GNS senkt Zahlungskosten mit Procure-to-Pay-Lösungen von Serrala

GNS implementierte die Procure-to-Pay-Lösungen FS² AccountsPayable und FS² Payments von Serrala, um einen durchgehenden Prozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung zu schaffen.

Automatisierte Zahlungsprozesse sowie erhöhte Sicherheit und Compliance  

GNS begann seine Prozessumstellung mit der SAP-integrierten Lösung FS² Payments, da die Automatisierung der Zahlungsfreigabeprozesse vergleichsweise einfach zu bewerkstelligen war und sich somit als Ausgangspunkt anbot. Die Vorteile der Lösung zeigten sich schnell, denn GNS konnte Folgendes erreichen:

• Schnellere Zahlungsfreigaben: Zahlungen werden automatisch zur Genehmigung an die richtige Ansprechperson im Unternehmen weitergeleitet. Die Finanz- und Kreditorenbuchhaltungsteams sind über die Serrala-Lösungen jetzt direkt miteinander verbunden, sodass automatisch eine Benachrichtigung an den Freigabeberechtigten versendet wird, sobald eine Rechnung als zahlungsbereit eingestuft wird.
• Genaue und effiziente manuelle Zahlungen: Der Prozess für das Bearbeiten von manuellen Zahlungen ist nun deutlich einfacher und zuverlässiger. GNS gibt die Kreditorennummer in FS² Payments ein und das System zieht sich darüber alle weiteren Daten. Dadurch entstehen weniger Fehler und die Zahlungseffizienz wird erhöht.
• Erhöhte Sicherheit und Compliance: Personalzahlungen können nun getrennt von Kreditorenzahlungen verarbeitet werden, was die Sicherheit aller Zahlungen erhöht und die Daten der Mitarbeiter besser schützt. GNS kann separate Berechtigungshierarchien für HR- und Kreditorenzahlungen einrichten, sodass nur autorisierte Personen die entsprechenden Zahlungsdetails einsehen können.

Digitale Kreditorenprozesse mit vollständiger Transparenz und Kontrolle

In einem zweiten Schritt wurde FS² AccountsPayable, die ebenfalls in SAP S/4HANA integrierte Kreditorenlösung von Serrala, implementiert. GNS konnte damit diese Vorteile erreichen:

• Digitale Rechnungserfassung: GNS kann nun Lieferantenrechnungen digital erfassen, was den manuellen Aufwand für das Einscannen und Eingeben der Rechnungen in das System drastisch reduziert. Mit Hilfe der Serrala Invoice Capture   Technologie können Rechnungsinformationen 24×7 erfasst und in Echtzeit an SAP übermittelt werden. Jeder Lieferant hinterlässt einen digitalen Fingerabdruck. Dieser stellt sicher, dass Rechnungen, die im PDF-, DOC-, XLS-, XML- oder einem anderen digitalen Format eingehen, schnell und genau erfasst werden können. Die Rechnungsinformationen sind daher für das Kreditorenbuchhaltungsteam sofort sichtbar.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Die Rechnungsverarbeitung wird durch eine Kombination aus konfigurierbaren Geschäftsregeln und Robotic Process Automation (RPA), künstlicher Intelligenz (AI) und Machine-Learning-Technologie so weit wie möglich automatisiert. Rechnungen können durch das 3-Way-Matching automatisch verarbeitet werden, ohne dass die Kreditorenbuchhaltung die Rechnungen bearbeiten muss. Andere Rechnungen werden auf intelligente Weise zur weiteren Genehmigung oder zur Bearbeitung von Ausnahmen im Unternehmen weitergeleitet.
• Unternehmensweite Übersicht der Rechnungen: Ein zentrales Infocenter bietet GNS Einblick in den Status aller Rechnungen – von der ersten Erfassung bis zur Auszahlung. Die Analysten der Kreditorenbuchhaltung können nach Rechnungen filtern und suchen, die Rechnungen sortieren und sich die Rechnungsdetails, Bestellungen und Kommunikation mit dem Lieferanten anzeigen lassen. Dadurch lassen sich schnell Maßnahmen ergreifen, um eine rechtzeitige Verarbeitung zu gewährleisten.

Die Geschäftsführung schätzt besonders, dass alle Accounts-Payable-Informationen im Infocenter komprimiert sind. Laut Jennifer Schurai schafft es „eine schöne Schnittstelle zwischen der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzabteilung, in der die Zahlungstransaktionen stattfinden.“

GNS ist mit der Lösung sehr zufrieden, da sie eine ganzheitliche Übersicht über ausgehende Zahlungen bietet. Das Unternehmen konnte den Zahlungsprozess über den gesamten Zyklus vom Rechnungseingang bis zur Zahlung optimieren, die Kosten senken, die Zahlungssicherheit erhöhen und die Einhaltung der Compliance-Regularien auf allen vier Kontinenten, die das Unternehmen bedient, gewährleisten.

• 1 Procure-to-Pay Prozess über 4 Kontinente
• 24×7 Digitale Rechnungserfassung
• 100% Transparenz über Rechnungen und Zahlungen