Adopter une solution numérique intégrée de la gestion des comptes fournisseurs est essentiel pour votre réussite financière : voici pourquoi

Au cours de la dernière décennie, les organisations financières se sont rapidement modernisées et la comptabilité fournisseurs a toujours été à la pointe de cette tendance. Au cours des trois années qui ont suivi la pandémie, cette tendance à la transformation s’est accélérée, notamment avec la poursuite du travail à distance et hybride qui a accéléré le rythme de la numérisation de la comptabilité fournisseurs. Cette tendance a été sensiblement plus marquée dans le domaine de la comptabilité fournisseurs que dans d’autres domaines de la finance, car les équipes cherchent à capitaliser sur les gains d’efficacité rendus possibles par l’automatisation de workflows clés tels que la saisie et le traitement des factures.

Aujourd’hui, au vu des tendances telles que l’incertitude géopolitique et économique persistante, le durcissement des réglementations et les évolutions majeures dans le déploiement des technologies d’entreprise (comme l’adoption de solutions ERP entièrement basées sur le cloud telles que  la migration prochaine vers SAP S/4HANA), il est plus que jamais nécessaire pour les équipes de comptabilité fournisseurs d’offrir de la flexibilité à l’ensemble de l’organisation alors qu’elle doit s’adapter à des conditions qui évoluent constamment.

Alors que les objectifs stratégiques de la comptabilité fournisseurs s’orientent vers la facilitation d’un environnement de travail collaboratif, indépendamment du lieu, tant pour les collaborateurs que pour les fournisseurs, la nécessité d’une approche numérique intégrée à chaque phase de votre workflow est essentielle. Dans cet article, nous allons voir pourquoi.

Les défis uniques de la comptabilité fournisseurs 

Le passage au télétravail a obligé de nombreuses équipes de comptabilité fournisseurs à réévaluer leur manière de traiter les factures. Elles ont découvert que les processus n’étaient pas aussi numérisés ou automatisés qu’ils devraient l’être pour réussir dans un environnement de travail aussi transformé :

• Les factures non dématérialisées sont difficiles à gérer à distance. Elles sont difficiles à saisir et contiennent souvent des informations incorrectes ou manquantes 
• Souvent, un nombre excessif d’étapes ou de participants dans la chaîne de traitement nuit à son efficacité ou à sa fiabilité. 
• Les processus sont souvent obsolètes : ils ne respectent pas les meilleures pratiques, ne sont pas optimisés pour saisir les remises et sont inadéquats en matière de détection et de protection contre la fraude.

De nombreux services de comptabilité fournisseurs continuent de faire face à de tels défis.  Selon une récente étude Serrala sur l'avenir de la finance,

41 % ont déclaré que leur plus grand défi était le traitement manuel des factures, et 32 % ont déclaré que les processus complexes de saisie des factures et les approbations plus rapides des factures sont des obstacles importants.

Tous ces défis découlent d’un manque de numérisation et s’accompagnent d’autres problèmes tels que le manque de visibilité sur les paiements sortants et la difficulté à suivre le flux de traitement des factures, de la réception de la facture au paiement final.
 

5 façons dont une plateforme de comptabilité fournisseurs intégrée et numérisée peut vous aider à surmonter ces problèmes

1. Améliorer la visibilité et la conformité 

Les équipes de comptabilité fournisseurs peuvent réduire considérablement la durée du cycle de traitement en investissant dans de nouvelles solutions de saisie numérique des factures qui permettent de saisir avec précision les informations contenues dans les factures non structurées. La technologie actuelle est beaucoup plus précise que les anciennes solutions OCR et intègre l’IA et l’apprentissage automatique pour accroître la précision, ce qui est une condition essentielle pour atteindre l’objectif de traitement direct des factures.

Il faut également numériser toutes les étapes manuelles encore utilisées par la comptabilité fournisseurs. Les solutions natives du cloud qui s’intègrent aux systèmes ERP ou aux systèmes de comptabilité financière existants peuvent rapidement numériser l’ensemble du flux de traitement des factures dans une solution unique et globalement accessible. Ainsi, la comptabilité fournisseurs bénéficie toujours d’un maximum de visibilité et de contrôle sur chaque facture.

2. Automatiser pour plus de rapidité et de précision 

Les solutions modernes de numérisation des comptes fournisseurs intègrent des fonctionnalités d’automatisation qui tirent parti des technologies telles que l’IA et l’AA. Cela permet à votre organisation de traiter les factures 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, depuis n’importe où et avec un minimum de saisie manuelle. La capacité d’être « toujours actif » rend l’automatisation supérieure pour les tâches de traitement des factures basées sur des règles qui peuvent être facilement traitées par une machine plutôt que par un être humain. L’application de l’automatisation à un sous-ensemble de tâches aidera le personnel du service des achats à gérer les problèmes plus complexes qui surviennent, tels que les exceptions, les demandes des fournisseurs ou les demandes d’audit, en sachant que les processus automatisés continueront à fonctionner.

Outre les opérations en continu, l’automatisation peut apporter différents avantages tels que la réduction des coûts, l’évolutivité, l’augmentation de la vitesse de traitement, un certain degré de précision et de qualité, et l’amélioration des contrôles internes. Les avantages de l’automatisation robotisée des processus (ARP), de l’intelligence artificielle (IA) ou de l’apprentissage automatique (AA) sont considérables, et toute solution dans laquelle vous investissez à l’avenir doit être en mesure de tirer parti de leurs capacités.

