expérience des employés

En introduisant une solution automatisée de gestion des encaissements, vous libérerez la capacité de vos équipes à utiliser leur expertise en matière de comptes clients pour interroger les données de gestion des encaissements plutôt que de passer du temps à les collationner. Cela signifie des membres d'équipe plus heureux, effectuant un travail plus épanouissant, ayant un impact plus important sur la santé financière et les perspectives de votre entreprise.

Moins de temps, moins d'erreurs et moins de retards dans la gestion des encaissements

La gestion des encaissements manuelle conduit souvent à une mauvaise attribution des fonds. Introduire un logiciel automatisé de gestion des encaissements signifie moins d'erreurs dans le traitement des paiements et une précision accrue des données.

En utilisant un logiciel d'application de trésorerie pour automatiser le processus d'application de trésorerie et réduire le temps nécessaire pour mettre en correspondance les paiements avec les factures, les clients peuvent recevoir plus rapidement un solde de compte précis et effectuer des transactions plus fréquentes avec votre entreprise. En réduisant le délai d'association des paiements aux factures, vous ouvrez plus d'opportunités pour vos clients, et par conséquent pour votre entreprise également.

Améliorez la trésorerie de votre entreprise et le reporting du fonds de roulement en temps réel

Non seulement la gestion automatisée des encaissements simplifie le processus et réduit le temps et l'effort requis pour la conciliation manuelle des comptes, mais lorsqu'un paiement est reçu et automatiquement associé à la bonne facture, cela peut accélérer la position de trésorerie de l'entreprise. Cela permet aux entreprises d'enregistrer plus rapidement la collecte des paiements en attente, d'avoir une vue en temps réel des délais de recouvrement (DSO) et de réduire le risque de paiements manqués ou mal appliqués.

Avec les économies réalisées grâce à une moindre dépendance aux ressources humaines, une comptabilité précise et rapide des flux de trésorerie et des informations à jour, cela aide finalement les entreprises à maintenir une meilleure visibilité sur leur fonds de roulement et leur trésorerie, ce qui peut informer de meilleures décisions d'entreprise.

Avantages d'un processus automatisé de gestion des encaissements :

• Réduit les fonds non appliqués et met à jour les comptes clients dès le début de la matinée
• Surveille des indicateurs clés de performance importants et offre une transparence complète du processus
• Standardise et centralise votre processus de gestion des encaissements à l'échelle mondiale pour une meilleure qualité, sécurité et conformité
• Minimise les mauvaises créances et améliore les processus en amont et en aval de votre cycle de commande à encaissement
• Améliore votre délai de recouvrement des créances (DSO) et optimise votre fonds de roulement en encaissant les liquidités plus rapidement.

Résumé 

Il y a de nombreux avantages à mettre en place une solution automatisée de gestion des encaissements au sein de votre fonction AR. En transformant votre opération manuelle actuelle en un processus automatisé grâce à la technologie, vous pouvez mieux utiliser votre capital humain, éviter les retards et erreurs, augmenter les opportunités d'affaires, et prendre des décisions financières plus rapidement avec des informations financières à jour liées à la position de trésorerie de l'entreprise.

En introduisant l'automatisation au sein de votre équipe AR, vous pouvez utiliser votre équipe pour travailler sur des tâches plus précieuses, analyser les données pour prendre des décisions plus stratégiques. Les spécialistes de la gestion des encaissements sont ainsi plus épanouis dans leurs rôles et consacrent leur temps à ce qui valorise le mieux leurs compétences financières.

Chez Serrala, nous avons la confiance de plus de 2 800 marques de renommée mondiale pour atteindre des taux d'automatisation pouvant aller jusqu'à 99 % grâce à nos solutions de gestion des encaissements basées sur la fonctionnalité de correspondance AI, destinées aux organisations souhaitant améliorer leur processus de gestion des encaissements. De nombreuses entreprises rencontrent des taux d'automatisation faibles en raison de défis spécifiques aux pays et aux industries dans le processus de gestion des encaissements. Avec le logiciel FS² AutoBank de Serrala, vous automatisez le processus de gestion des encaissements de bout en bout, atteignez les taux d'automatisation les plus élevés possibles et réduisez au minimum les tâches manuelles et répétitives. Nos solutions sont entièrement intégrées à votre environnement SAP actuel (S/4HANA ou des systèmes précédents comme ECC) et intégrées à SAP, ce qui signifie que vous pouvez enregistrer et mettre à jour les données dans SAP en temps réel.

Vous souhaitez une démonstration? Contactez-nous dès aujourd'hui.

En savoir plus sur notre logiciel de gestion des encaissements.