Cash Application: Der ultimative Leitfaden zum Rechnungsabgleich

Der Rechnungsabgleich (auch: Cash Application) ist ein Prozess und ein Arbeitsablauf, der in jeder Debitorenbuchhaltung auf der Welt eine Rolle spielt. Wenn Sie für Prozesse oder Systeme in der Debitorenbuchhaltung zuständig sind und sich mit der manuellen Zuordnung von Zahlungen und Rechnungen befassen, dann können Sie, Ihre Finanzabteilung und Ihr Unternehmen davon profitieren, mehr über die Automatisierung von Cash Application Prozessen zu erfahren. 

In diesem umfassenden Leitfaden wird erklärt, was man unter dem Rechnungsabgleich versteht und es werden die wichtigsten Schritte des Cash Application Prozesses aufgeführt. Zudem wird gezeigt, wie mit einem automatisierten Cash Application Prozess die Arbeit von AR-Abteilungen (AR: englische Abkürzung für Accounts Receivable) eines Unternehmens effizienter gestaltet werden kann. 

 Inhalte des Cash Application Leitfadens:

1. Was versteht man unter Rechnungsabgleich?
2. Cash Application Prozess - die einzelnen Schritte
3. Weshalb ist ein effizienter Cash Application Prozess wichtig für Unternehmen?
4. Herausforderungen eines ineffizienten Cash Application Prozesses
5. Probleme bei einem manuellen Rechnungsabgleich
6. Einführung eines automatisierten Cash Application Prozesses
7. Welche Vorteile bietet die Automatisierung Ihres Cash Application Prozesses?
8. Zusammenfassung
    

Was ist Cash Application?  

Der Rechnungsabgleich beschreibt den Prozess, bei dem eingehende Zahlungen von Kunden den offenen Rechnungen zugeordnet und auf die entsprechenden Konten gebucht werden, sowie die Zuordnung von ausgehenden Zahlungen zu den entsprechenden Konten. Solange eine Zahlung noch nicht zugeordnet wurde, wird der Zahlungseingang vom Unternehmen nicht verbucht, und die Rechnung wird im Debitorenmanagement weiterhin als offen oder ausstehend aufgeführt. 

Ziel des Rechnungsabgleichs ist es, den Cashflow und das Working Capital eines Unternehmens so zu überwachen, dass die Finanzmittel effizient eingesetzt werden können. 

Cash Application Prozess – die einzelnen Schritte

Der Cash Application Prozess besteht aus einer Reihe von Einzelschritten. In diesem Leitfaden sehen wir uns speziell die Debitorenseite an.  
 

1. Eingang von Zahlungen und Überweisungen

Der erste Schritt im Rechnungsabgleich ist die Benachrichtigung über den Eingang einer Zahlung oder Überweisung. Die Kunden tätigen Zahlungen entweder per Scheck oder über elektronische Zahlungsverfahren (Kredit- und Debitkarten), per Überweisung, über automatische Clearingstellen (ACH), Lockbox-Verfahren oder andere digitale Zahlungsverfahren wie CTX. Zusammen mit der Zahlungsinformation versenden die Kunden eine Mitteilung, die als Zahlungsavis bezeichnet wird. Darin sollten der Betrag, das Datum und weitere Hinweise vermerkt sein, insbesondere auch die Angabe, auf welche Rechnung sich die Zahlung bezieht. Ein Zahlungsavis kann in folgenden Formaten:

• als Excel-Tabelle
• per E-Mail
• über ein Web-Portal
• als PDF-/Bilddatei
• per EDI (elektronischem Datenaustausch)

2. Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Rechnungen

Der zweite Schritt im Rechnungsabgleich besteht darin, die Zahlung bzw. die Angaben aus dem Zahlungsavis einer Kundenrechnung aus dem System zuzuordnen. Die Sachbearbeiter für den Rechnungsabgleich analysieren Banktransaktionen und Zahlungseingänge und gleichen sie mit den entsprechenden offenen Posten im Debitorenbuch ab. Dadurch ändert sich der Status einer offenen Rechnung in „bezahlt“ oder „teilweise bezahlt“ – soweit sich der eingegangene Betrag korrekt zuordnen lässt. 

