Cash Application: Der ultimative Leitfaden zur Zahlungseingangsverarbeitung
Die Zahlungseingangsverarbeitung (auch: „Cash Application“ oder Kontoauszugsverarbeitung) ist ein Prozess, der in jeder Debitorenbuchhaltung weltweit eine entscheidende Rolle spielt. Falls Sie für Prozesse oder Systeme in der Debitorenbuchhaltung zuständig sind und sich mit der manuellen Zuordnung von Zahlungen und Rechnungen befassen, dann können Sie und Ihr gesamtes Unternehmen von der Automatisierung von Cash-Application-Prozessen stark profitieren.
In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir, was man unter der Zahlungseingangsverarbeitung allgemein versteht und wie die wichtigsten Schritte der dazugehörigen Prozesse aussehen. Zudem zeigen wir, wie eine Automatisierung dieser Prozesse die Arbeit Ihrer Debitorenbuchhaltung (auch AR, „Accounts Receivable“) effizienter und leichter machen kann.
1. Was versteht man unter Zahlungseingangsverarbeitung?
Die Zahlungseingangsverarbeitung beschreibt den Prozess, bei dem eingehende Zahlungen von Kunden den offenen Rechnungen zugeordnet und auf die entsprechenden Konten gebucht werden, sowie die Zuordnung von ausgehenden Zahlungen zu den dazugehörigen Konten. Solange eine Zahlung noch nicht zugeordnet wurde, wird der Zahlungseingang vom Unternehmen nicht verbucht, und die Rechnung wird im Debitorenmanagement weiterhin als offen oder ausstehend aufgeführt.
Ziel der Zahlungseingangsverarbeitung ist es, den Cashflow und das Working Capital eines Unternehmens so zu überwachen, dass die Finanzmittel effizient eingesetzt werden können.
2. Der Cash-Application-Prozess: Schritt für Schritt
Der Cash-Application-Prozess besteht aus einer Reihe von Einzelschritten. In diesem Leitfaden sehen wir uns speziell die Debitorenseite an:
a) Eingang von Zahlungen und Überweisungen
Der erste Schritt in der Zahlungseingangsverarbeitung ist die Benachrichtigung über den Eingang einer Zahlung oder Überweisung. Die Kunden tätigen Zahlungen entweder per Scheck oder über elektronische Zahlungsverfahren (Kredit- und Debitkarten), per Überweisung, über automatische Clearingstellen (ACH), Lockbox-Verfahren oder andere digitale Zahlungsverfahren wie CTX. Zusammen mit der Zahlungsinformation versenden die Kunden eine Mitteilung, die als Zahlungsavis bezeichnet wird. Darin sollten der Betrag, das Datum und weitere Hinweise vermerkt sein, insbesondere auch die Angabe, auf welche Rechnung sich die Zahlung bezieht. Ein Zahlungsavis kann in folgenden Formaten erfolgen:
- als Excel-Tabelle
- per E-Mail
- über ein Web-Portal
- als PDF-/Bilddatei
- per EDI (elektronischem Datenaustausch)
b) Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Rechnungen
Der zweite Schritt in der Zahlungseingangsverarbeitung besteht darin, die Zahlung bzw. die Angaben aus dem Zahlungsavis einer Kundenrechnung aus dem System zuzuordnen. Die Sachbearbeiter für die Zahlungseingangsverarbeitung analysieren Banktransaktionen und Zahlungseingänge und gleichen sie mit den entsprechenden offenen Posten im Debitorenbuch ab. Dadurch ändert sich der Status einer offenen Rechnung in „bezahlt“ oder „teilweise bezahlt“ – soweit sich der eingegangene Betrag korrekt zuordnen lässt.
Bei diesem Schritt können zahlreiche Komplikationen auftreten: Möglicherweise gibt es mehrere Rechnungen zu einer Zahlung, oder Zahlungen, die nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen. Letzteres kann durch Abzüge von Kundenseite, Steuern in falscher Höhe oder Teilzahlungen zustande kommen.
