Accounts Payable Analytics

AP Analytics

Serrala Accounts Payable Analytics: Dashboards und KPIs zur Messung der AP-Performance

Moderne Finanzabteilungen benötigen einen schnellen Zugang zu präzisen Finanzdaten, um fundierte Finanzentscheidungen zu treffen. Dies gilt für alle Unternehmensbereiche – und somit auch für die Kreditorenbuchhaltung (englisch: Accounts Payable = AP).

Zur effektiven Senkung von Bearbeitungskosten, zur Kontrolle von Ausgaben und zur Optimierung der Lieferantenzahlungen benötigen AP-Abteilungen vollständig digitalisierte Prozesse und robuste Reporting-Lösungen, um die AP-Performance schnell, zuverlässig und End-to-End zu messen. Und genau hier kommt die Accounts Payable Analytics Lösung von Serrala ins Spiel.

Vorkonfigurierte AP-Performance Analysen mit interaktiven Visualisierungen und Dashboards

Serrala AP Analytics ist ein Set aus vorkonfigurierten KPIs, Reports und Dashboards, die schnelle, genaue und relevante Informationen zur Performance-Messung Ihrer Kreditorenprozesse liefern. Diese strukturierte und dennoch flexible Analytics-Lösung ist als cloudbasiertes Add-on für Ihre AP-Automatisierungslösung von Serrala erhältlich und aggregiert automatisch Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen. So kann sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre AP-Prozesse bieten.

Jeder – vom CFO bis hin zu den Global Process Ownern und AP-Analysten – kann die intuitiven BI-Dashboards und Reports nutzen, um sich ein Bild über die AP-Performance zu machen. Die interaktiven Diagramme, Grafiken und Tabellen sind übersichtlich und einfach verständlich. Datenvisualisierungen ermöglichen den Benutzern die Erkennung von Mustern, Trends und Korrelationen, die bei der Verwendung herkömmlicher Berichte oder Kalkulationstabellen unbemerkt bleiben würden. Mit einfachen Mausklicks können Sie sich von Zusammenfassungen auf oberster Ebene bis hin zu spezifischen Transaktionsdetails vorarbeiten, um eine detailliertere Ursachenanalyse durchzuführen.

Accounts Payable Analytics bietet detaillierte Prozessinformationen und Reporting-Funktionen

Aussagekräftige Dimensionen (z. B. Lieferant, Sachbearbeiter usw.) und flexible Filter- und Auswahlfunktionen erleichtern und beschleunigen Ihre Einblicke in die Analysen der Kreditorenprozesse und die Verfolgung des Fortschritts wichtiger AP-Kennzahlen wie z. B.:

Kreditorenlaufzeit (DPO)
Rechnungsbearbeitungsdauer
Eingang bis Rechnung
Ausgabenanalyse
Rechnungsquelle
AP-Automatisierungsrate
Automatische Buchung von Rechnungen
Duplikate
Ausnahmen
Skonti mit Risiko in %
Entgangene Skonti
Zeit in der Kreditorenbuchhaltung
und viele mehr ...

Das ausgefeilte BI Toolset von Serrala AP Analytics ermöglicht es, Daten auf verschiedenste Arten zu analysieren. Sie können Daten in Diagrammen und Grafiken mit der Lasso-Funktion „einfangen“, auf Elemente in Listenfeldern klicken, Schieberegler bewegen und Daten in Kalendern auswählen. Die Filterung der Daten wird sofort auf die Reports und Dashboards angewendet.

Globale Automatisierung und Standardisierung des AP Reporting

Alle Reports und Dashboards können in einer globalen AP-Abteilung schnell als standardisierte KPIs eingeführt werden. Die Daten lassen sich auf der Grundlage der Geschäftseinheit, des Standorts, der Kostenstelle der Benutzer oder anderer Kriterien filtern.

Der Zugriff auf detaillierte Analysen der Kreditorenprozesse war noch nie so einfach. Die Reports und Dashboards können in einem Webbrowser oder auf einem Mobilgerät angezeigt werden. Dadurch können User die Daten jederzeit und von jedem Ort aus einsehen.

Häufig verwendete Reports, Dimensionen und Filter können zur späteren Verwendung gespeichert und problemlos mit anderen Benutzern geteilt werden. Diese cloudbasierte Analytics-Lösung setzt keine speziellen Kenntnisse oder Tools zur Report-Erstellung voraus.

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Vorteile

Accounts Payable Analytics bietet entscheidende Vorteile

Aussagekräftige Datenvisualisierungen

Untersuchen und analysieren Sie die AP-Performance mithilfe von leicht verständlichen, interaktiven Diagrammen, Grafiken und Tabellen. Decken Sie Muster auf, die mit herkömmlichen Kalkulationstabellen nicht zu erkennen sind.

Standardisierte Reporting-Tools

Führen Sie modernste Reports und ein ausgefeiltes BI Toolset in Ihrer gesamten AP-Abteilung ein, um Ihre strategischen Ziele konsequent zu verfolgen und zu erreichen.

Einfache Nutzung und Kollaboration

Zeigen Sie aggregierte AP-Daten in benutzerfreundlichen, cloudbasierten Reports im Webbrowser oder auf Mobilgeräten an und teilen Sie die Daten ganz einfach mit anderen, ohne dass weitere Tools erforderlich sind.

Automatisiert – schnelle, präzise Daten

Stellen Sie den Entscheidungsträgern im Finanzbereich genau die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen – genau zu dem Zeitpunkt, wo sie benötigt werden. Mit Reports, die präzise Daten direkt aus Ihrem Aufzeichnungssystem präsentieren.