Bei diesem Schritt können zahlreiche Komplikationen auftreten: Möglicherweise gibt es mehrere Rechnungen zu einer Zahlung oder Zahlungen, die nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen. Das kann durch Abzüge von Kundenseite, Steuern in falscher Höhe oder Teilzahlungen zustande kommen.

Teilzahlungen durch den Kunden werden auch als Unterzahlung bezeichnet. In diesen Fällen müssen die Sachbearbeiter einen Grund für die Unterzahlung angeben und sie mit einem speziellen Code verbuchen. 
 

3. Buchung aller Zahlungen für eine aktuelle Darstellung der Forderungen

Wenn alle Zahlungseingänge den entsprechenden Rechnungen zugeordnet wurden, ist der Rechnungsabgleich fast abgeschlossen. Dann können die Sachbearbeiter alle Aktualisierungen verbuchen, um eine aktuelle Darstellung der Forderungen des Unternehmens zu erhalten. 

Zu diesem Zeitpunkt sollte die Debitorenbuchhaltung über eine korrekte Darstellung aller ausstehenden Zahlungen, der verbleibenden Forderungen und aller Zahlungseingänge sowie über eine genaue Angabe zur Cash-Position des Unternehmens verfügen. 
 

Weshalb ist ein effizienter Cash Application Prozess wichtig für Unternehmen?

Ein effizienter, schneller Rechnungsabgleich ist für Unternehmen notwendig, um Zahlungseingänge zeitnah und korrekt den offenen Rechnungen zuzuordnen und zu verbuchen. 

Schwierig wird dieser Prozess, wenn Ihre Kunden Teilzahlungen oder mehrere Zahlungen leisten, die mit unterschiedlichen Angaben versehen sind und sich auf mehrere Rechnungen in Ihrem System beziehen. Außerdem wird der Rechnungsabgleichprozess schwieriger und komplexer, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anzahl der abzugleichenden Rechnungen und Zahlungen zunimmt. Je mehr Zahlungen bei Ihnen eingehen, umso aufwändiger ist es, die Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen. 

Ohne einen effizienten Cash Application Prozess lässt sich nicht gewährleisten, dass die Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden erhalten, mit den Beträgen übereinstimmen, die Ihrem Unternehmen zustehen. Auch hat dies Auswirkungen darauf, wie Ihre Kunden in Zukunft Geschäfte mit Ihnen abwickeln und auch wie schnell Sie das Geld in Ihrem Unternehmen wieder einsetzen können. 

Eine der größten Herausforderungen beim Rechnungsabgleichprozess ist das hohe Risiko von Fehlern und Verzögerungen, wenn Zahlungseingänge falsch oder gar nicht zugeordnet werden. Das kann negative Auswirkungen auf einige Ihrer wichtigsten KPIs haben, darunter das Working Capital.
 

Warum ein effizienter Rechnungsabgleich für Ihre Kunden wichtig ist 

Wenn bei Ihnen beispielsweise für bestimmte Kundenkonten Kreditlimits gelten, kann eine Verzögerung bei der Zuordnung der Zahlungseingänge zu den offenen Rechnungen dazu führen, dass die Kunden Ihrem Unternehmen keine weiteren Aufträge erteilen können. Dann ist Ihr Cash Application Prozess dafür verantwortlich, dass Ihr Unternehmen seine Kunden langsamer bedient und dass Ihre Kunden nicht so schnell neue Aufträge erteilen und Geschäfte machen können, wie sie es gerne möchten. 
 

Ermitteln Sie schneller die Cash-Position des Unternehmens

Die aktuellen Finanzdaten zur Liquidität des Unternehmens liefern der Geschäftsführung auch Informationen, die für die tägliche Steuerung des Unternehmens genutzt werden können. Anhand dieser Daten lassen sich weitere Entscheidungen darüber treffen, wie das Geld für andere Bereiche des täglichen Geschäfts verwendet werden kann oder ob sich das Wachstum des Unternehmens durch strategische Investitionen beschleunigen lässt.
 