Teilzahlungen durch den Kunden werden auch als Unterzahlung bezeichnet. In diesen Fällen müssen die Sachbearbeiter einen Grund für die Unterzahlung angeben und sie mit einem speziellen Code verbuchen.
c) Buchung aller Zahlungen für eine aktuelle Darstellung der Forderungen
Wenn alle Zahlungseingänge den entsprechenden Rechnungen zugeordnet worden, ist die Zahlungseingangsverarbeitung fast abgeschlossen. Dann können die Sachbearbeiter alle Aktualisierungen verbuchen, um die Darstellung der Forderungen des Unternehmens auf neuestem Stand zu erhalten.
Zu diesem Zeitpunkt sollte die Debitorenbuchhaltung über eine korrekte Darstellung aller ausstehenden Zahlungen, der verbleibenden Forderungen und aller Zahlungseingänge sowie über eine genaue Angabe zum Cashflow des Unternehmens verfügen.
3. Weshalb ist ein effizienter Cash-Application-Prozess wichtig für Unternehmen?
Eine effiziente, schnellere Zahlungseingangsverarbeitung ist für Unternehmen notwendig, um Zahlungseingänge zeitnah und korrekt den offenen Rechnungen zuordnen und verbuchen zu können.
Schwierig wird dieser Prozess, wenn Ihre Kunden Teilzahlungen oder mehrere Zahlungen leisten, die mit unterschiedlichen Angaben versehen sind und sich auf mehrere Rechnungen in Ihrem System beziehen. Außerdem wird die Zahlungseingangsverarbeitung schwieriger und komplexer, sobald Ihr Unternehmen wächst und die Anzahl der abzugleichenden Rechnungen und Zahlungen zunimmt. Je mehr Zahlungen bei Ihnen eingehen, umso aufwendiger ist es, die Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zuzuordnen.
Ohne einen effizienten Cash-Application-Prozess lässt sich nicht gewährleisten, dass die Zahlungen, die Sie von Ihren Kunden erhalten, mit den Beträgen übereinstimmen, die Ihrem Unternehmen zustehen. Dies hat auch Auswirkungen darauf, wie Ihre Kunden in Zukunft Geschäfte mit Ihnen abwickeln und wie schnell Sie das Geld in Ihrem Unternehmen wieder einsetzen können.
Eine der größten Herausforderungen bei den Prozessen der Zahlungseingangsverarbeitung ist das hohe Risiko von Fehlern und Verzögerungen, wenn Zahlungseingänge falsch oder gar nicht zugeordnet werden. Das kann negative Auswirkungen auf einige Ihrer wichtigsten KPIs haben, darunter das Working Capital.
Warum eine effiziente Zahlungseingangsverarbeitung auch wichtig für Ihre Kunden ist
Wenn bei Ihnen beispielsweise für bestimmte Kundenkonten Kreditlimits gelten, kann eine Verzögerung bei der Zuordnung der Zahlungseingänge zu den offenen Rechnungen dazu führen, dass die Kunden Ihrem Unternehmen keine weiteren Aufträge erteilen können. Dann ist Ihr Cash-Application-Prozess dafür verantwortlich, dass Ihr Unternehmen seine Kunden langsamer bedient und dass Ihre Kunden nicht so schnell neue Aufträge erteilen und Geschäfte machen können, wie sie es gerne möchten.
Schnellere Ermittlung des Cashflows
Die aktuellen Finanzdaten zur Liquidität des Unternehmens liefern der Geschäftsführung auch Informationen, die für die tägliche Steuerung des Unternehmens genutzt werden können. Anhand dieser Daten lassen sich weitere Entscheidungen darüber treffen, wie das Geld für andere Bereiche des täglichen Geschäfts verwendet werden kann oder ob sich das Wachstum des Unternehmens durch strategische Investitionen beschleunigen lässt.
