5 moyens d'automatiser intégralement le traitement de vos factures et optimiser la visibilité de votre comptabilité fournisseurs

Si vous êtes un responsable des comptes fournisseurs ou des finances, vous savez à quel point la visibilité et le traitement automatisé des factures sont essentiels dans vos processus de comptes fournisseurs. En période d'incertitude économique, les processus obsolètes et manuels sont un défi pour les services des comptes fournisseurs car ils empêchent une visibilité complète sur les factures des fournisseurs et, surtout, réduisent l'efficacité.

Les retards de paiement et les réductions manquées surviennent lorsque les entreprises n'ont pas une vision claire des comptes fournisseurs ou qu'elles ne comprennent pas leurs obligations financières et les flux de trésorerie. Le travail à distance a également compliqué les choses, rendant nécessaire des solutions entièrement numérisées qui permettent un suivi en temps réel et un accès à distance aux processus de facturation.

Dans cet article de blog, nous explorerons comment accroître la visibilité tout au long du flux de processus des comptes fournisseurs en tirant parti des systèmes de traitement automatisé des factures, des processus optimisés de bout en bout et du suivi et de l'analyse en temps réel. Ces améliorations mettront les informations sur l'état des factures à la portée de votre service des comptes fournisseurs afin qu'il puisse rapidement identifier les goulots d'étranglement, améliorer l'efficacité et réduire finalement le temps et le coût global du traitement des comptes fournisseurs.

Alors, continuez à lire et découvrez les 5 meilleures pratiques que nos clients utilisent pour améliorer la visibilité dans leur processus de comptes fournisseurs !

#1 - Se débarrasser du papier

Bien que cela semble évident, réduire l'utilisation du papier est un bon point de départ pour optimiser les processus des comptes fournisseurs. Bien qu'il ne soit peut-être pas possible d'éliminer complètement le papier, tendre vers cet objectif peut être bénéfique.

Une méthode efficace consiste à demander aux fournisseurs d'envoyer des formats de factures numériques tels que XML, EDI (et certains types de PDF) qui peuvent être traités plus rapidement et plus efficacement que les factures papier.

Ces factures numériques sont lisibles par machine et peuvent être capturées et traitées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans intervention humaine. Les informations essentielles telles que les numéros de bon de commande, les montants et les noms des fournisseurs peuvent être extraites directement de ces factures, réduisant les erreurs et minimisant le besoin de corrections, ce qui permettra finalement à votre équipe de gagner du temps et d'éviter des problèmes.

L'élimination du papier améliore également considérablement la visibilité. Les factures numériques sont instantanément disponibles pour l'équipe des comptes fournisseurs, et elles peuvent être traitées rapidement avec des technologies telles que l'automatisation robotisée des processus (RPA), l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML). Ces technologies peuvent automatiquement faire correspondre les factures numérisées aux bons de commande ou les acheminer pour approbation ou gestion des exceptions, ce qui améliore l'efficacité du processus, préparant ainsi le terrain pour le traitement automatisé des factures.

Avoir une vision globale des factures de l'entreprise, de leur capture initiale jusqu'au paiement, facilite également la réalisation de travaux à plus grande valeur ajoutée pour les services des comptes fournisseurs. Les équipes peuvent répartir les tâches entre des groupes distribués, aider à planifier les sorties de trésorerie et bénéficier des remises proposées par les fournisseurs.

#2 - Adoptez les nouvelles normes de facturation électronique

La facturation électronique est devenue de plus en plus populaire depuis le début des années 2000, lorsque des mandats de facturation électronique ont été introduits pour la première fois au Brésil (Nota Fiscal) et au Mexique (CFDI). Aujourd'hui, ces mandats ont été mis en œuvre dans plus de 50 pays, obligeant les entreprises à échanger des factures numériques avec les agences gouvernementales (B2G), d'autres entreprises (B2B) et les consommateurs (B2C).