Herausforderungen eines ineffizienten Cash Application Prozesses

Verzögerungen, die Folge eines ineffizienten Rechnungsabgleichs sind, wirken sich nicht nur negativ auf die Effizienz und Produktivität von AR-Teams aus, sondern verlangsamen letztlich auch den Cashflow. Sie erschweren es der Debitorenbuchhaltung, einen aktuellen und präzisen Überblick über ihre Forderungen zu erhalten. Zudem lässt sich schlechter feststellen, bei welchen Kunden tatsächlich Zahlungen überfällig sind und bei welchen Kunden die Zahlungen lediglich noch verbucht werden müssen. Das führt zu einem Domino-Effekt, an dessen Ende ein ungenauer Überblick über die Konten und über die Gesamteinnahmen des Unternehmens stehen. 

AR-Teams verbringen viel Zeit damit, manuell zu prüfen und die Zahlungen dann den offenen Posten in einem Kundenkonto zuzuordnen.

Probleme bei einem manuellen Rechnungsabgleich

Ein manueller Rechnungsabgleichprozess ist sehr aufwändig, fehleranfällig und langsam. Wenn Sie derzeit mit manuellem Rechnungsabgleich arbeiten, lohnt es sich, die Investition in ein effizientes, automatisiertes Verfahren und entsprechende am Markt verfügbare Lösungen ins Auge zu fassen.  

Wenn Ihr Geschäft wächst und mehr Zahlungseingänge den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden müssen, nimmt der erforderliche manuelle Aufwand weiter zu – was auch zu Motivationsverlust und Produktivitätseinbußen bei den Beschäftigten führen kann.

Wachstum ist zweifellos eine der wichtigsten Zielsetzungen für Unternehmen auf der ganzen Welt, unabhängig von ihrer jeweiligen Größe und Branche. Wenn interne Prozesse komplex und ineffizient sind, ist dies ein großes Wachstumshemmnis. 
 

Zeitintensive, manuelle, fehleranfällige Prozesse

Der Schritt der manuellen Zuordnung von Zahlungen mit den dazugehörigen Zahlungsavisen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es sich um eine große Anzahl an Transaktionen handelt. Dies kann zu Verzögerungen und Fehlern bei der Buchung von Zahlungen und der Aktualisierung der Kundenkonten führen.

Zudem ist es wichtig, dass die zuständige Person die Daten richtig verstanden und korrekt eingegeben hat. Wenn wir uns vergegenwärtigen, mit welch unterschiedlichen Methoden ein Kunde zahlen kann und auf welch unterschiedliche Weise ein Zahlungsavis übermittelt werden kann, bedeutet die manuelle Zuordnung einer Zahlung zu ggf. mehreren Rechnungen verschiedener Kunden eine mühselige und zeitaufwändige Arbeit für das AR-Team. Der Umfang sowie uneinheitliche Formate, Prozesse und Angaben bei unterschiedlichen Zahlungsavisen und Kundenkonten erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Verzögerungen und Missverständnissen.
 

Manuelle Zuordnung von Zahlungen – hoher Zeitaufwand

Es kommt durchaus häufig vor, dass Kunden Zahlungen für mehrere Rechnungen leisten. Zudem kann ein Zahlungsvorgang Teilzahlungen oder Rabatte enthalten. Oft ist es schwer nachzuvollziehen, worauf sich die Zahlung im Einzelnen bezieht – insbesondere wenn das Zahlungsavis nicht eindeutig ist. 

In diesen Fällen verbringen Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung viel Zeit mit der Zuordnung, was zu höheren Prozesskosten und einer geringeren Produktivität führt. Wenn dann eine Rücksprache mit dem Kunden nötig ist, um Unklarheiten zu beseitigen, kommt es nicht nur für beide Seiten zu einer Verzögerung im Prozess, sondern Missverständnisse und offensichtliche Zeitverzögerungen können auch die Kundenbeziehung belasten.

Wenn die Zahlungszuordnung nicht effizient abläuft, kann dies zu nicht in Anspruch genommenen Rabatten, zu Rückständen, fehlerhaften Datensätzen und nicht oder falsch aufgewendeten Finanzmitteln führen, die der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens insgesamt schaden können.

Insgesamt lässt sich also feststellen:
Der manuelle Rechnungsabgleich

• ist zeitaufwändig
• erhöht das Fehlerrisiko (durch manuelle Eingaben)
• erschwert die Verfolgung von Zahlungen in Echtzeit
• führt erwiesenermaßen zu Inkonsistenzen in der Bearbeitung
• ist wenig effizient
• wird nicht mehr beherrschbar, wenn das Unternehmen wächst

Und an diesem Punkt kommen Lösungen zur Automatisierung des Rechnungsabgleichs ins Spiel. 