4. Herausforderungen eines ineffizienten Cash-Application-Prozesses
Verzögerungen, die in Folge einer ineffizienten Zahlungseingangsverarbeitung auftreten, wirken sich nicht nur negativ auf die Effizienz und Produktivität von Debitorenteams aus, sondern verlangsamen letztlich auch den Cashflow. Sie erschweren es der Debitorenbuchhaltung, einen aktuellen und präzisen Überblick über Forderungen zu erhalten. Zudem lässt sich nur unzuverlässig feststellen, bei welchen Kunden tatsächlich Zahlungen überfällig sind und bei welchen Kunden die Zahlungen lediglich noch verbucht werden müssen. Das führt zu einem Domino-Effekt, an dessen Ende ein unvollständiger Überblick über die Konten und über die Gesamteinnahmen des Unternehmens steht.
Debitorenteams verbringen viel Zeit mit manuellen Prüfungen und damit, die Zahlungen den offenen Posten in einem Kundenkonto zuzuordnen.
5. Probleme bei der manuellen Zahlungseingangsverarbeitung
Eine manuelle Zahlungseingangsverarbeitung ist sehr aufwendig, fehleranfällig und langsam. Wenn Sie dazugehörige Prozesse derzeit manuelle bearbeiten, lohnt es sich, eine Investition in ein effizientes, automatisiertes Verfahren und entsprechende am Markt verfügbare Lösungen ins Auge zu fassen.
Wenn Ihr Geschäft wächst und mehr Zahlungseingänge den entsprechenden Rechnungen zugeordnet werden müssen, nimmt der erforderliche manuelle Aufwand weiter zu – was auch zu Motivationsverlust und Produktivitätseinbußen bei den Beschäftigten führen kann.
Wachstum ist zweifellos eine der wichtigsten Zielsetzungen für Unternehmen auf der ganzen Welt, unabhängig von ihrer jeweiligen Größe und Branche. Wenn interne Prozesse komplex und ineffizient sind, ist dies ein großes Wachstumshemmnis.
Zeitintensive, manuelle, fehleranfällige Prozesse
Der Schritt der manuellen Zuordnung von Zahlungen mit den dazugehörigen Zahlungsavisen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn es sich um eine große Anzahl an Transaktionen handelt. Dies kann zu Verzögerungen und Fehlern bei der Buchung von Zahlungen und der Aktualisierung der Kundenkonten führen.
Zudem ist es wichtig, dass die zuständige Person die Daten richtig verstanden und korrekt eingegeben hat. Wenn wir uns vergegenwärtigen, wie viele Zahlungsmethoden und wie viele Übermittlungsarten es für Zahlungsavisen gibt, verursacht die manuelle Zuordnung einer Zahlung zu ggf. mehreren Rechnungen verschiedener Kunden eine mühselige und zeitaufwendige Arbeit für das Debitorenteam. Der Umfang sowie uneinheitliche Formate, Prozesse und Angaben bei unterschiedlichen Zahlungsavisen und Kundenkonten erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, Verzögerungen und Missverständnissen.
Hoher Zeitaufwand bei manuellen Zahlungszuordnungen
Es kommt durchaus häufiger vor, dass Kunden Zahlungen für mehrere Rechnungen leisten. Zudem kann ein Zahlungsvorgang Teilzahlungen oder Rabatte enthalten. Oft ist es schwer nachzuvollziehen, worauf sich die Zahlung im Einzelnen bezieht, insbesondere wenn der Zahlungsavis nicht eindeutig ist.
In diesen Fällen verbringen Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung viel Zeit mit der Zuordnung, was zu höheren Prozesskosten und einer geringeren Produktivität führt. Wenn dann eine Rücksprache mit dem Kunden nötig ist, um Unklarheiten zu beseitigen, kommt es nicht nur für beide Seiten zu einer Verzögerung im Prozess, sondern potenziell auch zu Missverständnissen und belasteten Geschäftsbeziehungen.