La facturation électronique devient de plus en plus répandue dans le monde entier en raison de ses nombreux avantages. L'un des principaux avantages de la facturation électronique est sa capacité à améliorer la collecte des impôts dus au gouvernement. Notamment, la réduction de l'écart de TVA est devenue une initiative importante pour l'Union européenne, par exemple. Cet écart représente la différence entre le montant de la taxe due à un pays et ce qu'il reçoit. Au Royaume-Uni, on estime que l'écart de TVA dépasse 30 %.

En plus d'aider à la collecte des impôts, les mandats de facturation électronique ont également contribué à simplifier la déclaration fiscale des entreprises, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour rester conforme. Le risque de fraude aux paiements est également réduit car les factures électroniques offrent une couche de sécurité supplémentaire et une tranquillité d'esprit tant pour les acheteurs que pour les vendeurs.

Alors que la mise en œuvre des mandats de facturation électronique peut sembler une tâche intimidante pour les équipes des comptes fournisseurs, elle peut en réalité rationaliser leurs processus. Cela s'explique par le fait que les formats de factures électroniques sont entièrement numériques et structurés (XML), ce qui les rend plus rapides et plus simples à traiter. Elles sont également validées par le gouvernement, ce qui garantit l'exactitude des informations fiscales et facilite les audits.

À mesure que la facturation électronique devient une exigence légale dans un nombre croissant de pays, les entreprises mondiales devront se préparer à traiter les factures électroniques même si elles n'opèrent pas dans un pays ayant une exigence formelle. L'avantage : une meilleure visibilité pour vous, vos fournisseurs et vos autorités fiscales locales.
 

#3 - Optimisez le traitement de bout en bout

Sans un processus automatisé de bout en bout dans les comptes fournisseurs (AP), il peut être difficile d'obtenir la visibilité et les données en temps réel nécessaires pour prendre des décisions financières éclairées. Suivre la productivité, prévoir les tendances et garder un œil attentif sur la trésorerie peut être un processus fastidieux et manuel dans les environnements AP. C'est pourquoi cinquante-six pour cent (56 %) des centres de services d'entreprise mondiaux qui gèrent le traitement AP se tournent vers des solutions cloud et accordent la priorité à la transformation numérique. 

La transformation numérique dans les comptes fournisseurs offre des avantages concrets ; par exemple, elle contribue à renforcer les relations et à améliorer l'efficacité tout au long du processus de bout en bout, ce qui est essentiel pour les centres de services partagés. Elle maximise également la productivité en établissant un ensemble de règles de traitement standardisées et centralisées, une structure clairement définie de statuts et de sous-statuts de facture, ainsi que des niveaux d'approbation standardisés par poste plutôt que par personne. Définir des règles claires pour examiner les factures de montants variables et effectuer des évaluations régulières des risques garantira que les processus numérisés sont rapides, efficaces et conformes pour tous les membres de l'équipe AP à l'échelle mondiale. 

#4 - Améliorez le traitement automatique des factures sans intervention (STP)

Le traitement automatique des factures sans intervention (Straight-Through Invoice Processing, STP) est la norme de référence pour le traitement des comptes fournisseurs. Il s'agit d'un processus automatisé qui ne nécessite aucune intervention manuelle lors de la réception, du traitement et de l'enregistrement d'une facture. Le STP convient particulièrement aux factures pouvant être traitées à l'aide de règles commerciales simples (par exemple, une correspondance à trois voies).

Pour augmenter les taux de traitement automatique des factures, les organisations doivent s'assurer que des factures précises, des données maîtresses correctes et les bonnes règles commerciales sont en place. Cela permettra à l'équipe de traiter davantage de factures avec moins d'efforts.

Les termes "enregistrement automatique" et "traitement des factures sans intervention" sont souvent utilisés de manière interchangeable avec le STP, mais ils peuvent également faire référence à toute facture ne nécessitant pas l'intervention de l'équipe AP. Il est important de comprendre les différentes définitions de ces termes et d'établir des attentes claires en matière de traitement automatique des factures sans intervention au sein de l'organisation.