Einführung eines automatisierten Cash Application Prozesses

Lösungen und Prozesse für den automatisierten Rechnungsabgleich werden bei Unternehmen in aller Welt immer häufiger eingesetzt. Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung lässt sich der Cash Application Prozess wesentlich optimieren, wodurch das Fehlerrisiko sinkt, die Effizienz steigt und eine tagesaktuelle Zahlungszuordnung ermöglicht wird.

Unternehmen auf der ganzen Welt haben die Vorteile modernster Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI), robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und anderer Automatisierungslösungen auf Grundlage des maschinellen Lernens (ML) für sich entdeckt und ihre AR-Abteilungen entsprechend aufgerüstet. Mit diesen Automatisierungslösungen können innerhalb weniger Minuten Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zugeordnet und die zugehörigen Konten aktualisiert werden. Damit sparen Sie Zeit und senken das Fehlerrisiko durch manuelle Eingaben, das beim manuellen Rechnungsabgleich besteht.
 

Was versteht man unter einem automatisierten Rechnungsabgleich?

Bei automatisierten Rechnungsabgleichprozessen kommen modernste Technologien zum Einsatz, die Zahlungen und Überweisungen aus den unterschiedlichsten Quellen erkennen, abrufen und zuordnen können. Cash Application Lösungen verwenden zahlreiche Datenpunkte, um die Datensätze zusammenzuführen, z. B. die Rechnungsnummer, den Kundennamen, den Betrag und das Zahlungsdatum. Auf dieser Grundlage ordnen sie die eingegangenen Zahlungen den entsprechenden offenen Posten in Ihrem Buchhaltungssystem zu. 

Lösungen für den automatisierten Rechnungsabgleich bieten eine schnellere, besser skalierbare und intelligentere Möglichkeit für den Cash Application Prozess.
 

Welche Vorteile bietet die Automatisierung Ihres Cash Application Prozesses?

Mit einer Software zur Automatisierung des Rechnungsabgleichs können Sie Ihre Finanzvorgänge optimieren und die Probleme vermeiden, die durch die manuelle Bearbeitung entstehen. Zudem sind Sie in der Lage, die Liquidität in Ihrem Unternehmen wieder schneller zu nutzen, den Umfang der Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung in Ihren AR-Teams zu verringern (und damit die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern) sowie die Fehlerquote beim Rechnungsabgleich zu reduzieren. Dadurch entstehen weniger Unstimmigkeiten bei Zahlungen, weniger Streitigkeiten mit Kunden und weniger Rückbuchungen.

Noch wichtiger ist aber, dass ein Unternehmen mit der Einführung einer Cash Application Software die Anzahl der nicht zugeordneten Posten verringern und täglich die Kundenkonten aktualisieren kann. Damit stehen dem Unternehmen korrekte Echtzeit-Finanzdaten für alle internen Zwecke zur Verfügung.
 

Rechnungsabgleich mit intelligenten Automatisierungslösungen

Mit einer Lösung zur Automatisierung des Rechnungsabgleichs gelingt die Zuordnung eingehender Zahlungen zu offenen Posten in großem Umfang einfach, schnell und fehlerfrei. Dadurch steigt die Kapazität Ihrer Debitorenbuchhaltung erheblich, ohne dass Sie Personal aufstocken müssen. Ihr AR-Team kann Tausende Transaktionen verarbeiten, ohne zusätzliche manuelle Arbeit in die Prüfung, Zuordnung und Entschlüsselung von Daten stecken zu müssen.
 

Größere Mitarbeiterzufriedenheit in Ihren AR-Teams

Durch die Einführung einer automatisierten Cash Application Software können die Mitglieder Ihres AR-Teams ihre Kompetenz in der Debitorenbuchhaltung für die Abfrage von AR-Daten verwenden, statt viel Zeit mit dem Zusammentragen dieser Daten zu verbringen. Dadurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigen, da sie mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten haben. 
 