Wenn die Zahlungszuordnung nicht effizient abläuft, kann dies zu nicht in Anspruch genommenen Rabatten, zu Rückständen, fehlerhaften Datensätzen und nicht oder falsch aufgewendeten Finanzmitteln führen, die der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens insgesamt schaden können.
Insgesamt lässt sich also feststellen:
Die manuelle Zahlungseingangsverarbeitung
- ist zeitaufwendig,
- erhöht das Fehlerrisiko,
- erschwert die Verfolgung von Zahlungen in Echtzeit,
- führt erwiesenermaßen zu Inkonsistenzen in der Bearbeitung,
- ist wenig effizient,
- wird nicht mehr beherrschbar, wenn das Unternehmen wächst.
Und an diesem Punkt kommen Lösungen zur Automatisierung der Zahlungseingangsverarbeitung ins Spiel.
6. Einführung einer automatisierten Zahlungseingangsverarbeitung
Lösungen und Prozesse für die automatisierten Zahlungseingangsverarbeitung werden in immer mehr Unternehmen weltweit implementiert. Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung lässt sich der Cash-Application-Prozess signifikant optimieren, wodurch das Fehlerrisiko sinkt, die Effizienz steigt und eine tagesaktuelle Zahlungszuordnung ermöglicht wird.
Unternehmen auf der ganzen Welt haben die Vorteile modernster Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI), robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) und anderer Automatisierungslösungen auf Grundlage des maschinellen Lernens (ML) für sich entdeckt und ihre Debitorenbuchhaltung entsprechend aufgerüstet. Mit diesen Automatisierungslösungen können innerhalb weniger Minuten Zahlungen den entsprechenden Rechnungen zugeordnet und die zugehörigen Konten aktualisiert werden. Damit sparen Sie Zeit und senken das Fehlerrisiko durch manuelle Eingaben.
Was versteht man unter einer automatisierten Zahlungseingangsverarbeitung?
Bei automatisierten Zahlungseingangsverarbeitungen kommen modernste Technologien zum Einsatz, die Zahlungen und Überweisungen aus den unterschiedlichsten Quellen erkennen, abrufen und zuordnen können. Cash-Application-Lösungen verwenden zahlreiche Datenpunkte, um die Datensätze zusammenzuführen, z. B. die Rechnungsnummer, den Kundennamen, den Betrag und das Zahlungsdatum. Auf dieser Grundlage ordnen sie die eingegangenen Zahlungen den entsprechenden offenen Posten in Ihrem Buchhaltungssystem zu.
Lösungen für die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung bieten eine schnellere, besser skalierbare und intelligentere Möglichkeit für den Cash-Application-Prozess.
7. Welche Vorteile bietet die Automatisierung Ihres Cash-Application-Prozesses?
Mit einer Software zur Automatisierung der Zahlungseingangsverarbeitung können Sie Ihre Finanzvorgänge optimieren und die Probleme vermeiden, die durch die manuelle Bearbeitung entstehen. Zudem sind Sie in der Lage, die Liquidität in Ihrem Unternehmen wieder schneller zu nutzen, den Umfang der Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung in Ihren Debitorenteams zu verringern (und damit die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern) sowie die Fehlerquote beim Zahlungsabgleich zu reduzieren. Dadurch entstehen weniger Unstimmigkeiten bei Zahlungen, weniger Streitigkeiten mit Kunden und weniger Rückbuchungen.
Noch wichtiger ist aber, dass ein Unternehmen mit der Einführung einer Cash-Application-Software die Anzahl der nicht zugeordneten Posten verringern und täglich die Kundenkonten aktualisieren kann. Damit stehen dem Unternehmen korrekte Echtzeit-Finanzdaten für alle internen Zwecke zur Verfügung.
Größere Mitarbeiterzufriedenheit in Ihren Debitorenteams
Durch die Einführung einer automatisierten Cash-Application-Software können die Mitglieder Ihres Debitorenteams ihre Kompetenz in der Debitorenbuchhaltung für die Abfrage von debitorischen Daten verwenden, statt viel Zeit mit dem Zusammentragen dieser Daten zu verbringen. Dadurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigen, da diese mehr Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten haben.
