Die AP Automation Software für die Cloud

Sie können die Rechnungsverarbeitung mit einer vollständig digitalisierten, auf Best Practices basierenden AP-Lösung schnell zentralisieren und standardisieren, indem Sie in die Cloud wechseln. Cloud-Lösungen wie Serrala Alevate AP sind einfach zu implementieren und äußerst kosteneffizient, weil Sie schnell neu entwickelte innovative Funktionen für die Rechnungsbearbeitung einsetzen können, ohne Ihre vorhandenen Aufzeichnungssysteme zu ändern. 

In der Cloud können Sie ganz einfach Informationen aus mehreren Unternehmenssystemen in einer einzigen globalen Ansicht der Rechnungen zusammenführen. Die wahre Stärke einer Lösung wie Serrala Alevate AP liegt jedoch in der Menge der Informationen, die sie verarbeiten kann. Cloud-basierte Prozesse können die Vorteile intelligenter, automatisierter Technologien besser nutzen. Die Datenerfassung ist in der Cloud einfacher und die Bearbeitung von Genehmigungen sowie der Umgang mit Ausnahmen ist für die Benutzer einfacher, insbesondere für Benutzer, die außerhalb des Büros arbeiten. Darüber hinaus sorgen die stets aktuellen Cloud-Lösungen dafür, dass Ihre Prozesse am stärksten vor Betrugsversuchen geschützt sind und die neuesten globalen Compliance-Standards erfüllen.  

Es ist möglich, dass Ihre Accounts Payable-Abteilung eine Durchlaufquote von 40–85 % erreicht, wenn Sie die folgenden drei Best Practices befolgen:  

• Bitten Sie Ihre Lieferanten, elektronische Rechnungen (PDF, XLS, DOC, XML, EDI) zu senden, die sich mit AP-Automatisierungslösungen leichter verarbeiten lassen und die Anzahl der Papierrechnungen reduzieren. 
• Eliminieren Sie die manuelle Dateneingabe mit einer Lösung zur digitalen Rechnungserfassung. Moderne, Cloud-basierte Lösungen zur Rechnungserfassung, wie Serrala SmartEye, sind kostengünstig, bequem und haben eine höhere Erfassungsgenauigkeit als herkömmliche Scan- oder OCR-Lösungen. 
• Konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre 20 wichtigsten Lieferanten und arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um die Durchlaufquote zu erhöhen. Überprüfen Sie, ob die Lieferantenstammdaten korrekt sind, und führen Sie dann einfache Änderungen durch, die Ihre Abgleichsraten verbessern: Fordern Sie von Lieferanten einen Lieferschein, stellen Sie sicher, dass auf den Rechnungen die entsprechende Bestellung aufgeführt ist, oder überprüfen Sie die Bestellungen und nehmen Sie Änderungen vor, die den Abgleich mit den Eingangsrechnungen erleichtern. Indem Sie regelmäßig Ihre Durchlaufquoten bei der Rechnungsverarbeitung messen, können Sie Problembereiche ermitteln und Lösungen finden, um die Anzahl der Rechnungen zu erhöhen, die automatisch verarbeitet werden können, ohne dass einer Ihrer Mitarbeiter manuell eingreifen muss.  

Um den Umgang mit Ausnahmen zu optimieren, verwenden Sie intelligent automatisierte Workflows mit detaillierten Ursachencodes. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnungen mit genügend Informationen an die richtige Person geschickt werden, damit diese die Ausnahme schnell bearbeiten kann.

In manchen Fällen müssen die Benutzer der Accounts Payable-Abteilung einfach nur ein Detail auf der Rechnung korrigieren oder Belegdokumente anhängen. In anderen Fällen können Aktualisierungen der Stammdaten automatisch an einen Spezialisten zur Lösung weitergeleitet werden. Doppelte Rechnungen oder Rechnungen, bei denen wichtige Informationen fehlen, können sofort abgelehnt und zur Korrektur an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Die Digitalisierung des Prozesses zum Umgang mit Ausnahmen stellt sicher, dass Sie über ein detailliertes Protokoll der Rechnungshistorie verfügen, in dem jede Ausnahme, der Grund und die damit verbundenen Aktionen, einschließlich der Benutzer-ID und des Zeitstempels, festgehalten werden. Durch die Analyse von Ausnahmen können Sie neue Wege aufzeigen, um eine schnellere und einheitlichere Bearbeitung von Rechnungen zu unterstützen, z. B. durch standardisierte Schreiben an Lieferanten, definierte Eskalationsstufen oder Abwesenheitsmanagement für Mitarbeiter.