Pourquoi devriez-vous utiliser une approche cloud hybride pour vos processus de comptabilité fournisseurs et de paiement

Dans l’environnement  commercial dynamique d’aujourd'hui, les processus de paiement des fournisseurs restent une tâche manuelle et gourmande en papier pour de nombreuses entreprises. 

Cette approche traditionnelle s'accompagne de coûts élevés, de la complexité de la gestion de plusieurs fournisseurs et comptes bancaires, de problèmes de conformité et d'un risque de fraude élevé. Mais ces défis offrent de grandes opportunités de changement.Les professionnels des paiements interrogés par l’Institute of Finance and Management (IOFM) passent 84 % de leur temps à cocher des cases sur d'innombrables tâches manuelles, notamment la saisie des informations relatives aux factures, le rapprochement des factures avec les bons de commande et les documents d’expédition et la recherche de factures perdues ou déplacées, pour n’en citer que quelques-unes.

Les solutions basées sur le cloud ouvrent une voie prometteuse pour la rationalisation des processus de traitement des factures et des paiements. Les solutions cloud réduisent la complexité et les coûts. En outre, lorsqu’elles sont intégrées aux progiciels de gestion intégrés (ERP), les solutions cloud génèrent une valeur sans précédent, offrant à tous les utilisateurs un accès facile aux informations, aux données centralisées et aux workflows sécurisés et standardisés à l’échelle mondiale.

Les solutions Invoice-to-Pay basées sur le cloud simulent l’innovation

Les solutions Invoice-to-Pay basées sur le cloud sont de plus en plus adoptées car elles offrent une évolutivité, une standardisation et une sécurité accrue. Les entreprises peuvent désormais déployer ces solutions rapidement, sans avoir besoin d’une infrastructure informatique et d’une maintenance importante. Le cloud autorise en plus l'accès à distance, de sorte que les parties prenantes peuvent gérer les factures ou les paiements à tout moment où qu'elles soient.

Lorsqu’elles utilisent des solutions cloud, les équipes chargées de la comptabilité fournisseurs et des paiements ont immédiatement accès aux innovations en matière d’Invoice-to-Pay. Par exemple, elles peuvent détecter et prévenir très rapidement les nouvelles tentatives de fraude sur les paiements. Étant donné que près de deux tiers des entreprises (65%) ont été victimes de fraudes aux paiements en 2023, les solutions cloud offrent un avantage significatif aux organisations à risque. De même, de nouvelles améliorations peuvent être apportées aux processus et diffusées à tous les utilisateurs en un instant. Les solutions cloud permettent donc de rentabiliser le plus rapidement possible votre investissement dans l’automatisation. Sachant qu’une entreprise moyenne du groupe F100 peut économiser plus de 25 millions de dollars en liquidités pour chaque jour de DPO économisé, la valeur de l’utilisation des solutions cloud est indéniable. 

Clouds hybrides pour la comptabilité fournisseurs et les paiements - Combiner le meilleur des deux mondes

Les clouds hybrides pour la comptabilité fournisseurs et les paiements fusionnent les points forts des systèmes sur site et des systèmes cloud, offrant ainsi une solution complète aux professionnels de la finance.

Le concept consiste à mettre en place une plateforme mondiale de traitement des factures et des paiements, étroitement liée à l’ERP de l’entreprise. Les utilisateurs hors ERP peuvent accéder à cette solution via le cloud, ce qui garantit une intégration transparente sans interfaces complexes. Elle combine des flux de travail sécurisés basés sur le cloud et des capacités de paiement manuel avec des fonctions ERP robustes. Cette configuration garantit une visibilité globale des paiements, des activités et des statuts. En tirant parti de l’intégration de l’ERP et des capacités du cloud, les entreprises peuvent atteindre l’excellence opérationnelle tout en réduisant les risques.

Les avantages d’un cloud hybride pour les paiements

Une solution Invoice-to-Pays hybride fait du traitement des factures et des paiements fournisseurs une fonction qui s’apparente au « sans contact ».

• Sécurité et contrôle améliorés : les entreprises sont confrontées à une multitude de menaces pour leur sécurité : virus, attaques de serveurs, ransomware, phishing et logiciels malveillants. Une solution cloud permet d’atténuer ces risques en appliquant des contrôles d’accès stricts, un chiffrement puissant et un audit détaillé. Elle offre une authentification multifacteur, une détection automatisée des fraudes et une surveillance continue des activités suspectes. En outre, elle élimine la nécessité d’installer localement des postes de travail bancaires électroniques, ce qui améliore la visibilité et simplifie la maintenance. 
• Efficacité accrue : la centralisation simplifie les processus de traitement des factures et des paiements en gérant le flux de données entre les vendeurs, les acheteurs et les banques, et en veillant à ce que les données soient toujours à jour pour garantir des transactions rapides et sûres. 
• Coûts réduits : une solution cloud hybride simplifie les opérations en réduisant le temps et les efforts nécessaires à la mise en œuvre et à la maintenance des solutions. Elle réduit également le temps global nécessaire au traitement et au paiement d’une facture, ce qui évite les pénalités de retard et permet aux acheteurs de profiter des remises disponibles. 
• Flexibilité accrue : les flux de travail flexibles s'alignent sur les politiques de l'entreprise pour améliorer l'analyse et la sécurité, et la séparation des tâches réduit ainsi le risque de fraude. Les avantages qui en découlent s’apparentent à une visibilité centralisée des données et à un contrôle des événements pour les organisations dont les opérations sont décentralisées. De plus,les solutions cloud offrent une évolutivité dynamique pour s’adapter à la croissance ou aux changements de l’entreprise.
• Meilleure gestion du fonds de roulement : la récupération automatique des informations bancaires et des informations relatives au traitement des factures et des paiements en temps réel permet de produire des rapports précis et en temps opportun, de faciliter la résolution rapide des erreurs et d’assurer un transfert transparent des données pour le rapprochement.
• Visibilité renforcée : l’agrégation des données dans une solution cloud hybride permet d’obtenir des informations en temps réel sur les paiements, les positions de trésorerie et les prévisions. Les décideurs peuvent accéder à des informations actuelles et fiables de manière transparente, en intégrant les systèmes de paiement et les systèmes ERP pour obtenir une vue d’ensemble des transactions. Cela permet la saisie manuelle des paiements via le cloud ou les systèmes ERP avec des données synchronisées, ce qui se traduit par une plus grande transparence et un meilleur contrôle des liquidités.
• Paiements rationalisés : la consolidation et l’automatisation de la gestion des fichiers de paiement à partir de plusieurs ERP dans une solution cloud garantissent que les activités de validation, d’autorisation, de contrôle de la fraude et de conformité s’alignent sur les politiques de l’entreprise. La devise, le format et les complexités réglementaires sont standardisés dans les organisations mondiales, et les communications bancaires sont facilitées par des canaux tels que SWIFT ou hôte à hôte. Les utilisateurs personnalisent les processus de validation et d’approbation en fonction du montant des paiements ou des politiques de l’entreprise.

L’adoption de solutions cloud hybrides révolutionne l’ensemble du processus Invoice-to-Pay en offrant une combinaison parfaite de flexibilité et de sécurité. En tirant parti de la technologie cloud et de l’intégration de l’ERP, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer leur visibilité et accroître leur rentabilité. En adoptant la bonne approche, elles peuvent assurer l’avenir de leurs processus de paiement et acquérir un avantage concurrentiel dans le paysage dynamique du marché actuel.