Weniger Zeitaufwand, weniger Fehler und weniger Verzögerungen beim Zahlungsabgleich
Die manuelle Zahlungseingangsverarbeitung führt häufig zu falsch zugeordneten Zahlungsvorgängen. Mit der Einführung einer Cash-Application-Lösung sinkt die Fehlerquote bei der Verarbeitung der Zahlungen, und die Finanzdaten werden zuverlässiger.
Ihre Kunden können dadurch schneller den korrekten Kontostand ihres Kundenkontos erfahren und Ihrem Unternehmen mehr Folgeaufträge erteilen. Eine geringere Verzögerung bei der Zuordnung von Zahlungen und offenen Posten bedeutet, dass Sie Ihren Kunden mehr geschäftliche Möglichkeiten bieten – und umgekehrt gilt dasselbe: Es entstehen mehr Möglichkeiten für Ihr Unternehmen.
Verbesserung des Cashflows und der Echtzeit-Darstellung Ihres Working Capital
Mit der automatisierten Zahlungseingangsverarbeitung optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse und verringern den Zeit- und Arbeitsaufwand, wenn Zahlungen eingehen und automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden, sondern sorgen auch dafür, dass Ihr Unternehmen seine Cash-Position schneller aktualisieren kann. Damit beschleunigen Unternehmen das Forderungsmanagement bei offenen Zahlungen, erhalten einen Echtzeit-Überblick über die Forderungslaufzeit (DSO=Days Sales Outstanding) und haben ein geringeres Risiko für nicht oder falsch zugeordnete Zahlungsvorgänge.
Die Kosteneinsparungen aufgrund der geringeren Abhängigkeit von Mitarbeiterressourcen und die Darstellung des aktuellen Cashflows helfen Unternehmen letztlich dabei, einen besseren Überblick über ihr Working Capital und ihre Liquidität zu erhalten. Dadurch können sie fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen.
Die Vorteile eines automatisierten Cash-Application-Prozesses zusammengefasst:
- Reduktion nicht zugeordneter Zahlungen und tägliche Aktualisierung der Kundenkonten
- Überwachung wichtiger KPIs und vollständige Transparenz über den gesamten Prozess
- Standardisierung und Zentralisierung Ihrer Zahlungseingangsverarbeitung im gesamten Unternehmen, um die Qualität, Sicherheit und Compliance zu verbessern
- Minimierung von Forderungsausfällen und Verbesserung von Prozessen in Ihrem Order-to-Cash-Zyklus
- Verkürzung Ihrer Forderungslaufzeiten und Optimierung Ihres Working Capital
8. Zusammenfassung
Die Einführung einer Automatisierungslösung für die Zahlungseingangsverarbeitung in Ihrer Debitorenbuchhaltung bietet zahlreiche Vorteile. Wenn Sie Ihren bestehenden Prozess der manuellen Zahlungseingangsverarbeitung in einen technologiegestützten, automatisierten Prozess umwandeln möchten, können Sie Ihre Mitarbeiterressourcen sinnvoller einsetzen, Verzögerungen und Fehler vermeiden, Wachstum unterstützen und auf der Basis aktueller Finanzdaten bezüglich Ihrer Liquidität schnellere Finanzentscheidungen treffen.
Wenn Sie Ihr Debitorenteam durch Automatisierung entlasten, können Sie die Mitarbeiter für wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen, zum Beispiel für Analysen empfangener Daten, die als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen und Empfehlungen dienen. Gleichzeitig haben die zuständigen Sachbearbeiter für die Zahlungseingangsverarbeitung eine erfüllendere Arbeitserfahrung und können Aufgaben übernehmen, bei denen sie ihre Kompetenzen bestmöglich einbringen können.