Les avantages de l'automatisation du STP comprennent des vitesses de traitement plus rapides, des taux d'erreur réduits, des coûts réduits et des paiements fournisseurs plus rapides. Les services des comptes fournisseurs peuvent facilement voir quelles factures ont été enregistrées et sont prêtes à être payées. Avec plus de temps pour effectuer les paiements, ils peuvent bénéficier des remises accordées par les fournisseurs, regrouper les paiements aux fournisseurs pour économiser sur les frais de paiement et exercer un contrôle plus étroit sur la trésorerie de l'organisation.

#5 Optimisez le Reporting

La meilleure façon pour les organisations d'obtenir une visibilité sur les sorties de trésorerie et le processus des comptes fournisseurs est d'améliorer le reporting. Un rapport récent de SAPinsider montre que 68 % des personnes interrogées considèrent la visibilité mondiale en temps opportun sur la trésorerie, le traitement automatisé des factures et les analyses comme une exigence essentielle pour les processus de gestion de trésorerie de leur organisation.

Le reporting permet aux équipes des comptes fournisseurs d'identifier les domaines d'amélioration et de collaborer avec d'autres équipes ou fournisseurs pour améliorer le processus de bout en bout. En fournissant des informations en temps réel sur l'état des factures et des détails sur les fournisseurs, les remises, les frais de transport, etc., le reporting permet aux équipes des comptes fournisseurs de prendre des décisions basées sur les données et d'optimiser leurs flux de travail. Cela entraîne une efficacité accrue, une meilleure gestion des coûts et de meilleures relations avec les fournisseurs.

L'utilisation de KPI standardisés pour les comptes fournisseurs permettra aux équipes de surveiller les performances du processus au fil du temps et d'ajuster leur reporting/KPIs à mesure que les objectifs organisationnels évoluent. Certains des principaux indicateurs de performance des comptes fournisseurs sur lesquels se concentrer incluent le nombre de jours de paiement (DPO), les dépenses fournisseurs, les exceptions, les factures en double ou les paiements. Ces indicateurs aideront les équipes à analyser les retards de paiement, à identifier des économies potentielles, à prévenir la fraude et à réduire les pertes financières.

Obtenir une meilleure visibilité et automatiser le traitement des factures dans les comptes fournisseurs

Les services des comptes fournisseurs doivent maximiser leur visibilité et améliorer l'automatisation du traitement des factures tout au long du processus de bout en bout afin de permettre le suivi en temps réel et l'accès à distance aux factures, afin d'éviter les retards de paiement ou les remises manquées. La transformation numérique des comptes fournisseurs permet aux équipes d'obtenir une visibilité accrue ainsi que d'autres avantages, notamment des taux de traitement des factures sans intervention manuelle plus élevés, des coûts de traitement réduits et un meilleur contrôle des flux de trésorerie sortants. Pour réaliser ces avantages, les organisations devraient choisir des solutions d'automatisation de premier ordre, qui comprennent les fonctionnalités suivantes :

• Vue complète des factures à l'échelle mondiale
• Traitement des factures intelligemment automatisé
• Règles commerciales flexibles pour stimuler l'automatisation
• Prise en charge de la facturation électronique et d'autres formats de factures numériques
• Accès facile aux informations en ligne et possibilité de les télécharger/partager pour les audits ou les demandes des fournisseurs
• Approbations disponibles à tout moment et en tout lieu - par e-mail, sur le web, sur mobile et via MS Teams
• Rapports solides pour favoriser l'amélioration continue

Ces solutions permettront aux organisations d'améliorer leurs processus et d'accroître leur visibilité, leur permettant ainsi de maintenir des relations saines avec les fournisseurs, de garantir des paiements rapides et de réduire les erreurs coûteuses.

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