Weniger Zeitaufwand, weniger Fehler und weniger Verzögerungen beim Rechnungsabgleich

Der manuelle Rechnungsabgleich führt häufig zu falsch zugeordneten Zahlungsvorgängen. Mit der Einführung einer Cash Application Lösung sinkt die Fehlerquote bei der Verarbeitung der Zahlungen, und die Finanzdaten werden zuverlässiger. 

Ihre Kunden können schneller den korrekten Kontostand ihres Kundenkontos erfahren und Ihrem Unternehmen mehr Aufträge erteilen. Eine geringere Verzögerung bei der Zuordnung von Zahlungen und offenen Posten bedeutet, dass Sie Ihren Kunden mehr geschäftliche Möglichkeiten bieten – und umgekehrt gilt dasselbe: Es entstehen mehr Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.
 

Verbesserung des Cashflows und der Echtzeit-Darstellung Ihres Working Capital

Mit dem automatisierten Rechnungsabgleich optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse und verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand – wenn Zahlungen eingehen und automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden, sorgen Sie auch dafür, dass Ihr Unternehmen seine Cash-Position schneller aktualisieren kann. Damit beschleunigen Unternehmen das Forderungsmanagement bei offenen Zahlungen, erhalten einen Echtzeit-Überblick über die Forderungslaufzeit (DSO=Days Sales Outstanding) und haben ein geringeres Risiko für nicht oder falsch zugeordnete Zahlungsvorgänge. 

Die Kosteneinsparungen aufgrund der geringeren Abhängigkeit von Mitarbeiterressourcen sowie die korrekte und pünktliche Buchung von Cashflows und die Darstellung aktueller Informationen helfen Unternehmen letztlich dabei, einen besseren Überblick über ihr Working Capital und ihre Liquidität zu erhalten. Dadurch können sie fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.
 

Die Vorteile eines automatisierten Cash Application Prozesses:  

• Höchstmögliche Automatisierungsraten im Rechnungsabgleich mit intelligenten Cash Application Lösungen
• Reduktion nicht zugeordneter Zahlungen und tägliche Aktualisierung der Kundenkonten
• Überwachung wichtiger KPIs und vollständige Transparenz über den gesamten Prozess
• Standardisierung und Zentralisierung Ihrer Rechnungsabgleichprozesse im gesamten Unternehmen, um die Qualität, Sicherheit und Compliance zu verbessern
• Minimierung von Forderungsausfällen und Verbesserung von Prozessen in Ihrem Order-to-Cash-Zyklus
• Verkürzung Ihrer Forderungslaufzeiten und Optimierung Ihres Working Capital

Zusammenfassung 

Die Einführung einer Automatisierungslösung für den Rechnungsabgleich in Ihrer AR-Abteilung bietet zahlreiche Vorteile. Wenn Sie Ihren bestehenden Prozess des manuellen Rechnungsabgleichs in einen technologiegestützten, automatisierten Prozess umwandeln, können Sie Ihre Mitarbeiter-Ressourcen sinnvoller einsetzen, Verzögerungen und Fehler vermeiden, Wachstum unterstützen und auf der Basis aktueller Finanzdaten in Bezug auf die Liquidität Ihres Unternehmens schnellere Finanzentscheidungen treffen. 

Wenn Sie Ihr AR-Team durch Automatisierung entlasten, können Sie die Mitarbeiter für wertschöpfendere Tätigkeiten einsetzen, zum Beispiel für Analysen der erhaltenen Daten, die als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen und Empfehlungen dienen. Gleichzeitig haben die zuständigen Sachbearbeiter für den Rechnungsabgleich eine erfüllendere Arbeitserfahrung und können Aufgaben übernehmen, bei denen sie ihre Kompetenzen bestmöglich einbringen können. 

Serrala genießt das Vertrauen von über 2.800 weltweit führenden Unternehmen und erzielen Automatisierungsquoten von bis zu 99 % mit unseren KI-gestützten Cash Application Lösungen. Mit FS² AutoBank können Sie den Rechnungsabgleichprozess durchgängig automatisieren und manuelle, repetitive Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren. Unsere Lösungen lassen sich vollständig in Ihre SAP-Umgebung integrieren (S/4HANA oder ältere Systeme wie ECC) und sind in SAP eingebettet. So können Sie Daten in Echtzeit in SAP eingeben und aktualisieren.

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