Serrala genießt das Vertrauen von über 2.800 weltweit führenden Unternehmen und erzielen Automatisierungsquoten von bis zu 99 % mit unseren KI-gestützten Cash-Application-Lösungen. Egal ob in einer SAP-Umgebung (S/4HANA oder ältere Systeme wie ECC) eingebettet oder in der Cloud, wir haben die richtige Lösung für Ihr Finanzsystem, um Ihre Prozesse in der Zahlungseingangsverarbeitung durchgängig zu automatisieren und manuelle, repetitive Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren.
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9. FAQs
Welchen Einfluss hat die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung (auch Kontoauszugsverarbeitung) auf das Working Capital eines Unternehmens?
Die Einführung einer automatisierten Zahlungseingangsverarbeitung kann das Working Capital eines Unternehmens erheblich beeinflussen. Normalerweise ist etwa ein Drittel des Working Capital in Forderungen gebunden. Durch die Automatisierung der Debitorenprozesse, insbesondere der Zahlungseingangsverarbeitung, können Unternehmen interne Finanzierungsquellen erschließen, verborgenes Geldmittel aufdecken und das Working Capital optimieren.
Die Effektivität der Kontoauszugsverarbeitung spielt eine entscheidende Rolle bei der Verringerung der Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding = DSO), der Freisetzung gebundener liquider Mittel und dem raschen Zugang zu Finanzmitteln. Die Sicherstellung eines schnellen und korrekten Abgleichs der Kundenzahlungen mit den offenen Posten beschleunigt die Kontoauszugsverarbeitung und verringert den Zeitaufwand für nicht zugeordnete Zahlungen. Dies kann durch eine intelligente Automatisierungssoftware zur Erfassung und zum Abgleich von Kundenzahlungen erreicht werden, das benutzerdefinierte Regeln mit intelligenter Automatisierung verbindet.
So kann ein hochgradig automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung erreicht werden, die globale Zuordnungsraten von nahezu 100 % erreicht. Debitorenbuchhaltungen erhalten Informationen in Echtzeit, was genauere Prognosen ermöglicht und die Transparenz im gesamten Debitorenprozess erhöht. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen durch den Einsatz eines automatisierten Cash-Application-Prozesses den Cashflow verbessern, Forderungsausfälle verringern und das Working Capital optimieren können, was sich insgesamt positiv auf das Wachstum des Unternehmens auswirkt.
Wie wirkt sich die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung auf meine derzeitigen Systeme aus?
Viele Finanzabteilungen durchlaufen derzeit digitale Transformationsprozesse durch die Umstellung auf SAP S/4HANA oder durch Migration in Cloud-Services. Während Finanzfachleute mitunter bevorzugen, bestehende Prozesse beizubehalten, muss trotzdem sichergestellt werden, dass diese Prozesse zukunftsfähig bleiben. Zum Glück gibt es kostengünstige Lösungen am Markt, die SAP-zertifiziert und -eingebettet sind (für SAP S/4HANA oder Altsysteme wie ECC) und eine reibungslose Migration ermöglichen. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre etablierten Debitorenlösungen und -prozesse zu verbessern, ohne bei Null anfangen zu müssen, und vermeiden so zusätzlichen Arbeitsaufwand für IT- und Procurement-Teams.
Wenn neue Lösungen im Bereich der Debitorenbuchhaltung in Betracht gezogen werden, sei es im Zuge der Umstellung auf S/4HANA, durch die Einführung von Cloud-basierten Lösungen oder durch die Integration neuer Technologien wie KI und ML, ist eine sorgfältige Bewertung von entscheidender Bedeutung. Der Zugang zu KI-gestützten, ERP-unabhängigen Cloud-Services ist inzwischen einfach zu erwerben. Die Implementierung solcher Lösungen erfolgt zügig und nahtlos und ohne große Auswirkungen auf Ihre bestehende IT-Infrastruktur, da Wartungsarbeiten und Updates durch Dienstleister wie Serrala übernommen werden können. Der Bedarf an unterschiedlichen Server-Datenbanken entfällt ebenfalls und der Wechsel zwischen Dienstleistern wie Kreditagenturen, Banken, Zahlungsdienstleistern (PSPs) und Inkassobüros wird signifikant vereinfacht. Die Zahlungseingangsverarbeitung kann ab Rechnungserfassung komplett automatisiert werden, unabhängig von der gewählten Zahlungsmethode des Kunden. Das Ergebnis: Weniger manuelle Fehler, Analytik und Reporting Echtzeit, intelligente Workflows, mehr freigesetzte Personalressourcen für wichtigere Aufgaben, und schnellere Bargeldfreisetzung. Cloud-Lösungen zeichnen sich durch hohe Flexibilität, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit aus.