Selon Gartner, l’automatisation des factures offre un certain nombre de cas d’utilisation clairs pour l’IA et l’AA au niveau de la saisie, du rapprochement, du codage, de l’audit et de la validation en temps réel, ainsi que de la conformité. Elle permet d’aller au-delà de la simple comptabilisation de la facture pour rationaliser les processus de bout en bout et fournir des analyses avancées qui peuvent se traduire par de meilleures conditions contractuelles et une réduction globale des coûts.

3. Étendre la visibilité de la comptabilité fournisseurs jusqu’aux paiements

Les fournisseurs demandent souvent quand leur facture sera payée, et vos équipes ne sont souvent pas en mesure de donner une réponse plus précise qu’une fenêtre de quelques jours ou de quelques semaines.

Les solutions numériques intégrées de gestion des comptes fournisseurs vous permettent de répondre à cette question plus facilement et avec plus de précision et, ce faisant, de créer un avantage significatif pour votre organisation en améliorant les relations avec les fournisseurs et le contrôle des liquidités sortantes. 

Grâce à une visualisation centralisée des factures, vous disposez des informations nécessaires pour accélérer et contrôler leur traitement. Vous pouvez également analyser les informations pour optimiser la priorité et le calendrier des paiements de factures. En outre, l’extension de la visibilité aux paiements permet à la comptabilité fournisseurs de communiquer aux fournisseurs des informations détaillées en cas de retard de paiement. La comptabilité fournisseurs peut facilement consulter le statut actuel du paiement pour un fournisseur. Une plus grande visibilité des paiements peut également aider à détecter et à prévenir les fraudes potentielles plus tôt dans le cycle de paiement. Les factures potentiellement frauduleuses peuvent être signalées par le service de comptabilité fournisseurs et automatiquement acheminées vers la personne compétente pour examen avant d’être envoyées pour paiement.

4. Améliorer l’expérience utilisateur 

Tout workflow (ou flux de travail) de la comptabilité fournisseurs futur n’a de sens que s’il peut être réalisé n’importe où, à n’importe quel moment et sur n’importe quel appareil. Les technologies partiellement automatisées et cloisonnées, accessibles uniquement à partir d’un ordinateur de bureau ou au bureau, ne sont plus adaptées et constituent des obstacles à l’expérience utilisateur dont vos collaborateurs ont besoin pour bien effectuer leur travail.

Les solutions cloud garantissent une meilleure expérience utilisateur (UX) avec un accès global facile à partir de n’importe quel appareil, éliminant les procédures de connexion complexes qui ralentissent les utilisateurs et sont sources de frustration. L’authentification sécurisée permet de rationaliser la procédure de connexion, tant pour l’utilisateur que pour le service informatique. Elle garantit également que l’utilisateur ne voit que les informations qu’il est autorisé à voir. Une interface utilisateur améliorée devrait aider les utilisateurs à se concentrer sur les tâches spécifiques à réaliser et les rendre plus rapides et plus efficaces. Par exemple, en ajoutant des flux de travail intelligents avec des suggestions pour les étapes suivantes et des robots qui apportent de manière proactive des réponses aux questions courantes, afin d’augmenter encore la productivité.

L’amélioration de l’expérience utilisateur peut également contribuer à résoudre la question essentielle de la rétention des talents, en améliorant la « qualité de vie » de vos équipes par l’allégement des tâches répétitives de base et une meilleure implication à la fois dans leur travail et au sein de l’organisation.
 

5. Prendre de meilleures décisions grâce aux données en temps réel

Les équipes de comptabilité fournisseurs ont besoin de données en temps réel sur les factures entrantes pour les payer efficacement et aider l’entreprise à générer des prévisions de flux de trésorerie plus précises. Ces informations peuvent également être utilisées pour améliorer en permanence le processus de paiement, par exemple en effectuant le suivi des erreurs afin de minimiser leur survenue et leur impact, en identifiant les possibilités d’améliorer l’efficacité du processus, en améliorant les performances de paiement grâce au suivi sur plusieurs plans et en déterminant les délais de paiement optimaux pour l’ensemble des comptes fournisseurs.

Si votre entreprise ne peut pas s’appuyer sur un système ERP unique, les solutions cloud, avec l’intégration dans les systèmes d’entreprise sous-jacents, peuvent permettre à la comptabilité fournisseurs d’utiliser un processus de facturation standardisé sur plusieurs sites et unités opérationnelles. Pour le service de comptabilité fournisseurs, une solution centralisée fournit des informations en temps réel qui facilitent l’identification des factures prioritaires qui doivent être payées immédiatement ou la prise de mesures pour contrôler les paiements sortants et préserver les flux de trésorerie en période de crise. Grâce à des informations détaillées sur les taux d’automatisation des factures, les sources de saisie, les statuts actuels des factures et les temps de cycle de bout en bout, les utilisateurs peuvent prendre de meilleures décisions pour le service de comptabilité fournisseurs et l’ensemble de l’organisation.
 

Serrala peut vous aider à transformer votre approche de la comptabilité fournisseurs 

Les solutions Serrala sont conçues pour créer un écosystème cohérent de bout en bout pour vos processus de facturation et de paiement, qui simplifie vos flux comptables et permet une optimisation complète du fonds de roulement. 

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