Erstklassige AP KPIs

Messen Sie Ihre AP-Performance regelmäßig mit den gleichen KPIs, die von führenden Unternehmen verwendet werden. Verfolgen Sie Ihre Fortschritte im zeitlichen Verlauf und erkennen Sie Trends, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Flexibles Reporting

Gewinnen Sie Erkenntnisse mit flexiblen und zweckgerichteten Reports, die den Fokus auf die wirklich wichtigen Daten lenken und mit mehreren Dimensionen und Drill-Downs gefiltert werden können.

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Entdecken Sie unsere voll digitalisierten und hoch automatisierten End-to-End-Lösungen für Finanzen und Treasury.

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Accounts Payable Analytics: Der “Eye-Opener” für Ihre AP-Performance

„Eye-Opener“ Analysen

Analysieren Sie Informationen aus verschiedenen Perspektiven mithilfe von Filtern und Dimensionen. Sie können Transaktionsdetails ganz einfach aufschlüsseln und die Informationen nach Ihren Präferenzen sortieren, um zu verstehen, was wirklich hinter den Daten steckt.

Vergleichende Analysen

Wählen Sie verschiedene Datensätze aus und vergleichen Sie diese miteinander, um Trends und Anomalien zu erkennen. Vergleichen Sie Ihre Performance mit historischen und prognostizierten Daten, um den Überblick zu behalten und Prozessverbesserungen zu ermöglichen.

Mobile Datenanalyse von überall

Analysieren Sie die Daten von überall aus – auf Ihrem Mobilgerät oder in einem Standard-Webbrowser. Führungskräfte können problemlos Zusammenfassungen auf oberster Ebene oder detaillierte AP-Daten einsehen, um den Überblick zu behalten.

Aussagekräftige Diagramme

Entdecken Sie anhand interaktiver Visualisierungen neue Datenmuster und Zusammenhänge. Pivot-Tabellen sowie Torten-, Linien-, Blasen- und gestapelte Balkendiagramme helfen den Benutzern, ihre Daten besser interpretieren zu können.

Kollaboration mit Abteilungen

Steigern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und verbessern Sie die Transparenz bei der Entscheidungsfindung, indem Sie es den Benutzern ermöglichen, Reports mit Anmerkungen zu versehen, zu speichern und weiterzugeben, um Daten gemeinsam zu analysieren.

Kundenstimmen

Erfolgsgeschichte: Deutsche Bahn AG

„Wir konnten unsere Zahlungsfristen um 3 % verbessern und die Erfassung von Skonti um 4 % steigern. Bei 3,2 Millionen Rechnungen ergibt sich daraus eine immense Einsparung.“ 

Marcel Kaiser, Senior Specialist Digital Transformation & Processes Accounting, Deutsche Bahn AG

FAQ

Warum sollte ich KPIs für die Accounts Payable Performance verfolgen?

Ein KPI ist ein quantifizierbares Maß für die Performance im zeitlichen Verlauf für ein bestimmtes Ziel. In der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, KPIs zu nutzen, um Ihre Fortschritte zu überwachen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele bei der Prozessoptimierung erreichen. Wenn Sie beispielsweise die „Anzahl der Papierrechnungen“ ermitteln, die bei Ihnen eingehen, und mit der „Anzahl der eingehenden digitalen Rechnungen“ vergleichen, verfügen Sie über die Daten, die Sie benötigen, um die „Rechnungsbearbeitungsdauer“ zu verringern, indem Sie mehr Lieferanten dazu bewegen, digitale Rechnungen zu schicken. Darüber hinaus machen es KPIs den AP-Teams leichter, ihren Wert für das Unternehmen zu belegen. Indem es zum Beispiel „genutzte/entgangene Skonti“ oder „Kosten pro Rechnung“ misst, kann das AP-Team nachweisen, wie stark es die Kosteneinsparungsmaßnahmen des Unternehmens und die Initiativen zur Working Capital Optimierung unterstützt.

Was sind die wichtigsten KPIs, die eine Accounts-Payable-Abteilung verfolgen sollte?

Es gibt viele KPIs, die AP-Abteilungen verfolgen können, um die Performance zu überwachen; jedes Unternehmen sollte die KPIs auswählen, die zu seinen strategischen Zielen und Branchen-Benchmarks passen. Diese wichtigen KPIs für folgende Prozessbereiche sollten bedacht werden:

Automatisierungsraten: Direkte Verarbeitung, kein manueller AP-Eingriff, kontaktlose Rechnungserfassung
Prozesszyklusdauer: Zeit vom Eingang bis zur Rechnung, Dauer der Genehmigung, Zeit zur Klärung von Ausnahmen
Fehler und Ausnahmen: Doppelte Rechnungen, fehlende Bestellung, falsche Lieferantenstammdaten
Ausgaben und Rabatte: Gefährdete Rabatte, verfügbare Rabatte, Ausgaben durch Lieferanten
Kreditorenlaufzeit (DPO)

Wie kann ich Dashboards und KPIs nutzen, um die Effizienz von AP zu verbessern?

Serrala AP Analytics ermöglicht AP-Teams wertvolle Einblicke in die tatsächlich benötigte Prozesszeit von Rechnungen. Typische Messungen der Prozesszeit sind: Eingang bis Rechnung, Genehmigungsdauer, Zeit zur Klärung von Ausnahmen. Durch Nutzung dieser Messungen und Analyse der Daten anhand der verschiedenen Dimensionen und Filter können Sie die Ursache für Prozessverzögerungen ermitteln und Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer Prozesseffizienz ergreifen. Wenn ein Lieferant beispielsweise wiederholt falsche Rechnungen schickt, könnten Sie ihm eine Schulung anbieten oder ein Online-Portal zur Verfügung stellen, dass die Einreichung von Rechnungen mit allen erforderlichen Informationen erleichtert und so für eine schnellere Bearbeitung sorgt.