Es gilt zu bestimmen, welche bisherigen Investitionen beibehalten und weiterentwickelt werden sollten, und welche ausgebessert werden müssen. Im Bereich der digitalen Transformation sollte der Schwerpunkt immer auf der Priorisierung von Kernprozessen liegen, um sicherzustellen, dass Unternehmen für die Herausforderungen und Chancen der Zukunft gut gerüstet sind.
Trägt die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung zu einer höheren Effizienz in der Debitorenbuchhaltung bei?
Ja, auf jeden Fall. Die Automatisierung der Zahlungseingangsverarbeitung kann die Effizienz der Debitorenbuchhaltung und des Finanz- und Rechnungswesens im Allgemeinen erheblich erhöhen. Dies liegt vor allem daran, dass der Prozess des Zahlungsabgleichs repetitiv und regelbasiert ist. Durch den Einsatz intelligenter Technologien können Kontoauszüge, Zahlungsavise, Lockbox- und Abrechnungsdateien automatisch verarbeitet werden, wodurch nicht zugeordnete Zahlungen eliminiert, Verzögerungen vermieden und zeitnahe Aktualisierungen der Kundenkonten gewährleistet werden.
Folglich verbessert die automatisierte Zahlungseingangsverarbeitung auch die Transparenz im gesamten Debitorenzyklus. Veraltete, dezentralisierte und fragmentierte Prozesse werden obsolet und ermöglichen es Debitorenteams, wichtige Key Performance Indicators (KPIs) in Echtzeit zu überwachen. Dies wiederum versetzt Finanzleiter und ihre Teams in die Lage, schnelle, datengestützte Entscheidungen zu treffen und so verborgene Wachstums- und Gewinnchancen zu erschließen.
Wie funktioniert die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung, über die Zahlungseingangsverarbeitung hinaus?
Die Debitorenbuchhaltung birgt viel Potenzial für den Einsatz von Automatisierungstools, da sie maßgeblich durch routinierte, manuelle Aufgaben geprägt ist, an welche regelbasierte Technologien leicht ansetzen können. Durch die Verfolgung von Rechnungen in Echtzeit inklusive einfachem Zugriff auf alle Belege, Details und historische Daten erlangen Sie mehr Transparenz und Kontrolle über Ihren Cashflow. Hierbei lassen sich Rechnungen priorisieren, nachverfolgen, bearbeiten und offene Punkte schnell klären. Zudem können Sie Eingangsrechnungen zügig und korrekt zuordnen und buchen und somit einen schnelleren Finanzabschluss erreichen. Durch die Orientierung an Kennzahlen (z.B. Working Capital, DSO, Cashflow) in Echtzeit können Sie Ihre Debitorenprozesse sowie angedockte Automatisierungstools auch kurzfristig und schnell anpassen und optimieren. Hinzu kommen die Automatisierung von Zahlungserinnerungen und Datenabgleiche in Echtzeit, wodurch Cashflow-Zyklen verkürzt, überfällige Zahlungen reduziert und das Working Capital optimiert werden können. Freie Geldmittel können somit viel schneller identifiziert und reinvestiert werden, um das Unternehmenswachstum zu fördern und betriebliche Kosten effektiv zu decken.
